בדרך זו תוכל לייעל את העברת הנתונים מאקסל ל- Word

משתמשים רבים משתמשים באקסל לניהול כל מיני רשימות. ניתן כמובן להעביר כתובות, מאמרים, מחירים, תקציבים ומניות נתונים אחרות ל- Word באמצעות הלוח - ובכך לחסוך את הצורך להזין מחדש את הנתונים

מיין את נתוני Excel בעזרת המסנן האוטומטי

בשיטה הראשונה, אתה בוחר את המידע שאתה רוצה לפני שאתה מעביר אותו ל- Word באמצעות פונקציית סינון ישירות ב- Excel:

1. ב- Excel, פתח את הטבלה שממנה ברצונך לקחת מידע.
2. ב- Excel 2003, 2002 / XP ו- 2000, לחץ על כל תא ברשימה ולאחר מכן בחר בתפריט DATA-FILTER-AUTOFILTER.
   ב- Excel 2007 תמצא את פונקציית הסינון בכרטיסיה »התחל« בקבוצת העריכה. לחץ על הלחצן מיון ומסנן בקבוצה ולאחר מכן לחץ על מסנן.
3. Excel יהפוך כעת את כותרות העמודות של הרשימה שלך למה שמכונה "רשימות נפתחות", אותן תוכל לזהות לפי החצים המפנים כלפי מטה. אתה יכול להשתמש ברשימות אלה כדי לבחור את הקריטריונים שאמורים לחול על המאמרים שאתה מחפש.
   ב- Excel 2007, כאשר אתה לוחץ על החץ המפנה כלפי מטה, מופיע תפריט חדש בעמודה »קטגוריות« שבו כל הערכים נבחרים. תחילה כבה את תיבת הסימון מול »בחר הכל« בתפריט זה. לאחר מכן הפעל שוב את תיבת הסימון מול הקטגוריה הרצויה.
4. המסנן האוטומטי מתאים במיוחד למטרותינו, מכיוון שהוא כעת מסתיר אוטומטית את כל רשומות הרשימות שאינן עומדות בקריטריון הרצוי. התוצאה היא בדיוק הטבלה שברצונך להעביר ל- Word. אתה יכול בקלות להדגיש, להעתיק ולאחר מכן להדביק אותם בטקסט Word שלך.

לעתים קרובות, כמה שורות בטבלאות Excel מודגשות בצבע לקבלת סקירה טובה יותר ולפעמים אתה רוצה למשוך תשומת לב לשינויים בתאים באמצעות עיצוב מותנה. כתכונה מיוחדת, מסנן Excel 2007 מציע סינון לפי צבעי שורה. לשם כך, בחר תא ברשימת המאמרים ועבור לפונקציית המסנן בכרטיסיה »התחל« בקבוצה »ערוך«. פתח את הפונקציה SORT AND FILTER-FILTER. לחץ על החץ למטה בכל כותרת עמודה.

כעת בחר בתפריט שנפתח את הערך »סינון לפי צבע«. לאחר מכן תינתן לך הבחירה בין כל צבעי השורה בטבלה. בחר את הצבע הרצוי. הטכנולוגיה עם ה- AutoFilter בעצם עובדת די טוב, אבל יש לה גם כמה חסרונות: מצד אחד, עליך לעזוב את Word כדי להכין את הנתונים. בנוסף, אין קשר בין Word ו- Excel, לכן עליך לחזור על התהליך אם לדוגמה המחירים משתנים, פריטים מוסרים מהתוכנית או נוספים חדשים. לכן עליך להכיר אלטרנטיבה שנייה ומוכרת, שאין לה חסרונות אלה ושאינך צריך לעזוב את Word עבורה.

הכנס טבלאות Excel כמסד נתונים ב- Word 2007

למען האמת, רשימה שנוצרה ב- Excel אינה אלא טבלת מסד נתונים: השדות מסודרים בעמודות ורשומות הנתונים (רשומות רשימה) בשורות. לכן תוכל גם להשתמש בממשק מסד הנתונים של Word כדי לגשת לטבלאות Excel.

ב- Word 2007, סרגל הכלים של מסד הנתונים הוסר עקב תפיסת ההפעלה החדשה. לכן, תחילה עליך לכלול את לחצן INSERT DATABASE בסרגל הכלים לגישה מהירה כדי לקרוא לפונקציה זו בנוחות.

בצע את הפעולות הבאות:

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הסרט ובחר התאמה אישית של סרגל הכלים לגישה מהירה מתפריט ההקשר.
2. לאחר מכן הגדר את הערך »כל הפקודות« בתפריט הנפתח בחר פקודות בחלון הדו-שיח שנפתח כעת.
3. חפש ברשימה את "הוסף מסד נתונים" והעבר ערך זה עם כפתור הוסף לרשימה הימנית עם כל הכפתורים הקודמים בסרגל הגישה המהירה.
4. כעת סגור את חלון הדו -שיח אפשרויות Word עם אישור.

כעת חזרת לסביבת העבודה הרגילה של Word ותוכל להשתמש בכפתור שיצרת זה עתה כדי לייבא את רשימת המאמרים בחוברת העבודה של Excel כמסד נתונים ב- Word.

להלן ההליך המדויק לייבוא רשימת המאמרים כמסד נתונים ב- Word 2007:

1. פתח את המסמך שאליו ברצונך לייבא את רשימת המאמרים והנח את הסמן במיקום ההכנסה הרצוי לרשימת המאמרים.
2. לחץ על הלחצן INSERT DATABASE שנוסף לאחרונה בסרגל ההפעלה המהירה.
3. בתיבת הדו -שיח הבאה לחץ על ייבוא נתונים ולאחר מכן בחר את קובץ ה- Excel שממנו ברצונך לייבא נתונים.
4. הדו -שיח מכיל כעת רשימה של גליונות העבודה בקובץ שנבחר. בחר את שם הגיליון עם הנתונים שלך וודא כי תיבת הסימון שורת הנתונים הראשונה מכילה כותרות עמודות מופעלת. אשר את בחירתך באמצעות אישור.
5. בתיבת הדו -שיח של מסד הנתונים, לחץ על הלחצן אפשרויות בירור על מנת להכניס שורות מסוימות למסמך בלבד.
6. בכרטיסייה »סינון רשומות נתונים« תוכל להגדיר את הקריטריונים כך ש- Word תקרא רק את השורות הרצויות מטבלת Excel.
7. אם תרצה, תוכל להשתמש בכרטיסיות האחרות בתיבת הדו -שיח כדי להגדיר קריטריוני מיון ולבחור את השדות לייבוא. לבסוף, אשר את ההגדרות שלך עם אישור.
8. לאחר מכן לחץ על הוסף נתונים. כעת תוכל להגביל את מספר רשומות הנתונים לקריאה. אנא הפעל את תיבת הסימון מול האפשרות INSERT AS FIELD כדי לאפשר ל- Word לשמור את כל הפרמטרים של שאילתה ספציפית זו. תוכל לקרוא את הסטטוס הנוכחי של הנתונים בכל עת על ידי עדכון פונקציית השדה באמצעות מקש F9.
9. לבסוף, אשר את הרשומות שלך עם אישור. כל השורות מטבלת Excel שתואמות את אפשרויות השאילתה יוכנסו כעת למיקום הסמן הנוכחי.