הוראות: כיצד לשמור את קובץ ה- Word כקובץ PDF

היתרונות של המרת Word ל- PDF

כל מי שמשתף קבצי Word עם צדדים שלישיים באמצעות דואר אלקטרוני או ערוצים אחרים יבחין בכך שלעתים קרובות קבצים גדולים מכדי להישלח או שלא ניתן לפתוח אותם על ידי הנמען מטעמי תאימות. כדי להימנע מבעיות אלו ואחרות, ניתן לשמור קובצי Word כ- PDF. ניתן לעשות זאת במהירות וללא תשלום באמצעות Microsoft Word.

מה מייחד את פורמט ה- PDF?

הקיצור "PDF" מייצג את המונח האנגלי "פורמט מסמך נייד". PDF הוא פורמט קובץ חוצה פלטפורמות. המשמעות היא שמשתמשי Mac ו- Windows PC יכולים לפתוח מסמכי PDF בקלות.

זה לא משנה אם למחשב האישי יש רישיון של מיקרוסופט או לא. ניתן לפתוח קובצי PDF באמצעות תוכניות חינמיות שונות. זהו בדיוק היתרון העיקרי של פורמט קובץ זה בהשוואה לקובץ Word קלאסי. ולמסמכי PDF יש תכונות מיוחדות אחרות: מצד אחד לא ניתן לשנות מסמך בפורמט PDF. מצד שני, פורמט המסמך הנייד תופס פחות שטח אחסון מאשר קובץ טקסט או תמונה קלאסי.

כדי להימנע מבעיות תאימות, מיקרוסופט מאפשרת לשמור כל קובץ Word כקובץ PDF. אתה יכול להמיר אותו לקובץ PDF חוסך מקום ובלתי ניתן לשינוי בכמה צעדים פשוטים.

יתרונות בעת שליחה - שליחת תוכן בצורה מאובטחת וקומפקטית

ההמרה מ- Word ל- PDF רצויה במיוחד כאשר מסמך Word נשלח בדואר אלקטרוני או באמצעות שירות מסנג'ר. בפורמט PDF, לא ניתן לשנות את הכתיבה שלך, במכוון או שלא בכוונה. במיוחד אם אתה שולח מסמך מסיבות מקצועיות כדי ליידע את השותפים בחוזה, כדאי ליצור קבצי PDF עם סימניות. הם מבטיחים שהנמען יכול לפתוח את המסמך ולקרוא אותו בקטע המוקצה.

שיא מיוחד: באמצעות Word ניתן לשלוח קבצי טקסט באופן אוטומטי כקובצי PDF. אינך צריך להמיר או להמיר את הקובץ, או אפילו לצאת מ- Word. בכמה לחיצות בלבד ייפתח חלון דוא"ל מ- Word. הקובץ בפורמט PDF החדש מצורף אוטומטית. קבצים מסוג פורמט זה אינם מוגנים רק מפני עריכה, הם גם חוסכים מקום אחסון. הדבר שימושי במיוחד בעת שליחת קבצים גדולים יותר.

פתרון לאי התאמה של חומרה או תוכנה

על ידי שמירת מסמך כקובץ PDF, אתה עוקף בחוכמה בעיות עם תוכנה או חומרה לא תואמים. בעוד שניתן לפתוח קבצי Word רק אם מותקנת חבילת Office בתשלום, ניתן לפתוח מסמכי PDF מכל מחשב עם תוכנות חינמיות לרוב. לעתים קרובות, קוראי PDF כאלה כבר מותקנים כברירת מחדל.

שווה לדעת: לא רק שתפתח את קובץ Word הקודם שלך ללא בעיות. גם הצגת התוכן מהימנה. טקסט ותמונות בקובץ PDF מוצגים תמיד נכונים למקור, גם אם הקובץ פותח את המכשיר במחשב לוח או בטלפון נייד.

כיצד לשמור קובץ Word כקובץ PDF - מדריך

ישנן אפשרויות שונות להמרת קובץ טקסט של Word למסמך PDF. דור Office שלך מחליט באיזה שימוש אתה משתמש.

תוסף מעשי ל- Word 2007

כדי לשמור קובץ טקסט ישירות כ- PDF ב- Office 2007, עליך להוסיף סיומת. זה נקרא תוסף באנגלית וניתן להתקין אותו בחינם ב- Windows 2007. לפני כן, Windows השתמשה באחסון חוצה פלטפורמות משלה: קבצים עם הסיומת "XPS" הם, בדומה לקובצי PDF, פורמט הדפסה שאינו תלוי ב- Windows. עם זאת, מכיוון שיותר ויותר משתמשי Office דרשו את האפשרות להדפיס PDF כסטנדרט, מיקרוסופט בנתה את הפונקציה לכל הדורות הבאים.

המרת Word ל- PDF מאז Word 2010

מאז וורד 2010, ניתן להמיר במהירות ובנוחות קבצי טקסט של Word לקובצי PDF. תוכל לשמור מסמך Word כקובץ PDF על ידי ביצוע השלבים הבאים:

1. פתח את הקובץ שברצונך לשמור כקובץ PDF.

