עבודה עם תוכניות Microsoft Office היא מעשית ויעילה. אבל במיוחד ב-Microsoft Excel, שלבי עבודה שחוזרים על עצמם יכולים להיות מעייפים. אתה יכול להקליט וליצור מה שנקרא "מאקרו" ב-Microsoft Excel ובתוכנות Office אחרות, כך שתוכל לבצע את המשימות הללו מהר יותר ואפילו לבצע אותן באופן אוטומטי. אבל מה זה בעצם מאקרו? ואיך מצליחים ליצור פקודות מאקרו בתוכנות אופיס שונות?
מהן פקודות מאקרו במיקרוסופט?
לנסח זאת בפשטות, פקודות מאקרו הן תוכנות קטנות שקיימות בתוך הקוסמוס של Microsoft Office.בעזרת פקודות מאקרו אלו ניתן לבצע אוטומציה של מה שנקרא "משימות שגרתיות" . המשמעות היא, בין היתר, שניתן לפשט משימות חוזרות וגוזלות זמן שאתה מבצע ב-Microsoft Excel באמצעות פקודות מאקרו.
המונח "מאקרו" מגיע מיוונית ופירושו "גדול" . פקודות המאקרו במיקרוסופט נקראות כך מכיוון שהן נחשבות לפקודות גדולות. אלו בתורם משלבים מספר פקודות קטנות מתוכנות ומבצעות אותן בו זמנית ברגע שניתנה ההוראה לעשות זאת. הצעד הראשון הוא למצוא תהליך ספציפי עבור המאקרו שברצונך להפוך לאוטומטי ב-Excel, Word או תוכנית אחרת של Microsoft.
צרור והשמעת שלבי עבודה: כך פועלות פקודות מאקרו
מה שבסיסי בפקודות מאקרו הוא שיש רצף מסוים של שלבי עבודה שמתבצעים באותה צורה שוב ושוב. עם מאקרו, אתה כבר לא צריך לעשות את שלבי העבודה האלה בנפרד בעצמך, אלא יכול להקליט אותם כמו סרט.לאחר מכן ניתן להפעיל את התכנות הקבועות באמצעות צירוף מקשים ספציפי, כך שצעדי העבודה שלך מבוצעים באופן אוטומטי ומקובצים במינימום זמן.
מאקרו מבוסס על הפונקציונליות הבאה:
- אתה מזהה זרימת עבודה ספציפית שמתרחשת לעתים קרובות וצריכה להיות אוטומטית. מאקרו שימושי, למשל, אם אתה צריך להמשיך ולהוסיף נתונים של עובדים, חברים או חברים לתוך גיליונות אלקטרוניים.
- עכשיו צור את המאקרו. תוך כדי כך, אתה רושם את שלבי העבודה שבדרך כלל תצטרך לבצע ידנית שוב ושוב. כך תוכנית Office יכולה לגשת מאוחר יותר למדריך זה ולאחר מכן להפעיל אותו באופן אוטומטי.
- לאחר מכן יש לך אפשרות להפעיל את המאקרו שנוצר ישירות בלחיצת עכבר בודדת או עם קיצור מקשים ספציפי. זה חוסך לך את שלבי העבודה הקטנים הרבים.
| טיפ: גם אם לא עבדת עם תוכניות Microsoft Office זמן רב, פקודות מאקרו יכולות להקל על העבודה שלך. כי אפילו את הפונקציות הנפוצות ביותר ניתן לפשט עם הפקודות הגדולות. |
לשם מה ניתן להשתמש בפקודות מאקרו באקסל?
במבט ראשון, נושא פקודות המאקרו נראה מופשט למדי. אבל בבדיקה מעמיקה יותר ועם כמה דוגמאות, מתברר מהר מאוד שהתוכנות הקטנות יכולות להועיל בתחומים רבים. בתוכנית Microsoft Excel, למשל, תוכל ליצור פקודות מאקרו עבור הפונקציות הבאות:
- שאילתת נתונים ממאגרי מידע
- העברת חוברות עבודה או דפי עבודה
- עיצוב טקסט, תאים או תרשימים
- התאמה אישית של תוכן תא, קישורים או נוסחאות
- מיון וסינון נתונים
- יצירת טבלאות, קבצי PDF או גרפיקה
- המרת נתונים
מגוון הפקודות הגדולות מציג: כמעט כל הפעולות האפשריות ב-Microsoft Excel ניתנות להשמעה אוטומטית גם כמאקרו. אבל גם בתוכנית Microsoft Word, מקשי מאקרו שהוקצו במיוחד מציעים מגוון רחב של אפשרויות.
