הוראות ומידע מועיל לעבודה עם Outlook
משתמשים רבים מתארים את Microsoft Outlook כידידותי למשתמש. אתה מעריך את מגוון הפונקציות ואת האפשרויות הרבות של תקשורת הדואר האלקטרוני. אחרים זקוקים לאאוטלוק בעיקר לארגון אישי ומשתמשים בלוח השנה המשולב ובפתרונותיו המגוונים.
מלבד העדפות השימוש האישי, חשוב:
- מבנה התיקיות הכללי,
- ניווט התפריטים הפונקציונלי גם כן
- אזור הקריאה ו
- הפונקציות החשובות ביותר, כגון פונקציית החיפוש או פונקציית "מיון"
להבין וליישם.
הדרכת וידאו: כיצד לחפש ספציפי קבצים ודוא"ל ב- Outlook
מבנה תיקיות ותיקיות ב- Microsoft Outlook
פתגם ידוע אומר: "הסדר הוא חצי מהקרב." מטאפורה זו חלה על משרד אנלוגי עם מגש נייר ומערכת ארגון מחושבת כמו גם על Microsoft Outlook. ב- Outlook, הודעות דוא"ל נשמרות תמיד בתיקיות. ניתן לתאר את תיקיית Inbox כתיקיית האחסון הידועה והחשובה ביותר עבור הודעות דואר אלקטרוני, שכן כל הודעת דואר נכנס נכנסת בתיקיה זו. כל התיקיות ב- Outlook מוצגות בצד שמאל של החלון הראשי.
אפשר ליצור תיקייה חדשה בכמה לחיצות בלבד. לשם כך, נווט לנקודה במערכת התיקיות האישיות שבהן יש להתאים את התיקיה החדשה. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר את הערך "תיקייה חדשה".
לאחר שהקצאת שם בעל משמעות, תוכל להעביר הודעות דואר אלקטרוני מתאימות לתיקיה. על ידי שימוש בתיקיות, תוכל לסווג הודעות דואר אלקטרוני בצורה מדויקת ולהבטיח שניתן למצוא אותן במבנה. לדוגמה, תיקיות יכולות להיקרא על שם מחלקות, שמות לקוחות, תאריכים או קריטריונים ספציפיים אחרים.
באופן עקרוני, אין גבול עליון לתיקיות אישיות. כחלק ממערכת הזמנות מחושבת, הגיוני גם לא להקים יותר מדי תיקיות כדי לשמור על הדברים ברורים.
הצג מבנה תפריט ודואר
בעיקרון, כשזה מגיע לצפייה ולקריאה של הודעות דוא"ל, Microsoft Outlook נמצא ב:
- גם אזור תיקיות
- חילק אזור קריאה.
תוכל גם להציג אזור משימות.
תוכלו למצוא גם כרטיסיות ב- Outlook שבהן הפונקציות של Outlook מסודרות לפי נושאים. הכרטיסייה "התחל" נותנת לך גישה ל"שלבים מהירים "או לאזור התפריט" מחק ", למשל.
בכרטיסייה "תצוגה" תוכל לציין כיצד ובאיזה גודל חלון יש להציג הודעות דוא"ל ולהציג את אזור התיקיה ואת אזור התצוגה.
עם כמה התאמות בכרטיסייה "תצוגה", אתה מקבל מרכז הודעות ספציפי המותאם לרצונות ולצרכים שלך.
מיין תיקיות או צור מועדפים - כך זה עובד
הכרטיסייה "תיקיה" מציעה לך את כל האפשרויות למיון בנפרד של מבנה התיקיות שלך, ללא קשר לגודל התיקיה, יצירת תיקיות משנה או הצגת תיקיה כחביב מועדף.
ניתן להשתמש גם בתיקיות
- הגדר את הארכיון האוטומטי,
- בעת שיתוף בצוותים, הקצה הרשאות תיקיה ו-
- ציין את מאפייני התיקיה.
תוכל גם להשתמש בצירוף המקשים CTRL + SHIFT + P ליצירת תיקיית חיפוש חדשה. תיקיית חיפוש היא תיקיה וירטואלית ב- Outlook המכילה תצוגה של כל פריטי הדואר האלקטרוני העונים על קריטריוני חיפוש מסוימים שהוגדרו מראש.
פונקציית החיפוש ב- Outlook - כיצד להשתמש בחיפוש בצורה נכונה
בגרסה הנוכחית של Microsoft Outlook תמצא את פונקציית החיפוש בשורת הפונקציות העליונה ליד הסרט בשדה החיפוש. בנוסף להזנת מונח חיפוש אחד או יותר בפונקציית החיפוש, הכרטיסייה "חיפוש" מכילה אפשרויות ואפשרויות הגדרה נוספות.
Microsoft Outlook מציעה לך את האפשרות לחפש את מבנה התיקיות שלך ואת כל הודעות הדואר האלקטרוני השמורות בהתאם לקריטריונים שונים.
אתה יכול, בין היתר:
- חפש בתיבת הדואר הנוכחית או באופן גלובלי ב- Outlook או
- כלול קבצים מצורפים בחיפוש.
פונקציית החיפוש הנוכחית מציעה מונחי חיפוש, מראה לך בבירור אילו מילות מפתח כבר חיפשת ונותנת לך את האפשרות להשתמש בכלי חיפוש.
לסיכום, הפונקציות "מיון" ו"חיפוש "באאוטלוק מציעות לך את כל האפשרויות לתיעוד מקצועי של הודעות דואר אלקטרוני שנשמרות ב- Outlook, ובמידת הצורך למצוא אותן שוב באמצעות חיפוש מיידי בהתאם לקריטריונים.
סיכום: קל להגדיר את Outlook באופן ספציפי ומכוון למשתמש
כתוכנית תקשורת, Microsoft Outlook גמיש והתאמה. אתה יכול לארגן את Outlook באמצעות תיקיות אישיות ומערכת תיקיות בודדת. הפונקציות "חיפוש" ו"מיון "מאפשרות לאחסן הודעות דואר אלקטרוני בצורה מוכוונת משתמש ולמצוא אותן שוב באמצעות קריטריונים מוגדרים.
בנוסף, תוכל להציג הודעות בנפרד באזור הקריאה של Outlook ולהגדיר כיצד יש להציג את אזור הקריאה ואזור התיקיות בכרטיסייה "תצוגה". רק עם כמה הגדרות אפשר להתאים את Outlook לצרכים שלך ולעבוד ביעילות עם תוכנת התקשורת.
