אתה עושה זאת אם גרסאות Office אינן תואמות
תוכניות מחשב מעשיות פישטו משמעותית את עולם העבודה הדיגיטלי ואת החיים הפרטיים. מעל לכל תוכנית עיבוד התמלילים של Microsoft Word. המשך הפיתוח הקבוע של תוכנה זו אינו מביא רק פונקציות מעשיות חדשות, אלא לעתים קרובות גם בעיות תאימות. אבל מה הם ואיך אפשר לפגוש אותם?
1. תאימות גרסת Word: מה זה אומר?
חברת התוכנה מיקרוסופט מוציאה חבילות אופיס חדשות במרווחי זמן קבועים. זהו אוסף של תוכנות הנפוצות במשרד. תוכל לקבל רישיונות לשימוש בגרסה העדכנית ביותר על ידי רכישת הגרסאות המעודכנות. כברירת מחדל, חבילה כזו כוללת את תוכנת עיבוד התמלילים Word, תוכנת המצגת PowerPoint ותוכנית הגיליון האלקטרוני Excel.
מאז גרסת Word 2000 המקורית, מיקרוסופט פרסמה את Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 ו- 2022-2023. המשמעות של החידושים היא שהטיפול קל יותר בכל פעם, אם כי עם פרטים שונים. שינוי גדול נוסף נוגע להמרת פורמט הקובץ מ- Word 2003 ל- Word 2007 לפורמט קובץ מבוסס XML. XML מייצג "שפת סימון ניתנת להרחבה" - בגרמנית זה אומר משהו כמו "שפה ניתנת להרחבה שניתנת להרחבה על ידי ייצור טקסט". במילים אחרות: זוהי שפה שגם Word וגם המחשב שלך מבינים.
שינויים אלה לא רק משמעו שינוי עבור המשתמש, אלא גם כרוכים בבעיות בתאימות Word. אך מה בדיוק קורה כאשר אתה פותח קובץ Word מיושן או חדש יותר וכיצד ניתן לפתור את הבעיות?
2. מה קורה כשאני פותח גרסאות לא תואמות של Word?
ישנן שתי סיבות לכך שקובץ Word שיש לפתוח אינו תואם לגירסת Office המותקנת במחשב האישי שלך: או שאתה משתמש בגירסה ישנה יותר של Word במחשב האישי או שהמסמך שהתקבל נוצר בגרסה קודמת. הבעיות המתקבלות תמיד ניתנות להשוואה.
אם אתה משתמש בגרסה ישנה יותר, סביר להניח שיתקשו לפתוח את הקובץ וחלק מהתכונות יוצגו בצורה שגויה או כלל לא. מצד שני, אם אתה משתמש בגרסה חדשה יותר של Word מאשר המחבר של מסמך Word, ייתכן ששינויים שביצעת - עם גרסת Word החדשה - אינם מוצגים או מוצגים בצורה לא נכונה.
אם בכוונתך להחליף מסמכים עם עמיתים או חברים, אנו ממליצים לשמור אותם בפורמט קובץ תואם או לעבוד במצב תאימות. המשמעות היא שמסמך Word נשמר בפורמט כזה שניתן לפתוח אותו על ידי גירסאות תוכנה שונות ללא בעיות.
בעיה עם פורמטים של קבצים: DOC או DOCX?
הבעייתיות ביותר הן מסמכי Word חדשים שיש לפתוח אותם בגרסאות התוכנות הישנות יותר Word 2000, Word XP או 2003. מכיוון שכל הגירסאות מתחת לגיל 2003 נשמרות בפורמט קובץ מותאם. במקום קובץ עם הסיומת .doc, Word 2007, 2010, 2016 ו- 2022-2023 צור קבצים המסתיימים ב- .docx.
מאחורי זה יש שינוי באופן שמירת קובץ טקסט. קובץ .docx שומר תמונות וטקסט, בין היתר, בצורה של נתוני XML ולאחר מכן דוחס אותם, בדומה לתיקיית ZIP.
Word מוציא את התוכן רק כאשר אתה פותח מסמכים כאלה. המשמעות היא שנדרש פחות שטח אחסון - ושליחת הדואר האלקטרוני, למשל, היא יותר מאומצת. עם זאת, אם מותקנת במחשב שלך גירסה ישנה יותר של Word, לא תוכל לפתוח פורמט חדש זה וכתוצאה מכך לא תוכל לגשת לתוכן הטקסט והתמונה.
תכונות ועיצוב שונים: מה מתווסף, מה אבוד?
