קצין הגנת הנתונים: מי צריך אותו ולמה?

קצין הגנת מידע הוא אדם שמינה חברה על מנת לפקח על ציות להגנה על נתונים בחברה. תחום האחריות מכסה את כל הנתונים האישיים.

© putilov_denis, Fotolia.com

מה בדיוק עושה קצין הגנת הנתונים?

קצין הגנת הנתונים מבטיח שרק אותם אנשים עם האישור המתאים יכולים לגשת למידע המיועד להם. לשם כך יש להתאים את מערכות התוכנה בהן נעשה שימוש לתקנות הגנת הנתונים ולהגדיר אותן כהלכה. לעתים קרובות הדבר דורש החלפה מקצועית עם קצין אבטחת ה- IT או עם מנהל הרשת, וזו הסיבה שקצין הגנת הנתונים עצמו אינו רשאי להחזיק בתפקידים אלה כך שלא יתעוררו ניגודי אינטרסים.

מוקד נוסף של פעילות הוא ייעוץ להנהלה בכל השאלות של הגנת הנתונים. לפיו הוא יכול להציע הצעות בלבד ואינו מוסמך לתת הוראות להנהלה. קצין הגנת הנתונים מנהל רישום עם כל הליכי העיבוד של נתונים אישיים. לכן, הוא גם איש הקשר הישיר של אנשים חיצוניים בכל הנוגע להגנה על נתונים אישיים באתר החברה. בהצהרת הגנת הנתונים באתר החברה, הוא שם לב לשלמות המידע על הנתונים שנאספו. סוג ומטרת איסוף הנתונים, תחום היישום שאליו מתייחסת הצהרת הגנת הנתונים, כמו גם אילו נתונים נרשמים עד כמה ומה קורה לנתונים אלה הם מידע חובה. כאחראי לשאלות הנוגעות לתוכן הצהרת הגנת הנתונים והטיפול בנתונים אישיים הראויים להגנה, הוא מחויב למסור את שמו ואפשרות יצירת קשר לשאלות.

הוא זמין גם לעובדי החברה עצמה בכל עת אם יש להם שאלות או בעיות הנוגעות להגנה על נתונים. בנוסף, תפקידו ליידע את העובדים באופן קבוע אודות הגנת הנתונים ולבצע מעת לעת קורסי הכשרה בנושא הגנת נתונים.

מי צריך קצין הגנת מידע?

קצין הגנת מידע נדרש לאיסוף נתונים אישיים הקשורים לעסקים. © Rawpixel.com, Fotolia.com

על פי חוק הגנת הנתונים הפדרלי (BDSG §4), כל חברה המעבדת נתונים אישיים באופן אוטומטי מחויבת למנות קצין הגנה על נתונים. יש לבצע זאת לא יאוחר מחודש לאחר תחילת העבודה. אם המינוי לא בוצע או אם מונה קצין הגנת נתונים שאינו עומד בדרישות התפקיד, יש לצפות לקנס מקביל.

מינויו של קצין הגנת נתונים הוא

• ללא קשר למספר העובדים, אם הם, כגוף האחראי, אוספים, מעבדים או משתמשים בנתונים אישיים על בסיס עסקי
• ללא קשר למספר העובדים, אם הם, כגוף האחראי, מבצעים עיבוד נתונים אוטומטי הכפוף לבדיקה מוקדמת

אחרת ההזמנה תידרש אם

• לפחות עשרה עובדים, כגוף האחראי, מתמודדים כל הזמן עם איסוף נתונים אוטומטי, עיבוד נתונים או שימוש בנתונים
• לפחות עשרים עובדים מתמודדים עם איסוף נתונים לא אוטומטי, עיבוד נתונים או שימוש בנתונים

כדי להבהיר מהם נתונים אישיים, ה- BDSG מסביר את סעיף 3:

