כל מי שניסה פעם לתאם פגישות עם מספר אנשים יודע כמה מיילים ושיחות זה יכול לעלות, במיוחד אם לא לכולם יש גישה ללוח שנה משותף דרך Exchange. קרא את הפוסט הזה כדי לגלות כיצד לצאת
אם יש לך גישה ליומני כל המשתתפים דרך Exchange, לא קשה (תלוי בעומס העבודה) למצוא פגישה שלכולם יש זמן. עם זאת, זה הופך להיות קשה כאשר אתה צריך למצוא פגישה משותפת "עיוור מעופף". אז זה קודם כל: להציע הצעות לפגישות, לאסוף את המשוב, אולי להבהיר טלפונית אם משתתף לא יכול לדחות פגישה שתוכננה במקום אחר ואז לקבוע את הפגישה המשותפת. בהתאם לגרסת האאוטלוק, יש לך מספר אפשרויות להגשת התאריכים המוצעים:
אתה שולח למשתתפים מבחר תאריכים אפשריים בדואר אלקטרוני - אך זה הגיוני רק אם כל המשתתפים משתמשים ב- Outlook.
אתה שולח למשתתפים מבחר פגישות אפשריות בצורה של קבצי iCalendar, אותם ניתן לפתוח באמצעות Outlook ותוכניות לוח שנה אחרות. זה אפשרי גם בגרסאות Outlook ישנות יותר.
אתה שולח קטע מהיומן שלך עם התקופה הרלוונטית למשתתפים האחרים. הם יכולים לראות היכן עדיין יש פגישות בלוח השנה שלך או אילו פגישות אתה מציע. מכיוון שהנתונים נכתבים ישירות לטקסט הדואר האלקטרוני ומצורפים כקובץ iCalender, זהו הגרסה ה"ידידותית למשתמש "ביותר, שגם משתמשים ששומרים על לוח שנה מנייר שמחים עליה. עם זאת, אפשרות זו זמינה רק מאאוטלוק 2007 ואילך.
כחלופה, הכלי המבוסס על פגישות באינטרנט "שרבוט" זמין-זה מתאים גם למי שמסרב לוחות שנה אלקטרוניים.
על פי סקר שנערך בשוויץ, לכמחצית ממשתמשי האינטרנט יש לוח שנה מנייר - בפרט נשים מעדיפות לוחות שנה מנייר. כמובן שלא ניתן לייבא את תמציות לוח השנה מקבצי Outlook או iCalendar ללוח שנה "אנלוגי" כזה. שירות אינטרנט כמו www.doodle.com יכול לעזור כאן. בו אתה יוצר טבלה עם תאריכים אפשריים ושולח קישור לטבלה לכל הנמענים. הם פותחים את הקישור ומתקתקים את כל התאריכים להם יש להם זמן. ברגע שאחד המוזמנים יזין את התאריכים, תקבל הודעה כצד המזמין. זה יאפשר לך להשלים את הסקר לאחר שכולם הגיבו.
קיימים כעת גם תוספי Doodle עבור Outlook, Exchange וכלים אחרים ביומן. אתה יכול להשתמש בזה כדי לסנכרן את הערכים שלך ב- Doodle עם לוח השנה האלקטרוני. תוסף דפדפן נוסף מאפשר גישה לפנקס הכתובות של Outlook, מה שמקל על שליחת הזמנות למשתתפים.
שלח תאריכים נבחרים
הגרסה הפשוטה ביותר, בתנאי שכל הנמענים משתמשים ב- Outlook: אתה מזין תאריכים מוצעים בלוח השנה שלך ושולח אותם לאנשים שאתה רוצה להזמין. הפגישות מצורפות לדואר האלקטרוני כקבצי פגישות של Outlook וניתן להעביר אותן ללוח השנה על ידי הנמען בלחיצה כפולה. אם לשולח יש את Outlook 2007 או 2010, הוא יכול גם להכניס את נתוני הפגישה בצורה של טקסט בהודעה (ו / או לצרף אותם כקובץ Outlook).
- ראשית הזן את התאריכים המוצעים בלוח השנה.
- פתח הודעה חדשה.
- מלא את השולח והנושא.
- ב- Outlook עד גירסה 2003 לחץ על החץ הקטן מימין לסמל סוגריים (הכנס קובץ) ואז הלאה אֵלֵמֶנט (בתוך ה לְהַכנִיס-תפריט אין פקודה אֵלֵמֶנט). ב- Outlook 2007 ו- 2010, לחץ על הכרטיסייה לְהַכנִיס בקבוצה לנעול ב עַל פריט אאוטלוק.
- בחר את לוח השנה.
- ב- Outlook עד גירסה 2003 יש רק את האפשרות מימין מתחת ללחצנים הכנס כ: קובץ מצורף לבחור. (לשם מה האפשרות השנייה רק טקסט שבעיקר אפור, לא הצלחנו לברר.) פירוש הדבר שהפגישות מצורפות כקובץ לוח שנה של Outlook. אם אתה משתמש ב- Outlook 2007/2010, תוכל להזין את נתוני הפגישה (נושא, תאריך, שעה) באמצעות האפשרות הדבק כ: טקסט בלבד להעתיק לגוף ההודעה.
