צור תבנית משלך בכמה צעדים בלבד
פרויקטים הם כיום חלק מחיי היום יום בתחומי עסקים שונים כגון משפטים, בנייה, שיווק או מחלקת ה- IT. על מנת שתוכל לנהל את התקדמות הפרויקט והמשימות הדרושות, תוכנית פרויקט שימושית. תוכנית אופיס מציעה מגוון תבניות אקסל לתכנון פרויקטים הניתנות לעיצוב והתאמה לפרויקט הבודד.
מהי תוכנית פרויקט?
תוכנית הפרויקט היא כלי עבודה שימושי המשמש את ניהול הפרויקטים או צוות הפרויקט. התכנית המתאימה צריכה לשפר את התקשורת בין בעלי העניין האישיים ולהמחיש בבירור את כל ההליכים וההערכות המתוכננים.
תוכנית הפרויקט היא מסמך הפניה חי שבו למשל נרשמות הנקודות הבאות:
- רשימה של כל בעלי העניין המעורבים
- הצהרות בנוגע להיקף הפרויקט
- התזמון הקשור לפרויקט או התהליך המתוכנן
- חישובי עלות
- תכנון משאבים
- תוכניות לניהול הוצאות
- תוכניות תקשורת
בנוסף למבנה פירוק העבודה בפועל, הוא כולל גם את מהלך הפרויקט המדויק. בסופו של דבר, המידע הכלול משרת את התשובה לכל השאלות הפתוחות אודות הפרויקט שלך:
- מה צריך להשיג עם הפרויקט שלך?
- מדוע הפרויקט שלך צריך להתקיים?
- כיצד ניתן ליישם את הפרויקט שלך?
- מהן העלויות של הפרויקט המתוכנן שלך?
- מי משתתף בפרויקט שלך? מי לוקח על עצמו את המשימות השונות?
- מתי הפרויקט שלך מתחיל ונגמר? האם יש להתייחס לאבני דרך?
4 שלבי תכנון הפרויקטים
קיימות אפשרויות שונות לניהול הפרויקטים על מנת לחלק פרויקט למספר שלבים. לעתים קרובות נעשה שימוש במודל ה -4 פאזי, המורכב מהגדרת פרויקטים, תכנון פרויקטים, יישום ובקרת פרויקטים וכן השלמת הפרויקט.
מדוע תכנון הפרויקטים חשוב
תוכנית הפרויקט היא המדריך במהלך הפרויקט. הוא משמש לתיעוד, תקשורת, חישוב וניהול. תוכנית פרויקטים מפורטת משפרת את תקשורת הלקוחות ותמיד ניתן להתאים אותה לרצונותיהם של בעלי העניין באמצעות אבני דרך או לוחות זמנים מוכרזים. כל הדפים יודעים היכן למצוא מידע על הפרויקט הנוכחי. הציפיות מהפרויקט וסדרי העדיפויות שלו נרשמות בכתב. בהתחשב בתכנון הזמן, כל המעורבים בפרויקט יודעים מתי יש לבצע משימה וכמה זמן עומד לרשותו.
היכן ניתן למצוא תבניות לתכנון פרויקטים
תבניות אקסל מתאימות לתכנון פרויקטים תומכות בך בתכנון המובנה של הפרויקט שלך. יש לך שתי אפשרויות לבחירה: מצד אחד, באפשרותך ליצור תוכנית פרוייקטים בחינם בעזרת תוכנת Office של Excel. מצד שני, תוכלו למצוא באינטרנט תבניות אקסל מוכנות לשימוש בחינם. אתה יכול להוריד אותם בקלות למחשב האישי שלך, כך שתוכל להשתמש בהם באופן מיידי.
מה מציעות תבניות אקסל לתכנון פרויקטים?
מי שמשתמש בתבניות אקסל לתכנון פרויקטים משלו נהנה מכלי חישוב משולבים ופונקציות Excel. בעזרת תכונות התוכנית הללו, פרויקט יכול להיות מנוהל לא רק ביעילות, אלא גם באטרקטיביות. בטבלה מוכנה, למשתמשים יש את האפשרות
- שלבים ומשימות (משנה) נלוות
- אחראי
- תאריכי ההתחלה והסיום
- ההתקדמות
- עלות ותקציב
להכנס. ניתן להתאים את תבניות האקסל לתכנון הפרויקטים כנדרש, למשל אם יש לסמן עיכובים או משימות שהושלמו.
ניתן לספק תוכנית פרויקט אקסל גם עם ציר זמן סטטי או תרשים. ניתן גם ליצור ולהציג חזותית מגמת עלות או מגמת אבן דרך. ניתן להוסיף אבני דרך לתכנית הפרויקט עם משך הזמן או ללא תקופה מסוימת.
