תבניות Excel: הקלטת זמן קלה

כך עובדים עם לוח זמנים ב- Excel

במיוחד כאשר עובדים מהבית, יכול להיות שקשה לעובדים ולמעסיקים לעקוב אחר שעות העבודה, ימי החופשה שנלקחו לתכנון חופשה או זמני הפסקה. אם אינך משתמש בתוכנית להקלטת זמן, תוכל להשתמש בתבניות Excel. תוכנית Microsoft Office מציעה לוחות זמנים רבים לעובדים ולמפקחים על מנת שניתן יהיה לרשום נוכחות והיעדרות. בעזרת העמודות והשורות המעוצבות מראש בגיליונות האלקטרוניים, ניתן להזין בנוחות את זמני העבודה וההפסקה, ימי חופשה ומחלה ולחשב את שעות העבודה באופן אוטומטי על בסיס שבועי או חודשי.

היכן אוכל למצוא תבניות אקסל להקלטת זמן?

המשך כדלקמן ליצירת תבניות Excel בחינם למעקב הזמן שלך:

1. פתח את תוכנית Microsoft.

2. עבור אל "תבניות נוספות" בדף הבית.

   

3. הזן "מעקב אחר זמן" בשורת החיפוש.

   

4. בחר את התבנית שאתה רוצה ופתח אותה.

Excel מציעה לעובדים ולמנהלים תבניות שונות בהן ניתן לרשום זמני עבודה. כאן תוכלו לבחור בין לוחות זמנים שבועיים בעיצובים שונים. תבניות אקסל מתאימות במיוחד אם יש לבצע חישוב אוטומטי של זמני העבודה על לוח הזמנים. יתרונות נוספים הם:

• התחשבות בזמני היעדרות כגון חופשה, הפסקות או מחלה
• אפשרויות עיצוב להדגשת ימים או שבועות בצבע
• לשאת שעות נוספות או ימי חופשה שנותרו מהשנה הקודמת

בעזרת תבניות אקסל לרישום זמן ניתן לרשום בשקיפות שעות עבודה וזמני יעד. זמני היעדרות, שעות נוספות או ימי חופשה מחושבים אוטומטית ומאפשרים רישום מדויק של שעות העבודה. אם יש צורך בדפי זמן, ניתן להדפיס אותם בלחיצה אחת או לשלוח אותם כקובץ PDF באמצעות דוא"ל.

רכיבים אפשריים של הקלטת זמן האקסל

Excel מספק גליונות זמנים רבים עם עיצובים שונים של מידע שונה אותם ניתן להזין בעמודות ובשורות. מרכיבים מרכזיים הם

• תאריכים, ההתחלה והסיום היומיים של שעות העבודה, כמו גם זמן ההפסקה וזמן החופשה
• פרטי עובד כגון שם, כתובת, דואר אלקטרוני ומספר טלפון וכן מידע על המנהל או המעסיק
• שעות עבודה, זמני יעד, שעות נוספות ושכר המחושבים אוטומטית באמצעות נוסחאות משולבות ופונקציות Excel

זה תלוי בהם אילו משתמשי תבנית Excel בוחרים. לוח הזמנים יכול לשמש סקירה אישית או להשתמש במעסיקים לרישום שבועי, חודשי, רבעוני או שנתי של שעות העבודה והיעדרות העובדים. הודות לכניסת הפרט לשעות העבודה הרגילות, לוחות הזמנים אינם מתאימים רק לעובדים במשרה מלאה, אלא גם לעובדי מיני-ג'וברים, עובדים קצרים או עובדים במשרה חלקית.

כיצד מחושב מידע רלוונטי לרישום שעות העבודה?

על מנת שתוכל לחשב את שעות העבודה, את זמן העבודה הכולל, את השכר או את השכר הכולל, יש להשתמש בנוסחאות.

• חישוב שעות העבודה: השתמש בנוסחה = סיום העבודה, תחילת העבודה, זמן הפסקה.
• חישוב זמן העבודה: השתמש בנוסחה = שעות עבודה * 24. 6 שעות מוצגות כ- 6.00 שעות במקום 06:00 (שעות עבודה). אולם לשם כך עליך לעצב את התא כמספר לתצוגה נכונה.
• חישוב שכר: אתה יכול להשתמש בשעות העבודה כדי לחשב את השכר ליום. הנוסחה היא = זמן עבודה * שכר שעתי.
• חישוב השכר הכולל: הוסף אוטומטית את השכר ליום AutoSum עבור שכר שבועי או חודשי.

תבניות Excel קיימות להקלטת זמן: לא הנכונה?

