פונקציות שדה מפשטות את העבודה היומיומית שלך ב- Microsoft Word

שימוש מקצועי ויעיל בפונקציות ידניות ב- Word

ככל שמשתמשים ב- Microsoft Word באופן מקצועי ואינטנסיבי יותר, כך הדרישות לתוכנית עיבוד התמלילים גבוהות יותר. עם הגדלת זמן השימוש, רוב משתמשי Word משתמשים יותר ויותר בפונקציות של התוכנה ויודעים, למשל:

• כיצד לבנות רשימות עם מספר פריטים
• הצגת האותיות הגדולות ב- Word בתחילת שורה מדכאת או
• הכנסת תוכן עניינים והפניות למסמך.

אף שרבים משלבי העבודה היומיומיים מתוכננים ביעילות ומתנוססים בנוסחאות או בפונקציות, ישנן משימות אחרות שעדיין מבוצעות באופן ידני עבור משתמשים מקצועיים רבים של Microsoft Word. דוגמה אחת היא הכנסת התאריך הנוכחי לאות, שבמקרים רבים מתבצעת באופן ידני. הגיוני להתחייב לנצל את הפונקציות של Word בצורה הטובה ביותר על מנת לעבוד ביעילות ובאופן מונחה פתרון.

כיצד תוכל להכניס את התאריך ביעילות רבה יותר?

לדוגמה, השתמש בצירוף המקשים הידוע "ALT + Shift + D" להטמעת התאריך אוטומטית. חלופה היא לנווט לכרטיסייה "הוספה"" באזור התפריט "טקסט" (Word 365, 2010 ו- 2007) או בתפריט "INSERT" (Word 2003, 2002 / XP ו- 2000). במקרה זה, הפונקציה "הכנס תאריך ושעה" עושה את העבודה עבורך.

השתמש בפונקציות שדה ב- Microsoft Word - כך זה עובד

פקודות רבות המאוחסנות בכרטיסייה INSERT או בתפריט INSERT בגירסאות 2003, 2002 / XP ו- 2000 של Word משמשות להוספת מידע ונתונים המעודכנים אוטומטית לטקסט. "פונקציות שדה" מכונות בצורתן הקצרה וב- Word כ"שדות ". לשדות מוטלת המשימה להכניס מאפייני מערכת או מסמך לטקסט, אותם ניתן לעדכן ללא הרף.

עם הליך זה אתה לא רק עובד ביעילות רבה יותר עם Microsoft Word ונמנע מהשגיאות האופייניות בכניסות ידניות. יש לך גם אפשרות להפוך את השדות לגמישים ודינאמיים יותר. בדרך זו תוכל למשל להגיב לשינויים בכותרות המרכיבות את תוכן העניינים.

כיצד להכניס ולערוך פונקציות שדה

ב- Word 365, 2010 ו -2007, תוכל להוסיף פונקציות שדה בכרטיסייה "הוספה" באזור התפריט "טקסט", כפתור "QUICK BLOCKS" והפקודה "FIELD".

ב- Word 2003, 2002 / XP ו- 2000 אתה מגיע ליעד באמצעות התפריט "INSERT" והפקודה "FIELD". בכל גרסאות Word מופיעה תיבת דו -שיח שבה תוכל לבחור את פונקציית השדה הרצויה ולהחיל אותה על הטקסט שלך.

בנוסף, לפונקציות השדה המשולבות ב- Microsoft Word יש ערך מוסף נוסף: Word מוסיף אוטומטית פונקציית שדה כאשר קוראים לפונקציות ספציפיות. זה קורה מבלי שנבחר במיוחד.

דוגמא

לדוגמה, אם תלחץ על צירוף המקשים "Alt + Shift + D", התאריך הנוכחי יופיע במיקום הסמן הנוכחי בצורה של פונקציית שדה.

פונקציות שטח ותוכן עניינים

יש לך גם אפשרות להוסיף תוכן עניינים למסמך שלך על סמך הסגנונות »כותרת 1« עד »כותרת 9«. זה עובד ב- Microsoft Word 365 באמצעות הכרטיסייה "הפניות".

