יישום ועידת וידאו, כלים ובסיס משפטי

הישאר מחובר לעולם מהבית

לכל המאוחר עם מגיפת הקורונה והמשרד הביתי הנלווה לכך, ועידות וידאו הפכו לחלק בלתי נפרד מהעבודה היומיומית עבור עובדים רבים. לכן אנו בוחנים מקרוב אילו דרישות טכניות נדרשות, אילו כלים מתאימים ואילו תנאים משפטיים חלים על ועידת הווידיאו.

מהו ועידת וידיאו?

ועידת וידיאו היא מפגש בין שני אנשים או יותר המתקיים כמעט דרך האינטרנט. משתתפי ועידת הווידיאו מתקשרים באמצעות מצלמת רשת ומיקרופון.

על מנת לארגן את ועידת הווידאו, נדרש שרת וידיאו, שכל המשתתפים יכולים לגשת אליו. במהלך פגישת הווידיאו, כל המעורבים בדרך כלל רואים אחד את השני.

מנחה משתלט לעתים קרובות על הזמנת המשתתפים לוועידת הווידיאו ועל הנחת הכנס בעצמו. אדם זה יכול, למשל, לאפשר למשתתפים אחרים לשחרר את הצג או המיקרופון שלהם לדיבור.

בהתאם לתוכנת ועידת הווידאו, אנשים יכולים לקחת חלק באירוע עם המחשב האישי שלהם או עם סמארטפון.

ישנם כלי ועידת וידיאו ווידיאו בחינם וגם בתשלום.

12 ספקים לפגישות מקוונות

1. מיקוגו

מיקוגו היא ספקית גרמנית של כנסים מקוונים ומצגות וירטואליות. המיוחד במיקוגו הוא שבוועידת הווידיאו רק המסך משותף, אך המשתתפים אינם מתקשרים זה עם זה ישירות באמצעות וידאו, אלא רק באמצעות שמע.

המארח של פגישת מיקוגו צריך להקים חשבון. לאחר מכן ניתן להזמין משתמשים אחרים בדוא"ל כדי לשתף או לשלוט במסך. ההשתתפות אפשרית באמצעות מציג HTML באמצעות הדפדפן עם סמארטפון או שולחן עבודה.

החיבורים באמצעות מיקוגו מוצפנים עם 256 סיביות.

מידע נוסף: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting מיועד לועידות וידאו בהבחנה גבוהה. בהתאם לחבילה שנבחרה, עד 250 איש יכולים להשתתף בפגישת וידאו, וניתן לחבר מקסימום 25 באמצעות וידאו.

קביעת פגישה היא קלה וניתנת ליישום באופן ספונטני. מנהלים יכולים להפעיל פונקציות בודדות עבור משתמשים, כגון המיקרופון או שיתוף המסך.

בנוסף להשתתפות באמצעות דפדפן או אפליקציה, ניתן גם לחייג בטלפון.

מידע נוסף: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer הוא כלי שפותח במקור לשליטה מרחוק על מחשבים. TeamViewer מציעה כעת כלי משלה לוועידות וידאו עם "פגישות". הודות להצפנה מקצה לקצה, התוכנה מציעה תקני אבטחה גבוהים ומאפשרת פגישות ספונטניות וכן שיחות קוליות. תקשורת אפשרית ישירות באמצעות אודיו או צ'אט. עד 300 אנשים יכולים לקחת חלק בפגישת וידאו עם TeamViewer.

מידע נוסף: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

באמצעות Google Hangouts, Google מציעה לחברות כלי בתשלום כחלק מ- G-Suite. זה מאפשר לקיים ועידות וידאו ישירות. לחלופין, קיימת גם האפשרות לקיים פגישות וידאו עם Google Meet. למשתמשים יש אפילו אפשרות לכתוב את השיחות או לתרגם אותן בשידור חי. עם זאת, פונקציית התרגום עדיין לא מפותחת במלואה.

כדי להשתמש ב- Google Meet, משתמשים זקוקים לחשבון Google. השתתפות אפשרית גם ללא אפליקציה דרך הדפדפן או Gmail. אחד היתרונות של כלי ועידת הווידיאו של Google הוא שניתן לשלב בקלות את כל שאר מוצרי Google כגון גיליונות אלקטרוניים של גוגל או מסמכים ולוחות שנה עם כלי הווידאו.

