הקטן את גודל חוברות העבודה של Excel

כיצד להקטין את גודל הקובץ של קבצי אקסל ולמחוק תוכן מיותר

בתקופות של אמצעי אחסון גדולים יותר ויותר וחיבורים מהירים יותר, גודל הקבצים כבר לא ממלא את התפקיד שהם מילאו לפני כמה שנים. עם זאת, עליך לשמור על קבצי Excel קטנים ככל האפשר. אז הם לא רק נשמרים ונשלחים מהר יותר, אלא שהם גם עובדים מהר יותר.

אם אתה עורך טבלאות Excel לאורך זמן רב ומוסיף אותן שוב ושוב, הן גדלות במהירות לגודל שיכול להגביל את העבודה איתן מאוד.

ישנן מספר דרכים להקטין את גודל הקובץ של החישוב. אנו מציגים כאן את החשובים ביותר. לפני שתעשה משהו, בצע גיבוי של חוברת העבודה שלך כך שלא תאבד נתונים אם משהו משתבש.

טיפ 1: הסר תאים עודפים

בעיקרון, רק התאים המשמשים בפועל כלולים בגודל הקובץ. אם השתמשת בטווחי תאים למשל לחישובים זמניים, הם עדיין נחשבים לשימוש. זה חל גם אם מחקת את התוכן.

כדי לבדוק באיזה אזור Excel נחשב לשימוש, השתמש בצירוף המקשים CTRL END. לאחר מכן Excel קופץ לפינה הימנית התחתונה של האזור המשמש.

אם הפינה הימנית התחתונה נמצאת הרבה מתחת ו / או מימין לתאים שבהם נעשה שימוש בפועל, עליך למחוק את השורות או העמודות המיותרות. לשם כך, סמן את השורות והסר אותן בעזרת צירוף המקשים CTRL MINUS. לאחר מכן חזור על כך עבור העמודות.

חזור על השלבים המתוארים עבור כל גליונות העבודה בחוברת העבודה הנוגעת בדבר. לאחר המחיקה, סגור את התיקיה, שמור את השינויים ופתח אותם שוב. השתמש ב- CTRL END כדי לבדוק אם המחיקה הצליחה.

טיפ 2: מחק עיצוב מיותר

חלק מהרשימות מכילות מספר רב של שורות ריקות - סיבה נוספת לגדלי קבצים קיצוניים. זה יכול לקרות במיוחד לאחר ייבוא רשימות מתוכניות אחרות. זה לא רק מעצבן, אלא גם יכול להוביל לתוצאות לא נכונות בהערכות מסוימות. ישנן מספר שיטות להסרת שורות ריקות כאלה מהרשימות שלך.

אפשרות 1: מחק שורות ריקות באמצעות תיבת הדו -שיח "תוכן"

בכל גירסאות Excel, השתמש ב- CTRL G כדי לפתוח את תיבת הדו -שיח GO TO.

לחץ על תוכן.

לאחר מכן מופיעה תיבת דו -שיח נוספת. סמן את האפשרות BLANK.

אשר את ההגדרה שלך עם אישור.

מחק תאים ריקים לחלוטין

כל התאים הריקים מסומנים כעת. כעת תוכל למחוק תאים אלה לחלוטין ללא בעיות על מנת להסיר עיצוב מיותר או דברים אחרים. בצע את השלבים הבאים:

ב- Excel 2007 ואילך, הפעל את הכרטיסייה START ולחץ על קבוצת העריכה ב- DELETE ולאחר מכן על DELETE ALL.

אם אתה משתמש בגירסאות עד וכוללות את גירסת Excel 2003, פתח את הפקודה DELETE בתפריט העריכה ואת הפקודה ALL בתפריט הסתעפות.

לאחר המחיקה, סגור את התיקיה, שמור את השינויים ופתח אותם שוב.

סרטון הדרכה: מחק עיצוב מיותר באקסל

אפשרות 2: מחק תאים ריקים בעזרת מסנן Excel

1. ראשית, בחר את כל אזור הנתונים ברשימה שלך, כולל כותרות העמודות.