ב- Word 2010 וב- 2007 השתמש בכרטיסייה "הפניות" ובקבוצת התפריטים "תוכן העניינים" וכן בלחצן "תוכן העניינים". ב- Word 2003, 2002 / XP ו- 2000 אתה מגיע לאזור המתאים באמצעות התפריט "INSERT" והפקודה "(REFERENCE) -INDEX AND DIRECTORIES".

האם גם אתה רוצה שמספרי דפים אוטומטיים יופיעו בכותרת התחתונה? גם במקרה זה, Word משתמש בפונקציית שדה.

שימוש בפונקציות שדה באופן ידני - אין בעיה עם שילוב מקשים

בנוסף להוספה של פונקציות שדה המבוססות על התפריט, תוכל גם להזין אותן באופן ידני. לשם כך, השתמש בשילוב המקשים "CTRL + F9". בעזרת שילוב מקשים זה ניתן להוסיף פונקציית שדה חדשה וריקה. לאחר מכן ניתן למלא את הפלטה המתולתלת המופיעה באופן זה (אין להתבלבל עם הפלטה המתולתלת הקיימת עם AltGr + 7 או AltGr + 0 שנראים כמעט שווים) עם הפקודה הדרושה לך. תוכל לראות אילו פקודות אפשריות בסוגריים בתיבת הדו -שיח.

דוגמאות מעשיות לשימוש ללא פירוט בפונקציות שטח

להלן סקירה כללית של פונקציות שטח חשובות שהופכות את העבודה לקלה במיוחד בפועל:

תאריך, CreateDate

בעזרת »{Date}«, Word מוסיף את תאריך המערכת של המחשב שלך במיקום הסמן הנוכחי. אתה יכול להשתמש בפרמטר »\ @« כדי להגדיר את הפורמט. פונקציית השדה »{CreatDate}« מוסיפה את התאריך בו נוצר המסמך ובניגוד ל- »{Date}«, לא משתנה לאחר מכן. לכן עליך להשתמש ב- »{CreatDate}« בתבניות מסמכים שעל פיהן אתה יוצר מסמכים חדשים. אז תאריך היצירה נקבע באופן אוטומטי לצמיתות בכל מסמך חדש.

אתה רוצה להתייחס באופן דינמי לתוכן של "כותרת 1" בכותרת. יש לייצר את ההפניה באופן אוטומטי, מבלי להתחיל בפסקת שורות ושורת כותרת חדשה בכל פרק?

פונקציית השדה »{StyleRef}« מספקת תרופה: עם »{StyleRef» כותרת 1 «\ * MERGEFORMAT}« אתה מתייחס לתוכן הטקסט המעוצב עם דף הסגנון »כותרת 1«. אם זה משתנה, תוכן הכותרת משתנה בדף הנוכחי. אם נעשה שימוש בתבנית הפורמט »כותרת 1« מספר פעמים בדף, ההתרחשות הראשונה תמיד מוצגת בכותרת. התוספת »\ * MERGEFORMAT« מבטיחה כי נעשה שימוש רק בטקסט ולא בעיצוב מתוך »כותרת 1«. הטקסט שהוזן מעוצב בהתאם לסגנון הכותרת.

עמוד, NumPages

השתמש בפונקציית השדות »{עמוד}« כדי להכניס את מספר העמוד הנוכחי. פונקציית השדה »{NumPages}« מציינת את מספר הדפים במסמך. לדוגמה, תוכל להשתמש ב »אתר {עמוד} של {NumPages}« כדי להתייחס לזרם הנוכחי ולמספר הדפים הכולל. אם אתה ממקם את פונקציית השדה (המקוננת) »{IF {NumPages}» 1 «» אתר {דף} של {NumPages} «» «}« בכותרת התחתונה של הדף הראשון של המסמך, פרטי מספר העמוד יופיעו רק אם המסמך ארוך יותר כצד אחד.

