במקום לכתוב את אותם הודעות דואר אלקטרוני שוב ושוב, למשל בתגובה לפניות של לקוחות, תוכל לשמור הודעות דואר אלקטרוני שכבר נוסחו כתבניות ולחזור אליהן בכל עת.
בין אם אתה עובד במחלקת התמיכה, בשירות לקוחות, במחלקת משאבי אנוש, בחשבונאות או כעצמאי: בוודאי תצטרך לשלוח הודעות דואר אלקטרוני עם אותו תוכן או דומה ואולי עם אותם קבצים מצורפים שוב ושוב . אלה יכולות להיות תגובות לפניות של לקוחות, דחיית בקשות, דוחות רגילים (לכל אחד מצורפים חדשים) או הזמנות לפגישות.
במקרים כאלה, Outlook מציעה אפשרות לשמור הודעות דואר אלקטרוני מוגמרות (או חצי גמורות) כתבניות ולשלוף אותן בכל עת. במידת הצורך, תוכל לכתוב תוספות להודעות הדואר האלקטרוני, לצרף קבצים וכדומה. פונקציית התבניות של אאוטלוק מתאימה גם אם אתה מאחסן מידע נרחב יותר בערכי פגישות או משימות או בבקשות פגישה, שלרוב עוקבות אחר אותו דפוס. ניתן גם ליצור ולשלוף תבניות להערות.
הגדר תבניות להודעות דוא"ל
אתה מגדיר תבנית לדואר אלקטרוני כדלקמן:
- כתוב ועיצב את המייל. אם שימושי, צרף את הקבצים הנדרשים. עם הרבה תבניות דואר זה יכול להיות גם מעשי להזין את נמעני הדואר מיד.
- ברגע שסיימת את הדואר האלקטרוני, התקשר לפקודה קובץ >> שמור בשם.
- בשדה סוג קובץ, בחר OUTLOOK TEMPLATE (* .oft).
- הזן שם קובץ בעל משמעות ולחץ על שמור.
- כעת תוכל לשלוח את הדואר שנפתח או לסגור אותו.
ההליך להגדרת תבניות זהה במודולי Outlook השונים. לכן אנו מתארים אותם רק במאמר זה באמצעות תבניות דואר אלקטרוני.
אם אתה משתמש ב- Word כעורך הדואר שלך, לא תוכל לשמור הודעות דואר אלקטרוני מעוצבות כתבניות ב- Outlook עד וכולל גירסה 2003. אם אתה מפעיל את הפקודה FILE >> SAVE as בחלון הודעות Outlook, כמתואר לעיל, תוכל לבחור מתוך מגוון רחב של פורמטים של קבצים, אך לא מתבנית OFT (תבנית Outlook).
כמובן שניתן לשמור את טקסט ההודעה המעוצב בקובץ Word ולשלוף אותו מאוחר יותר. Word אינו מקליט הגדרות כגון הנושא, הנמען או הקבצים המצורפים, כך שתצטרך להזין מידע זה באופן ידני.
עם זאת, טריק קטן עוזר לשמור דואר אלקטרוני כתבניות גם אם אתה משתמש ב- Word כעורך הדואר שלך: כבה את Word באופן זמני כעורך הדואר שלך. לשם כך, התקשרו לפקודה EXTRAS >> OPTIONS >> פורמט דואר אלקטרוני ב- Outlook ובטל את האפשרות המתאימה תחת פורמט הודעות.
אם כבר חיברת ועיצב את הודעת הדואר האלקטרוני, עדיין לא תוכל לשמור אותה כתבנית אאוטלוק-ביטול Word יכנס לתוקף רק עבור הודעות דואר אלקטרוני חדשות.
אולם העבודה שכבר ביצעת לא הייתה לשווא:
- תחילה שמור את הדואר כטיוטה על ידי הקשה על CTRL + S או באמצעות הפקודה FILE >> SAVE.
- אם עדיין לא עשית זאת, בטל את Word כעורך הדואר כפי שצוין לעיל.
- כעת פתח את הדואר האלקטרוני השמור בתיקייה "טיוטות" ולאחר מכן פתח את הפקודה קובץ >> שמור בשם - "תבנית Outlook (* .oft)" זמינה כעת כפורמט השמירה.
- לאחר שהגדרת את כל התבניות, הפעל מחדש את Word כעורך הדואר.
גישה מהירה לתבניות
אם אתה משתמש בתבניות אאוטלוק כדי להפוך את תקשורת הדואר האלקטרוני שלך ליעיל יותר, סביר להניח שכבר עצבן את עצמך על הדרך המסורבלת שבה תבניות נקראות ב- Outlook.
תוכל לגשת לתבניות שלך בצורה נוחה הרבה יותר אם תגדיר תיקיה נפרדת בתיבת הדואר הנכנס שלך. לאחר מכן פשוט פתח את התבניות על ידי לחיצה כפולה על הערך הרצוי בתיקיית התבנית.
באפשרותך גם ליצור תיקיות עבור התבניות המתאימות במודולי Outlook האחרים. אתה יכול לקבל את תיקיית התבנית כך:
- השתמש בקובץ >> חדש >> תיקייה או CTRL + SHIFT + E ליצירת תיקיה חדשה בתיבת הדואר הנכנס או בתיקייה האישית. כדי שהתיקייה תהיה בראש רשימת התיקיות, הזן קו תחתון כתו הראשון, למשל "TEMPLATES".
- פתח את התיקיה החדשה שנוצרה ב- Outlook.
- בסייר Windows, פתח את התיקיה שבה נשמרות תבניות Outlook. בדרך כלל זו התיקיה "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- כעת מסדרים את חלונות אקספלורר ואאוטלוק כך שניתן יהיה לראות את שניהם זה לצד זה על המסך.
- בחר את תבניות הדואר האלקטרוני שלך באקספלורר וגרור אותן באמצעות לחצן העכבר השמאלי לחוץ לתוך הקבוצה החדשה שלי תבניות.
ב- Outlook 2007 עליך לענות על שאלת האבטחה מהתמונה עם OPEN בעת פתיחת תבנית. כדי ששאילתה זו לא תופיע בכל פעם שתבנית תיקרא מהתיקייה, בטל את האפשרות תמיד אישור לפני פתיחת סוג הקובץ הזה. עם זאת, היזהר בקבלת תבניות בדוא"ל ופתוח רק תבניות ממקורות שאתה מכיר היטב.
