היתרון של קבצי PDF הוא ש- Adobe Reader היא תוכנית חינמית לצפייה בקבצי PDF. Adobe Reader זמין לכל גרסאות Windows ולמערכות הפעלה רבות אחרות כגון Linux / Unix או Mac OS
אם המידע מאוחסן כטקסט בקובץ PDF לא מוגן, ניתן להעביר אותו בקלות ל- Word באמצעות הטריק הבא. המידע זמין כ"טקסט "אם יוצר קובץ ה- PDF יצר אותו בעצמו על בסיס קובץ Word, למשל, או אם הנתונים מגיעים מתוכנית פריסה.
אם, לעומת זאת, הנתונים נסרקו ולאחר מכן הוסבו לקובץ PDF, הם זמינים רק כ"תמונה "ואינם ניתנים להעברה. ככלל, תוכל לבדוק בקלות אם המידע כלול בקובץ ה- PDF כתמונה או כטקסט. הגדל את התצוגה ב- Adobe Reader על ידי הזנת הערך »1000« בשדה הזום בשורת התפריטים של הקורא וזאת עם קֶלֶטלחצן לאישור.
אם המידע נשמר כטקסט, האותיות עדיין מוצגות כראוי עם קצוות חלקים אפילו ברמת הגדלה גבוהה זו (להלן). אם, לעומת זאת, מדובר בטקסט סרוק, שולי האותיות נראים כ"שלבים ". במקרה זה, לא ניתן להעביר את הטקסט ל- Word.
שים לב גם שיוצר קובץ ה- PDF יכול למנוע את חילוץ הנתונים. לאחר מכן קובץ ה- PDF "מוגן". אתה יכול לדעת אם קובץ PDF מוגן על ידי מנעול קטן או סמל המפתח.
אם קובץ ה- PDF אינו מוגן והמידע זמין כטקסט, קיימות שתי שיטות שונות לקבלת הטקסט.
פתרון 1: העתק ללוח
- פתח את קובץ ה- PDF שממנו ברצונך להעביר טקסט ל- Word ב- Adobe Reader.
בקובץ ה- PDF לחץ באמצעות לחצן העכבר השמאלי מול התו הראשון של הטקסט שברצונך להעביר ל- Word. החזק את לחצן העכבר השמאלי ובחר את הטקסט הרצוי.
לאחר שהטקסט הרצוי יסומן, בחר בתפריט עריכה, בפקודה COPY או הקש על שילוב המקשים Ctrl + C.. הטקסט, כולל כל העיצוב, מועתק כעת ללוח Windows.- כעת עבור ל- Word ולאחר מכן הקש על שילוב המקשים Ctrl + V. הטקסט מלוח הכניסה למסמך Word במיקום הסמן הנוכחי.
כעת תוכל לחזור על שלבים 2 עד 4 כרצונך על מנת להעביר את כל קטעי הטקסט שאתה רוצה מקובץ ה- PDF ל- Word.
פתרון 2: שמור כטקסט
בנוסף להעתקה באמצעות הלוח, יש לך אפשרות להעביר נתונים באמצעות Adobe Reader 
בתפריט SAVE FILE AS, הפקודה TEXT (Adobe Reader 10) או FILE, הפקודה Save AS TEXT (Adobe Reader 9). בעת הפעלת פקודה זו, תוכל לשמור את פרטי הטקסט בקובץ טקסט (סיומת שם קובץ ".TXT"). לאחר מכן ניתן לפתוח את קובץ הטקסט ב- Word. שים לב שפתרון זה אינו מחיל עיצוב כלשהו. לשם כך, המסמך כולו נשמר תמיד "ביצירה אחת" בקובץ הטקסט.
כדי להמיר מידע סרוק בקובץ PDF לטקסט, אתה צריך תוכנית OCR שממירה את "פרטי התמונה" הסרוקים לטקסט אמיתי. תוכניות OCR נמסרות בדרך כלל יחד עם סורקים. דוגמה אופיינית היא התוכנית »ABBY FineReader«. לא כל תוכניות OCR יכולות לערוך קבצי PDF ישירות; התוכניות מוגבלות לרוב לפורמטים גרפיים כגון קבצי TIF או JPG.webp. במקרה זה, הדפס את קובץ ה- PDF שלך על המדפסת / הנייר האיכותיים ביותר. אלה פשוט נסרקים שוב ואז "קוראים" ישירות עם תוכנית OCR.
עם Adobe Reader, הפקודה WORD Conversion ONLINE זמינה בתפריט SAVE FILE UNDER. אך היזהר: השימוש בפונקציה זו הוא בתשלום ולכן מעניין רק אם עליך להמיר קבצי PDF לקובצי Word באופן קבוע וצריך לשמור את כל הנתונים ככל האפשר.
