צור בקלות אותיות טופס בעזרת הוראות אלה
יש לנקוט מספר צעדים לפני שמסמך טקסט עומד בדרישות הנתונות או ברצונות האישיים שלך. זה יכול לקחת זמן. אבל העבודה שווה את זה אם הקובץ המוגמר נראה מושך בסופו של דבר וגם משכנע מבחינת התוכן. במיוחד אם אתה רוצה לשלוח את המסמך לנמענים שונים או להזדקק לו בהזדמנויות שונות, אתה נהנה מהפונקציה "אותיות טופס" של Microsoft Word. אך כיצד ניתן ליצור מיזוגי דואר אלה?
צור אותיות טופס ב- Word: עוזר מעשי בתוכנית Office
נניח שעיצבת טקסט לחלוטין על פי הרעיונות שלך - הגדרות פורמט ושפה כמו גם גרפיקה, כותרות עליונות, תחתונות והיפר -קישורים תואמים את המפרט המתאים. כללת גם ציטוטים חשובים וכבר הכנת את תוכן העניינים ואת רשימת המקורות והוספת אותם לטקסט. הקובץ מוכן ויש לשלוח אותו לרשימה ארוכה של אנשים.
אם היית משנה את הטקסט עם כל נמען, הגדרות חשובות כגון מספרי העמודים או התאריך עשויות להשתנות או להשתנות באופן אוטומטי. למרבה המזל, ל- Microsoft Word יש גם תכונות מעשיות ליצירת אותיות טופס בשלב זה.
יש להבין תכונה כזו כפונקציה המשולבת בתוכנית Office וזמינה למשתמש על מנת לערוך טקסט. בנוסף לתכונת אות הטופס, תוכל גם להשתמש בפקודות מאקרו, למשל. בעזרת שילוב מקשים מסוים תוכל לבצע פקודות בשימוש קבוע מהר יותר. הפונקציה "מצא והחלף" היא גם תכונה פופולרית: תוכל להשתמש בתכונה זו כדי לתקן שגיאות נפוצות בשלב אחד.
שלב אחר שלב למיזוג דואר: הוראות וטיפים
Microsoft Word מקלה עליך את העבודה עם מסמכי טקסט במספר דרכים. זה כולל גם את הפונקציה של האות הסדרתית. על מנת שתוכל להשתמש ביישום זה, לחץ תחילה על הכרטיסייה "תוכניות" ברצועת התפריטים של תוכנית Office. ניתן לבחור בין אפשרויות שונות: בנוסף למכתבים, ניתן לייצר גם מסמכים מסוגים אחרים, למשל הודעות דואר אלקטרוני או תוויות. אפילו פנקס כתובות יכול לשמש כמסמך מיזוג דואר. כיצד להמשיך אם ברצונך ליצור מכתב טופס:
פתח את הכרטיסייה "דיוורים" בתוך מסמך מיזוג הדואר.
עבור אל "התחל מיזוג דואר" ובחר, למשל, "מכתב".
לאחר ש- Word ביצעה הגדרות קבועות אוטומטיות, לחץ על השדה "בחר נמען".
צור רשימה חדשה או השתמש ברשימה קיימת או באנשי קשר של Outlook - Word מייצר אוטומטית ניירות מכתבים אישיים וכו 'עבור כל נמען.
בדוק הכל בתצוגה המקדימה והדפס את האותיות ביחד.
זוהי דרך מאוד חוסכת זמן ליצור ולהדפיס אותיות טופס. על ידי שמירת אנשי קשר, תוכל לצפות לממשק משתמש מותאם אישית עם האות הבאה. הפיצו מסרים לעמיתים, לקוחות, חברים ובני משפחה תוך זמן קצר.
עֵצָה: גש לאשף מיזוג הדואר. זה מנחה אותך ביצירת מסמך מיזוג הדואר בשישה שלבים. זה עוקף אוטומטית בעיות אפשריות בעת שליחת מיילים סדרתיים. תוכל גם להימנע מהודעות שגיאה הקשורות למערכת על ידי הגדרת הגדרות מסוימות.