מעשי בחיי היומיום: דוגמאות לאפשרויות מאקרו ב-Microsoft Word
ב-Microsoft Word, תוכנת עיבוד התמלילים הפופולרית, ישנה גם אפשרות להקליט פעולות ולהגדיר אותן כמאקרו עם פקודה ספציפית. דוגמאות האפליקציות מראות שהפקודות הגדולות יכולות להועיל בחיי היומיום, למשל עבור:
- התאמה אוטומטית של התאריך או שם הקובץ
- הסתר אלמנטים בודדים, למשל כל התמונות בתוך מסמך
- הדבק שמות, כתובות או מספרי טלפון בשדות המתאימים
- חשב אורך ממוצע של משפטים
- תקן אותיות מעוותות לעתים קרובות
לא משנה אם אתה משתמש בתוכניות Office בהקשר מקצועי או פרטי: פקודות מאקרו יכולות להוריד חלק מהעבודה מהידיים שלך. אתה יכול ליצור פקודות אישיות המשרתות את הצרכים האישיים שלך בכל עת.
איך יוצרים מאקרו באקסל?
יצירת מאקרו פועלת בדרכים שונות. אנשים שמכירים את שפת התכנות יכולים ליצור פקודות מאקרו במיקרוסופט במה שנקרא כלי מפתחים עם VBA (" Visual Basic for Applications" ).
VBA היא שפת תכנות המשמשת במיוחד עבור Microsoft. אבל גם משתמשים שאינם בקיאים בתכנות יכולים ליצור בקלות פקודות מאקרו ב-Microsoft Excel או Word.כי ההקלטה מתבצעת בכמה שלבים בלבד - וחוסכת לך עבודה רבה עם מקשי מאקרו מעוצבים היטב במקלדת.
יצירת מאקרו: כיצד להמשיך
גם ללא VBA, ניתן להקליט מאקרו בקלות בתוכנות של מיקרוסופט כגון Excel. לשם כך, תמצא את הפריט "כלי מפתחים" בלשונית "תצוגה" ברצועת הכלים. בגרסאות אחרות, הכרטיסייה עשויה להכיל גם פריט "פקודות מאקרו" משלה. ברגע שיש לך מושג איזו פונקציה אתה רוצה שהמאקרו שלך יבצע, בצע את הפעולות הבאות:
- בלשונית תצוגה, באזור מאקרו, לחץ על הקלט מאקרו.
- נפתח חלון בו ניתן לציין את שם המאקרו. זה ייתן לך סקירה טובה יותר מאוחר יותר ויכול, למשל, להצביע על מה שהמאקרו עושה. אם לא תיתן שם למאקרו, שם המאקרו ימוספר אוטומטית.
- בחלון אתה גם מציין איזה שילוב מקשים צריך להיות המאקרו. בשדה המתאים תמצאו מפתחות מוגדרים מראש עם הכינויים "מפתח אפשרות" ו" מפתח פקודה" (למשל CTRL) וכן שדה קלט למפתח אחר לבחירתכם. מאוחר יותר, לחץ על כל מקשי המאקרו המוצגים בו-זמנית, תוך מתן הפקודה להשתמש במאקרו.
- תוכל גם לבחור באיזה אזור אקסל המאקרו שלך אמור להיות זמין. אם אתה צריך אותו רק בחוברת העבודה שבה אתה מקליט אותה, לחץ על חוברת עבודה זו. אם ברצונך לקבל גישה אליו בכל פעם שאתה משתמש ב-Excel, בחר "חוברת עבודה מאקרו אישית" .
- בשדה לבן יש לך גם אפשרות להזין תיאור קצר של המאקרו. זה יכול להיות שימושי אם אתה לא משתמש ב-Excel לעתים קרובות מאוד וברצונך לראות אילו פקודות מאקרו כבר יצרת ולמה הם משמשים.
- כעת לחץ על "אישור" . המאקרו שלך יתחיל להקליט.
- בצעו כעת בדיוק את שלבי העבודה שהמאקרו אמור להשתלט עליכם בהמשך.
- לאחר שסיימתם את כל שלבי העבודה, פשוט לחצו על הפונקציה "עצור הקלטה" בלשונית מאקרו.
לאחר שעשיתם את כל השלבים הללו, המאקרו שתכנתם יהיה זמין באקסל. כעת תוכל להשתמש בפקודה בכל עת על ידי לחיצה על מקשי המאקרו ולייעל את שלבי העבודה שלך. לשם כך, אתה צריך רק את מקשי המאקרו שהגדרת.
למתקדמים: לשונית מפתחים
אם אתם מקליטים פקודות מאקרו לעיתים קרובות, רצוי לשלב ברצועת הכלים את לשונית "כלי מפתחים" . אתה כבר לא צריך לעבור דרך כרטיס "תצוגה" , אלא יכול לגשת ישירות ליצירת המאקרו. ב-Office 365, בצע את הפעולות הבאות:
- ב-Excel, שימו לב לסרגל הירוק בחלק העליון ממש מעל הכרטיסיות שלכם. בנוסף לסמלים לשמירה או שליחת הקובץ במייל, תראה גם שלוש נקודות. (בגירסאות אחרות של Office, הסמל עשוי להיראות כמו מקף עם חץ למטה). לחץ על הכפתור הקטן הזה.
