כיצד אתה מפיץ את העבודה והמשימות בצורה הטובה ביותר בתוך צוות או מחלקה?
באיור ניתן לראות רשימת פעולות עם שמות לקוחות ומספרי הזמנות. אתה רוצה להקצות את העבודות מהרשימה הזו לצוותים הנכונים ולראות כמה משימות חדשות צריך להתמודד עם כל צוות.
בתא E4 אתה מציין את האותיות הראשונות של שמות הלקוחות עליהם צוות 1 אחראי. שאר הצוותים מוקצים בתאים E5 ו- E6. כל שעליך לעשות הוא להזין את האותיות בזו אחר זו בתאים. סדר האותיות אינו חשוב, אך הוא משמש להבהרה.
בעמודה F אתה רוצה לקבוע כיצד נראית חלוקת המשימות וכמה לקוחות מעמודה A מוקצים לאיזה צוות. לשם כך, השתמש בנוסחה הבאה בתא F4:
= SUM (IF (ISERROR (SEARCH (LEFT ($ A $ 4:
$ A $ 13; 1); E4)); 0; 1))
הזן את הנוסחה באמצעות שילוב המקשים Ctrl + Shift + Enter בגליון העבודה, מכיוון שזו נוסחת מערך. לאחר מכן העתק את הנוסחה לתאים F5 ו- F6 להלן.
כתוצאה מכך, אתה יכול לראות כיצד עשרת הלקוחות מעמודה A משויכים לשלושת הצוותים: צוות 1 מקבל 3 לקוחות, צוות 2 מטפל ב -5 לקוחות וצוות 3 מטפל ב -2 לקוחות.
הנוסחה משתמשת בפונקציה LEFT כדי לבודד את התו הראשון של השמות בעמודה A. פונקציית SEARCH משתמשת באות זו כדי לקבוע אם היא מופיעה בהקצאת הצוות בתא E4. אם זה לא המקרה, ערך ה- #ערך! שהנוסחה מבקשת באמצעות הפונקציה ISERROR. הפונקציה SUM סופרת שגיאות אלה. הוא מוסיף את המספר 1 לסך הכל אם לא מתרחשת שגיאה, כלומר האות הראשונה שאתה מחפש מופיעה בהקצאה.
סגור מיד את כל חוברות העבודה
אם אתה עובד עם חוברות עבודה רבות בו זמנית, זוהי טרחה לסגור את כל קבצי Excel בנפרד בסוף קטע עבודה. עם טריק קטן אתה נותן את הפקודה close עבור כל חוברות העבודה הפתוחות בו זמנית:
החזק את מקש Shift ולחץ על "X" בחלון Excel בפינה השמאלית העליונה.
Excel סוגר באופן מיידי את כל התיקיות שכבר נשמרו ומבקש בנפרד את התיקיות שלא נשמרו אם ברצונך לשמור אותן.
