זה קל, צעד אחר צעד
מסמכי מיזוג דואר הם לרוב הבסיס למיזוג דואר שברצונך לשלוח ללקוחות באמצעות Outlook, למשל. הניסיון להשתמש בהיפר -קישורים בודדים במסמכים כאלה נכשל כיוון שהקישורים יוצאים כטקסט רגיל לחלוטין, אם כי הם מעוצבים נכון כהיפר -קישורים במקור הנתונים. מקבל הדואר האלקטרוני אינו יכול ללחוץ על ההיפר-קישור ולהציג את הדף המשויך בדפדפן. Word מתעלם מכל עיצוב בעת השתלטות על שדות מיזוג הדואר ממקור הנתונים ומשתלט רק על הטקסט הטהור משדה הנתונים.
אחת הדרכים לפתור בעיה זו היא לוודא שהיא מעוצבת כהיפר -קישור ב- Word. לשם כך, אתה משתמש בפונקציית שדה מיוחדת המוגדרת כדלקמן:
- ראשית צור את מסמך מיזוג הדואר כרגיל.
- השתמש בתפריט VIEW-TOOLBAR-SERIAL PRINT כדי לוודא שסרגל הכלים "מיזוג דואר" מוצג. ב- Word 2010 וב- 2007 תוכלו למצוא את הפקדים המתאימים בכרטיסייה »דיוורים«.
- מקם את הסמן במקום בו ברצונך שההיפר -קישור יופיע ובחר בתפריט INSERT FIELD (Word 2003, 2002 / XP, 2000) או לחץ על הכרטיסייה "הוספה" בקבוצת "טקסט" On FAST BUILDING BLOCK FIELD (Word 2010 ו- 2007).
- בתיבת הדו -שיח הבאה, בחר את הערך »היפר -קישור« ברשימת שמות השדות ולחץ על אישור. התעלם מ"שגיאה! הפניה לא חוקית של היפר -קישור. «.
- כעת סמן את הודעת השגיאה עד לנקודה וכולל אותה והקצה את הסגנון »היפר -קישור« (טקסט כחול, תחתון).
- לחץ לחיצה ימנית על השדה ובחר ערוך HYPERLINK.
- בשדה SHOW TEXT AS, הזן את הטקסט שאמור להיות מוצג במקום ההיפר -קישור, למשל »עוד …« או »לחץ כאן למידע נוסף …«.
- בשדה ADDRESS, הזן כתובת כלשהי כגון "http://www.address.de" ולחץ על אישור. כתובת זו תוחלף מאוחר יותר בתוכן האמיתי משדה מקור הנתונים.
- הקש Alt + F9 כדי להפעיל את הצגת קוד השדה. כעת תראה את פונקציית השדה הבאה במסמך Word שלך:
{HYPERLINK "http: // www. Adresse.de"} - בחר את הטקסט בין מרכאות (כאן "http: // www. Adresse.de") והכנס את שדה מיזוג הדואר ממקור הנתונים המכיל את ההיפר -קישור, למשל שדה "קישור" או "כתובת URL". פונקציית השדה נראית כעת כך:
{HYPERLINK {MERGEFIELD "קישור"} \ * MERGEFORMAT} - הקש Alt + F9 כדי לכבות את הצגת קוד השדה שוב, הצב את הסמן בכל מקום בקוד השדה והקש F9.
Word מעדכן כעת את קוד השדה בהתאם למידע ברשומה הנוכחית. אם תעביר את מצביע העכבר מעל ההיפר-קישור, וורד מציג את כתובת ההיפר-קישור המתאימה של רשומת הנתונים הנוכחית כהמלצת כלים ואת ההודעה »Ctrl-לחץ כדי לעקוב אחר הקישור«.
כעת תוכל להתחיל את הפלט של מיזוג הדואר לאאוטלוק ותמצא היפר-קישורים מעוצבים, הניתנים ללחיצה, בהודעות הדואר האלקטרוני בתיבת הדואר הנכנס.