תבניות Excel: תכנון פרויקטים באמצעות תרשים Gantt
מבנה פירוט מצפוני הוא הבסיס לתכנון פגישות, אך ניתן להציג את לוח הזמנים של הפרויקט בצורה ברורה יותר בעזרת תרשים גאנט. Excel מציע כמה תבניות לתכנון פרויקטים בצורה של תרשים Gantt. כאן מוצגות פעילויות הפרויקט על ציר זמן שנדחה בעזרת סורגים. ניתן להמחיש את משימות הפרויקט השונות באמצעות עמודים אופקיים בשורות המתאימות ולעקוב אחר התקדמותן.
כיצד ליצור תוכנית פרויקטים משלך בכמה צעדים בלבד
אתה יכול ליצור ולעצב תבנית אקסל לתכנון פרויקטים בעצמך בכמה צעדים בלבד.
-
פתח חוברת עבודה חדשה ב- Excel והזן את כותרות העמודות הבאות בשורות A6 עד E6:
א) שלב / משימות / פעילויות / אבני דרך
ב) הקלד תיאור או קטגוריה של המשימה
ג) אחראי
ד) תאריכי ההתחלה והסיום ומשך הזמן
-
הזן את הפעילויות המתוכננות והגדר אבני דרך, כמו גם את תאריך ההתחלה, תאריך הסיום והמשך בתאים שלהלן בעמודות המתאימות. לדוגמה:
מְשִׁימָה
קטגוריה
אחראי
התחל
מֶשֶׁך
סוֹף
צור קונספט גס
קופירייטינג
סנדרה דוב
07.09.2020
5
11.09.2020
הפקת טקסט
קופירייטינג
סנדרה דוב
12.09.2020
11
22.09.2020
הַגָהָה
קופירייטינג
סנדרה דוב
23.09.2020
2
24.09.2020
לְפַרְסֵם
קופירייטינג
סנדרה דוב
25.09.2020
2
26.09.2020
-
בחר את השורות מתחת לכותרת העמודה "התחל" ובחר באמצעות "לְהַכנִיס > תרשימים "והסורגים הנערמים.
-
לאחר מכן נווט אל "בחר נתונים" על ידי לחיצה על התרשים. כאן אתה משנה תחילה את תוויות הציר האופקי (רובריק) על ידי לחיצה על "עריכה" וסימון סדרות הנתונים מתחת לכותרת העמודה "משימה". אשר את כניסתך.
-
לאחר מכן לחץ על "הוסף" תחת "ערכי מקרא (סדרה)" והוסף את משך הזמן. עבור שם השורה, בחר את כותרת העמודה "משך הזמן" כטווח. סמן את סדרת הנתונים תחת "משך הזמן" כערכי סדרה. אשר את כניסתך.
-
כעת תעצב את התרשים ואת הצירים. לחץ תחילה על תוויות הציר בציר y ועבור אל "אפשרויות ציר> קטגוריות בסדר הפוך" בסרגל הצד "עיצוב ציר".
-
לאחר מכן לחץ על הפסים הכחולים של סדרת הנתונים "התחל" ועבור אל "עיצוב סדרות נתונים> מילוי> ללא מילוי" ו"מסגרת> אין שורה ". הסורגים אינם נראים כעת.
-
לאחר מכן עיצב את ציר ה- x על ידי לחיצה על התאריכים ונווט באמצעות "עיצוב צירים> אפשרויות ציר" ל"מינימום "והזן את תאריך ההתחלה של המשימה הראשונה.
צור תבניות Excel בחינם לתכנון פרויקטים ושמור על סקירה כללית
תוכנת הגיליון האלקטרוני אקסל מתאימה לתכנון ובקרה של פרויקטים. בנוסף לתוכניות עלויות ולוח זמנים, ניתן ליצור מבנים של פירוט עבודה, חישובי משך תהליך וניתוחים שימושיים. דיאגרמות שהוכנסו ממחישות את הנתונים הרצויים או את הרצף הכרונולוגי של משימות מסוימות בתכנית הפרויקט. זה מאפשר לך לעקוב אחר משימות חשובות, תחומי אחריות והתקדמות הפרויקט.
שאלות נפוצות
היכן אוכל למצוא תבניות אקסל לתכנון פרויקטים?
פתח את Excel ולחץ על "עוד תבניות" בדף הבית. הזן בשורת החיפוש את "תכנון הפרויקט", תכנית הפרויקט "או" מתכנן הפרויקטים "ובחר את התבנית הרצויה לך.
כיצד אוכל להוסיף סרגל התקדמות לתוכנית הפרויקט של Excel?
הוסף מספר כלשהו, כגון 0, 25, 50, 75 ו -100, לתאים ריקים. נווט אל "דף הבית> סגנונות> עיצוב מותנה> סרגלי נתונים> כללים נוספים". הזן את הערך המינימלי והמקסימלי, בחר כל צבע ואשר את כניסתך.