מידע נוסף: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex מבית סיסקו מיועדת לשימוש מקצועי. באופן תיאורטי, עד 40,000 איש יכולים לקחת חלק בפגישה, למשל בכנסים גדולים או בירידים. השתתפות אפשרית גם ללא חשבון מקביל באמצעות הזמנה לקישור. כמשתמש רשום, ישנן פונקציות נוספות.

מידע נוסף: www.webex.com

6. זום

זום הוא אחד מכלי ועידת הווידיאו הפופולריים ביותר בתחומים פרטיים ועסקיים כאחד. ניתן לסנכרן את הפגישות וליצור אותן מיד עם לוח השנה שלכם. בהסכמת כל המשתתפים, ניתן להקליט ועידות וידאו בקלות רבה. יתרון נוסף הוא שניתן לשתף את המסכים על ידי מספר משתתפים. אתה יכול גם ליצור חדרי ישיבות משלך, למשל.

השתתפות בכנסים אפשרית באמצעות אפליקציית שולחן העבודה והסמארטפון וכן באמצעות הדפדפן.

מידע נוסף: www.zoom.us

7. צוותי Microsoft

Microsoft Teams היא חלק מחבילת Office365 של Microsoft. הכלי מתמחה בעיקר בעבודת צוות. כך שזה לא רק כלי ועידת וידאו, אלא גם מציע אלמנטים של ניהול פרויקטים בו זמנית.

לכל מפגש יכולים להשתתף עד 10,000 איש.

מידע נוסף: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. פגישות Adobe Connect

כלי ועידות הווידיאו מבית Adobe תוכנן בעיקר למשתמשים מקצועיים. לדוגמה, חדרי ישיבות יכולים להיות מעוצבים בעיצוב ארגוני. הכלי מציע גם תכונות מיוחדות רבות כגון השתתפות אנונימית בכנס.

מידע נוסף: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. סקייפ

סקייפ של מיקרוסופט הושקה במקור כשירות צ'אט ושיחות וידאו. הכלי קיים מאז 2003. אך כיום אנשים רבים משתמשים גם ב- Skype לשיחות ועידה בוידיאו. המשמעות היא שניתן גם לשתף קבצים כאן בקלות. תקשורת אפשרית גם באמצעות המסנגר המשולב.

מידע נוסף: www.skype.com

10. ג'יטסי פגוש

Jitsi מציעה אוסף שלם של תוכנות חינמיות לתקשורת. זה כולל גם את כלי ועידת הווידאו Jitsi Meet. ניתן להתחיל פגישות וידאו באופן ספונטני ללא אפליקציה או הרשמה. ההצטרפות לפגישה אפשרית באמצעות אפליקציה שנוצרת בנפרד.

ניתן לתכנן ולארגן פגישות באמצעות Jitsi באמצעות לוחות שנה משותפים. ניתן לחבר את הכלי גם לתוכנות לניהול פרויקטים כגון Slack.

החיסרון היחיד: לדברי היצרן, רק עד 35 משתתפים יכולים לתקשר באיכות טובה.

מידע נוסף: meet.jit.si

11. לפיו

באמצעותו, ניתן להתחיל ועידות וידאו ישירות בדפדפן, ללא חשבון או אפליקציה. ההשתתפות אפשרית בקלות באמצעות סמארטפון או שולחן עבודה.

מידע נוסף: whereby.com

12. SocialHub Meet

הכלי SocialHub Meet, שפותח בגרמניה, מרשים בעיקר את היישום שלו התואם את ה- GDPR. לכן הוא מתאים לחברות ששוות ערך רב להגנה על נתונים. לדוגמה, כל השירותים מתארחים בשרתים בגרמניה וניתן להגן על חדרים בודדים באמצעות סיסמאות.

מידע נוסף: socialhub.io

קריטריוני בחירה חשובים לכלי שיחות ועידה בוידאו

ראשית, עליך לשקול מה הדרישות שלך לתוכנת פגישות וירטואליות. האם תרצה להשתמש בכלי כדי לשמור על תקשורת עם עובדים נעדרים? או שאתה רוצה ליצור פלטפורמת תקשורת לדיונים מפורטים עם לקוחות? על מנת לבצע את הבחירה הנכונה לצרכים שלך, עליך לדעת בדיוק מה הצרכים שלך. נקודות חשובות שכדאי לקחת בחשבון מתי מגוון פונקציות צריך לשים לב אליהם:

• איכות וידאו ברזולוציה גבוהה או ברזולוציה נמוכה,
• מספר משתתפים פוטנציאלי,
• פונקציה לפיצול המסך,
• אפשרות לעבודה משותפת על מסמכים,
• הצפנת נתונים ו
• מחיר וחוזה מחייב.

מהם היתרונות של כלי ועידת וידאו בתשלום?

חברות רבות מציעות את כלי ועידת הווידיאו שלהן בחינם ואפילו ללא רישום. עם זאת, כלים אלה מוגבלים לעתים קרובות בפונקציונליות שלהם. בנוסף, זה יכול לקרות שהגרסאות החינמיות "בתשלום" עם נתונים שהתוכניות אוספות.

במקרה של הגרסה בתשלום, "רעב הנתונים" של הכלים בדרך כלל מוגבל יותר.

אם חברות זקוקות לכלי ועידת וידאו באופן קבוע, עדיף לעבור לגרסאות בתשלום. אתה נהנה מאבטחת נתונים גבוהה יותר ומכל הפונקציות שאתה צריך.

איזה ציוד אני צריך בשביל ועידת וידיאו?

כדי שכנס וידיאו יתנהל בהצלחה, יש לעמוד בדרישות הטכניות הבאות:

• חיבור אינטרנט מספיק מהיר
• מצלמה עם רזולוציה גדולה מספיק
• מיקרופון עובד

רוחב פס מינימלי של 3 מגה -בייט נדרש לניהול או השתתפות בכנס וידיאו. זה מבטיח שניתן לראות את התמונה מבלי לטלטל. בכל מקרה, מומלץ לכבות את כל התוכניות הדורשות רוחב פס רב במהלך ועידת וידיאו. אין להשתמש בהזרמת וידאו או מוזיקה במהלך פגישת הווידאו אם רוחב הפס נמוך.

ניטו במפגשי וידאו

על מנת שכנסים וידיאו יתנהלו בצורה חלקה, על המשתתפים לדבוק בכללים מסוימים. עדיף למנחים להעביר את חוקי הפגישה מראש. כללים אפשריים הם:

• זה לא נאמר ללא הודעה מוקדמת. אחרת יכול לקרות שכולם מדברים בבת אחת.
• כאשר אדם אחד מציג, האחרים מכבים את המיקרופון שלהם. בדרך זו, המרצה אינו מוטרד מרעשים כגון רשרוש.
• אם כל מי שיש לו מצלמה משתתף, כולם צריכים גם להדליק את המצלמות שלהם. כל דבר אחר יהיה גס רוח.
• כולם צריכים להתלבש לפגישת וידיאו כפי שהם היו מתייחסים לפגישה באתר. הרי אף אחד לא היה נכנס למשרד בחליפת ריצה.

יתרונות וחסרונות של ועידות וידאו

ישנן חברות רבות המציעות ועידות וידאו יתרונות:

• תקשורת בין מיקום ללא מסע ארוך
• חיסכון בעלויות הנסיעות
• זמני תגובה קצרים יותר
• תקשורת אופטימלית וקבלת החלטות מהירה יותר
• ניהול משברים וניהול פרויקטים טובים יותר

עם זאת, יש גם חִסָרוֹן אֵיך:

• מאמץ טכני גבוה יותר
• תקשורת אפשרית רק בעזרת עזרים
• טווח הקשב מופחת על המסך
• אופי לא מחייב מאשר במפגש החי באתר

תנאים משפטיים לועידות וידאו

מבחינת חוק הגנת הנתונים, ועידות וידיאו מכוסות בתקנון הגנת הנתונים הכללי. בהתאם לכך, המעסיקים רשאים לאסוף ולהשתמש בנתוני עובדים אם הם משרתים את "מטרת יחסי העבודה" (סעיף 26 פסקה 1 BDSG) או אם למעסיק יש בו "אינטרס לגיטימי" (סעיף 6 פסקה 1 ו GDPR).

האינטרסים של המעסיק מנוגדים לאינטרסים של העובדים הראויים להגנה. אלה יהיו בסיכון, למשל, אם הכלי לווידיאו משמש לא רק לפגישות, אלא גם לניטור העבודה במשרד הביתי.