Ref

האם אתה צריך הערה מסוימת או התייחסות לפסקה מספר פעמים במסמך שלך ורק ברצונך להזין אותה פעם אחת? במקרה זה די להתייחס לטקסט שהוזן פעם אחת. במקרה זה, הקצה סימניה לטקסט. זה עובד בגרסאות Word השונות כדלקמן:

• Word 365: כרטיסייה לְהַכנִיס - אזור התפריט שמאלה - כפתור מותג טקסט

• Word 2010 ו- 2007: כרטיסייה לְהַכנִיס - אזור התפריט HYPERLINKS - כפתור מותג טקסט;
• Word 2003, 2002 / XP ו- 2000: תפריט לְהַכנִיס - פקודה מותג טקסט.

בעזרת פונקציית השדה »{Ref NameDerTextmarke}« אתה יכול להתייחס לטקסט המסומן בסימניה לעתים קרובות ככל שתרצה.

Seq

האם אתה צריך מספר רציף במסמך כדי לזהות שלבי עבודה, המנוהלים באופן אוטומטי ככל האפשר? מכיוון שהמספרים ממוקמים באמצע הטקסט, האם לא ניתן להשתמש במספור אוטומטי? פונקציית השדה »{שם מספור Seq}« מספקת תרופה. בכל פעם שפונקציית שדה זו מתרחשת, המספר הפנימי גדל באחד. ניתן לבחור את הטקסט »שם מספור« באופן חופשי ורק להישאר אחיד בתוך המספור. ואם אינך רוצה להתחיל באחד אלא בחמישה, הזן את ערך ההתחלה בהופעה הראשונה של פונקציית השדה באמצעות הפרמטר »\ r«: »{שם מספור רצפי \ r 5}«.

סיכום ומסקנה:

Microsoft Word יכול לעזור לך עם פונקציות שטח שונות כדי להפוך את העבודה היומיומית שלך עם תוכנית עיבוד התמלילים ליעילה יותר. דוגמה ידועה היא הזנת התאריך הנוכחי באמצעות שילוב מקשים או כפתור בכרטיסייה INSERT. פונקציות שטח נוספות עוזרות לך להטמיע ולעדכן מספור בטקסטים או ליצור תוכן עניינים באופן מקצועי.

לכל פונקציות השדה המשותף לכך שהם מפשטים פעילויות שחוזרות על עצמן. הם גם עוזרים לחסל טעויות לא זהירות המתרחשות בשלבי עבודה מיותרים. זה הגיוני וכדאי להכיר את פונקציות השדה המשולבות של Microsoft Word ולהשתמש בהן. הליך זה חוסך לך זמן בתפיסת טקסטים והתכתבות, מגביר את האמינות ויכול למעשה למנוע טעויות.

שאלות נפוצות

מה עושה פונקציית שדה ב- Microsoft Word?

לשדות ב- Word יש פונקציית מציין מקום. ניתן להשתמש בהם באופן אוטומטי להכנסת התאריך הנוכחי או מספר עמוד לטקסט. ישנן גם פונקציות שניתן להשתמש בהן לחישובים מורכבים.

כיצד אוכל להכניס קוד שדה לטקסט שלי?

אפשר להכניס קוד שדה לטקסט ב- Microsoft Word במספר שלבים בלבד. השלב הראשון הוא לפתוח מסמך Word ולנווט לנקודה במסמך שבה יש להטמיע את הפונקציה. בכרטיסיה INSERT באזור התפריט TEXT תמצא אפשרות להוסיף שדה בפריט התפריט SEARCH QUICK BLOCK. קבע את הפונקציה והכנס אותה.

כיצד אוכל להכניס ביעילות את התאריך הנוכחי למסמך Word שלי?

הדרך המהירה והקלה ביותר להכניס את התאריך הנוכחי ל- Word היא שימוש בקיצור המקשים "Alt + Shift + D". לאחר לחיצה על הלחצנים, התאריך הנוכחי מופיע בטקסט.