2. לחץ על "קובץ" ובחר באפשרות "שמור בשם" מהתפריט הנפתח.

   

3. לחץ על החץ שליד סוג הקובץ הנוכחי (מסמך Word. Docx).

   

4. שנה את סוג הקובץ ל- PDF עם הסיומת .pdf.

   

5. שנה את שם המסמך במידת הצורך.

   

6. לחץ על "שמור".

תחזור אוטומטית למסמך Word המקורי שלך. תמצא את קובץ ה- PDF החדש שנוצר באותה תיקייה ותחת אותו שם.

הדפס מסמך Word כקובץ PDF וקבל פונקציות נוספות

דרך נוספת היא הדפסה כ- PDF. אינך משתמש כאן במדפסת אמיתית, ואינך מייצר מוצר מודפס. ההגדרה "הדפס כ- PDF" יוצרת קובץ PDF בלבד. לשם כך, בצע את הפעולות הבאות:

1. פתח את מסמך המטרה שברצונך להדפיס כקובץ PDF.

2. לחץ על "קובץ" ובחר "הדפס" מהתפריט משמאל.

   

3. שנה את ההגדרות תחת "מדפסת" ל"הדפסה ל- PDF של Microsoft ".

   

4. במידת הצורך, בצע שינויים בכפתור "הגדרות" או תחת "הגדרת עמודים".

   

5. לחץ על כפתור "הדפס" בפינה השמאלית העליונה.

   

6. בתיבת הדו -שיח החדשה, בחר את שם הקובץ ומיקום האחסון של קובץ ה- PDF ואשר עם "שמור".

   

אך מה ההבדל בין "שמור כקובץ PDF" לבין "הדפס כקובץ PDF"? אם אתה מדפיס מסמך כקובץ PDF, תוכל - בניגוד פשוט לשמור אותו - לבצע הגדרות נרחבות: לדוגמה, תוכל להדפיס רק אזורים מסוימים בדף, לשנות את רוחב השוליים או להגדיר הדפסה דו -צדדית או הדפסה בצבע. תחת "הגדרת עמודים" תמצא אפשרויות הדפסה נוספות.

עֵצָה: בפרט, אם אתה מתכוון לעצב פלייר או משהו דומה עם Adobe, רצוי להשתמש במדפסת. אתה יכול להגדיר כאן איכות גבוהה יותר כך שה- PDF יכול לשמש גם כגרפיקה אחרונה של מוצר מודפס ללא בעיות.

באמצעות "הדפס כקובץ PDF" תוכל להגדיר מדפסת PDF בתשלום, כגון מדפסת Adobe PDF, בנוסף להגדרה הסטנדרטית. לאחר מכן הדבר מאפשר הדפסה ברזולוציה טובה יותר או מכיל אפשרויות בודדות נוספות.

שמור קבצי Word כקובץ PDF ושתף תוכן ללא סיכון

ל- Word יש מספר רב של פונקציות הקשורות לעיצוב טקסט. הקפד על בהירות ומקצועיות בעזרת תוכן עניינים, תאריכים או מספרי עמודים בכותרת העליונה והתחתונה. בעזרת פקודות מאקרו, פונקציות שטח, תבניות ופונקציות "Revise" או "Set up", תוכל להפוך את המסמכים שלך לאחידים ומקצועיים יותר. בנוסף, אתה מבטיח איכות טקסט טובה יותר מצד אחד על ידי הכנסת ציטוטים או היפר -קישורים ומצד שני עם הפונקציות לתרגום או לחיפוש והחלפה ב- Word.

על ידי שמירת קבצי Word כקובץ PDF, אתה לא רק נמנע מבעיות בפתיחה או הצגה עם תוכנות או חומרה אחרות. ניתן גם להימנע משינויים לא רצויים במסמכים משותפים. שיתוף מסמכי PDF גם בטוח יותר ותופס פחות שטח אחסון משמעותי.

שאלות נפוצות

כיצד ניתן לשמור מסמכי Word כקובץ PDF?

ישנן שתי דרכים לשמור מסמך Word כקובץ PDF. עבור אל "התחל" ב- "שמור בשם" ושנה את תבנית הקובץ ל- "PDF" או שאתה יכול להדפיס את הקובץ כקובץ PDF. הדפסה כקובץ PDF מאפשרת לך לבצע הגדרות נוספות נרחבות ולהתאים את מיקום האחסון או שם הקובץ.

מה התועלת בשמירת מסמך Word כקובץ PDF?

בניגוד לקובץ Word, ניתן לפתוח ולהציג קובץ PDF ללא שגיאות, ללא קשר לתוכנה או לחומרה שבה משתמשים. בנוסף, הטקסט שלך כקובץ PDF בטוח מפני שינויים מיועדים ולא מכוונים מצד הנמען. בנוסף, קובצי PDF תופסים פחות שטח אחסון מאשר קבצי Word בעת שליחתם.