• נתונים אישיים הינם פרטים אישיים אודות נסיבות אישיות או עובדתיות של אדם טבעי ספציפי או אדם הנוגע בדבר
• עיבוד אוטומטי הוא איסוף, עיבוד או שימוש בנתונים אישיים באמצעות מערכות עיבוד נתונים
• עיבוד לא אוטומטי הוא כל איסוף מידע לא אוטומטי של נתונים אישיים הבנוי באותו אופן וניתן להעריכו על פי מאפיינים מסוימים.
• איסוף הנתונים הוא איסוף נתונים אודות האדם הנוגע בדבר
• עיבוד הנתונים הוא שמירה, שינוי, העברה, חסימה ומחיקה של נתונים אישיים
• השימוש בנתונים הינו שימוש בנתונים אישיים, אלא אם כן מדובר בעיבוד נתונים

מי יכול להיות קצין הגנת נתונים?

©צמצם 11. צילום, Fotolia.com

כדרישה בסיסית להיחשב כקצין הגנה על נתונים, יש צורך בידע מומחה מתאים. המשמעות היא שידע על כללי ההנחיות וההנחיות הקיימים כיום חייב להיות ידוע ולהשתמש בו בבטחה. גם ידע IT מבוסס כמו גם ידע משפטי וארגוני בסיסי חייב להיות זמין. קצין הגנת הנתונים העתידי חייב להיות מסוגל להבין את מערכות עיבוד הנתונים המשמשות על מנת להציע ולהעריך אמצעים להגנה על הנתונים.

כדרישה בסיסית נוספת, על קצין הגנת הנתונים הממונה להיות אמין. המשמעות היא גם שהוא יכול לבצע את משימתו ללא קונפליקטים של מצפון ואינטרסים. ישנם תפקידים בחברה בהם משימת הגנת הנתונים מתנגשת באינטרסים של תחומי פעילות אחרים. בעלי התפקידים הבאים נמצאים בחברה לֹא מתאים לפעילות כקצין הגנת נתונים:

• מנהל אישי
• ראש המחלקה
• ניהול IT
• מנהלים
• עורך דין תאגידי

ביסודו של דבר, קיים ניגוד עניינים של כל האנשים שכקציני הגנת נתונים יצטרכו לשלוט בעצמם. כל מי שיכול להוכיח את הדרישות הבסיסיות לידע טכני ולאמינות, ולכן בדרך כלל מתאים להתמנות כקצין הגנת נתונים.

איך הופכים לקצין הגנת נתונים?

על מנת להפוך לקצין הגנת נתונים, יש לעמוד קודם כל בתנאים המוקדמים לתפקיד. הידע הטכני המקביל חייב להיות זמין ואפשר ליישמו, בדיוק כפי שיש להוכיח את האמינות. עבור קציני הגנת נתונים פנימיים, רצוי לרכוש ידע מומחה בדרישות הנוכחיות להגנה על נתונים באמצעות סמינרים להגנה על נתונים לפני עבודה כקצין הגנת נתונים.

על מנת להפוך לקצין הגנת מידע, על החברה המתאימה להזמין בכתב. אין זה תלוי לחלוטין אם קצין הגנת הנתונים העתידי שייך לחברה או מתנהג כאדם חיצוני. על מנת שהמינוי לקצין הגנת הנתונים יהיה חוקי, התהליך חייב להתבצע בצורה פורמלית ביותר על פי כללים שצוינו. יש לשים לב לנקודות הבאות (מקור: https://www.datenschutzbeauftragter-info.de/betrieblicher-datenschutzbeauftragter-wie-erhaben-die-bestellung/)

• ההזמנה חייבת להתבצע בכתב
• על מסמך ההזמנה להיות חתום על ידי קצין הגנת הנתונים והחברה
• ההזמנה חייבת להתבצע באופן עצמאי ובנפרד מחוזה עובדים אפשרי
• תיאור משרה חייב להיות זמין
• חייבת להיות חובה מצד החברה לספק לקצין הגנת הנתונים תמיכה אישית וחומרית בעבודתו

מהן חובותיו של קצין הגנת הנתונים?

© geralt (רישיון CC0, Pixabay.com)

מחובתו של קצין הגנת הנתונים לפקח על שמירה על הנתונים והקפדה עליהם בחברה. הוא מצביע על ליקויים והתנהגות בלתי הולמת ומפתח אסטרטגיות לשיפור העמידה בהגנה על נתונים. הוא זמין בכל עת כאיש קשר להנהלה ולעובדים עם שאלות ובעיות בנוגע להגנה על נתונים. קצין הגנת המידע מחויב לשמור על סודיות לגבי זהותו של האדם הנוגע בדבר, או למידע העשוי להוביל לזיהוי האדם הנוגע בדבר, אלא אם כן הוא פטור מחובת הסודיות. בחברות עם אתר חברה, הוא זמין גם לאנשים חיצוניים עם שאלות בנוגע לטיפול פנימי בנתונים אישיים.

אחת לשנה, קצין הגנת הנתונים מכין דוח הגנה על נתונים ובו מופיעים אירועים להגנה על נתונים ומובאים בפירוט רב יותר. כמו כן האמצעים הדרושים המתקבלים הנחוצים להגנה טובה יותר.

קצין הגנה על מידע פנימי או חיצוני?

עם כניסתו לתוקף של תקנת הגנת הנתונים האירופית הכללית לשנים 2022-2023, תהיה מסגרת חוקית אחידה לאישור חותמות איכות בעת שימוש בבדיקות הגנת נתונים. © dizain, Fotolia.com

אפשר למנות עובד משלך כקצין הגנה על מידע פנימי, או לחילופין לבחור נותן שירות חיצוני. איזה פתרון הוא הבחירה הטובה יותר עבור איזו חברה תלויה בהעדפותיך שלך.

היתרונות של קצין הגנה על מידע פנימי הם:

• ידע טוב על מבנה החברה ותהליכיו
• זמינות מתמדת

החסרונות של קצין הגנה על מידע פנימי הם:

• עלויות גבוהות יותר להכשרה
• הפעילות העיקרית סובלת באופן זמני מהפעילות כקצינת הגנת נתונים
• אם קיימים ניגודי אינטרסים או אם חסרה התנאי המוקדם להיות קצין הגנת נתונים, הוא נחשב כמינוי
• הגנה מורחבת מפני פיטורים, הגנה מפני פיטורים נמשכת שנה לאחר שהתפקיד קצין הגנת נתונים פוטר

היתרונות של קצין הגנה על נתונים חיצוניים הם:

• אין ניגודי אינטרסים או התנגשות עם משימות מבצעיות אחרות
• אין זמן השבתה לעובדים שלך, למשל באמצעות הכשרה
• הגנה טובה יותר בנושאי אחריות
• אפשרי תקופות הודעה קבועות

החסרונות של קצין הגנה על נתונים חיצוניים הם:

• הכרות עם המבנים והתהליכים הפנימיים הנדרשים

עבור חברות גדולות יותר, הגישה לפקיד הגנה על נתונים חיצוניים היא בדרך כלל זולה יותר וכרוכה בפחות סיכונים. עבור חברות קטנות יותר המייצרות כמויות קטנות של נתונים אישיים, בחירה של קצין פנימי להגנה על נתונים עשויה להספיק.

כמה אתה מרוויח כקצין הגנת נתונים?

שכרו של קצין הגנת הנתונים תלוי בעיקר בתעשייה, בגודל החברה ובתחום אחריותו של קצין הגנת הנתונים. ככל ששטח האחריות גדול יותר והמבנים מורכבים יותר, כך ניתן לצפות לשכר. יש גם הבדל בין קצין הגנה על נתונים במשרה מלאה לבין סגן קצין הגנת נתונים. מאגרי השכר הציבוריים מציגים משכורות בין 2,000 ל -6,500 יורו לחודש.

מקורות תמונה (fotolia):

# 89127696 | מחבר: putilov_denis

#105654764 Rawpixel.com

# 72098640 | מחבר: blende11.photo

Pixabay.com גרלט (רישיון CC0, Pixabay.com)

# 72880465 | מחבר: דיזיין