בנוסף, הגרסאות השונות של Word שונות מבחינת הפונקציונליות והסגנונות. לדוגמה, נוספו פורמטי מספור מורחבים מאז Word 2010 ומאז 2016 משתמשים הצליחו לסמן הערות במסמך כמסתיימות.
אם אתה משתמש בגרסה ישנה יותר, לא ניתן להימנע מחוסר התאמה. תוכנית Word שלך מפרשת לא נכון אלמנטים מסוימים כגון גופנים וייתכן שלא תציג אותם כלל. להלן סקירה כללית של המשך הפיתוח של התכונות ב- Word מאז 1997:
|
תכונה |
97-2003 |
2007 |
2010 |
2013 |
2019 |
|
נוסחאות | |||||
|
גופנים גדולים וקטנים | |||||
|
פורמטי מספור מורחבים | |||||
|
ניתן לסמן הערות כבוצעו | |||||
|
ראה שינויים שביצעו מחברים משותפים בזמן אמת |
זהו רק חלק מהפונקציות שנוספו מדור לדור. ל- Office2022-2023 הגדרות רבות אחרות המאפשרות נגישות רבה יותר, למשל.
עם זאת, לא רק נוספו אפשרויות, אלא גם רכיבים מהגרסאות הקודמות אבדו. אם אתה רוצה להמשיך לגשת לתכונות הישנות ולהתרגל בהדרגה לגרסאות Office החדשות, כדאי להיעזר בטריקים מיוחדים שבעזרתם תוכל להימנע משיחות דיאלוג של התקנה מעצבנת.
3. כיצד אוכל לברר את תאימות המסמך שלי עם אחרים?
על מנת להבטיח תאימות של מסמך לגירסאות אחרות של Microsoft Office בעת כתיבת טקסט, מומלץ לבדוק תאימות. מעל לכל, אתה מקבל מידע על האם תכונות בשימוש נתמכות בגרסאות ישנות יותר:
אתה בודק את התאימות על ידי ארבעת השלבים הבאים:
לחץ על הכרטיסייה "קובץ" ובחר בכפתור "מידע".
בחר "בדוק אם יש בעיות".
בחר "בדוק תאימות" בתפריט הנפתח ובמידת הצורך חפש את גירסת Office המתאימה תחת "בחר את הגירסה שתוצג".
בעיות תאימות קיימות מופיעות בחלון "סיכום".
אם מראים לך חוסר תאימות כאן, יש לך אפשרות להחליף את התכונות המתאימות לאלה המוצגות גם בגרסאות ישנות יותר. כדי להיות בטוח, הפעל את הבדיקה שוב עד שתשיג את התוצאה הרצויה.
4. מה הפתרון אם גרסאות Office אינן תואמות?
בנוסף לאפשרות לתקן אי -תאימות אינדיבידואליות, ישנם גם פתרונות אלגנטיים יותר לקבצי Word תואמים. גם בעת יצירת מסמכים, אתה יכול לשים לב לתאימות עם גירסאות קודמות. עם זאת, לפעמים יש צורך להוריד תוכנית נוספת.
חבילת תאימות עבור Microsoft Office 2000, XP ו- 2003
עבור משתמשי Microsoft Office 2000, XP או 2003 נדרשת מה שנקרא "חבילת תאימות". כפי שכבר צוין, היו פורמטים שונים של קבצים מאז וורד 2007. על מנת לפתוח קבצי .docx עם גרסאות Office ישנות יותר, יש צורך בחבילה משלימה.
ישנם ממירים דומים המאפשרים לך לפתוח קבצי Works ישנים ב- Word. מבחינת הפונקציונליות, יישומי המרה כאלה דומים מאוד. אתה מייבא קובץ טקסט ומביא אותו לפלט בפורמט היעד. בעוד פתיחת קבצי טקסט של .docx עם "חבילת התאימות" פועלת באופן אמין, הגרפיקה והטקסט של קבצי .docx מוצגים לפעמים באופן שגוי. זה קורה גם כשאתה שומר וערוך קובץ טקסט של .doc ב- Word 2007 ואילך.
אחסון ממוקד בפורמט הנכון: כך זה עובד
עם "חבילת התאימות" יש לך ממיר המאפשר לך לגשת למסמכי .docx. לעומת זאת, אם אתה משתמש בגירסה חדשה יותר של Word, ייתכן שיש לך בעיות בגישה לקבצי .doc. ניתן לשמור קובץ .doc בפורמט .docx בכמה לחיצות בלבד:
לחץ על הכרטיסייה קובץ.
בחר "שמור בשם".
בחר .docx במקום קובץ .doc מהתפריט הנפתח.
