כיצד לשלוח מצגות PowerPoint באופן מקצועי

שלח מצגות בקרוב

בניית מצגת בצורה לוגית והתמקצעות בשקופיות עם טקסטים, גרפיקה, אנימציות וסרטונים היא המטרה החשובה ביותר ב- PowerPoint למציגים. מצגת צריכה לגעת, ליידע ולהעביר תוכן בעל יכולת. יחד עם זאת, תפיסת המצגת היא בעלת ערך רק אם השקופיות יכולות להיות נצפות על ידי הנמען באופן בו הן נוצרו.

הדבר אפשרי בקלות בעת הצגה בפני קהל או באמצעות פלטפורמת וידאו כגון סקייפ או זום. עמיתים, שותפים עסקיים או חברים יושבים ישירות בחדר המצגות או בחדר הישיבות הווירטואלי. במקרה זה, אפשר לתקשר ולפרש את הבעות הפנים של הקהל ללא כל מאמץ.

המצב שונה כאשר יש לשלוח את המצגת המעוצבת. כאן היוצר או המגיש אינו יכול להבטיח שכל המידע על השקופיות יובן. מסיבה זו, התוכן הוא קריטי. על מנת לייצר תשומת לב, חיוני למקד את הקהל והנמענים בצורה ממוקדת, למשל להבטיח אינטראקציה עם היפר -קישורים נוספים. בנוסף, יכולות להתעורר בעיות תאימות למרות תוכן בעל ערך. בין היתר, אלה קשורים לכך שהשולח והנמען משתמשים בגרסאות PowerPoint שונות או משתמשים בתוכנית אחרת למצגות, כמו ה- Keynote של אפל.

חשוב עוד יותר שכאשר שולחים מצגת PowerPoint או שקופיות בודדות, דואגים שהשקופיות יהיו קריאות וימשכו תשומת לב. בעת שליחה או שליחה של המצגת, PowerPoint מציעה מגוון רחב של פונקציות ניסויים שבעזרתם כל נמען, ללא קשר לציוד הטכני שלו, יכול להבין ולהבין את המידע החיוני של מצגת ה- PowerPoint. האפשרות ב- PowerPoint לבדוק אם יש מצגת אם יש בעיות תאימות אפשריות לפני שליחתה היא גם מעשית. אם תקבל הודעה על בעיות תאימות, ניתן לבטל אותן לפני המשלוח.

סרטון הדרכה: כיצד לשמור, לייצא ולשלוח מצגות PowerPoint בהצלחה

כיצד ובאיזה פורמט ניתן לשלוח מצגות PowerPoint כקבצים מצורפים

הדרך הקלה והנפוצה ביותר לשלוח מצגת שנוצרה בכשרון היא לצרף אותה למייל. רבים ממיליארדי הדוא"ל הנשלחים מדי יום מכילים קבצי מצגות במגוון פורמטים. PowerPoint מציעה את פורמטי הקבצים הבאים להמרה:

פורמטים של קבצים	להשתמש
pptx	פורמט סטנדרטי ב- PowerPoint לשמירת מצגות.
pptm	פורמט סטנדרטי ב- PowerPoint לשמירת מצגות באמצעות פקודות מאקרו.
ppt	פורמט סטנדרטי לשעבר ב- PowerPoint בגרסאות 97-2003. זהו עדיין פורמט קובץ נפוץ, שכן חברות ואנשים פרטיים רבים עדיין משתמשים בגירסאות ישנות יותר של PowerPoint.
xps	קבצי XPS נמצאים בתבנית קובץ XML Paper Specification. זהו פורמט קובץ הדומה ל- PDF (פורמט מסמכים ניידים) ופותח על ידי מיקרוסופט. ניתן לפתוח זאת ישירות ב- Microsoft Edge או ב- Internet Explorer.
פוטקס, פוטם, סיר	יוצר קבצי תבנית PowerPoint בפורמט המתאים.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	שומר את המצגת בתמונות בודדות, בהתאם לפורמט הקובץ שנבחר. ניתן לצפות בגרפיקה זו באופן סטטי באמצעות תוכנת עיבוד תמונה.
pdf	שומר את הקובץ בפורמט קובץ PDF הידוע והעולמי. המצגת נשמרת באופן סטטי, מעברי שקופיות או קובצי GIF.webp מונפשים אינם מוצגים מונפשים. ניתן לפתוח אותו מכל מכשיר.
odp	אם אתה שומר את מצגת PowerPoint כקובץ ODP, היא נשמרת בתקן קוד פתוח. ניתן לקרוא את "פורמט המסמכים הפתוחים של OASIS ליישומי Office" על ידי תוכנות משרד בחינם כגון Open Office או LibreOffice.

