שמור ושתף קבצי Excel: מהיר וקל

מידע חשוב שיכול לעזור

אם מספר עמיתים עובדים על פרויקט או משימה, לעתים קרובות יש צורך לעבוד יחד על חוברת עבודה של Excel או על שולחן מתוכנית Excel. אולם לפני שחרורו וודא שבחרת את הפורמט הנכון ושמור את קובץ האקסל כראוי. יתר על כן, על המשתמשים לשים לב לגודל הקובץ ולפצל אותו במידת האפשר. אולם לפעמים פרסום הנתונים מספיק בכדי שיהיה ניתן לגשת אליהם.

שמור קובץ אקסל: כך זה עובד

באמצעות שילוב המקשים עבור Excel "Ctrl + S" או באמצעות "קובץ> שמור" או "שמור בשם", ניתן לשמור את קובץ האקסל הנוכחי תחת שם קובץ בודד. בנוסף לסוגי הקבצים הסטנדרטיים של .xls ו- .xlsx, Excel מציעה שמירה בפורמט OpenDocument או PDF.

ניתן לשמור את חוברות העבודה שלך ב- Excel במיקום האחסון הרצוי על ידי ציון מיקום האחסון הסטנדרטי מראש. ניתן גם לשנות את מיקום האחסון בכמה צעדים. לפעמים זה מועיל אם התיקייה או נתיב האחסון של המסמך מוצגים בתא בחוברת העבודה. זה מה שפונקציית הטבלה הזו מאפשרת.

שמור את קובץ האקסל עם עותק גיבוי

רצוי לבצע עותקי גיבוי של קבצי Excel חשובים לפני ביצוע שינויים במסמך. ניתן ליצור עותק גיבוי באמצעות פונקציות מסוימות של Excel או באמצעות מאקרו. באפשרותך גם להגדיר את חוברת העבודה שלך ב- Excel באופן שבו עותק גיבוי של גרסת חוברת העבודה הקודמת נשמר בכל פעם שנעשה שינוי.
נתונים וזמן עבודה יקר עלולים ללכת לאיבוד כתוצאה מהפסקת חשמל או מסגירה לא מכוונת של קובץ Excel שלא נשמר. לכן מומלץ להפעיל את הפונקציה Excel "שחזור אוטומטי" על מנת ליזום אחסון נתונים אוטומטי.

סרטון הדרכה: Microsoft Excel: שמור קובץ ושתף אותו עם משתמשים אחרים

שתף קובץ אקסל: האפשרויות

אם ברצונך לשתף את הנתונים של חוברת עבודה של Excel או מסמך עם משתמשים אחרים, ישנן אפשרויות נוספות העומדות לרשותך בנוסף לפונקציות השחרור המשולבות:

• ניתן לפרסם תרשים מתוך נתונים מאוחסנים באינטראנט של החברה או באתר אינטרנט, למשל. לשם כך, עליך להשתמש בכמה פונקציות כדי לייצא את הנתונים מרשימת Excel כגרפיקה. Excel מציעה גם אפשרות להעתיק אזור משנה רצוי מטבלת Excel כגרפיקה על מנת להכניס אותו ולהציג אותו במצגת או ביישום אחר.
• רשימות Excel או גיליונות אלקטרוניים בודדים ניתנים לשלוח בקלות ובמהירות לעמיתים לעבודה בדוא"ל. שילוב של כפתור מתאים בסרגל הכלים של Excel מקל על השליחה כמו גם השימוש במאקרו מועיל זה.
• ניתן לשתף חוברת עבודה של Excel גם ברשת וכך לערוך אותה על ידי מספר משתמשים. לפני כן, ניתן להעתיק את חוברת העבודה באמצעות מאקרו ולשמור עם שם קובץ אחר.
• לבסוף, תוכל לשתף את קובץ ה- Excel על ידי שמירת חוברת העבודה בענן מקוון כגון OneDrive. זה מאפשר למשתמשים אחרים לערוך את הקובץ.

שיתוף קובץ אקסל מאובטח יותר

בנוסף לנתוני Excel, כמה פונקציות מגינות גם על המידע המסופק:

• ניתן לשלב חתימות דיגיטליות בנוחות בקובץ או תיקיה של Excel כדי להבטיח תקינות נתונים ואותנטיות. חתימה דיגיטלית מציינת לאחרים שתוכן חוברת העבודה או המסמך אומתו ונחתמו.
• לפני שניתן גיליון אלקטרוני או חוברת עבודה בכל צורה שהיא לחברי הצוות או לכל אחד אחר, יש לנקות אותו מנתונים אישיים ומידע.
• ההגנה על הנוסחאות בגיליון אלקטרוני או בתיקיה של Excel מונעת שינויים לא רצויים כאשר מספר אנשים עובדים על מסמך.
• לפני העברת חוברת עבודה, זה יכול להיות שימושי להעתיק את גליונות העבודה הבודדים לחוברת עבודה חדשה של Excel ולהחליף את הנוסחאות בערכים.