- לחץ על בסדרכדי לסגור את הדו -שיח ולחזור לחלון ההודעות.
- אם יש לך Outlook 2007/2010, תוכל לצרף את הפגישות כקבצים ולכתוב את הנתונים בדואר האלקטרוני כטקסט. לשם כך, חזור על שלבים 4 עד 7 וחייג פעם אחת הדבק כטקסט רגיל ופעם אחת הכנס כ: קובץ מצורף הסוף.
- סיים ושלח את ההודעה.
שלח תמציות לוח שנה עם Outlook 2007/2010
עם Outlook 2007 ו- 2010, לא רק ניתן לשלוח פגישות בודדות בדואר אלקטרוני, אלא גם תמציות לוח שנה, כלומר כל הפגישות מתקופה שנבחרה. אתה יכול לציין בדיוק אילו פרטים יש להעביר:
- פתח הודעה חדשה.
- מלא את השולח והנושא.
- בחר בכרטיסייה אפשרויות ה פורמט HTML - ניתן לשלוח תמציות לוח שנה רק בדואר HTML.
- לחץ בשדה הטקסט.
- פתח את המרשם לְהַכנִיס ולחץ כאן מתחת לנעול ב עַל לוּחַ שָׁנָה.
- בחר את לוח השנה שאתה רוצה.
- הזן בשדה טווח תאריכים התקופה שיש לקחת בחשבון. אם יש לך את האפשרות כאן ציין את התאריך אתה יכול לבחור באופן חופשי את זמן ההתחלה והסיום.
- בתחום פרט ציינו אם כל הפרטים אודות המינויים, רק הזמינות והנושא או רק הסטטוס (חינם, מוזמן, נעדר בהתאמה. עם הסתייגות) צריך להיות מוצג.
- בשדה להלן תוכל לקבוע האם יש לתקשר רק פגישות בתוך שעות העבודה שהוגדרו ב- Outlook שלך.
- לאחר מכן לחץ על דועך.
- כאן יש לך אפשרות להציג פרטי פגישות המסומנות כ"פרטיות "ולשלוח קבצים מצורפים של פגישות.
- לבסוף, ציין אם יש להציג את הפגישות בצורה של לוחות זמנים יומיים או פשוט כרשימה. תצוגת הרשימה ברורה יותר.
- סגור את הדו -שיח עם בסדר.
- כעת Outlook מכניס את הנתונים לטקסט ההודעה בצורה של קובץ iCalendar (סיומת ".ICS"), שגם תוכניות לוח שנה אחרות יכולות לקרוא. סיים ושלח את ההודעה.
לתאם פגישות
האופן שבו אתה מעריך את תגובות המוזמנים כדי לראות באיזה שעות כולם פנויים תלוי בהעדפותיך ובמספר המוזמנים - וכמובן גם בצורה שבה התשובות חוזרות:
- אם רוב התשובות מכילות קבצי Outlook או iCalendar, אנו ממליצים להזין אותן בלוח שנה אחר של Outlook, למשל. ב '"תכנון" נקרא ואשר נפתח למטרה זו ליד לוח השנה בפועל.
- אם יש יותר מחמישה מוזמנים וכמה תאריכים מוצעים, פתרון האאוטלוק הופך לבלבל. אז עדיף ליצור גיליון אלקטרוני של Excel: שמות המשתתפים אופקי, התאריכים המוצעים אנכית (או להיפך, אם יש יותר פגישות מאשר משתתפים). בתאים, סמן איזה אדם יכול להגיע לאיזה פגישה.
שלח פגישות מאושרות
ברגע שהחלטת על פגישה, הודע לשאר המשתתפים. רצוי לשלוח את הפגישה למשתתפים בצורה של קובץ iCalendar. אתה יכול להעביר אותו ללוח השנה שלך על ידי לחיצה כפולה על קובץ ICS. בנוסף, כתוב את נתוני הפגישה בדואר האלקטרוני לאותם אנשים שאין להם לוח שנה אלקטרוני.
אתה כמובן יכול לשלוח את הפגישה בצורה של בקשת פגישה. אבל רק משתמשי Outook יכולים לעשות עם זה משהו. בנוסף, חלק מהנמענים קצת מוזרים אם הם מקבלים דואר אלקטרוני עם האפשרויות "קבל", "עם הסתייגויות", "דחה" ו"הציע זמן אחר ", למרות שכבר הסכמת.
אגב, זה לא עובד רק בגרסאות Outlook החדשות יותר, אלא כבר ב- Outlook 2000.
תוכל ליצור קובץ iCalendar כדלקמן:
- פתח את ערך הפגישה.
- התקשר לפקודה קובץ → שמור בשם עַל.
- בחר כסוג הקובץ פורמט iCalendar (* .ics).
- וודא שיש לך את האפשרות שמור את הפגישה הנוכחית נבחר (ב- Outlook 2007/2010).
- הזן שם קובץ ובחר את המיקום.
- שמור את הקובץ.
- כלול את קובץ ה- ICS כקובץ מצורף בדוא"ל שאתה שולח למשתתפים.
