להלן דרך נוחה לנקות את פנקס הכתובות שלך באמצעות Excel

פנקסי כתובות דיגיטליים מכילים אוסף של נתוני קשר עקביים פחות או יותר. לפעמים ההצדעה או שם החברה חסרים, לעתים יש מספר כתיבים, למשל למספרי טלפון.

אם אתה מייצא את פנקס הכתובות שלך ל- Excel, תוכל לראות במהירות היכן יש ברשומות הנתונים פערים או אפילו שגיאות. ניתן לתקן זאת בצורה נוחה יותר ב- Excel: כאן קל יותר להעתיק שדות, ויש גם פונקציית חיפוש והחלפה.

ייצא נתוני איש קשר

תוכל לייצא את פנקס הכתובות שלך ל- Excel באופן הבא:

1. פתח את המודול אנשי קשר.
2. ב- Outlook עד גירסה 2007 אתה קורא לפקודה קובץ → ייבוא / ייצוא עַל. ב- Outlook 2010, אתה מתקשר קובץ → פתח → ייבוא עַל.
3. בחר ייצא לקובץ ולחץ נוסף.
4. בחר את סוג הקובץ Microsoft Excel 97-2003 ולחץ על נוסף.
5. בחר אנשי קשר ולחץ נוסף.
6. ציין היכן ובאיזה שם יש לשמור את קובץ האקסל ולחץ עליו נוסף.
7. לחץ על שדות מפה. בדוק אם השדות מ- Outlook ממופים כהלכה לשדות בגיליון האלקטרוני של Excel. המטלות בדרך כלל תואמות. אם לא, פשוט גרור את אחד השדות מהחלון השמאלי אל השדה המתאים בחלון הימני. כשתסיים, סגור את הדו -שיח עם בסדר.
8. לחץ על לְהַשְׁלִיםכך שנוצר קובץ האקסל.

ערוך נתונים באמצעות Excel

פתח את קובץ פרטי הקשר ב- Excel. ניתן לזהות במהירות בטבלה חוסר עקביות אופיינית, שגיאות הקצאה ואיותים שונים. לעתים קרובות ההצדעות חסרות, לפעמים חלקים מהשם מוקצים באופן שגוי:

כאן אתה יכול פשוט להעתיק ולהדביק את העמודה דִברֵי בְּרָכָה מלא את ההצדעות הנכונות ותקן הקצאות שגויות באמצעות גרור ושחרר.

עם הפקודה חפש והחליף לתקן איות שונה של מספרי הטלפון והפקס. לשם כך, סמן את העמודות המתאימות לפני קריאת הפקודה על מנת להגביל את החיפוש אליהן. בדרך זו תוכל גם להכניס את קוד המדינה (+49 לגרמניה) מול מספר הטלפון ולהסיר את האפס הראשון מתוך קידומת אזור החיוג.

כדי למנוע שינוי מספרי טלפון ומיקוד על ידי עיצוב תא מקרי (למשל על ידי הקצאת תבנית תאריך), קדמו לשדות אלה אפוסטרוף בעת הייצוא מ- Outlook. Excel מפרש מספרים אלה כטקסט ולא כערכים מספריים. בעת חיפוש ב- Excel, אין להזין את האפוסטרוף הקודם, אחרת Excel לא ימצא את מונחי החיפוש.

לאחר שתסיים לערוך, שמור את קובץ ה- Excel בפורמט חוברת עבודה של Excel 97-2003 ולסגור אותו.

ייבא שוב אנשי קשר

תוכל לייצא את קובץ ה- Excel שהשתנה בחזרה ל- Excel כדלקמן:

1. התקשר לפקודה ב- Outlook עד גירסה 2007 קובץ → ייבוא / ייצוא או ב- Outlook 2010 קובץ → פתח → ייבוא עַל.
2. בחר ייבוא מתוכניות או קבצים אחרים ולחץ על הבא.
3. בחר את סוג הקובץ Microsoft Excel 97-2003 ולחץ על נוסף.
4. בחר את קובץ האקסל. תַחַת אפשרויות בחר כפילויות עקב אלמנטים מיובאים להחליף. לאחר מכן לחץ על נוסף.
5. בחר כתיקיית היעד אנשי קשר ולאחר מכן לחץ על נוסף.
6. לחץ על לְהַשְׁלִיםכך שהנתונים מיובאים.