לחץ על כפתור "שמור".
צור מסמכי Word לגירסאות ישנות יותר
אם, לעומת זאת, אינך מחבר משותף, אך צור מסמך Word ולאחר מכן שתף אותו עם משתמשי גרסאות תוכנה ישנות מ -2007, יש לך אפשרות לבסס תאימות לפני שליחתו. תוכל לעשות זאת על ידי בחירת "Word 97-2003" בעת השמירה. המשך כדלקמן צעד אחר צעד:
-
עבור אל "קובץ" במגש המערכת.
-
לחץ על שמור בשם ".
-
בחר "Word 97-2003" במקום .docx.
-
אשר את הכניסה שלך על ידי לחיצה על "שמור".
לא רק יש לך את האפשרות לבחור מבין שני פורמטי הקבצים המתוארים, אלא גם לבחור מתוך:
- מסמך Word (.docx)
- מסמך XML של Word (.xml)
- מסמך XPS (.xps)
- מסמך Word 97-2003 (.doc)
- סיומת קובץ ב- Microsoft Word (.docm)
זה מאפשר לך לקבוע באופן ידני באיזה פורמט קובץ אתה שומר ולשתף מסמך טקסט ב- Word.
מצב התאימות: Word משתלט עבורך על התאמת התכונות
עם זאת, ל- Word יש גם את מצב התאימות. מצב זה מבטיח תאימות אוטומטית בעת פתיחת מסמכים שנוצרו בגירסאות קודמות של Word. מכיוון שבמצב תאימות אף אחת מהתכונות המורחבות והמוטבות אינן זמינות במהלך העריכה תחת גירסת Office החדשה.
אנשים שעובדים יחד על מסמך אך משתמשים בגירסאות Office שונות, יש להם רק גישה לפונקציות הזמינות אפילו בגרסה הוותיקה ביותר. הפורמט גם נשאר ללא שינוי בעת עריכת מסמך Word עם דור אחר של Office.
מצב תאימות מוצג בדרך כלל בשורת הכותרות מימין לכותרת המסמך. לאחר ההפעלה, אינך צריך לדאוג אם קובץ Word שלך עדיין יהיה תואם לגרסאות המחברים המשותפים לאחר העריכה. Word תתאם עבורך את הגרסאות השונות של Word.
מסקנה: התמודדות עם בעיות תאימות עם ידע הרקע הנכון
עם Microsoft Word לא רק שימושי לדעת כיצד להתאים אישית את Word, להגן על מסמכים משלך או להפעיל תוספות Word. תאימות גרסאות וורד יכולה גם להוות מכשול שניתן להתגבר עליו על ידי ידע מתאים של שלבים מעשיים.
זה מקל על החלפת נתונים עם עמיתים כמו גם חברים שמשתמשים בגרסאות Office שונות. בנוסף למצב התאימות, תוכל גם להשתמש באפשרויות הגדרה ידניות ב- Word לניהול עצמאי של התכונות ופורמטי הקבצים שבהם נעשה שימוש.
שאלות ותשובות
מהי בעיית תאימות ב- Word?
כאשר אנשים - בין אם הם עובדים או פרטיים - עובדים יחד על מסמך טקסט אך אינם משתמשים באותה גירסה של Microsoft Word, נוצרות בעיות בפתיחת הקבצים ובתצוגה המתאימה של הקבצים. גרסאות של Word הן:
- Word 2000
- Word XP
- Word 2003, 2007, 2013, 2016 ו- 2022-2023
מה ההבדל בין קובצי .doc ו- .docx ב- Word?
מאז Word 2007, קובצי הטקסט אינם נשמרים עוד עם הקיצור .doc, אלא עם הסיומת .docx. מאחורי זה דרך לאחסון מידע דחוסה יותר ולכן חסכונית יותר. המונח הטכני הוא פורמט קובץ.
כיצד אתה עוקף בעיות תאימות?
אם קבצי Word אינם תואמים, ניתן לפתור זאת באופן ידני באמצעות אפשרויות שונות לשמירת פורמטים. או שתוכל להשאיר את הטיפול בבעיות תצוגה וגישה לקבצים למצב תאימות אוטומטית של Word.
כיצד פועל מצב התאימות?
מצב התאימות של Word מבטל את כל הפונקציות שלא היו זמינות בגרסאות ישנות יותר. המשמעות היא שלמשתמשים יש גישה לקובץ Word, כולל כל הגרסאות, ללא קשר לדור ה- Office בו נעשה שימוש. גם תבניות סגנון נשמרות ומוצגות בצורה נכונה.