2. קראו לפקודה DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel עד גירסה 2003) או DATA - FILTER (Excel מגרסה 2007).

3. השורה הראשונה ברשימה שלך תסופק עם חיצי רשימה קטנים לאפשרויות המסנן.

   

4. אז Excel מסנן את הרשימה. לחץ עם העכבר על חץ הרשימה של העמודה שבה ברצונך לחפש תאים ריקים.

5. כעת תוכל לבחור את הערך (EMPTY) באמצעות קריטריוני המסנן. ב- Excel 2003 תמצא זאת כנקודת סינון נפרדת. עבור Excel 2007 ו- 2010 תמצא את הערך (EMPTY) תחת SELECT ALL.

6. לחץ על אישור.

במידת הצורך, חזור על כך בעמודות אחרות עד שניתן לראות רק את רשומות הנתונים הריקות (והמספרים המתאימים בעמודה העזר).

כעת סמן את הרשומות האלה ולחץ על מקש DELETE כדי למחוק אותן. בצע את הסימון בתאים בעצמך ואל תסמן באמצעות מספרי השורות בעמודה הקואורדינטות.

לאחר מכן תוכל להשתמש באפשרות (ALL) ברשימת הסינון האוטומטי כדי להציג את הרשימה המלאה כשהשורות הריקות הוסרו. לאחר המחיקה, שחזר את הסדר המקורי של הרשומות על ידי מיון הרשימה שוב בהתאם למספרים בעמודה העזר.

אם אתה מפריע למסננים המופעלים, תוכל לכבות אותם שוב באמצעות DATA - FILTER - AUTOFILTER.

טיפ 3: ייבוא ויצוא מאקרו

סיבה שלישית לשולחנות גדולים יכולים להיות המאקרו שהם מכילים. עליך להסיר את אלה שאינם נדרשים, לייצא את כל האחרים ולאחר מכן לייבא אותם שוב. לשם כך, בצע את הפעולות הבאות:

התקשר לעורך Visual Basic עם שילוב המקשים ALT F11. שם תמצאו את סייר הפרויקטים, אותו תוכלו לראות בתמונה.

לחץ על מודולי המאקרו בזה אחר זה בלחצן העכבר הימני ובחר את הפקודה REMOVE. אשר את שאילתת הייצוא באמצעות אישור.

כאשר כל פקודות המאקרו מוסרות ויוצאות, חזור ל- Excel, סגור את הקובץ, שמור את השינויים ופתח אותו שוב.

לאחר מכן התקשר שוב לעורך Visual Basic באמצעות ALT F11. בחר את הפרויקט של התיקיה הנוכחית בסייר הפרויקטים. בתפריט קובץ, פתח את הפקודה ייבוא קובץ וייבא בזה אחר זה את כל המאקרו הנדרש.

טיפ 4: הקטן את גודל הקובץ של טבלאות ציר

טבלת ציר יכולה להגדיל את גודל הקובץ באופן משמעותי. הסיבה לכך היא שנתוני המקור שעליהם מבוססת טבלת הצירים מועתקים גם לזיכרון מוסתר נפרד, מה שמכונה "מטמון ציר". בסופו של דבר, טבלת הצירים ניגשת למטמון הציר הזה ולא לנתוני המקור בפועל.

לכן עליך ללחוץ תמיד על כפתור "רענן" כדי לרענן את טבלת הצירים אם משהו השתנה בנתוני המקור. מכיוון שזו הדרך היחידה לעדכן את מטמון הציר. בפועל, אתה יכול להשתמש בזה כדי להקטין את גודל הקובץ של טבלאות ציר.

הקטן את גודל הקובץ של טבלאות ציר

יש הגדרה בטבלאות הצירים המנקה את מטמון הציר כאשר הקובץ נשמר. שולחן הציר עצמו נשמר.

לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על טבלת הצירים ובחר את הערך "אפשרויות טבלת צירים" מתפריט ההקשר.

פתח את הכרטיסייה "נתונים" ובטל את הסימון של "שמור נתוני מקור עם קובץ". לשם כך, סמן את התיבה שליד "עדכן בעת פתיחת הקובץ.

