כיצד לעבוד בצורה הטובה ביותר עם חלקים מהירים ב- Outlook
התפיסה של הודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook אינה חייבת להיות אינדיבידואלית בכל מקרה. בסביבה המקצועית והפרטית מעצבים כל הזמן מיילים דומים או דומים. לדוגמה, הודעת דוא"ל הנלווית להצעה מכילה בדרך כלל רכיבי טקסט אנלוגיים. גם תשובה לפנייה אינה ספציפית ויש לשנותה מבחינת מספרים או המוצר לכל היותר. דמיון בתפיסת מיילים הוא הגיוני מיסודו ומכיל יתרון שאסור לזלזל בו. ניתן להשיג זאת אם אתה עובד יותר עם מודולי טקסט טרומיים. בגרסה הנוכחית של Outlook 365, מודולי טקסט ופונקציותיהם זמינים כמודולים מהירים, השונים מתוכניות אחרות ומגרסאות Outlook.
הדרכת וידאו: כיצד ליצור ולהשתמש במודולי טקסט ב- Outlook
צור חלק מהיר ב- Outlook - 5 שלבים חיוניים לאוטומציה
אתה יכול לעצב רכיב מהיר בתוכנית Microsoft Outlook תוך זמן קצר בכלל:
-
פתח הודעה חדשה באמצעות הכרטיסייה "קובץ". בשלב הבא כתוב טקסט ספציפי שתרצה לשמור כחלק מהיר.
-
בחר את הטקסט ב- Microsoft Outlook והעתק אותו. לשם כך, תוכל להשתמש בצירוף המקשים Ctrl + C כקיצור דרך או כקיצור דרך.
-
בשלב הבא, כשהטקסט עדיין מסומן, נווט לכרטיסייה "הוספה" ועבור לתפריט "טקסט".
-
לחיצה על "חלקים מהירים" פותחת חלון בחירה חדש שבו תוכל "לשמור את הבחירה שלך בקטלוג החלקים המהירים".
-
לאחר לחיצה על "שמור בחירה בקטלוג חלקים מהירים", נפתח חלון אפשרויות נוסף. כאן יש לך את ההזדמנות לספק מידע נוסף על מודול הטקסט.
בין היתר תוכל:
- הקצה שם משמעותי למודול הטקסט.
- בחר קטגוריה או צור קטגוריה חדשה, למשל "הצעות" או "חוזה".
- הכנס תיאור כדי ליידע את העמיתים לגבי התוכן של מודול הטקסט.
- באפשרויות, בחר כיצד יש להוסיף את הטקסט כחלק מהיר.
בלחיצה על "אישור" אתה שומר את החלק המהיר ויכול להכניס אותו לדואר חדש בכל עת.
הכנס חלק מהיר למייל - כך זה עובד
לאבן בניין שנוספה לדוא"ל חדש יש יתרונות רבים. זה חוסך זמן ויעיל לשלב מודולי טקסט בדוא"ל. בנוסף, הודעות יוצאות דומות מבחינת התוכן והעיצוב שלהן. הדבר חשוב במיוחד בסביבה המקצועית, עם בירור או הצעה.
יש לך שתי חלופות להטמעת מודול טקסט שנוצר בדוא"ל:
חלופה 1: הכנס מודול טקסט כגון טקסט אוטומטי
החלק המהיר שלך בשם "מודול טקסט 1" מוצג אוטומטית כאפשרות להוספה ברגע שתזין את התווים הראשונים של שם החלק המהיר בטקסט שלך.
המחרוזת "טקסט" מספיקה ל- Outlook כדי למצוא את החלק המהיר. החלק המהיר מוכנס בלחיצה על מקש Enter. זה חוסך לך הרבה זמן בתפיסה של הודעות דואר אלקטרוני.
חלופה 2: שלב את הרכיב המהיר באופן ידני
בנוסף לגרסה האוטומטית, אתה יכול גם לשלב רכיב מהיר באופן ידני. הדבר פועל ללא מאמץ על ידי פתיחת דוא"ל חדש ושימוש בסמן כדי לנווט לנקודה בטקסט שבה ברצונך להוסיף את הטקסט.
