העבר מידע אוטומטי מטבלאות Excel כערכי לוח שנה עבור Outlook
בעולם הדיגיטלי שלנו, מכשירים ניידים כגון סמארטפונים, טאבלטים או שעונים חכמים הם בין החברים היומיומיים החשובים ביותר. הם שימושיים בדרכים רבות ועוזרים לאנשים לארגן ולבנות את שגרת יומם ביעילות. הדבר חל בעיקר על לוח השנה הדיגיטלי, שפגישותיו מועברות בזמן אמת לכל המכשירים הניידים בעת השימוש ב- Microsoft Outlook.
- יחד עם זאת, אין זה סביר שתקבל פגישות ברשימת אקסל בסביבתך המקצועית או הפרטית. אלה יכולים למשל להישלח כקובץ אקסל על ידי לקוח או ספק כחלק מפרויקט. במקום להעביר או להדפיס את הנתונים והמידע ביד ב- Outlook, ניתן להכין פגישות ב- Excel במספר שלבים בלבד, כך שיועברו אוטומטית ללוח השנה שלך ב- Outlook. לפני הייבוא קיימת האפשרות:
- בלוח שנה אישי או
- להישמר בלוח שנה קבוצתי המשמש מספר חברי צוות.
העבר פגישות אקסל ללוח השנה של אאוטלוק - 3 שלבים פשוטים באקסל
בגרסאות ישנות יותר של Microsoft Excel ו- Microsoft Outlook ניתן היה לקרוא קובץ אקסל ישירות לאאוטלוק. גירסאות נוכחיות כגון Outlook 365 או Outlook 2022-2023 אינן יכולות לייבא קבצי Excel. מסיבה זו, יש צורך להמיר את הקובץ לפורמט CSV מראש ב- Excel.
כדי לייבא פגישות מ- Excel ללוח השנה שלך ב- Outlook, בצע את הפעולות הבאות:
-
בשלב הראשון, ספק את רשימת הפגישות שלך, במידת האפשר, את כותרות העמודות המסופקות לפגישות ב- Excel. בין היתר, הדברים הבאים מתאימים:
נושא, מתחיל ב, מתחיל ב, מסתיים ב, אירוע כל היום, תזכורת מופעלת / כבוי, תזכורת ב, תזכורת ב, מיקום ושמות שדות אחרים.
תוכל להשתמש בשמות של פגישה חדשה ב- Microsoft Outlook כמדריך לכותרות העמודות.
-
בשלב הבא, שמור את חוברת העבודה של Excel כקובץ CSV (המופרד באמצעות מפריד) וסגור אותו.
-
לאחר השמירה, קובץ ה- CSV מופרד באמצעות נקודה -פסיק. עם זאת, Outlook דורש קובץ המופרד באמצעות פסיקים לייבוא. כדי להחליף את התווים, פתח את קובץ ה- CSV שנוצר בעורך Windows 10 והחלף כל נקודה -פסיק בפסיקים תחת עריכה - החלף.
-
לאחר מכן שמור את הקובץ באותו שם קובץ ועבור ל- Microsoft Outlook.
ייבוא נתוני Excel ל- Microsoft Outlook - מה שכדאי לדעת
לאחר פתיחת Microsoft Outlook, בצע את השלבים שלהלן כדי לייבא את הנתונים מ- Excel.
-
הפעל את לוח השנה שבחרת.
-
התקשר לפקודה ייבוא / ייצוא בתפריט קובץ.
-
באשף הייבוא / ייצוא, בחר את הערך ייבוא מתוכניות או קבצים אחרים ולחץ על הלחצן הבא.
-
בחלון הבא בחר את הערך "ערכים המופרדים באמצעות פסיקים" ולחץ על הבא.
-
בחלון קובץ ליבוא לחץ על BROWSE ובחר את קובץ הפגישה.
-
באפשרויות שעליך להחליט:
- האם יש להחליף ערכים קיימים בערכי היומן המיובאים,
- בין אם מועברים תאריכים מתנגשים פעמיים או
- האם אין לייבא כפילויות בכל עת.
לאחר לחיצה על הבא, תוכל לבחור את לוח השנה הרצוי כתיקיית היעד.
-
בשלב הבא תישאל אם יש לייבא את הפגישות שצוין כטווח. לאחר לחיצה על סיום, הפגישות מתווספות אוטומטית ללוח השנה.
-
לאחר הייבוא תמצא את הפגישות בלוח השנה שלך ב- Outlook.
חָשׁוּב: על מנת שיבוא נתוני לוח שנה מ- Microsoft Excel יעבוד בצורה חלקה, חשוב כי פרטי השדה יוזנו כהלכה. עבור נתונים, פירוש הדבר שיש לבחור את הפורמט DD.MM.YYYY. לכל הפחות, יש להזין שעות בתבנית HH: MM, כך שניתן יהיה לקרוא אותן על ידי Microsoft Outlook. יש לך גם אפשרות להיכנס לקטגוריות. שימו לב שרק קטגוריה אחת מועברת לכל פגישה.