כעת מטמון הציר נמחק כאשר הקובץ נשמר - טבלת הנתונים בפועל נשמרת כמובן.

גודל הקובץ מצטמצם באופן משמעותי וכמעט מגיע שוב לגודל הקובץ ללא טבלת הצירים.

טיפ 5: הקטן או מחק גרפיקה ותמונות

תמונות רקע, לוגואים או תמונות מוכנסות לרוב מיותרות ותופסות שטח אחסון רב. לכן, אל תכלול תמונות רקע בטבלה. כלול את לוגו החברה בצד אחד בלבד. אין להכניס תמונות בגודלן המקורי, אלא להקטין אותן. Excel מציע פונקציה כזו: לחץ על התמונה. בפריט התפריט "פורמט" בקבוצת "התאמה" יש את הפונקציה "דחוס תמונות". בעיקרון, כאשר אתה מצמצם ומוחק גרפיקה, עליך להיזהר לא להסיר כל גרפיקה הדרושה.

טיפ 6: הסר נוסחאות מיותרות

נוסחאות מסובכות רבות משפיעות גם על גודל קובץ אקסל. אז נסה להסיר נוסחאות לא רצויות מחוברת עבודה של Excel. יש פעמים שיש לך מערך נתונים ואתה לא צריך את הנוסחאות שהוא מכיל, עדיף להחליף נוסחאות אלה בערכים. לשם כך, בצע את ההוראות הבאות:

1. פתח את קובץ Excel והקש Ctrl + A כדי לבחור את כל גליון העבודה / מערך הנתונים. לאחר מכן הקש על מקש F5.

2. פתח את האפשרות עבור אל ולחץ על "מיוחד".

3. בחר את הנוסחאות ולחץ על אישור, כעת בחרת את כל התאים שיש להם נוסחה.

4. לאחר מכן המר את הנוסחאות שנבחרו לערכים: לחץ על צירוף המקשים Ctrl + C כדי להעתיק את התאים שנבחרו.

5. לאחר מכן לחץ על הכרטיסייה דף הבית ובקבוצה הלוח לחץ על הדבק.

6. לאחר מכן לחץ על הסמל הוסף ערך. כל התאים עם נוסחאות מומרים כעת לערכים.

טיפ 7: המר את סוג הקובץ לפורמט בינארי (XLSB)

שמירה בפורמט .xlsb מומלצת לחישובים נרחבים. זה שומר את הקובץ בינארי. הוא יהיה קטן בהרבה והגישה תהיה מהירה יותר. בדרך כלל זה לא יגרום לך לחסרון. מומלץ לבצע בדיקה מפורטת לתכנות פנימי וליישומים מיוחדים.

שאלות נפוצות: הקטנת גודל הקובץ של חוברות עבודה של Excel

1. מדוע קובץ האקסל שלי כל כך גדול?

בעיקרון, דף עבודה עם יותר מ -100,000 שורות ועמודות רבות דורש הרבה זיכרון. ככל שתכניס יותר נתונים וגרפיקה לגיליון האלקטרוני של Excel, הקובץ יהיה גדול ואיטי יותר עם הזמן. לכן, בדוק אם אינך יכול להקטין מעט את מספר הפיקסלים של התמונות שהוכנסו או שאתה באמת זקוק להן. טבלאות ציר ועיצוב שגוי יכולות גם להגדיל את גודל הקובץ.

2. כיצד אוכל להקטין את גודל הגרפים שלי ב- Excel?

סמן גרפיקה שהוכנסה בטבלה בעזרת לחיצת עכבר כך שבאקסל 2010 ובאקסל 2007 הכרטיסייה "כלי תמונה" תוצג בפס התפריטים. עם Excel 2003, סרגל הכלים "גרפיקה" מופיע במקום זאת. כעת לחץ על הסמל "דחוס תמונות".

3. כיצד אוכל לדחוס את קובץ האקסל שלי?

אתה יכול לדחוס את קובץ ה- Excel בקלות באמצעות האפשרות "קובץ zip". לשם כך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קובץ ה- Excel שברצונך לדחוס. כעת לחץ על האפשרות שלח אל ולאחר מכן בחר באפשרות "תיקיה דחוסה".