אם אתה חושב על אחסון בענן ופתרונות לאחסון נתונים וגיבוי נתונים חיצוניים, רוב המשתמשים חושבים תחילה על מוצרים כגון OneDrive, Google Drive או iCloud. חברת Box האמריקאית וה- Box Cloud לרוב לא מוכרות למשתמשים פרטיים בגרמניה. מכיוון שה-Box Cloud, על מגוון הפונקציות שלו, מהווה אלטרנטיבה מעניינת לפתרונות הענן הרגילים, במיוחד עבור חברות.
Box היא לא כל כך אחסון ענן קלאסי, אלא תוכנת ECM שהתכונות והפונקציות העיקריות שלה כוללות אחסון ענן מאובטח הנקרא Box Cloud.
מה מבדיל בין תוכנת ECM לענן?
ECM הוא קיצור של המונח האנגלי Enterprise Content Management. תוכנת ECM משמשת ליצירה, ארגון, אחסון והפצה של תוכן. תוכנת ECM יכולה לשמש גם לאוטומציה של תהליכים ופישוט זרימות מידע בין מחלקות ויחידות ארגוניות שונות.
היתרונות של תוכנת ECM הם מגוונים. תוכנת ECM יכולה לעזור לחברות להפחית עלויות על ידי דיגיטציה ואוטומציה של תוכן. זה גם יכול לעזור להגביר את היעילות ולבטל חוסר יעילות בזרימות העבודה. מוצרי תוכנת ECM כמו Box יכולים לעזור לחברות לנהל טוב יותר את הנתונים שלהן ולמזער את סיכוני האבטחה.
תוכנת ECM משמשת לרוב חברות גדולות לניהול תכנים ותהליכים בצורה מקצועית ודיגיטלית.כך למשל, חברת הביטוח השוויצרית ציריך, DEKA-Immobilien מגרמניה או MED EL, יצרנית אלקטרו-רפואית שבסיסה גם היא בגרמניה, כמו גם תאגידים ידועים רבים אחרים שעובדים עם Box. לפי Box, יותר מ-100,000 חברות ברחבי העולם מסתמכות על Box ו-Box Cloud. תוכנת ECM יכולה לשמש גם חברות קטנות ובינוניות או משתמשים פרטיים. תוכנת ECM היא פתרון גמיש וניתן להתאמה אישית העונה על הצרכים של כל עסק או משתמש ביתי.
בניגוד לאחסון ענן טיפוסי, תוכנת ECM כמו Box מציעה פתרון תוכנה מקיף לגיבוי נתונים, שיתוף פעולה ברשת וזרימות עבודה מפושטות - משימות שפתרונות אחסון ענן טיפוסיים לבדם לא יכולים לבצע.
מהם היתרונות של Box Cloud?
The Box Cloud הוא ענן תוכן. בפועל, זה אומר שהוא לא רק עובד כמאגר נתונים ולגיבוי נתונים, אלא גם מתמקד בעבודה משותפת על מסמכי החברה.גישת תוכן חדשנית זו, שבה ההתמקדות היא בתוכן ולא במסמכים (קבצים), מעניינת במיוחד חברות פעילות גלובלית.
לא משנה אם מדובר במידע שיווקי על מוצרים, חוזי רכישה, מסמכי התקשרות ממחלקת משאבי אנוש או תמונות וסרטונים - כל המסמכים הללו רלוונטיים ביותר עבור ארגון חברה. במיוחד כאשר חטיבות שונות במדינות שונות עובדות עם אותם מוצרים ושירותים, חיוני שהתוכן הזהה יהיה זמין לכל התחומים. זה לא רק חשוב בגלל זהות ארגונית אחידה, אלא גם חוסך בעלויות שעולות. Box Cloud מבטיח שאחסון נתונים מרכזי, דיגיטלי ומאובטח זמין עבור כל קבוצת החברות.
Box Cloud מיועד גם לכל מחזור השימוש בתוכן. המשמעות היא שכל קובץ נשאר בפלטפורמה וניתן לערוך אותו ולהשתמש בו במשותף, החל מהאחסון הראשוני ושחרור הנתונים ועד לחתימה וסיווג אלקטרוניים.
כענן תוכן, תוכנת ECM כמו Box with the Box Cloud תורמת תרומה מכרעת להבטיח שתהליכים יישארו רזים, מידע מכל חטיבה זמין ונתוני חברה רגישים מוגנים בכל עת.
מהם 3 הערכים המוספים החשובים ביותר של Box Cloud?
כיישום תוכנת ECM, Box יכולה לעזור לחטיבות ארגוניות שונות לעבוד ביעילות ובשיתוף פעולה. מעל לכל, ארבעת הערכים המוספים הבאים מדברים על השימוש ב-Box בחברות או לשימוש פרטי, מה שאפשר גם עם ה-Box Cloud:
1. אבטחה, תאימות ואחסון אזורי
בכל חברה יש כמות גדולה של נתונים שצריך להגן עליהם. הן מידע אישי ממחלקת משאבי אנוש והן נתוני מוצר ממחלקת הפיתוח או המכירות חייבים להיות מאובטחים ומוגנים מפני גישה בלתי מורשית.בנוסף, חברות מחויבות לעמוד בדרישות הציות ובתקנות הגנת המידע במדינת השימוש המתאימה. עבור גרמניה, זה אומר, בין היתר, עמידה בדרישות של תקנת הגנת המידע הכללית האירופית (GDPR).
Box Cloud מרשים בתחום זה עם ארכיטקטורת אבטחה מקצועית, בקרות גישה המשתמשות בבינה מלאכותית לאיתור ליקויי אבטחה וממשל מקורי בענן המונע התנגשויות משפטיות.
בקרות האבטחה המובנות Zero Trust מטרתן להבטיח שניתן יהיה לזהות כל משתמש באופן ייחודי לפני אחזור נתונים מהענן. בנוסף, Box Cloud הוא בעל אישור FIPS 140-2. בשימוש על ידי ממשלת ארה" ב עבור מודולים קריפטוגרפיים, תקן אבטחה זה מגדיר דרישות עבור מודולים המבצעים פונקציות הצפנה, כולל מודולים היוצרים, משתמשים או מאחסנים מפתחות.אלה חייבים להיות בעלי מנגנוני חומרה ותוכנה עמידים בפני חבלה כדי למנוע גישה לא מורשית למפתחות ולנתונים רגישים אחרים.
בנוסף, כל קובץ המאוחסן ב-Box Cloud מסופק בהצפנת AES 256-bit הן במצב מנוחה והן במהלך שידור. תכונת Box Shields יכולה גם לזהות ולתקן דליפות נתונים ופגמי אבטחה בזמן אמת.
חשוב: Box מציעה ללקוחותיה לאחסן את כל הנתונים באופן אזורי בענן Box. אפשרות זו מאפשרת לאחסן נתונים ממשתמשים גרמניים בשרתים אירופאים באופן תואם לחוק, מאובטח ובהתאם לדרישות ה-GDPR. פונקציית Box Zones, המאפשרת אחסון אזורי, מציעה ללקוחות גרמניים ואירופים את הרמה הגבוהה ביותר האפשרית של הגנה על נתונים.
2. שיתוף פעולה במבני צוות
בחברות גדולות, מקובל שמחלקות פועלות יחדיו בינלאומית.עם Box Cloud, צוותים יכולים לעבוד יחד בכל מקום וללא קשר לחומרה, מערכות הפעלה או תוכנה בענן. זה מתאפשר הודות לשילוב חלק של אפליקציות עסקיות כגון Microsoft 365, Google Workspace, Teams או Zoom.
שילוב אפליקציות וצפייה בקבצים בסביבת העבודה של Box Cloud הינו ידידותי למשתמש וחדשני עבור המשתמשים בה. בנוסף לאפשרות הגישה ל-Box Cloud מבוססי אינטרנט דרך דפדפן האינטרנט, יש גם אפליקציות זמינות עבור מערכות הפעלה נפוצות לנייד. פונקציית Box Drive מבטיחה שניתן לשלב כונן וירטואלי במחשב השולחני באמצעות פרוטוקול WebDAV, בו ניתן גם לשמור ולשתף תוכן.
3. זרימות עבודה וחתימות אלקטרוניות
הזמנים שבהם עובדים שיתפו מסמכי חוזה או מסמכים חשובים אחרים זה עם זה בנייר, חלפו מזמן.כיום, חברות עובדות עם זרימות עבודה דיגיטליות, כאשר חוזה חשוב, למשל, ניתן לצפות, לערוך, לסווג ולאשר אונליין מהיצירה ועד לאישור.
כלים לאוטומציה של זרימת עבודה מציעים שימושיות ונוחות מירבית ועוזרים להאיץ תהליכי אישור בחברות. הפונקציה "סימן קופסה" מציעה למשתמשים גם אפשרות לשלב חתימות אלקטרוניות במסמכים דיגיטליים ולחתום עליהם בצורה דיגיטלית. אפשר לשלוח את החתימה הדיגיטלית מבוקס או לחילופין מאפליקציות עסקיות אחרות כמו Salesforce או Microsoft 365 במידה והן מחוברות ל-Box Cloud.
האם ה-Box Cloud כדאי גם למשתמשים פרטיים?
עם Box Cloud, למשתמשים עסקיים יש גישה למגוון רחב של פונקציות כדי לעבוד יחד ביעילות ולהשתמש ב-Box לא רק כאחסון נתונים או לגיבוי נתונים, אלא כענן תוכן מקצועי.
יחד עם זאת, Box Cloud מעניין גם עבור משתמשים פרטיים, גם אם משתמשים בודדים אינם יכולים להשתמש באפשרויות ובפונקציות השונות של Box בפירוט.
לאנשים פרטיים, Box מציעה אלטרנטיבה מעניינת לפתרונות הענן הקונבנציונליים מבית מיקרוסופט, גוגל או אפל עם התעריף החינמי למשתמש יחיד. עם 10 ג'יגה-בייט של שטח אחסון פנוי והעלאה מקסימלית של 250 מגה-בייט לקובץ, שירות הענן מציע מגוון טוב של פונקציות למשתמשים פרטיים שרוצים לגבות קבצי Office או תמונות.
תיבה מוגבלת בגרסאות הקובץ, מכיוון שרק גרסת הקובץ הנוכחית נשמרת. הגישה ל- Box Cloud החינמית יכולה להיות גם ניידת וגם נייחת. גם השילוב של Microsoft 365 ו-Google Workspace כלולה בגרסה החינמית, כך ש-Box Cloud מתאים בכל מקרה גם למשתמשים פרטיים.
אם אתם זקוקים לשטח אחסון נוסף כמשתמש פרטי, תוכלו לקבל עד 100 גיגה-בייט של שטח אחסון ואפשרות להעלות קבצים עד 5 גיגה-בייט בתוכנית Personal Pro. עם מנוי שנתי, משתמשי Box Cloud משלמים 9 יורו בחודש עבור השדרוג.
כמה עולה Box Cloud לעסקים?
Box Cloud מציעה לתאגידים גדולים, חברות בינוניות וצוותים עסקיים קטנים יותר הצעות פרטניות לכל צורך. עם התוכנית השנתית של Business Starter, שחייבת לכלול לפחות 3 משתמשים, לצוותים יש גישה לאחסון של עד 100 GB ולממשק המשתמש החדשני של Box Cloud המבטיח את השימושיות הטובה ביותר. צוות עם 3 משתמשים משלם 13.50 יורו לחודש עבור גישה לענן Box בתעריף הקטן ביותר של Box.
התעריפים הארגוניים, שעולים 13.50 יורו לחודש עבור החבילה הזולה, מכילים פונקציות נוספות שחורגות ממיחשוב ענן טהור. Box Sign עבור חתימות דיגיטליות, Box Relay לאוטומציה של זרימות עבודה, מסנני חיפוש מקצועיים ופונקציות אבטחה רבות אחרות זמינות לכל המשתמשים, בהתאם לחבילה.
לסיכום, מהם היתרונות של Box כספק ענן?
Box כתוכנת ECM מקצועית היא אופציה אטרקטיבית בסך הכל והיא יותר מסתם חנות נתונים או כלי גיבוי נתונים. תכונה חשובה היא היכולת לגשת לקבצים ב-Box Cloud מכל מכשיר עם חיבור לאינטרנט.
פירוש הדבר שמשתמשים יכולים לעבוד על מסמכים או להציג קבצים מחשבון ה-Box שלהם, לא משנה היכן הם נמצאים. בנוסף, Box מציעה רמת אבטחה גבוהה עם שכבות הגנה מרובות ובהתאם לחבילה פונקציות וכלים שונים בתחומי האבטחה והשיתוף. ערך מוסף מרכזי של Box הוא האפשרות לשלב מספר אפליקציות פרודוקטיביות פופולריות בענן התוכן, כך שצוותים יוכלו לעבוד ביעילות, במקצועיות ובזבוז קטן ככל האפשר.