אפשר להתאים את הקלטת הזמן על סמך התבנית או ליצור גיליון זמנים בודד. באופן זה תוכל לקבוע בעצמך איזה מידע רלוונטי וצריך לרשום. תוכל גם לקבוע אם יש לתעד את שעות העבודה בשבוע, בחודש או בשנה. ליצירת טבלת Excel משלך לשעות העבודה, בצע את הפעולות הבאות, לדוגמה:

1. פתח חוברת עבודה חדשה עם דף עבודה ריק.

2. בשורה הראשונה, הזן כותרת טבלה, מידע אישי ומידע אודות המעסיק אם ישמש את הטבלה כגיליון זמן.

3. בשורה נוספת, סמן את עמודות Excel עם התאריך, זמן ההחתמה, זמן ההחתמה, זמן ההפסקה והשעות האחרונות שעבדו ביום.

4. בצע עיצוב, למשל תוכל להגדיר את תבנית התאריך או השעה הרצויים.

5. אם השולחן שלך מכיל סוף שבוע או חגים לאומיים מכיוון שאתה רוצה לתעד את שעות העבודה שלך על בסיס חודשי, תוכל להשתמש בעיצוב המותנה כדי להדגיש אותן בצבע. כך קל יותר להבדיל בין ימי עבודה לימי חופש.

6. כדי שאקסל תחשב את השעות שבהן עבדת באופן אוטומטי, השתמש בנוסחת חיסור פשוטה הגוררת את תחילת העבודה מסוף העבודה. זמן ההפסקה בתורו מנוכה מההפרש בשעות העבודה. לדוגמה, נניח ששעות העבודה מתחילות בשעה 8:00 בבוקר והעבודה מסתיימת בשעה 16:30. במהלך שעות העבודה נעשתה הפסקה של 30 דקות. הנוסחה לחישוב נראית כך: =16:30 - 8:00 - 0:30. אז עבדת 8 שעות באותו יום.

7. אם ברצונך לחשב את סך כל שעות העבודה של השבוע או החודש, תוכל להשתמש ב "AutoSumum" לשם כך. לשם כך, בחר תא ריק ישירות בעמודה של שעות העבודה שהוזנו ולחץ על "סכום אוטומטי".

8. אם אתה רוצה לחשב את המשכורת החודשית שלך על סמך שעות העבודה, הכפל את סך כל שעות העבודה בשכר השעתי שלך. לשם כך, הזן את הכותרת "שכר" בתא חדש והכנס את שכרך לשעה בכל תא. בהנחה שכל השעות נמצאות בתא G35 ושכר השעה ב- J35, הזן את הנוסחה הבאה בתא המתאים: = G35 * J35.

תחומי יישום אחרים של תבניות האקסל להקלטת זמן

רישום הזמן של Excel יכול לשמש גם למטרות אחרות מלבד תיעוד שעות עבודה והיעדרות. תבניות האקסל לרישום זמן כוללות בעיקר צירים של זמן לתכנון פרויקטים על מנת שניתן יהיה לרשום את התקדמות הפרויקט. התבניות מכילות לוחות זמנים להדגשת ויזואליזציה של התקדמות ואבני דרך. ניתן להשתמש ברישום הזמן גם ליצירת סקירה כללית של הפרויקטים הנוכחיים, ההתקדמות והמועדים שלהם.

תבניות Excel: הקלטת זמן באופן אוטומטי ומהיר עם לוח זמנים

אם אתה רוצה לקבל סקירה מהירה של שעות העבודה ותכנון החופשות, תוכל להשתמש בתבניות Excel בחינם להקלטת זמן. לוחות הזמנים המעוצבים מראש מכילים שורות ועמודות המסומנות וכן פונקציות לחישוב שעות עבודה או משכורת. ניתן להתאים אישית את התבניות במידת הצורך. אבל אפשר גם ליצור לעצמך לוח זמנים ולעצב אותו כרצונך. רישום זמן עבודה באקסל מתאים לא רק לעובדים במשרה מלאה, אלא גם לעובדים במשרה קצרה, במשרה חלקית או מיני-ג'וברים. לבסוף, ניתן להשתמש בתבניות האקסל להקלטת זמן גם לתיעוד ההתקדמות בפרויקטים והדמיה באמצעות ציר זמן.

שאלות נפוצות חשובות

כיצד אוכל למצוא תבניות אקסל למעקב אחר זמן?

פתח את Excel. בדף הבית לחץ על "עוד תבניות" והזן "מעקב אחר זמן" בשורת החיפוש.

איך מחשבים זמן עבודה של יותר מ -24 שעות?

עם הנוסחה= IF (B2-A2Excel יכול לחשב זמן עבודה של יותר מ -24 שעות. לאחר מכן עיצב את התא בתבנית המספר שאתה רוצה.

איך אני מחשב את זמן ההפסקה?

השתמש בנוסחה= (סוף העבודה-התחלה-של-עבודה-הפסקה) * 24כדי לחשב את זמן ההשהיה ולהשתמש בו לחישובים נוספים.