יש לרשום בטבלה את הקילומטראז' בעת התדלוק ואת כמות הדלק לצי רכבים. לאחר מכן יש לחשב את הקילומטרים שנסעו בין שתי עצירות תדלוק והצריכה. כמובן, הרשימה עובדת גם עם רכב אחד בלבד.
הטבלה בנויה כך שיש שורה אחת לכל יום. לא כל רכב מתודלק כל יום. ניתן לקבוע הבדלים וצריכה רק בין שתי עצירות תדלוק, ללא קשר למספר הימים ביניהם. האיור הבא מציג את מבנה הטבלה לדוגמה:
כדי לחשב את הפרש הקילומטרים בעמודה D, יש לבדוק תחילה האם הוזנה קריאת קילומטרים בשורה המתאימה. אם כן, הרמה הגבוהה מבין אלו שלמעלה מופחתת מהרמה הנוכחית, שהיא תמיד זו של עצירת התדלוק האחרונה.
הנוסחה לחישוב זה נראית כך עבור השורה הראשונה D4 בטבלה לדוגמה:
"=IF(B4;B4-MAX(B$3:B3);)"
ההתייחסות המוחלטת לתא B3 חשובה בנוסחה זו. זה מבטיח שבעת קביעת המקסימום, הטווח מהנשא לתא שמעל לתא הפעיל תמיד נלקח בחשבון. האיור הבא מציג את השימוש בנוסחה בטבלה לדוגמה:
העתק את הנוסחה הזו מספיק רחוק למטה בעמודה. כל עוד לא הוזן קילומטראז', תאי התוצאה נשארים ריקים.
כדי לקבוע את הצריכה בעמודה E יש לבדוק האם הוזן קילומטראז' בשורה המתאימה. אם כן, חלקו את הקילומטרים שנסעו בליטרים המודלקים והכפילו את התוצאה ב-100. עבור השורה הראשונה של הטבלה לדוגמה, השתמש בנוסחה הבאה כדי לעשות זאת בתא E4:
"=IF(B4;C4/D4100;)"
האיור הבא מציג את השימוש בנוסחה זו בטבלה לדוגמה:
העתיקו את הנוסחה לחישוב הצריכה מספיק למטה בעמודה. הטבלה הושלמה כעת ומוכנה להזנת נתוני טנק.
לאחר שהזנת נתונים, תקבל מיד את החישובים הנלווים למרחקים שנסעו ולצריכה הנובעת מכך. האיור הבא מציג את טבלת המיכלים עם הערכים שהוזנו בטבלה לדוגמה:
