מצגות כמעט ולא נוצרות ומופיעות באותו מחשב. במקום זאת, המצגת צריכה להישלח בעיקר לעמיתים, לממונים או ללקוחות. לאחר מכן היא מופגנת לעתים קרובות בעזרת מחשב או מחברת אחרת.
בדוק את המסמך לפני העברת אותו
לפני שליחת עותק אלקטרוני של מצגת PowerPoint שלך, עליך לבדוק את המצגת לאיתור נתונים או מידע אישי שעשויים להיות מאוחסנים במצגת עצמה או במאפייני המסמך. מאחר ומידע זה עשוי לחשוף פרטים שאסור שידעו בציבור, רצוי להסיר מידע מוסתר זה.
PowerPoint מציעה לך כלי שעושה עבורך חלק מהעבודות:
- לחץ על הכרטיסייה התחל עַל מֵידָע.
- לחץ על הכפתור באזור האמצעי בדוק אם יש בעיות - בדוק את המסמך.
- כעת תראה רשימה של הפריטים שניתן לבדוק.
התאם את הגדרות סקירת המסמכים
- כברירת מחדל, תיבת הדו -שיח סקירת מסמכים כל התיבות מלבד אחת מסומנות.
- שים גם את הסימן מלפנים תוכן שקופיות חיצוני. אם יש שדה טקסט מחוץ לשקופית, זה יוסר.
- בין היתר, PowerPoint בודק אם המצגת עדיין מכילה הערות ובמידת הצורך גם מוחקת את המידע האישי שנשמר במסמך, כגון שם המשתמש של האדם שיצר את המצגת.
- ניתן להסיר גם כל הערה שנשכחה באזור ההערות של המצגת.
- לאחר שבחרת את כל האפשרויות הרלוונטיות עבורך, לחץ על חשבון.
- כעת יוצגו לך כל האלמנטים שנמצאו ותוכל להחליט עבור כל אפשרות אם ברצונך להשתמש בכפתור להסיר את כל רוצה למחוק.
- בסיום לחץ על לְהַסִיק.
מלכודת זהירות: קישורים עם Excel
הבחינה ב- PowerPoint 2010 יכולה לעשות הרבה, אך היא אינה יכולה להבטיח שכל המידע הפנימי יוסר.
בדוק תמיד ידנית אם יש תרשים במצגת שכאשר היא נפתחת חושפת מידע רב מהרצוי. זה המקרה, למשל, אם התרשים נוצר ב- Excel ולאחר מכן או כקישור אובייקט תרשים של Microsoft Excel או עם אפשרות ההדבקה השתמש בעיצוב מטרה והטמעת חוברת עבודה בהתאמה. שמור על עיצוב מקורי והטמעת חוברת עבודה מוכנס לתוך PowerPoint.
אם תסמן תרשים כזה ולחץ על ערוך נתונים לחץ, כל קובץ ה- Excel נפתח ומציע תובנה לגליונות נתונים אחרים של Excel שייתכן שלא תרצה לשחרר.
במקרה של קבצים מקושרים, סיכון זה קיים בדרך כלל רק כאשר הצופה פותח את המצגת במחשב שעליו הוא נוצר. רק אז הקישור לאקסל פעיל למעשה. ברגע שהוא נפתח במחשב זר, מופיעה הודעה המציינת כי הקובץ המקושר אינו זמין.
אך היזהר, כאשר אתה אורז מצגת בתקליטור, קישורים נשמרים איתה. תוכל לקרוא עוד בנושא זה בגיליון הבא.
כך תוכל לחשוף קישורים לאקסל ולמחוק נתונים מיותרים
לא תמיד אתה יוצר את כל השקופיות במצגת. עם זאת, אם אתה אחראי לסיים את המצגת, יש דרך קלה לבדוק אם עמיתיך כללו תרשים מקושר.
ככה עושים את זה:
- לחץ על הכרטיסייה התחל עַל מֵידָע.
- האפשרות תמצא בפינה השמאלית התחתונה ערוך קישורים לקבצים.
- כעת תראה את כל הקישורים בקובץ ותוכל להסיר קישורים בודדים אם תרצה.
במקרה של חוברות עבודה מוטמעות, מחק את גליונות הנתונים המיותרים.
