צור עותקי גיבוי וגיבויי אבטחה של חוברות עבודה של Excel

כך אתה יוצר באופן קבוע עותקי גיבוי של חוברות העבודה שלך ב- Excel

האם תרצה ליצור עותק גיבוי של חוברת עבודה? כמובן, זה חורג מהאפשרויות שמציעה Windows, למשל העתקת חוברת עבודה לספרייה אחרת או בשם אחר.

באפשרותך גם ליצור גיבוי של חוברת עבודה ישירות באמצעות Excel. לאחר מכן Excel תמיד שומר את הגרסה הקודמת של חוברת עבודה בעותק גיבוי בעת שמירת הגרסה הישנה.

צור עותק גיבוי אוטומטי של קובץ Excel בעת השמירה

בצע את השלבים הבאים:

1. התקשר לפקודה SAVE AS. לשם כך, לחץ בכל הגרסאות בכרטיסיה קובץ או בתפריט קובץ. Excel 2007 הוא יוצא מן הכלל. כאן אתה לוחץ על הלחצן העגול של Office בפינה השמאלית העליונה כדי להפעיל את הפקודה.
2. בחלון הדו -שיח שמופיע, לחץ על הלחצן TOOLS (Excel מגרסה 2007) או EXTRAS (Excel עד וכולל גירסה 2003).
3. בחר את ההגדרה GENERAL OPTIONS.
4. הפעל את תיבת הסימון יצירת קובץ גיבוי.
5. אין להזין סיסמאות.
6. סגור את החלון בלחצן OK.
7. בחר ספרייה ושם קובץ.
8. שמור את חוברת העבודה באמצעות הלחצן בעל אותו שם.

לאחר מכן Excel יוצר עותק גיבוי של הקובץ. קובץ זה כולל את סיומת הקובץ ".XLK" והוא תמיד מעודכן מהשמירה הלפני אחרונה. כשאתה שומר חוברת עבודה, הגרסה הקודמת הופכת לקובץ הגיבוי החדש.

אבל יש דרך אחרת: בעזרת מאקרו, אתה יכול גם לתת ל- Excel את הפקודה ליצור עותק גיבוי אוטומטי כאשר קובץ אקסל נסגר.

צור עותק גיבוי אוטומטי בעת סגירת קובץ אקסל

האם ברצונך לוודא כי עותק גיבוי של הקובץ יישמר אוטומטית בנתיב מסוים בעת סגירת חוברת עבודה של Excel? זו לא בעיה עם מאקרו. כדי להבחין ביניהם, שמות הקבצים נשמרים על פי התבנית הבאה:

שם קובץ שנה-חודש

כך שאם הקובץ שלך נקרא planning.xls, למשל, עותק הגיבוי נשמר כך:

2009-10-24 planning.xls

מתן שם זה מקל מאוד על מיון רשימת הקבצים באופן כרונולוגי, מכיוון שהסדר הכרונולוגי הוא אלפביתי באופן אוטומטי. השתמש במאקרו הבא ליצירת עותק הגיבוי:

סגירה אוטומטית ()
Dim Altname כמחרוזת, שם משפחה כמחרוזת, נתיב כמחרוזת
Path = "C: \ Data"
ספר עבודה זה
Altname = ThisWorkbook.FullName
אם נכון $ (Path, 1) "\" ואז Path = Path + "\"
Neuname = נתיב ופורמט (עכשיו, "YYYY-MM-DD") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs שם קובץ: = שם חדש
חוברות עבודה פתוחות (שם ישן)
ספר עבודה זה.סגור
סיום תת

שים את הנתיב שלך במשתנה נָתִיב תוקן. עותקי הגיבוי נשמרים במיקום זה. אם ברצונך לשמור את עותקי הגיבוי תמיד באותה ספרייה שממנה פתחת את חוברת העבודה, החלף את הפקודה Path = "C: \ Data" עם השורה הבאה:

Path = ActiveWorkbook.Path

המאקרו פועל לפי השיטה הבאה:

1. שמור את התיקיה הנוכחית
2. צור שם קובץ חדש בהתבסס על התאריך הנוכחי
3. שמור את חוברת העבודה בשם חדש בנתיב חדש
4. פתח מחדש את חוברת העבודה המקורית
5. סגור את עותק הגיבוי של התיקיה

העתק את המאקרו לכל חוברת עבודה שברצונך לגבות אוטומטית. עותקי הגיבוי תמיד נוצרים כאשר אתה סוגר את חוברת העבודה המתאימה.

כיצד ליצור באופן ידני עותק גיבוי של הגיליון האלקטרוני של Excel

בעת תיקון חוברת עבודה, זה יכול לקרות שאתה לא בטוח אם אתה באמת רוצה לשמור את השינויים שביצעת.

במקרים כאלה, עליך ליצור עותק גיבוי של התיקיה עם הגירסה הקודמת. המשך כדלקמן ליצירת עותק גיבוי של הגרסה השמורה האחרונה:

1. הפעל את הפקודה "שמור בשם" בתפריט "קובץ".
2. לחץ על הלחצן "כלים - אפשרויות כלליות".
3. הפעל את תיבת הסימון "צור קובץ גיבוי".
4. סגור את החלון בלחצן OK.
5. בחר ספרייה ושם קובץ.
6. שמור את חוברת העבודה באמצעות הלחצן בעל אותו שם.

לאחר מכן Excel יוצר עותק גיבוי של הקובץ. קובץ זה כולל את סיומת הקובץ ".XLK" והוא תמיד מעודכן מהשמירה הלפני אחרונה. כשאתה שומר חוברת עבודה, הגרסה הקודמת הופכת לקובץ הגיבוי החדש.