הפורמט הנכון לשיתוף קובץ אקסל

חברות ועסקים משתמשים לרוב בגירסאות חדשות וישנות יותר של Excel. לפעמים ייתכן שיהיה צורך לשנות את סוג הקובץ של קובץ Excel:

• באמצעות תפריט האקסל ניתן לשמור קובץ בקלות יחסית כקובץ PDF.
• ניתן לשמור קובץ או טבלה של Excel בפורמט CSV בכמה צעדים בלבד.
• כך שקובץ Excel תואם לגירסאות ישנות יותר, ניתן לשמור אותו בפורמט קובץ XLS.
• ניתן להמיר את כל תכולת התיקיה לפורמט קובץ XLSX באמצעות כלי Microsoft.
• ניתן לבצע בדיקת תאימות ידנית כך שניתן יהיה לקרוא קבצי Excel שנשמרו על ידי גרסאות תוכנה ישנות יותר.

הקטן את גודל חוברת העבודה של Excel

זה לא כל כך פשוט לשתף טבלת אקסל עם כמה אלפי שורות. לפני פיצול קובץ אקסל גדול, יש צורך למשל B. פיצול באמצעות מאקרו. עם זאת, תוכל גם להשתמש בטיפים אלה כדי להקטין את גודל הקובץ באופן משמעותי. עם גרסאות ישנות וחדשות יותר של Excel, תוכל לדחוס תמונה או את כל הגרפיקה בתיקייה ולבחור בין רזולוציות שונות.

מסקנה: שמור קובץ אקסל ושתף אותו עם משתמשים אחרים

כאשר אנשים אחרים זקוקים לנתונים בחוברת עבודה של Excel, למשתמשים יש מספר אפשרויות. ראשית, משתמשים צריכים לשמור את קובץ האקסל. קיימים סוגי קבצים שונים לשם כך. על מנת לשתף קובץ אקסל, יש לציין שם קובץ ייחודי מראש. יתר על כן, ניתן לבצע עותק גיבוי לפני שינויים אפשריים, למשל בעזרת פקודות מאקרו. תוכנית Excel מאפשרת לך גם להקטין את גודל קובצי Excel או לפצל את חוברת העבודה, לשנות את תבנית הקובץ או להכניס חתימה דיגיטלית לפני שמשתפים את קובץ ה- Excel עם אנשים אחרים.

עוד מאמרים מעניינים על אקסל

• אם מספר אנשים עובדים על גיליון אלקטרוני של Excel, כדאי לזהות שינויים בתוכן או בנוסחאות.
• ניתן להעביר או להעתיק במהירות את גיליון ה- Excel המלא של חוברת עבודה לחוברת עבודה אחרת של Excel.
• שורות ריקות ניתנות להסרה לצמיתות בעזרת פונקציית סינון אוטומטי.
• מחיקת תוכן מיותר מקטינה את גודל הקובץ של קובץ אקסל.
• נוסחאות Excel בחוברת עבודה ניתנות להמרה למספרים בבת אחת.
• ניתן לאחסן גרפיקת תצוגה מקדימה עבור קבצי Excel.
• בעזרת פונקציית יומן זו, תוכל תמיד לראות את השעה ואת האדם ששינה את תכולת התא.

שאלות נפוצות

כיצד אוכל לשתף גיליון אלקטרוני של Excel?

פתח את חוברת העבודה ולאחר מכן לחץ על הכרטיסייה סקירה. נווט באמצעות "שינויים" לאפשרות השחרור "משתמשים רשאים לערוך אזורים". בחר "חדש" מהתפריט הרשאות משתמש לפני שתגדיר את הטבלה המשותפת.

היכן אוכל למצוא את הגיבויים האוטומטיים של Excel?

על ידי הפעלת פונקציית השחזור האוטומטי, Excel שומר את מרחב העבודה הפתוח כעת כל עשר דקות בהגדרה הסטנדרטית. עותק הגיבוי צריך להיות באותה תיקייה של הקובץ המקורי.

כיצד אוכל לבטל את הגנת הכתיבה של חוברת עבודה?

פתח את חוברת העבודה שלך. לחץ על "מידע" בתפריט הקובץ ולאחר מכן כבה את התיבה "נעול" באזור הכללי.