Outlook: שמור דוא"ל כקובץ PDF: PDFCreator

ככה עושים את זה!

האם ברצונך לשמור הודעות דוא"ל חשובות בתיקיות הארכיון שלך במיקום ספציפי בכונן הקשיח? לדוגמה, הודעות דוא"ל עם חשבוניות, נתוני לקוחות רגישים או תוכן שמבחינה משפטית יש לשמור אותו לטווח הארוך. פורמט ה- PDF הידוע והפופולרי מתאים למטרה זו כפורמט ארכיון אמין ועמיד לאורך זמן. הוא תופס מעט מקום בכונן הקשיח, ניתן לפתוח אותו בהתקני קצה שונים ומציע רמת אבטחה גבוהה.

שמירת קבצי PDF ב- Outlook: אלה תוכניות מתאימות

שלא כמו Microsoft Word או Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook אינה מציעה אפשרות משולבת לשמירה או המרה של קבצי PDF. אפשרות אחת היא התוכנית בתשלום "Adobe Acrobat", המסוגלת ליצור קבצי PDF מאאוטלוק. אם אתה מעוניין בפתרון חינמי בעל פונקציונליות דומה, עליך להשתמש ב- PDFCreator כחלופה.

הכלי זמין בגרסה גרמנית והוא מפותח ללא הרף. הוא מתקין מנהל מדפסת וירטואלי ויוצר קבצי PDF באמצעות הפקודה "הדפס". בעזרת PDFCreator תוכל ליצור מסמכים כקובצי PDF מכל תוכנית Windows. אם אתה עובד באופן קבוע עם קישורים במסמכים, יוצר ה- PDF אינו הבחירה הראשונה. הסיבה לכך היא שהתוכנה אינה מקבלת היפר -קישורים ואלו אינם ניתנים ללחיצה בקובץ ה- PDF שנוצר. במקרה זה, משתמשי Windows 10 יכולים להשתמש בכלי החינמי "הדפסה ל- PDF של Microsoft" המסופק. בכל שאר המקרים, PDFCreator ככלי PDF בחינם הוא הבחירה הנכונה בשל מהירותו וקלות השימוש בו.

התקן את יוצר ה- PDF

1. השלב הראשון הוא התקנת PDFCreator תוך מספר שניות על ידי פתיחת הכתובת https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions בדפדפן האינטרנט שלך. לאחר מכן הורד את הגרסה העדכנית ביותר של PDFCreator. יש לך את האפשרות לבחור בין גרסת המשתמש היחיד החינמי או גרסאות ריבוי משתמשים ושרת בתשלום.

   

2. לאחר טעינת קובץ ההתקנה, הפעל אותו בלחיצה כפולה.

   

3. אשף ההתקנה מנחה אותך בהגדרה ונותן לך מידע חשוב על התקנה נכונה. בין היתר, תוכל להגדיר את שפת התוכנית ולהציג מידע אודות הסכם הרישיון או הגדרות הגנת הנתונים.

   

4. התוכנה תותקן במחשב שלך תוך מספר שניות. לאחר ההתקנה, תוכל לגשת למדריך המקוון או לחפש בבסיס הידע נושאי עזרה. אם יש לך שאלות בעת השימוש ב- PDF Creator, קיימת גם תמיכה בקהילה רב לשונית. PDFCreator מוכן לשימוש ויכול להמיר הודעות דוא"ל לקבצי PDF בכמה לחיצות בלבד תחת Microsoft Outlook.

   

שמור מיילים כקובץ PDF - כך זה עובד

אפשר לשמור דוא"ל בפורמט PDF עם כמה לחיצות והגדרות בלבד. בעזרת 6 השלבים הבאים תוכל ליצור קבצי PDF מקצועיים עם כותרות מסמכים ומידע ספציפי על המחבר ומילות מפתח, המאפשרות את החיפוש מאוחר יותר:

1. פתח כל הודעת דוא"ל שתרצה לשמור כקובץ PDF.

2. בכרטיסיה קובץ, עבור אל התפריט → הדפס.

3. בחר PDFCreator כמדפסת.

   

4. במקרה של דואר אלקטרוני מרובה עמודים, תוכל לציין אילו דפים יש לשמור. לשם כך, לחץ על אפשרויות הדפסה והזן את מספרי העמודים. שמירת שטח או חלקים מסוימים של טקסט מסומן אינה אפשרית ב- PDFCreator.

   

5. בשלב הבא לחץ על כפתור "הדפסה". נפתח חלון חדש ובו תוכל להזין את המפרט של המסמך לשמירה.

   

6. באזור העליון של חלון הבחירה ניתן לציין את הפורמט בו יש לשמור את המסמך. בנוסף לקובץ PDF רגיל, תוכל לבחור בין:

   • רמות דחיסה שונות,
   • אחסון כקובץ גרפי או
   • ארכיון כקובץ PDF מוגן.
   

