ניהול נתונים טוב: משימות, כלים וקונספט

אלה ארבעת סוגי הנתונים שאתה בהחלט צריך לדעת

שאלת ניהול הנתונים הנכון הופכת חשובה יותר ויותר עבור חברות. אחרי הכל, כמויות גדולות של נתונים מעובדים בחברות מדי יום והפיכתם לזמינים מחד והגנה עליהם מצד שני היא רק חלק מניהול הנתונים.

מה כולל ניהול הנתונים? הגדרה

ניהול נתונים מתייחס לאיסוף, שימוש ואחסון של נתונים בהתחשב בכמה פרמטרים. יש לנהל את הנתונים בזול, בצורה מאובטחת ויעילה. ניהול הנתונים אמור לאפשר לעובדים בחברות ובארגונים אחרים להשתמש בנתונים להשגת יעדים, קבלת החלטות, יישום אמצעים ובכך להגדיל את ערך החברה. שימוש זה בנתונים חייב להתבצע תחת מפרטים מסוימים ותמיד להיות מותאם.

בהקשר זה, ניהול נתונים וניהול תהליכים שזורים זה בזה. הרי בחברות רבות הנתונים הם מה שמהווה נכס של חברה. תהליכים תואמים חיוניים על מנת להגן על ערך זה ביעילות, אך גם כדי ליצור ערכים חדשים ולהיות מסוגלים לגשת לנתונים קיימים ללא בעיות.

לצורך ניהול נתונים אחראי ויעיל, חברות צריכות מושג המקיף את כל ההיבטים:

• איסוף מידע
• לשמור מידע
• נתוני תהליך
• נתוני ארכיון
• למחוק נתונים

במקרה הטוב, מושג זה מתחשב הן בדרישות ניהול הנתונים של החברה והן באבטחת המידע והגנתו.

ישנם 4 סוגי נתונים שונים

כדי לנקוט בגישה הוליסטית לניהול נתונים, חשוב שתבין את סוגי הנתונים השונים. אחרי הכל, למשל, נתונים אישיים כגון שמות וכתובות העובדים רוצים להתייחס אליהם בצורה שונה מאשר נתונים שאתה מפרסם באתר החברה שלך באופן קריא לכולם.

מידע אישי

כל הנתונים הנוגעים לאנשים ספציפיים כגון שמות, כתובות או פרטי הבנק של העובדים הינם נתונים אישיים. עם זאת, נתוני מדידה ונתוני לקוחות הנאספים נחשבים גם כנתונים אישיים. כל הנתונים הנוגעים לעובדים וללקוחות שלנו כמו גם לצדדים שלישיים אחרים נחשבים כנתונים אישיים. אלה חייבים להיות מוגנים במיוחד.

נתוני חברה רגישים

כל הנתונים הנוגעים לסודות החברה, כגון מס ומסמכי הנהלת חשבונות, הינם נתוני חברה רגישים. הנתונים הנוצרים במהלך הפרויקטים, כגון חישובים, מתכונים, נתוני מחקר וידע טכני, מסווגים גם כמידע רגיש. הליכים או תהליכים פנימיים, רשימות לקוחות ואסטרטגיות ארגוניות נכללים גם בתחום זה. כאן חשוב להגדיר בבירור איזה מידע צריך להגן ואילו לא, כחלק מניהול הנתונים. בדרך כלל, לחברות עובדים חדשים לחתום על הסכם סודיות כאשר הם מצטרפים לחברה, איתם הם מתחייבים שלא לחשוף נתוני חברה רגישים לצדדים שלישיים.

מידע משני

נתונים משניים נובעים מנתונים ראשוניים מעובדים נוספים. הם מתייחסים לכל הנתונים שנוצרים למטרה אחרת ומופיעים גם כחלק ממדד. אם, למשל, ניתן לראות את לוחיות הרישוי של עובדים או לקוחות על תמונות שצולמו ומתפרסמות משטח החברה עצמה, מדובר בנתונים משניים. גם אם, למשל, נערך סקר, עלולים לצוץ נתונים משניים. השאלון בפועל הוא נתונים ראשוניים והתוצאות, המסוכמות מנתונים ראשוניים אלה וכבר אינן מאפשרות להסיק מסקנות לגבי המשיבים, הן אז הנתונים המשניים.

נתונים זמינים לציבור

אם נתונים משותפים עם הציבור באתר החברה או במסמכים מודפסים, אלה חייבים לעמוד בדרישות מסוימות. לדוגמה, אין לפגוע בזכויות יוצרים או זכויות סימן מסחריות על ידי למשל, מותגים אחרים משלך ניתן לראות בתמונה. לוגו וסיסמאות משלכם צריכים להיות מוגנים מפני גניבה על ידי אחרים, למשל על ידי רישוםם כמילה או סימן פיגורטיבי.

ניהול נתונים: ישנן משימות אלה

ישנן משימות שונות הכרוכות בניהול נתונים.