בנוסף לתבניות הקבצים שהוזכרו, PowerPoint מציעה פורמטים אחרים של קבצים בהם ניתן לשמור מצגת שקופיות.

טיפ מומחה:

אם תשמור את המצגת שלך בקובץ עם סיומת ppsx, הקובץ יישמר בפורמט XML פתוח. שליחת קובץ עם סיומת ppsx היא האפשרות הטובה ביותר אם אינך יודע את הדרישות הטכניות של הנמען. לאחר שליחת הקובץ, הוא יכול לפתוח את הקובץ עם גירסת PowerPoint 2007 או מאוחר יותר או באמצעות מציג PowerPoint.

עֵצָה:

אם קובץ המצגת שלך גדול מאוד, למשל כקובץ PDF, תוכל למצוא את השומנים של המצגת שלך בכמה לחיצות בלבד. כתוצאה מכך, אתה יכול להקטין את גודל התמונות שתופסות זיכרון רב ולהקטין את הקובץ.

שמור מצגת שקופיות בפורמט קובץ חלופי ב -5 שלבים

אפשר לשמור מצגת שקופיות שנוצרה ב- Microsoft PowerPoint בפורמט אחר בכמה לחיצות בלבד. 5 הנקודות הבאות חיוניות לכך:

1. נווט אל "קובץ> שמור בשם".

2. בחר היכן לשמור את הקובץ שלך. ב- PowerPoint, למשל, יש לך אפשרות לאחסן את הקובץ בשולחן העבודה, עם ספק ענן כגון OneDrive או בתיקיית המסמכים האישיים שלך.

3. אם מיקום האחסון הרצוי אינו מופיע, נווט לפריט התפריט "עיון".

4. נפתחת תיבת דו -שיח שבה תוכל לציין הן את מיקום האחסון והן את תבנית הקובץ. באפשרותך לשנות את פורמט הקובץ על ידי בחירה בשדה הבחירה "סוג קובץ". לדוגמה, תוכל לשמור את המצגת בפורמט קובץ pdf במקום בפורמט pptx רגיל.

   

5. בשלב האחרון שמור את הקובץ על ידי לחיצה על כפתור "שמור". אם ברצונך לשלוח את הקובץ כקובץ מצורף בדואר אלקטרוני, יש לך אפשרויות שונות:

   • חיבור דוא"ל ב- Microsoft Outlook וצירוף המצגת כקובץ.
   • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על מצגת השקופיות השמורה ובחר את פריט התפריט "שלח אל".
   

• העבר את הקובץ לכונן ענן, למשל Dropbox המשותף של שותף עסקי או השתמש ב- Wetransfer כדי לשלוח קבצים גדולים בטווח הג'יגה -בייט.

ייצוא מצגות ישירות מ- PowerPoint - אין בעיה!

בנוסף לאפשרות הקלאסית של שמירת מצגת שיצרת על שולחן העבודה או מיקום אחסון אחר ולאחר מכן שליחתה, PowerPoint מציעה גם אפשרות לייצא מצגות שקופיות בפורמטים שונים ישירות מהתוכנית. חלק מהקבצים מאוחסנים באופן זמני או נשלחים ישירות, למשל עם האפשרות: "שלח ל- Microsoft Stream". כדי להתחיל כל ייצוא, נווט:

1. עבור לפריט התפריט "קובץ> ייצוא".