- עכשיו נפתח חלון אפור, שבו תבחרו בשדה הטקסט "פקודות נוספות" בתחתית.
- בחלון "פקודות נוספות" שמופיע כעת, יש לך אפשרות משמאל לבחור בין "רצועת הכלים (התאמה אישית)" ו" סרגל הכלים של גישה מהירה" . כאן, לחץ על העמודה "רצועה (התאמה אישית)" .
- בצד ימין תראו כעת את הייעודים של לשוניות שונות. חלקם מסומנים בסימון כחול - אלו הם אלו שמוצגים לכם באקסל. כעת חפשו את "כלי מפתחים" בתחתית הרשימה והצבו שם סימון כחול נוסף.
- כעת לחץ על הלחצן "אישור" בפינה השמאלית התחתונה כדי לשמור את השינויים שלך.
לאחר ביצוע השלבים הבאים, כעת תוכל למצוא את כלי המפתחים עבור Excel בכרטיסיות הראשיות שלך. התהליך ב-Word או בתוכניות אחרות של Office עובד באותו אופן. בלחיצה על הלשונית תראו כעת את האפשרויות הנדרשות ליצירת מאקרו: "הקלט מאקרו" .
איך יוצרים מאקרו בוורד?
אם ברצונכם לתכנת מאקרו בתוכנות אופיס אחרות, כמו Microsoft Word, LibreOffice או OpenOffice, תוכלו לעשות זאת באופן דומה ל-Microsoft Excel. זה מתברר באמצעות הדוגמה של Word:
- תמצא את עצמך בתוך הסרט ובחר בכרטיסייה "תצוגה" .
- שם תמצאו "פקודות מאקרו" בצד ימין. בלחיצה אחת תוכל כעת לבחור בין "הצג פקודות מאקרו" או "הקלט פקודות מאקרו" .
- על ידי לחיצה על "הקלט פקודות מאקרו" נפתח חלון. הזן שם את שם המאקרו, צירוף המקשים ותיאור קצר.
- התחל להקליט את המאקרו על ידי לחיצה על "Ok" .
- על ידי בחירה ב" הפסק הקלטה" תפסיק לתכנת את המאקרו וכעת תוכל להשתמש בו ב-Microsoft Word.
ביישומי Microsoft Office האחרים, התצוגות הבודדות עשויות להיות שונות מעט, אך התהליך לרוב זהה. זה מאפשר לך ליצור בקלות פקודות מאקרו מבלי להשתמש ב-VBA או בכל שפת תכנות אחרת.
כיצד לערוך פקודות מאקרו עם Visual Basics?
אם הקלטת מאקרו והשתמשת בו מספר פעמים, ייתכן שלא תהיה מרוצה לחלוטין. אולי אתה רוצה להוסיף שלב או לשנות כמה פקודות.במקרה כזה, אפשר לערוך את המאקרו שוב לאחר מכן. עם זאת, זה קצת יותר מורכב מיצירת מאקרו, כי אתה צריך את שפת התכנות Visual Basics (VB) בשביל זה.
ב-Excel, אתה יכול לקבל טעימה מ-VB על ידי לחיצה על מאקרו בלשונית Developer (מוצג למעלה), בחירת שם המאקרו המתאים ולאחר מכן לחיצה על ערוך. כעת נפתח "עורך היסודות החזותיים" . בזה אתה רואה את הפקודות ושלבי העבודה שרשמת כמאקרו בשפת התכנות, כלומר כקוד. אם מבינים קצת אנגלית, די מהר אפשרי להבין את טקסטי VB ואולי למחוק או להחליף אותם. עם זאת, אם אין לך ידע כאן, אתה יכול פשוט להקליט מחדש את המאקרו שלך בדרך המוכרת.
מסקנה: יצירת פקודות מאקרו - אין בעיה עם Microsoft Office
אם אתה עובד הרבה עם תוכניות Microsoft Office, אתה יכול לפשט הרבה עם הפקודות הגדולות. לאחר איסוף כל שלבי העבודה, ניתן לבצעם תוך זמן קצר כאשר לוחצים על צירוף מקשים מסוים.
פרקטי במיוחד: כל משתמש של Microsoft Office יכול להקליט את פקודות המאקרו בעצמו. זה מאפשר לקבוע בנפרד אילו שלבי עבודה צריכים לפעול באופן אוטומטי עבור איזה משתמש. זה לא רק חוסך לך הרבה זמן, אלא גם עומס עבודה מיותר.