אם אתה משתמש בשמות שדות משלך, Microsoft Outlook יבקש ממך להקצות את השדות באופן ידני לפני ייבוא.
העברת פגישות אקסל ללוח השנה של אאוטלוק - הליך עד אופיס 2010
כדי לייבא ערכי לוח שנה ב- Outlook מקובצי Excel, בצע את הפעולות הבאות עד Office 2010 או גירסאות ישנות יותר:
-
תן לרשימת הפגישות שלך את כותרות העמודות הבאות (ללא מרכאות): "מתחיל תאריך, נושא, תאריך מתחיל, תאריך סיום, קטגוריה, מיקום ואירוע כל היום.
-
בכל מקרה וודא שהשמות כתובים ללא רווחים. זה חשוב כדי ש- Outlook תוכל לקרוא את הנתונים בצורה נכונה בהמשך.
-
הזן את נתוני הפגישות הספציפיות בשורות מתחת לכותרות אלה או העתק אותן מטבלה אחרת.
-
הדגש את רשימת הפגישות שלך מהתא הראשון ועד האחרון בשימוש.
-
הזן שם כלשהו בשדה שם, למשל "פגישות" (שוב ללא מרכאות). ניתן למצוא את שדה השם משמאל לשורת העריכה, כפי שמוצג באיור הבא:
-
אשר את הזנת השם באמצעות מקש Enter.
-
בשלב האחרון, שמור את חוברת העבודה וסגור את Microsoft Excel. לאחר מכן פתח את Microsoft Outlook.
ייבוא ערכי לוח שנה ל- Microsoft Outlook
ייבוא רשומות לוח שנה מ- Microsoft Excel דומה לגירסה הנוכחית של Microsoft Outlook. בניגוד ל- Outlook 365, לגרסאות ישנות יותר של Outlook יש אפשרות לקרוא בקובץ אקסל ישירות. שלב הביניים באמצעות קובץ ה- CSV אינו הכרחי. ניתן לקרוא את הנתונים באופן הבא:
-
בשלב הראשון, הפעל את לוח השנה שבחרת.
-
התקשר לפקודה ייבוא / ייצוא בתפריט קובץ. באשף הייבוא / ייצוא, בחר את הערך ייבוא מתוכניות שינוי או קבצים ולחץ על הלחצן הבא.
-
בחלון הבא בחר MICROSOFT-EXCEL ולחץ על הבא.
-
בחלון קובץ ליבוא לחץ על BROWSE ובחר את קובץ הפגישה.
-
באפשרויות אתה מחליט אם יש להחליף ערכים קיימים ברכיבים המיובאים, האם יש להזין פגישות כפולות או לא לייבא כפילויות.
-
לאחר לחיצה על הבא, תוכל לבחור את לוח השנה שלך כתיקיית היעד. בשלב הבא והאחרון, תישאל אם יש לייבא את הפגישות שצוין כטווח. לאחר לחיצה על FINISH, הפגישות יתווספו ללוח השנה.
מסקנה: קל לייבא נתונים מאקסל לאאוטלוק
במקום להזין פגישות מ- Excel ביד לתוך Microsoft Outlook, ניתן לייצא ולייבא את ערכי היומן באופן אוטומטי בכמה צעדים בלבד.
בגרסאות Office ישנות יותר ניתן לייבא קבצי אקסל ישירות לאאוטלוק. בגרסאות הנוכחיות, הייבוא אפשרי רק באמצעות קובץ CSV המופרד בפסיקים. אשף הייבוא של Microsoft Outlook מנחה משתמשים בתהליך הייבוא. באופן זה תוכל לשלב באופן אוטומטי פגישה אחת או יותר בלוח השנה שלך ב- Microsoft Outlook תוך מספר דקות או לחילופין להשתמש ביומן קבוצתי.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין קובץ CSV לקובץ Excel?
קבצי Excel מייצגים את פורמט Excel הספציפי וניתן לקרוא אותם על ידי Microsoft Excel ותוכנות תואמות אחרות. CSV מייצג ערכים מופרדים בפסיקים וגם מייעד פורמט קובץ שבו הנתונים מופרדים באמצעות פסיקים או פסיק. הסיומת של שם הקובץ היא .csv. קבצי CSV מאופיינים ברמת התאימות הגבוהה שלהם ומסיבה זו ניתן להשתמש בהם בין תוכנות מחשב ומערכות הפעלה שונות.
אילו פונקציות יש לאשף הייבוא ב- Microsoft Outlook?
Microsoft Outlook נועד לעבד ולייבא פורמטים שונים של קבצים. ל- Outlook יש עוזר ייבוא / ייצוא עבור פונקציה זו. בין היתר, הדבר מפשט את הייבוא של קבצי CSV או קבצי VCF מתוכנות או מערכות הפעלה אחרות. האשף מנחה משתמשים באופן אוטומטי בשאילתה ולאחר מכן מייבא או מייצא את המידע הנדרש.
