אתה משתמש בחתימה בסוף כל דואר אלקטרוני כדי לספק לנמען את כתובתך ואת המידע החובה הנדרש על פי חוק. תוכל גם להשתמש בחתימה להעברת הצעות, מידע פרסומי או מסרים אחרים.
הגדר חתימה
תוכל להגדיר חתימה ב- Outlook באופן הבא:
- קראו לפקודה TOOLS >> OPTIONS.
- פתח את הכרטיסייה פורמט E-MAIL ולחץ על SIGNATURES ולאחר מכן על NEW.
- הזן שם לחתימה החדשה. שמור על האפשרות צור את החתימה ללא תבנית (אפשרות זו כבר אינה זמינה ב- Outlook 2007) ולחץ על הבא.
- הזן ועיצב את הטקסט לחתימה. אם תרצה, תוכל גם להוסיף את לוגו החברה שלך.
שים לב שהנמען יראה את העיצוב רק אם הגדיר HTML או RTF כפורמט הדואר האלקטרוני. במקרה של הודעות דואר אלקטרוני בפורמט טקסט רגיל, כמובן שלא ניתן לראות סוג מודגש או דומה.
אם יש לך Outlook עד גרסה 2003 כולל, בצע את הפעולות הבאות:
- לחץ על סיום ולאחר מכן לחץ על אישור.
- בכרטיסיה פורמט דואר אלקטרוני, תחת חתימות, בחר את חשבון הדואר האלקטרוני שעבורו יש להשתמש בחתימה החדשה. לאחר מכן Outlook מכניס אוטומטית את החתימה בסוף כל דואר אלקטרוני חדש או כל תשובה והעברה שאתה שולח באמצעות חשבון זה.
- סגור את הדו -שיח.
אם יש לך Outlook 2007, בצע במקום זאת את הפעולות הבאות:
- לחץ על "שמור.
- בפינה השמאלית העליונה של הדו-שיח, בשדה חשבון הדואר האלקטרוני, בחר את החשבון שעבורו יש להשתמש בחתימה החדשה באופן אוטומטי.
- מתחת לזה אתה בוחר את שם החתימה למסרים חדשים ולתשובות / העברה.
- סגור את הדו -שיח עם אישור.
מכיוון ש- Outlook מעתיק את החתימה לשדה ההודעות, עדיין תוכל לשנות אותה לפני שליחת הדואר האלקטרוני - לדוגמה, הכנס את סיומת הטלפון הישירה שלך ללקוח חשוב, בעוד החתימה הרגילה מכילה את מספר המרכזיה.
כלול את חתימתך עם כרטיס הביקור שלך
אם יצרת כרטיס ביקור דיגיטלי עם הנתונים שלך ב- Outlook, תוכל לצרף אותו לחתימת הדואר האלקטרוני שלך. מקבל כרטיס הביקור יכול להעביר את נתוני יצירת הקשר לפנקס הכתובות שלו בלחיצה כפולה.
חשוב: Outlook עד גירסה 2003 שולח את כרטיס הביקור בצורה של קובץ vCard, אותו ניתן לקרוא גם על ידי לקוחות דואר אלקטרוני אחרים מלבד Outlook. Outlook 2007, לעומת זאת, משתמש בפורמט VCF, המתפרש בצורה נכונה רק עם Outlook 2007 ו- Outlook 2010 הקרוב.
כיצד להוסיף את כרטיס הביקור שלך לחתימה ב- Outlook:
- אם עדיין לא עשית זאת, צור ערך חדש עם פרטי יצירת הקשר שלך בפנקס הכתובות.
- התקשרו לפקודה TOOLS >> אופציות >> פורמט דואר אלקטרוני.
- לחץ על כפתור SIGNATURES.
- אם כבר הזנת חתימה, בחר אותה בשדה השמאלי העליון. ב- Outlook עד 2003 כעת עליך ללחוץ על ערוך. אם עדיין לא הזנת חתימה, עשה זאת באמצעות הכפתור NEW.
- ב- Outlook 2003 ואילך, בחר את כרטיס ה- vCard בשדה הוסף כרטיס ביקור זה (vCard) לשדה חתימה זו. ב- Outlook 2007, תחת ערוך חתימה ברירת מחדל, לחץ על כרטיס עסקים. בחר את רשומת איש הקשר שלך מפנקס הכתובות ולחץ על אישור. לאחר מכן נוצר קובץ ה- VCF באופן אוטומטי ומוסיפה תצוגה מקדימה לחתימה.
- סגור את כל דיאלוגים.
דרישות חוקיות
מאז 1 בינואר 2007, הוסדר חוקית בגרמניה אילו מידע חייב להיכלל בהתכתבות מסחרית, לרבות בדואר אלקטרוני:
- שם החברה המלא, כולל טופס העסק
- מקום הענף עם הכתיב הנכון שניתן לזמן אותו
- בית המשפט המקומי המוסמך
- מספר המרשם המסחרי
- מספר זיהוי מס המכירה
- שמו של המנהל, הבעלים או יו"ר הדירקטוריון והוועד הפיקוח
למען האמת, גם מספר המס (חברות רבות מוסרות זאת רק על פי בקשה על מנת למנוע שימוש לרעה)
מידע נוסף כגון מספרי טלפון ופקס, כתובת דואר אלקטרוני, כתובת אינטרנט, פרטי המחלקה וכו 'הינם בהתנדבות. על פי החוק, מידע החובה חייב להיות "קריא" על המסך ועל ההדפסים. דרישות אלה מוסדרות ב:
- קוד מסחרי, HGB, סעיף 37 א
- חוק GmbH (GmbHG), סעיף 35 א
- חוק תאגיד מניות (AktG), סעיף 80