7. באזור האמצעי של חלון הבחירה יש לציין את הנתיב ושם הקובץ שמתחתיו יש לשמור את קובץ ה- PDF.

8. בחלק התחתון חשוב להזין כותרת מסמך בעלת משמעות. הליך זה יקל עליך למצוא את המסמך מאוחר יותר. יחד עם זאת, הוא מסייע לנמענים להקצות את הקובץ. בין היתר, אתה יכול להשתמש בנושא המקורי של המייל או להשתמש בכותרת בודדת. תוכל גם להזין נושא ו / או מילות מפתח. ניתן להציג מידע זה בסייר Windows או להשתמש בו כמילות חיפוש.

   קיימת גם האפשרות למזג את קובץ ה- PDF שנוצר ישירות עם קובץ אחר. אם אתה רוצה זאת, הפעל את לחצן מיזוג. תוכל גם לצרף את קובץ ה- PDF ישירות לדוא"ל או להעביר אותו או להעלות אותו באמצעות Dropbox או FTP.

   

9. אם ברצונך לשמור את הקובץ כברירת מחדל, לחץ על תיבת הסימון הירוקה "שמור". שם המסמך משמש כשם הקובץ. תוכל לשנות את השם בפעם האחרונה לפני תחילת תהליך השמירה.

   "אדריכל PDF" יוצר את קובץ ה- PDF שלך ברקע. אם יש לך חשבון משתמש ביצרן PDFForge, תוכל להיכנס ולשמור את הקובץ גם בחשבון זה. לחלופין, תוכל ליצור חשבון משתמש חדש. קובץ ה- PDF המעוצב מוצג ב"אדריכל PDF ".

עֵצָה: כברירת מחדל, תוכנת PDFForge "PDF Architect" משמשת כתוכנית התצוגה של קבצי PDF שנוצרו עם ה- PDFCreater. אם ברצונך להמשיך לקרוא קבצי PDF באמצעות "Adobe Acrobat Reader" החינמי או כלי אחר, תוכל לשמור זאת בהגדרות PDFCreator. תוכל גם לשנות את הבחירה לאפליקציות סטנדרטיות בהגדרות Windows.

קבצי PDF בעצם מציעים יתרונות אלה

ניתן בקלות לשמור דוא"ל מ- Outlook כקובץ PDF. בנוסף לאפשרות שמירה, קובצי PDF מציעים יתרונות רבים על פני פורמטים אחרים, כגון פורמט אחסון MSG Outlook. בעוד שקבצי MSG ניתנים לקריאה רק על ידי Outlook וכמה תוכניות דואר אלקטרוני והמרה, פורמט ה- PDF משמש ברחבי העולם.

תוכניות קריאת PDF בחינם כגון Adobe Acrobat Reader מבטיחות שמקבלי קובץ PDF יכולים לקרוא אותו כמעט בכל מכשיר. גם קבצי PDF נדחסים כשהם נשמרים וברוב המקרים קטנים ממסמך המקור. בנוסף, עיצוב, תמונות, גופנים מוטבעים והמראה הכללי נשמרים.

אבטחת המסמכים חיונית, במיוחד בעת שליחתם דרך האינטרנט. על ידי הגדרת אפשרויות, ניתן להגן על קבצים עם תוכן רגיש מפני גניבת נתונים לא מורשית. אותו הדבר קורה על ידי הקצאת סיסמה. במקרה זה, אנשים לא מורשים לא יוכלו לפתוח את הקובץ ולקרוא את תוכנו.

עם הערך המוסף של קבצי PDF והיכולת להשתמש במילות מפתח וכותרת משמעותית כדי להקל על מציאת קבצי PDF, קבצי PDF הם אידיאליים לאחסון הודעות דוא"ל ב- Outlook.

סיכום: גיבוי הודעות דוא"ל ב- Outlook באמצעות ה- PDF Creator - במהירות ובקלות

אם ברצונך לארגן הודעת דואר אלקטרוני בצורה מאובטחת לאורך זמן, פורמט ה- PDF מתאים במיוחד לכך. מאחר ש- Microsoft Outlook אינו מציע המרה משולבת לפורמט PDF, יש להשתמש בתוכנות חיצוניות. תוכנית ממוקדת וידידותית למשתמש ששימשה מיליון פעמים היא PDFCreator. לאחר ההתקנה כמנהל מדפסת וירטואלי, ניתן להשתמש בו להמרת מסמכים לקובצי PDF מכל יישום Windows.

ב- Outlook אתה בוחר את פונקציית ההדפסה, הזן את כותרת המסמך, מילות המפתח ואת נתיב האחסון ויכול לאחסן את הדואר האלקטרוני שלך בכמה לחיצות בלבד. PDFCreator פועל באופן אמין בדיוק כמו תוכניות בתשלום ולכן מומלץ כמנהל מדפסת PDF וירטואלי עבור Windows ו- Microsoft Outlook.