בשלב הבא, עבור ללשונית "חלקים מהירים" בכרטיסייה "הכנס". לחץ על פריט התפריט כדי להציג את כל החלקים המהירים שניתן להכניס.
לאחר לחיצה על הרכיב המהיר הרצוי, הוא יופיע בטקסט הדואר האלקטרוני שלך.
ארגן, ערוך ומחק חלקים מהירים
עם הזמן, זה הופך להיות בלתי נמנע שיש לשנות או למחוק אבני בניין מהירות בעיצוב עצמאי. חלקים מהטקסט, מספרים או אחוזים משולבים עשויים להשתנות. כדי לשנות או למחוק מודול טקסט, בצע את הפעולות הבאות:
-
בכרטיסיה "הכנס", נווט אל פריט התפריט "חלקים מהירים".
-
פתח את תפריט "חלקים מהירים" ולחץ על המודול שברצונך לשנות. נפתח תפריט בחירה חדש בו תוכל לערוך את מודול הטקסט.
-
בין היתר, יש לך אפשרות לערוך את המאפיינים של מודול הטקסט. אתה יכול להתאים את שם הבלוק או את התיאור. תחת "ארגן ומחיקה" אתה מגיע ל"ארגון למודולים ", שבו תוכל לערוך את כל מודולי הטקסט המאוחסנים ולמחוק אותם במידת הצורך.
-
לחיצה על "סגור" שומרת את כל השינויים שבוצעו במודולי הטקסט האישיים שלך. שינוי מודולי טקסט אפשרי רק בגרסאות Outlook חדשות יותר. ב- Outlook 2007 או 2010 אין דרך רשמית לערוך חלקים מהירים לאחר מכן. עם טריק שבו אתה שומר את מודול הטקסט בשם אחר, אתה עדיין יכול לערוך ולהתאים.
לסיכום, הפונקציות חלקים מהירים וטקסט אוטומטי מכילים אפשרויות חיוניות לאוטומציה חלקית של יצירת טקסטים. השימוש בשתי הפונקציות אידיאלי לאותיות עסקיות בהן יש להשתמש בברכה מיוחדת או נפוצה כגון "יקר". ניתן לשמור ברכות אישיות גם כטקסט אוטומטי.
הדבר דומה להזמנה, איחולים חוזרים ונשנים ליום הולדת או ימי נישואין או שאלות נפוצות. ניתן לעצב קיצורים וניסוחים כאבני בניין מהירות בכל עת. באופן זה ניתן גם להטמיע חתימות בעת החלפת החתימה בפועל. לאותיות ולאותיות עסקיות, אותן יש לכתוב מילה במילה, יש גם מודול.
מלבד פונקציית החלקים המהירים הכלולים ב- Outlook, חברות ואנשי עסקים משתמשים בכלי הפרודוקטיביות Text Expander from Smile. בעזרת האפליקציה בתשלום זו, ניתן להתמקצע עוד יותר במכתבי עסקים ובהודעות דוא"ל בנוגע לטקסט אוטומטי. עם Text Expander אתה יכול לעבוד הן ב- Windows והן ב- Mac.
עֵצָה:
על מנת לשמור על סקירה כללית של אבני הבניין המהירות שלך בכל עת, זה הגיוני ומונח לתרגול למיין אותם לקטגוריות מובנות.
סיכום
יצירת חלקים מהירים ב- Microsoft Outlook אינה קשה. אתה יכול לשמור בלוק חדש ב -5 שלבים פשוטים. הקצאת קטגוריות מובנות, שמות מודולים ברורים ותיאור ברור חשובים על מנת לשלב ביעילות מודולים מהירים בדואר אלקטרוני. הליך זה של הודעות דוא"ל חוזרות יחסוך לך זמן רב בתפיסה. בנוסף, הליך זה מבטיח כי הצעות או בירור נענות ונשלחות באופן דומה זו לזו.