הימנע מעייפות בוועידות וידאו

בתיאוריה, ניתן להתחיל ועידות וידיאו בכל זמן ובכל מקום, אך בפועל הצטברות של פגישות וידאו יכולה להוביל לעייפות.

אחת הסיבות לכך היא צפיפות הגירויים הגבוהה, למשל בפגישות עם מספר רב של משתתפים. יחד עם זאת, בפגישת וידיאו כשהמצלמה מופעלת, לעולם אינך יודע מי מסתכל עליך. תחושה זו של צפייה כל הזמן יכולה להחמיר את תסמיני העייפות. בסופו של דבר, גם המבט המתמיד על המסך הוא שמגביר את העייפות ללא יותר מדי הסחות דעת.

ניתן לתקן זאת על ידי הפסקה בכנסים ארוכים יותר בווידיאו. זה גם יכול להיות הגיוני שהמשתתפים לא צריכים להשתתף בכנס עם הסרטון שלהם כל הזמן.

הקלטת ועידות וידאו - מה מותר?

למרות שנראה כי הקלטת ועידות וידיאו היא שיטה נפוצה עבור כלים רבים ורבים שמציעים אפשרות זו, אך ישנם חששות משפטיים חמורים.

על פי ה- STGB, זה יכול להיות עבירה פלילית אם שיחות לא ציבוריות או ועידות וידיאו מוקלטות ללא אישור. חוקי הגנת הנתונים הנוכחיים אוסרים גם הקלטה של פגישות וידאו ללא הסכמת המשתתפים.

באופן עקרוני, החוק רואה בוועידות וידיאו תחליף לפגישה חיה. כל אדם ללא הקלטת וידאו יוכל גם להשתתף שם.

הטיעון ליישום תיעוד פגישת הווידיאו עם ההקלטה אינו חל אף הוא, כיוון שכניסה באמצעות טקסט אפשרית גם בוועידת הווידיאו.

על מנת להקליט ועידת וידיאו, יש לתת את הדברים הבאים:

• הסכמה מרצון של כל הצדדים המעורבים, המתקבלת לפני תחילת ההקלטה.
• הטופס בכתב של ההסכמה או תיעוד ההסכמה.
• הסבר של המשתתפים על משמעות ההקלטה ומטרתה.
• התייחסות לזכות המשיכה להסכמה.

ביסודו של דבר, לא מנחים או משתתפים צריכים להקליט ועידות וידיאו ללא הסכמה של ועידות הווידיאו האחרות. זה גם לא חל אם ההקלטה צריכה להיעשות לצורכי תיעוד פשוטים.

איזה כלי מתאים לועידות הווידאו שלי?

כיום זהו חלק מחיי היומיום שנערכים ועידות וידיאו בחברות. השוק של הכלים המתאימים הוא גדול, כך שתוכל לאבד במהירות את הדברים. השאלות הבאות יכולות לעזור לך לבחור את התוכנה הנכונה:

• כמה אנשים לוקחים חלק במפגשי הווידיאו שלי בממוצע?
• האם אני "רק" צריך כלי לשיחות וידיאו או שהכלי צריך להכיל פונקציות אחרות כגון מסנג'ר, תכונות ניהול פרויקטים וכו '?
• האם ניתן יהיה לשלב פגישות לפגישות וידאו ישירות בלוח השנה?
• האם אתה רוצה ששרתי הכלי יהיו בגרמניה?
• האם יש דרך להקליט את הפגישה?
• האם אוכל ליצור מספר חדרי ישיבות?
• האם ניתן להשתתף בפגישות באמצעות הדפדפן?
• כמה כסף יש לי לחודש לכלי פגישות הווידאו?
• האם אני כבר משתמש בכלים כמו G-Suite, Adobe או Microsoft?

בפועל, כדאי לנסות קודם כל כלים שונים לפני, למשל, לקיחת מנוי בתשלום. רוב הספקים עובדים עם תקופת ניסיון חינם של 14 יום או יותר. במהלך תקופה זו, תוכל לבדוק את הכלים בהרחבה באמצעות ועידות וידיאו שונות ולתת לעצמך להשתכנע ביתרונות המתאימים.

בדומה לתוכנות אחרות, אתה והצוותים שלך בסופו של דבר עובדים איתה. לכן, חברות צריכות לשתף את עובדיהן בתהליך קבלת ההחלטות על מנת למצוא קונצנזוס על הכלי שבסופו של דבר ישמש אותו.