• איסוף נתונים בהתחשב בכלכלת הנתונים, כלומר ניתן לאסוף רק כמה נתונים שצריך באמת. בתקנה הכללית להגנה על נתונים (GDPR) חובת חסכנות זו נקבעת.
• להבטיח את איכות הנתוניםעל ידי עבודה קפדנית בעת הזנת נתונים.
• שימוש בנתונים להפוך אותו לשקוף.
• הימנע מהעברת נתונים, אם אפשר. ככל שיותר נתונים מועברים מ- A ל- B, כך אתה הופך לפגיע יותר מפני הפרות אבטחה או אובדן נתונים.
• הפוך את מקורות הנתונים לנגישים בקלות.
• אחסן נתונים בצורה מאובטחת, למשל בענן או בתוך תוכנת מסד הנתונים הניתנת למטרה זו.
• נתונים מאובטחים וליצור גיבויים באופן קבוע, למשל בענן או במדיה אחסון חיצונית.
• הגן על מערכות קבצים וכל ה- IT כולו, מהתקפות האקרים או תוכנות זדוניות. זה אפשרי עם חומות אש והגנה עדכנית על וירוסים.
• הגנה פנימית על נתונים על ידי הקצאת זכויות בתוך מערכות נתונים. הרי נתוני עובדים, למשל, חייבים להיות מוגנים גם מעובדים אחרים.
• הגן על חומרה, נגד אש, נזקי מים או מתח יתר.
• לתקשר יכולות בטיפול בנתוניםכדי למנוע פעולה לא נכונה.
• בדוק את איכות הנתונים, רצוי בקביעות קבועה.
• ארכיון נתוניםעל מנת לשמור על נפח הנתונים במערכות ובמכשירים הנמצאים בשימוש כיום קטן ככל האפשר. לדוגמה, יש לאחסן נתונים גם עבור משרד המס לתקופות זמן מסוימות, ללא קשר אם הם עדיין נדרשים לפעילות העסקית השוטפת.
• מחק לצמיתות נתוניםעל מנת ליצור מרחב מצד אחד ולהיפטר מאחריות הגנת הנתונים מאידך. יש לבדוק היטב לפני כן האם באמת ניתן למחוק את הנתונים למחיקה לצמיתות או שאולי לא יהיה צורך בהם בכל מקום אחר. מחיקה אינה זהה למחיקה, ולכן נתונים על כמה כוננים קשיחים פשוט מוחלפים. כדי להסיר אותם באמת, עליך לעבוד עם תוכנות מתאימות כגון CCleaner.
• הקפידו על ודאות משפטית ודרך א ניתוח קבוע של הנתונים שלך לפעול על פי חוקים נפוצים.
• תובנות שקופות ליצור ולשתף עם אחרים.

אתגרים ומטרות בניהול נתונים

האתגר בניהול נתונים הוא שכל המשימות הללו מקושרות זו לזו ומתוכננות בצורה יעילה ומעשית ככל האפשר. לכל עובד צריכה להיות גישה לנתונים הדרושים לו מבלי להזניח את הגנת הנתונים. קו מנחה לניהול נתונים יכול להועיל לחברות. זה מגדיר כיצד מטפלים בנתונים בחברה.

אתגרים מיוחדים בניהול נתונים עולים, בין היתר, מהיבטים אלה:

• כמות הנתונים ההולכת וגדלה (נתונים גדולים)
• יותר ויותר התקפות בוטות על אבטחת נתונים על ידי האקרים
• כל הזמן משנה דרישות חוק, מה שאומר שחברות תמיד צריכות להיות מעודכנות

שינויים בארגון מסבכים גם את הטיפול בנתונים. מכיוון שנושא ניהול הנתונים הופך להיות יותר ויותר חשוב בחברות רבות, יש כיום אפילו תפקידים קבועים, מה שמכונה מנהלי נתונים, העוסקים אך ורק בנושא זה.

ניהול נתונים: 4 פתרונות תוכנה אפשריים

ישנן אפשרויות שונות ופתרונות תוכנה רבים ומוכנים לניהול נתונים בחברות:

מערכות לניהול תוכן	CMS הן מערכות שבהן תוכן ומידע מצורפים. ניתן לשלב מסדי נתונים גם במערכות ניהול תוכן.
ניהול נתוני אב	ניהול נתוני אב פירושו ניהול מרכזי של נתוני אב, כלומר נתוני הליבה של ארגון. בין אם נתוני עובדים ובין אם נתוני לקוחות - כולם נופלים תחת נתוני האב ודורשים הגנה מיוחדת.
מערכות תכנון משאבים ארגוניות	בעזרת תוכנה הוליסטית כזו ניתן לרשום את כל משאבי הארגון. ניתן למפות עליו ציוד עבודה, חומרים, הוצאות חודשיות לעובדים ועוד.
מערכות לניהול מסמכים	ניתן להשתמש במערכות כאלה לאחסון, מיון, ניהול וארכיון מסמכים. לדוגמה, ecoDMS מתאים לעסקים קטנים ולבעלות יחיד.