2. בתפריט הייצוא יש לך אפשרויות שונות לפורמט הקובץ שבו ברצונך לייצא את המצגת:

אתה יכול לבחור מבין האפשרויות הבאות:

פורמט קובץ PDF / XPS	מיוצא לקובץ PDF או XPS שלא ניתן לשנות אותו ושומר על עיצוב, גופנים ופריסת PowerPoint כמו תמונה.
צור סרטון	תחת "צור וידאו" תוכל לחלץ קובץ וידיאו מהמצגת. בתיבת הדו -שיח, תוכל לבחור אם יש להשתמש ברצפי זמן והערות מוקלטים ובאיכות הקובץ שיש לשמור. במקביל, תינתן לך האפשרות לדחוס קובץ וידיאו. לקובץ וידאו יש את היתרון שהוא יכול להיות מופעל גם על ידי אנשים שאין להם גישה ל- PowerPoint, מציג PPTX או תוכנת מצגת אחרת מכיוון שאין להם זכויות מנהל.

צור קובץ GIF.webp מונפש	GIF.webp מונפש הוא פונקציה שבה מספר תמונות בודדות של קובץ גרפי נשמרות בסדר מוגדר. בדומה לסרטון, נוצרות תמונות נעות. באופן זה ניתן להציג שקופיות מצגת בודדות באופן מעניין ותוסס.
מצגת שקופיות חבילה לתקליטור	יוצר חבילה שבה שקופיות ואלמנטים מוטבעים נשמרים כיחידה כמו ב- DVD ומופעלים בכל מכשיר.
צור מסמכים	באפשרותך להשתמש בפונקציה זו כדי לשלוח שקופיות בודדות או את המצגת כולה ל- Microsoft Word. שם תוכל להמשיך לעבד את הטקסטים וההערות.
שנה סוג קובץ	דרך קלה לשנות סוג קובץ קיים, למשל המצגת שלך בפורמט pptx לפורמט ppt.
פרסם ל- Microsoft Stream	Microsoft Stream הוא פורטל סטרימינג בתשלום המאפשר להפוך מצגות או סרטוני וידאו לזמינים לקבוצה גדולה של אנשים. Microsoft Stream אידיאלי, למשל, למצגות חברה או לאירועי חברה וניתן להגיע אליו בקלות על ידי משתתפים מוזמנים באמצעות דפדפן האינטרנט.

שתף מצגות - אפשרות נוספת לשמירה ושליחה

הבא ל:

• שמור באופן קלאסי גם מצגת שקופיות בפורמטים שונים של קבצים
• ייצוא מ- Microsoft PowerPoint

משתמשי PowerPoint יכולים גם לשתף מצגת.

לשם כך, נווט אל "שתף" תחת "קובץ". נפתח חלון חדש שבו יש לך אפשרות לשמור את המצגת שלך בכונן OneDrive לבחירתך או לשלוח אותה כקובץ PDF או הצגת שקופיות באמצעות דוא"ל.

לחלופין, ניתן לשלוח או לשמור מצגת חיצונית באמצעות פריט התפריט "שחרור". הנמענים מקבלים את הקובץ כהעתק בדוא"ל או בנוחות באמצעות שירות אחסון בענן.

מסקנה: השתמש באפשרויות שונות לשליחת מצגת PowerPoint שלך

כתוכנית הצגה מקצועית, Microsoft PowerPoint צפויה להיות מסוגלת להפוך את מצגות המסך למעניינות ותוססות בזכות האפשרויות והתכונות שהיא מכילה. בנוסף לתוכן, חשוב שהנמען יכול לצפות בכל מצגת באותו אופן שבו היא נבנתה. זה לא תמיד אפשרי ללא בעיות, מכיוון שלכל משתמש דרישות טכניות שונות.

מסיבה זו, ל- PowerPoint יש אפשרות לשמור ולשלוח מצגות שקופיות בפורמטים שונים של קבצים. בנוסף, ניתן לייצא או לשתף מצגות במגוון דרכים. בעזרת אפשרויות הייצוא והאחסון הללו, מצגות יכולות להיראות מקצועיות ואינפורמטיביות בכל עת, מלבד הציוד הטכני של הנמען.