צור תבניות ב- Outlook וחסוך הרבה זמן

הוראות וטיפים שלב אחר שלב

פעילויות רבות במגזר המקצועי או הפרטי מיותרות. זה חל על עבודה ידנית בתחום המלאכה, כמו גם על משימות המתבצעות במחשב האישי. פעילות אחת החוזרת על עצמה היא עיצוב דואר עם Microsoft Office. הצעות מחיר, מכתבי כיסוי לחשבונית או מסמכים פרטיים מכילים לרוב אותו נוסח או דומה והם זהים מבחינת טקסט, מבנה ועיצוב.

מטעמי יעילות, יש טעם להפוך את כתיבת ההודעות הללו לאוטומטיות על ידי יצירת תבניות ב- Outlook. משתמשי Microsoft Office מכירים במיוחד את העבודה עם תבניות מ- Microsoft Word או מתוכנית המצגת PowerPoint. בתוכנת עיבוד התמלילים או בתוכנת המצגת, יש להשתמש בתבניות כסטנדרט. תבניות או תבניות ספציפיות מקלות על תפיסת מצגות או בניית מכתבי עסקים. באפשרותך להמשיך באופן דומה ב- Microsoft Outlook על מנת להימנע מפיטורים ביצירת מיילים.

הוראות שלב אחר שלב: צור תבניות ב- Outlook

כדי ליצור תבנית ב- Outlook, בצע את הפעולות הבאות:

1. פתח "דואר אלקטרוני חדש" בכרטיסייה "התחל" ב- Outlook ועיצב אותו בנפרד בעזרת טקסט והתקנים סגנוניים אחרים כך שניתן להשתמש בו כתבנית. יש לך גם אפשרות לפתוח דואר חדש עם שילוב המקשים CTRL + N.

   

2. לאחר יצירת הדואר האלקטרוני, שמור אותו על ידי לחיצה על הכרטיסייה "קובץ" בפריט התפריט "שמירה בשם" במקום לשלוח את ההודעה כרגיל באמצעות השדה "שלח".

   

3. ייפתח חלון שבו תוכל לשמור את ההודעה שלך. על מנת לשמור את הדואר כתבנית, חיוני לבחור את סוג הקובץ הנכון. אתה יכול למצוא זאת כאשר אתה לוחץ על תיבת הדו -שיח תחת "סוג קובץ". בחר בערך "תבנית Outlook" כסוג הקובץ. תבנית Outlook מקוצרת תמיד עם סיומת הקובץ * .oft. אם הגדרת את Microsoft Word כעורך הדואר שלך, תבנית OFT (תבנית Outlook) אינה זמינה לבחירה. כאפשרות, באפשרותך לשמור את הדואר בפורמט הודעות Outlook או בקובץ בפורמט HTML. במקרה זה לא ניתן להשתמש בו כתבנית ב- Outlook.

   

4. בלחיצה על "שמור" אתה שומר את התבנית החדשה בתיקיית התבנית האישית שלך. עליך לבחור תיאור מתאים ומובן כשם התבניות. כברירת מחדל, ניתן למצוא את תיקיית התבנית האישית במיקום הבא ב- Windows: "C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."

חָשׁוּב: אם יש להשתמש בהודעות דוא"ל שנוצרו אך ורק להגשה מחדש ולא להישמר כתבנית, השתמש בפונקציית המעקב ב- Microsoft Outlook.

התבנית שיצרת ב- Outlook זמינה באופן מיידי לשימוש.

צור מייל חדש מתבנית - כך זה עובד

אם ברצונך ליצור דואר אלקטרוני חדש מתבנית שנוצרה בעבר, תוכל להשתמש בתוכנית הבאה:

1. במקום לפתוח דואר אלקטרוני חדש באמצעות כפתור "דואר אלקטרוני חדש", נווט לכפתור "פריטים חדשים" בתפריט. תחת אלמנטים, בחר את השדה: "רכיבים נוספים> בחר טופס".

   

2. בחלון הבא לחץ על השדה "בחר טופס" ברשימת החיפוש באפשרות "תבניות במערכת הקבצים".

   

3. לאחר מכן תיפתח התיקיה הסטנדרטית "תבניות". בתיקייה זו תמצאו תבניות Outlook עם סוג הקובץ *.לעתים קרובות כמו כן תבניות Office אחרות עבור Word, Excel או PowerPoint. אם התבנית שלך נשמרת בתיקיה אחרת, לחץ על "עיון" ובחר את התבנית שאתה רוצה.

   

4. בשלב האחרון, בחר את התבנית הרצויה ולחץ על "פתח".

התבנית שלך תיפתח בעורך הדוא"ל של Outlook. אתה יכול להתאים אישית את זה לפני שליחתו ולהוסיף מודולים מהירים. בנוסף לשינויים טקסטואליים, עליך להזין את הנמען בשדות אל, עותק או עותק מוסתר. כמו כן, חשוב להזין נושא בעל משמעות ולבדוק את ההודעה לגבי שגיאות כתיב ותווים לפני השליחה. לאחר השלמת הדואר האלקטרוני שנוצר מהתבנית, ניתן לשלוח אותו כרגיל.

בדרך כלל אין צורך להשתמש בתבניות Outlook לדואר אלקטרוני. אם המשימות שלך כוללות שליחת בקשות פגישות עם אותו תוכן או דומה לנמענים מקבילים על בסיס יומי, תבניות יכולות גם להיות שימושיות ולחסוך זמן.

הגיוני לייעל תהליכים והזמנות שחוזרים על עצמם על ידי יצירת תבניות ב- Outlook. במקום לכתוב את אותם טקסטים או דומים מספר פעמים ביום, תבניות עוזרות לך לחסוך זמן ולהבטיח הקבלה עם הודעות דואר אלקטרוני. הדבר שימושי במיוחד בהקשר עסקי, למשל עם הצעות ללקוחות ולמתעניינים.

סיכום ומסקנה: יעיל ופשוט ליצור תבניות ולהשתמש בהן ב- Outlook

על מנת להימנע מפיטורים בזרימת העבודה היומית, כדאי ליצור תבניות. בדומה ל- Microsoft Word או PowerPoint, הדבר אפשרי גם ב- Microsoft Outlook בלחיצות עכבר בודדות.

תוכל לשמור תבנית בתיקיית התבנית הסטנדרטית בכמה צעדים בלבד. עיצוב הודעות חדשות מתבניות מתבצע גם בכמה לחיצות בלבד. הליך זה מבטיח חיסכון בזמן, התאמה במענה לפניות וצמצום טעויות בעת יצירת מיילים. ניתן להשתמש בתבניות Outlook גם לפגישות בקשות או פגישות. משתמשים המשתמשים בתבניות באופן ספציפי יעילים יותר ומשתמשים בפונקציות של Outlook באופן מקצועי.