רשימות הפצה הן מתקן מעשי ב- Outlook: אם אתה שולח דואר לא פעם לאותה קבוצת נמענים, למשל חברי קבוצת העבודה שלך, צוות או אפילו חברי מועדון, רצוי להשתמש ב- Grup
כל שעליך לעשות הוא להגדיר רשימת תפוצה המכילה את כל כתובות הדואר של קבוצת העבודה שלך, למשל - אז בעתיד יהיה עליך להזין רק את רשימת ההפצה בשדה אל של הודעת דוא"ל, לאחר מכן Outlook יחליף אוטומטית את הייעוד הזה בכתובות הדוא"ל המתאימות. כאשר הדוא"ל נשלח.
אם ברצונך לשלוח את הדואר לנמענים אחרים, פשוט הוסף את כתובותיהם (מופרדות באמצעות פסיק או פסיקים) אחרי שם רשימת ההפצה.
תשומת הלב: ניתן להשתמש ברשימות הפצה גם בשדה CC או BCC של דואר.
כיצד ליצור רשימת תפוצה חדשה
כיצד ליצור רשימת תפוצה ב- Outlook שלך עם קבוצת אנשי קשר, למשל עם כל חברי צוות הפרויקט או עם כל הלקוחות שלך:
1. פתח את התיקיה / פנקס הכתובות של אנשי הקשר של Outlook.
2. ב- Outlook עד גירסה 2007, התקשר קובץ → חדש → רשימת תפוצה או הקש CTRL + SHIFT + L. ב- Outlook 2010, לחץ על הכרטיסייה התחל על הכפתור קבוצת אנשי קשר חדשה (קיצור המקשים פועל גם כן).
3. הזן בשדה "שֵׁם מִשׁפָּחָה" שם לרשימה, למשל "לקוחות", "לקוחות xyz", "קבוצת עבודה"; "פרויקט X".
שימו לב: אם כבר קיימת רשימת תפוצה עם שם זה בפנקס הכתובות, Outlook אינו מציג אזהרה, אלא יוצר רשימה שנייה עם אותו שם.
4. לחץ על "בחר חברים"(או ב- Outlook 2010 בחר חברים → מאנשי הקשר של Outlook) כדי להוסיף אנשי קשר מפנקס הכתובות הדיגיטלי לרשימת ההפצה. בחר את אנשי הקשר בלחיצה כפולה וסגור את תיבת הדו -שיח בחירה עם בסדר. אם ברצונך להוסיף כתובות של אנשים שאינם נמצאים בפנקס הכתובות, לחץ ב- Outlook עד 2007 הוסף חדש והקלד את הכתובות; ב- Outlook 2010 לחץ הוסף חברים → איש קשר חדש בדוא"ל. הזן את הנתונים וקבע אם יש להוסיף את איש הקשר לפנקס הכתובות.
5. ברגע שהכנסת את כל הכתובות, לחץ על "שמור וסגור".
כעת תוכל למצוא את רשימת ההפצה בתיקיית אנשי הקשר - תוכל לזהות אותה שם בשמה ובסמל עם שני הראשים המסוגננים.
כיצד לשלוח מייל לרשימת תפוצה
ברגע שרשימת ההפצה מוגדרת, שלח הודעה לכל הכתובות ברשימה כדלקמן:
1. כתוב הודעה חדשה כולל הנושא. לאחר מכן לחץ על הלחצן אל. אם הכתובות אינן בשדה בְּ צריך להכניס, לחץ על עותק בהתאמה. עותק מוסתר (אז הנמענים לא יראו את הכתובות האחרות).
2. בחר את רשימת ההפצה מתיקיית אנשי הקשר בלחיצה כפולה וסגור את תיבת הדו -שיח עם "אישור".
3. אם ההודעה צריכה לעבור לנמענים אחרים, פשוט הוסיפו את כתובותיהם (מופרדות באמצעות נקודה -פסיק או פסיקים) על שם רשימת ההפצה.
רק כאשר אתה שולח את הדואר האלקטרוני Outlook מחליף את שם רשימת ההפצה בכתובות הדואר האלקטרוני שהיא מכילה.
כיצד לערוך ולשנות רשימות תפוצה
מדי פעם יש צורך להוסיף כתובות דואר אלקטרוני נוספות לרשימת תפוצה או למחוק כתובות קיימות. כדי לערוך רשימת תפוצה, המשך כמתואר להלן.
1. פתח את תיקיית אנשי הקשר.
2. לחץ פעמיים על שם רשימת ההפצה הרצויה (ניתן לזהות רשימות תפוצה לפי הסמל המציג שני ראשים מסוגננים).
3. בצע את השינויים הרצויים: להוספת אנשי קשר מפנקס הכתובות, לחץ על "בחר חברים", כדי להזין כתובות חדשות, לחץ על "הוסף חדש". תוכל למחוק כתובות שכבר אינן נדרשות באמצעות "הסר".
4. כשתסיים, לחץ על "שמור וסגור".
אם ברצונך לערוך אחת מהכתובות, פתח אותה בתיקיית אנשי הקשר וערוך את איש הקשר. Outlook מקבל את כתובות הדואר מפנקס הכתובות.
רק אם אין איש קשר מתאים Outlook לוקח את הכתובת שהוזנה באמצעות "הוסף חדש", שלא תוכל לערוך ברשימת ההפצה.