כלים ותוכניות רבות לניהול נתונים מוצעים על ידי גוגל, אורקל, סאפ וחברות גדולות רבות אחרות.

ניהול נתונים לאנשים פרטיים

עבור פרילנסרים, בעלות יחיד וסטארט -אפים קטנים, נושא ניהול הנתונים רלוונטי גם מהיום הראשון ועליהם לחפש סביב את התוכנה המתאימה בשלב מוקדם.

נושא ניהול הנתונים רלוונטי גם כאדם פרטי, אם כי ברמה קטנה יותר. במחשב ביתי, סמארטפון וטאבלט יש כמות גדולה של נתונים שצריך למיין, לנהל ולגבות.

כלים שימושיים לניהול נתונים

אתה יכול לנהל נתונים עם הכלים הנכונים - יש את התוכנה המתאימה לכל מטרה:

• באמצעות סדר בתיקייה שלי תוכל למיין ולנהל קבצים במחשב Windows שלך.
• DirPrintOK מדפיס את סקירות התיקיות והקבצים כרשימה.
• בעזרת VisiPics תוכל למצוא תמונות כפולות בכונן הקשיח ולמחוק תמונות מיותרות כדי לפנות מקום לנתונים חדשים.
• DupeGuru יעזור לך למצוא קבצים כפולים. אתה יכול למיין לפי סוגים שונים של קבצים כמו מוזיקה, תמונות ועוד.
• נעילת קבצים חסומים באמצעות Unlocker.
• תוכנת Jajuk מאפשרת לך לייבא את אוסף המוסיקה שלך ולאחר מכן למיין אותה.
• Terminplaner.net הוא כלי פשוט לניהול הקבצים שלך.
• קטלוג סרטי הנמלים מסייע לקטלג קטעי וידאו, תקליטורי DVD וקרני Blu.
• מנהל הקבצים Double Commander מתאים היטב להעתקה והעברת קבצים על מנת ליצור סדר במחשב. תוכל גם להשתמש בתוכנית זו כדי לשנות את שם הקבצים באצווה.
• Dircomp מאפשר לך להשוות בין תיקיות שלמות זו לזו כדי לשמור על מלאי הנתונים עקבי.
• בעזרת ההורדה "מחק תיקיות ריקות במהירות" תוכל למחוק בקלות תיקיות ריקות ב- Outlook.
• Folder Ax מאפשר לך לפצל תיקיות המכילות כמויות גדולות של קבצים לשתי תיקיות או יותר.
• לכלי הטוקאן יש רק פונקציה אחת: העתקת קבצים בנוחות ובבטחה. הוא עושה את העבודה הזאת בצורה מספקת.
• אתה יכול לקרוא ספרי שמע עם CDex או EasyTag ולשמור אותם בכונן הקשיח.
• עם IsoBuster אתה יכול לקרוא קבצי תמונות.

טיפים וטריקים לניהול נתונים טוב

ניהול נתונים טוב מתחיל בכלים הנכונים, אך הוא דורש הרבה יותר. אם תעקוב אחר כמה כללים, תוכל להאריך את מחזור החיים של הנתונים שלך ולחסוך כאוס במערכת שלך:

• שמור על איכות הנתונים גבוהה מההתחלה. אין להגיש נתונים שגויים, לא שלמים, מובנים או מיותרים מלכתחילה. הימנע מכפילות.
• אנא שימו לב לחוק החל על הגנת נתונים על מנת להימנע מצרות.
• גבה את הנתונים שלך כך שתמיד תוכל לחזור על גיבוי.
• הפוך את השימוש בנתונים לשקופים.
• עדיף לשים את הנתונים שלך היכן שיש להם את יעדם הסופי.
• תקן את האיות והתרגומים.
• הפוך תהליכים לאוטומטיים כגון יצירת גיבויים.
• לפשט תהליכים.
• פתרו רשת ביעילות ושילבו שיטות שונות על מנת למפות את ניהול הנתונים המקיף ביותר האפשרי.
• גם אינטגרציה של נתונים ומיזוג מידע שונה למבנה אחיד הגיוני.

מסקנה: ניהול הנתונים דורש נהלים מובנים

ניהול נתונים הוא תחום מורכב עם דרישות רבות ושונות. ישנם סוגים שונים של נתונים ויש להתייחס לכל אחד בצורה שונה. לדוגמה, בעוד נתונים אישיים כפופים להגנה מיוחדת, נתונים אחרים מוצעים לציבור באופן מכוון. ניהול נתונים מציב אתגרים רבים בניהול, גיבוי וארכיון מידע. חברות מפונקות לבחירה מתוך פתרונות תוכנה שונים. אנשים פרטיים צריכים להתמודד גם עם נושא ניהול הנתונים. כלים קטנים רבים עוזרים בכך ומקלים על ההתמודדות עם כמות הנתונים ההולכת וגדלה.