ככה זה עובד!
מצגות PowerPoint נוצרות למטרות שונות. בסביבה המקצועית יש להעביר מידע חשוב ובמקרים מסוימים גם תוכן רגיש. מידע על המוצר ופרטי הפרויקטים עשויים להיות מועברים במצגות שכדאי להגן עליהן. אין להעתיק אותם ולשתף אותם עם אחרים. הדבר חשוב במיוחד בסביבה בינלאומית על מנת למנוע ריגול תעשייתי.
לדוגמה, זה יהיה קטלני אם ציורים טכניים ספציפיים המייצגים סודות חברה הראויים להגנה היו מופקים מתוך מצגת של אנשים לא מורשים ויועתקו בפירוט. בתחום הפרטי ישנם גם מצבים בהם חשוב להגן על התוכן, למשל מידע אישי או תמונות במצגות PowerPoint.
כיצד להגן על מצגת PowerPoint ביעילות - 4 אפשרויות הגנה
ל- PowerPoint כלים יעילים המשולבים על מנת לספק מצגת שקופיות עם הגנת כתיבה ולהגנה על הקובץ מפני שינויים לא מורשים. חשובה, ובמקרים רבים מכריעה, היא האפשרות להגן על המצגת באמצעות סיסמה. באופן זה ניתן לקרוא את המידע במצגת רק על ידי אנשים מורשים, למשל שותפים עסקיים או לקוחות מורשים. תוכל להפעיל סיסמה והגנה על כתיבה, כמו גם אפשרויות אחרות ב- PowerPoint בשלבים הבאים:
-
בשלב הראשון, נווט אל "קובץ> מידע".
-
תוכלו למצוא לחצנים שונים באזור המידע של PowerPoint. כדי להגן על המצגת, בחר בתיבה "הגן על מצגת". זה יופיע ככפתור הראשון.
-
לאחר לחיצה על כפתור "הגן על מצגת", יוצגו בפניך ארבע אפשרויות:
|
אופציה 1: תמיד פתוח כקריאה בלבד |
הגנת כתיבה כללית של המצגת מבטיחה שניתן לצפות במידע ובשקופיות אך לא לשנות אותן. קשה יותר להעתיק קטעים חשובים, למרות שתמונות או העתקים קשיחים מהמסך אפשריים למרות אפשרות זו. הגנת כתיבה חיונית במיוחד אם ברצונך למנוע מאנשים לא מורשים לשנות את תוכן המצגת. לאחר לחיצה על הכפתור, הגנת הכתיבה של המצגת מודגשת בצהוב. |
|
אפשרות 2: הצפן באמצעות סיסמא |
הקצאת סיסמה היא הדרך הטובה ביותר להגן על מצגת מפני גישה בלתי מורשית. רק לאנשים שיודעים את הסיסמה יש גישה למצגת ולתוכן שלה. לאחר לחיצה על הכפתור, תתבקש להזין סיסמה. |
|
אפשרות 2: |
יחד עם זאת, אתה מודיע כי ניתן לגשת למצגת רק אם הזנת הסיסמה. עבור היוצר, זה אומר גם לא לשכוח את הסיסמה. מסיבה זו, מומלץ לשמור רשימת סיסמאות ושמות הקבצים הקשורים אליהם במקום בטוח. זה מבטיח גישה לקבצים מוצפנים בסיסמה בכל עת. |
עֵצָה:
תוכל גם להגן על מצגות חשובות וסודיות באמצעות סיסמה הניתנת לשינוי ובאופן זה להפוך את המצגת לזמינה לקבוצת אנשים ספציפית.
|
אפשרות 3: הוסף חתימה דיגיטלית |
תהליך הצפנה דיגיטלית נקרא חתימה דיגיטלית. בעזרת זה אפשר גם השולח וגם המקלט לפענח שידורים בעזרת ערך דיגיטלי. אם ברצונך להגן על מצגת שלא נשמרה ב- Microsoft PowerPoint באמצעות חתימה דיגיטלית, השלב הראשון הוא שמירת המצגת בפורמט התומך בחתימות דיגיטליות. סוג הקובץ pptx מתאים לגיבוי בחתימה דיגיטלית. |
|
אפשרות 3: הוסף חתימה דיגיטלית |
אשר את ההמשך על ידי לחיצה על כפתור "כן". אם שמרת את המצגת שלך מראש, שלב זה אינו הכרחי. בשלב הבא נפתח חלון בו תוכל ליצור את החתימה. |
|
אפשרות 3: הוסף חתימה דיגיטלית |
בין היתר, תוכל לציין בערך בשדה סוג אישור האם יצרת או אישרת את המסמך באופן אישי. תוכל גם לציין מטרה ולשנות את קוד החתימה המוגדר כברירת מחדל. התהליך מסתיים בלחיצה על הפקודה "Sign". תקבל מידע שהחתימה נוצרה בהצלחה. |
|
אפשרות 3: הוסף חתימה דיגיטלית |
מסמכים חתומים ומצגות מסך חשובים במיוחד בסביבה עסקית ומעניקים לשותפים עסקיים אבטחה ביחס לרלוונטיות המידע. |
|
אפשרות 4: סמן כסופי |
אם אתה מסמן את המצגת שלך כסופית, אין צורך בעיבוד נוסף. הסימון מציין כי אין לשנות את המצגת. |
|
אפשרות 4: סמן כסופי |
אם קובץ מסומן כמושלם ב- Microsoft Office, למשל ב- PowerPoint וגם ב- Word או Excel, פונקציית הקלט, כל פקודות העריכה וסימוני הגרסה מושבתים או מושבתים. לא ניתן עוד לערוך את הקובץ והוא מוגן בכתיבה. סטטוס המסמך מוגדר כ"סופי ". |
דרך נוספת לזהות ולהגן על מצגת PowerPoint שלך כנכס החברה היא שילוב של סימן מים. עם סימן מים שלא ניתן למחוק, תוכל לכלול את לוגו החברה שלך במצגות ובמקביל למנוע שקופיות מסוימות עם מידע סודי שלא יוכפלו.
מלבד ההגנה האפקטיבית על מצגות, רצוי להפעיל באופן כללי את פונקציית השחזור האוטומטי בעת עיצוב מצגות, כך שתוכל לשחזר בקלות את תוצאות העבודה הקודמות שלך במקרה של קריסת מערכת.
מסקנה: זה חשוב כדי להגן על מצגות ביעילות
לסיכום, אפשרויות האבטחה כגון הגנת הכתיבה המובנית ב- PowerPoint והאפשרות להגדיר הגנה באמצעות סיסמה הן האפשרויות הטובות ביותר להגנה יעילה על מצגת עם תוכן רגיש. הסימון הסופי יכול להיות גם יעיל, שכן מוגדרת כתיבה בנוסף לסימון. חתימה דיגיטלית יעילה במיוחד בסביבה עסקית ובנוסף לחתימה הדיגיטלית כהגנה, משמשת גם כאמצעי לבניית אמון. חיוני להגן ביעילות על מצגות חשובות ועל תוכנן. ניתן להשתמש באפשרויות השונות של PowerPoint לצורך כך לפי הצורך.
