אם אתה משתמש ב- Excel 2007 ואילך, קל מאוד לשמור טבלה כקובץ PDF. בנוסף לפורמטים רבים אחרים של קבצים, PDF מוצע שם כפורמט אחסון. לשם כך, בצע את הפעולות הבאות:
פתח את תפריט "קובץ" (Excel 2010) או את הפקודה "שמור בשם" באמצעות לחצן Office (Excel 2007). בתיבת הדו -שיח הבאה, פתח את תיבת הרשימה "סוג קובץ". בחר בפורמט "PDF (* .pdf)" מרשימת תבניות הקבצים הזמינות בלחיצת עכבר. האיור הבא מראה כיצד תיבת הדו -שיח נראית:
הזן שם קובץ עבור מסמך ה- PDF בתיבת דו -שיח זו. השם של טבלת האקסל ניתן, אך ניתן גם לבחור אחד אחר.
Excel מציעה לך שתי אופטימיזציה לשמירה כקובץ PDF. האפשרויות מאפשרות לך לייעל את הקובץ "סטנדרטי (פרסומים מקוונים והדפסה)" או "גודל מינימלי (פרסומים מקוונים)". בחר באפשרות הרצויה.
אם אתה רק רוצה לשמור חלק מחוברת העבודה כקובץ PDF בעת השמירה, לחץ על "אפשרויות". לאחר מכן תוכל להשתמש בגוש "פרסם מה" כדי לבחור "(טווח התאים שנבחר)", "גיליונות פעילים", "חוברת עבודה שלמה" או "הטבלה" (חל רק אם אתה משתמש בסמן באזור מעוצב כטבלה) ניתן לשמור כ- PDF.
אם תבחר בתיבת הסימון "התעלם מאזורי הדפסה", כל אזורי ההדפסה שיצרת ב- Excel יתעלמו בעת יצירת קובץ ה- PDF.
אין לשמור מידע פנימי מקובץ האקסל כגון מחבר, תאריך שמירה והערות בקובץ ה- PDF אם משתמשים בקובץ זה גם מחוץ לחברה. לכן בטל את תיבת הסימון "מאפייני מסמך" באזור "כלול מידע שאינו ניתן להדפסה" של תיבת הדו-שיח "אפשרויות".
לאחר שביצעת את כל ההגדרות, לחץ על "אישור" בתיבת הדו -שיח. לאחר מכן Excel יוצר את קובץ ה- PDF ושומר אותו במיקום האחסון שנבחר.