פרטים במבט חטוף: כך אתה עוקב אחר הדברים
על מנת לתקן שגיאות, חשוב לבחון את המסמך בפירוט. מכיוון שאתה מכין קובץ שאמור להישלח כמכתב לנמענים רבים ושונים, לא רק התוכן, ההצדעה ושורת הברכה צריכים להיות נכונים. בעת יצירת רכיבי הטקסט באופן אוטומטי, האשף משתמש במקור הנתונים שלך, המכיל את נתוני הנמען. לכן, יש להזין את השמות והכתובות בצורה נכונה, כך שאף בלוק כתובות לא יהיה נכון בסוף.
כדי להימנע מסוף המסמך המכיל שגיאות, כדאי גם לשקול את הפורמט של מקור הנתונים. לדוגמה, אם מדובר בקובץ אקסל, עליך לעצב את המספרים בשדות מיזוג דואר. תשומת הלב שלך נדרשת כאן. המשמעות היא שאין בעיות במידע מטבע באותיות טופס. התמיכה מפורטת של האשף תומכת בך בעת הגדרת הדף המתאים.
תהליך פשוט: שמור רעיונות בודדים והתקשר אליהם בכל עת
בכל חברה ובהתאם לרצונות אישיים ניתן למקם את ההצדעה, נתוני הנמען, שורת הברכה, אך גם את גוש הכתובת במקומות שונים במסמך. אם אתה תמיד משתמש באותו מבנה, אתה יכול, למשל, לעגן היטב את המיקום של קו ההצדעה באות הטופס.
בנוסף, תוכל למספר את האותיות הסידריות שנוצרו ברצף וכך לספק יותר בהירות. ניתן לשמור את הדרישות והמשאלות האישיות בתבנית. האפשרות היא אחת מהפונקציות הרבות ב- Word שניתן להשתמש בהן כדי לפשט ולהאיץ תהליכי כתיבה.
בנוסף לאפשרות לבחור שדות מיזוג דואר ממקורות הנתונים האישיים שלך ולשלב אותם בטקסט שלך בכמה שלבים בלבד, תוכל גם להשתמש ב- Microsoft Word כדי להוסיף תרגומים או לשמור קובץ כקובץ PDF.
התאמות ותיקונים - זה כל כך קל
לפני שמירת מסמך Word כקובץ PDF, בדוק שוב כי ברצונך לבצע שינויים כלשהם. זה יעזור לך למצוא שדות מיזוג דואר באופן ספציפי יותר על ידי הדגשתם. ניתן להשתמש בפונקציות השדה השונות של תוכנית Office להוספת אלמנטים ממקורות נתונים שונים: ניתן לשלב בקלות מיזוג דואר שלך בטבלאות מ- Excel, בשדות טקסט מנתונים אחרים ובגרפיקה.
בתצוגה מקדימה תוכל לראות כיצד המודולים החדשים יתאימו למסמך ההתחלה. במידת הצורך, ניתן לשנות את הכתובות או השמות המתאימים.
טוב לדעת: בעוד שאתה יכול ליצור מסמך מכתב טופס ממסמך רגיל, ניתן ליישם תהליך זה גם לאחור. להיפך, ניתן גם להמיר את מסמך מיזוג הדואר למסמך רגיל.
מכתבים סדרתיים: הדרך המהירה ביותר להרבה פריטי דואר
מכתבי טופס מציעים אפשרות לייצר פריטי דואר עבור נמענים שונים במהירות וביעילות. הודות להגדרות ספציפיות לתוכנית, אתה נהנה מפריסה אחידה - ללא קשר אם אתה כותב מכתבים, מייצר תוויות או עושה מיזוג דואר אחר.
שאלות נפוצות
למה אתה צריך מכתב טופס?
אם יש לשלוח מסמכים לנמענים שונים ומשתמשים ברכיבי טקסט דומים, כדאי להשתמש בפונקציית האות הסידורי. כאן תוכל להכניס בלוקים בודדים ישירות לטקסט ולגשת למקור נתונים המכיל כתובות ושמות הנמענים. זה חוסך לך זמן בעת יצירת ההודעות המותאמות אישית.
כיצד אוכל לבדוק אם מכתב הטופס המלא מלא מתאים?
בעזרת פונקציית התצוגה המקדימה, ניתן להציג את התוכן והפורמט של אות טורית בצורה ברורה ולבדוק בגרסתם הסופית.
