כיצד לעקוב אחר משימות שהוקצבו

כדי שתמיד תדע את המצב הקיים הנוכחי לאחר האצלת משימות באמצעות Outlook שלך, תוכל לציין שברצונך לקבל דוח מצב על משימות שהועברו. זה יכול להיות שימושי, במיוחד עבור משימות נרחבות

האציל משימות

כדי להאציל משימה, התקשר לפקודה ב- Outlook 2013 ואילך התחל - פריטים חדשים - בקשת משימות מופעל, ב- Outlook 2010 התחל - אלמנטים חדשים - אלמנטים נוספים - בקשת משימות, ב- Outlook 2003/2007 חדש - בקשת משימות חדשה. לאחר מכן הזן את הנתונים ואת כתובת הדוא"ל של העובד שאליו ברצונך להעביר את המשימה ולהגיש את המשימה. אך מה אם נכנסת למשימה פעם אחת במתכנן המשימות שלך ורק אחר כך מבינה שאין לך מספיק זמן לכך וכי מוטב שתאציל אותה? לאחר מכן המשך כדלקמן:

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על המשימה במתכנן המשימות והתקשר הקצה משימה עַל.
2. לאחר מכן הזן את כתובת הדוא"ל של האדם שאליו ברצונך להעביר את המשימה, כתוב הודעה קצרה והתאם את תאריך היעד כך שעדיין יהיה לך זמן לבדוק את התוצאה.
3. וודא שיש לך את שתי האפשרויות שמור את העותק המעודכן של משימה זו ברשימת המשימות שלי ו שלח לי דוח מצב ברגע שהמשימה מבוצעת מופעלים. אחרת המשימה לא תופיע במתכנן המשימות שלך; בנוסף, לא תקבל הודעה אוטומטית לאחר השלמת המשימה.
4. שלח את בקשת המשימה.

בדרך זו אתה מוודא כי אתה מתעדכן אוטומטית בהתקדמות

כדי שתמיד יופיעו משימות שהוקצבו במתכנן המשימות שלך ותקבל הודעה בעת ביצוע המשימה, יש להפעיל את שתי האפשרויות שהוזכרו בשלב 3 ב- Outlook שלך. אז לא תמיד צריך לזכור לאפשר את האפשרויות משלב 3 מהסעיף הקודם בעת האצלה. האפשרויות מופעלות כברירת מחדל, אך עדיף לבדוק שהן בצד הבטוח:

1. ב- Outlook 2010 ואילך, התקשר לפקודה קובץ - אפשרויות - משימות ב- Outlook 2003/2007 כלים - אפשרויות - אפשרויות משימות. 

2. ב- Outlook 2010 ואילך, הפעל את האפשרויות הבאות: עדכן את רשימת המטלות שלי עם עותקים של משימות שאני מקצה לאנשים אחרים ו שלח דוח מצב כאשר סיימתי משימה שהוקצתה א.. 

3. ב- Outlook 2003/2007 הפעל את שתי האפשרויות שמור את המשימות שהוקצו מעודכנות ברשימת המשימות ו שלח דוח מצב כאשר המשימות שהוקצו מסתיימות א.
4. סגור את תיבות הדו -שיח.

כך תוכל להציג את מצב ההשלמה והאחריות

ברשימת הפעילויות (הצג רשימה פשוטה) העמודה חסרה % הושלמוזאת בתצוגה רשימת פרטים מופיע. אם אתה לעתים קרובות מאציל משימות נרחבות והעובדים שלך מתעדים באופן קבוע ב- Outlook כמה אחוז מהמשימה הם כבר השלימו, אז אני ממליץ לך להשתמש ב % הושלמו גם בנוף רשימה פשוטה להכניס. זה ימשיך לעדכן אותך בהתקדמות. לשם כך, בצע את הפעולות הבאות:

1. בחר את התצוגה במתזמן המשימות רשימה פשוטה: תצוגת פקודות - שינוי תצוגה - רשימה פשוטה.
2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על אחת מכותרות העמודות, למשל על התייחסות או בגרסאות ישנות יותר נושא המשימהולהפעיל את הפקודה בחירת שדה עַל.
3. גרור את הכפתור % הושלמו ב. מהדיאלוג עם כפתור העכבר השמאלי לחוץ לשורה עם כותרות העמודות. ההצעה שלי: גרור אותו למיקום מימין לכותרת העמודה אמור להגיע. חץ אדום מראה היכן % הושלמו מוכנס ככותרת עמודה חדשה ג.. ברגע שהכפתור נמצא במיקום הרצוי, שחרר את לחצן העכבר.
4. אם אין עמודה בתצוגה אחראי מוצג, הכנס אותו כפי שתואר זה עתה. אחראי ניתן למצוא ממש בסוף הרשימה בתיבת הדו -שיח בחירת שדה.
5. לאחר מכן סגור את הדו -שיח בחירת שדה.