כיצד לייצא את כתב העת מאאוטלוק לאקסל על מנת להעריך אותו שם.
ניתן להשתמש ביומן Outlook היטב כדי לתעד כמה זמן השקעת במשימה מסוימת או בלקוח. עם זאת, לכתב העת אין פונקציה אריתמטית, לכן עליך להשתמש במחשבון כדי להוסיף כמה זמן כל המשימות לקחו ללקוח ספציפי.
במקום זאת, אתה יכול כמובן גם להשתמש ב- Excel להערכה, דבר שעוזר במיוחד לפרויקטים עם הרבה משימות משנה. לשם כך, ייצא את נתוני היומן ל- Excel כמתואר להלן.
1. ראשית כל, הצג את כתב העת בצורת רשימה. לשם כך, פתח את כתב העת וקרא לפקודה "הצג, סידור לפי, תצוגה נוכחית" (מתוך Outlook 2003) או "תצוגה, תצוגה נוכחית" (בגרסאות Outlook קודמות) ובחר "רשימת כניסות".
2. כעת וודא שניתן לראות את כל המידע הדרוש לך להערכה ב- Excel בכתב העת. אם אתה צריך את התאריך והשעה כדי להתחיל ולסיים כל משימה, לחץ לחיצה ימנית על נושא או בתיקייה והשתמש בפקודה התאמה אישית של תצוגה נוכחית. לאחר מכן לחץ על "שדות".
3. תחת "בחר שדות זמינים מתוך" בחר "כל שדות היומן". לאחר מכן לחץ על "שדות זמינים" על "התחלה" או "סיום" ולאחר מכן על "הוסף". הכנס את כל השדות הדרושים והשתמש בלחצני "הזז למעלה" ו "העבר למטה" כדי לקבוע את סדרם. לאחר מכן סגור את שתי הדיאלוגים.
4. כעת עיצב את שדות התאריכים כך שאקסל תוכל גם להעריך אותם: לשם כך לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני בכותרת העמודה "התחל" והפעל את הפקודה "עיצוב עמודות".
5. בחר "התחל" בצד שמאל ולאחר מכן את הפורמט עם היום והחודש הדו ספרתי, עם השנה בת ארבע הספרות והזמן הפשוט בפורמט 24 שעות (ראו התמונה). אתה בוחר את אותו פורמט עבור "סיום". שימו לב: Excel לא יכול לעשות דבר עם פורמטים המכילים את שמות ימי השבוע.
6. כעת השתמש בעכבר כדי לסמן את הערכים ביומן שברצונך לערוך ב- Excel ולהעתיק אותם באמצעות CTRL + C.
7. פתח את Excel והדבק את הנתונים בטבלת האקסל הרצויה באמצעות CTRL + V.
8. עדיין עליך להמיר את המידע בשדה "משך הזמן" לערכים מספריים שאקסל יכול להתמודד איתם (Excel אינו יכול לחשב בעזרת מידע כגון "30 דקות").
