האם אתה באמת צריך את הודעות האימייל מלפני חמש שנים בתיבת הדואר הנכנס שלך או לוח הזמנים ורשימת המטלות שלך משנת 2008? אם לא, רצוי להעביר את הנטל הישן מחוץ לאאוטלוק. זה יהפוך את Outlook שלך למהיר יותר שוב - u
AUTOARCHIVING של Outlook מיועד למטרה זו: הוא מעביר נתונים ישנים יותר לקובץ ארכיון לאחר שאילתה או באופן אוטומטי. בדומה לתיקיה האישית, הארכיון נשמר בקובץ בפורמט PST כך שתוכל לפתוח את הארכיון שוב בכל עת באמצעות Outlook ולגשת לדואר האלקטרוני, לפגישות ולמשימות שהוא מכיל. ניתן גם לפצל את הארכיון למספר קבצים כך שתוכלו לקבל קבצי ארכיון שונים עבור 2008, 2009 ו -2010, למשל.
אגב, אפשר גם להוציא ספציפית מיילים או פגישות בודדים מהארכיון.
אגב, Outlook אינו שולח אנשי קשר לארכיון מכיוון שזה לא הגיוני.
הגדרות סטנדרטיות לעומת הגדרות אישיות
ניתן להגדיר את הארכיון האוטומטי בנפרד. קודם כל, הגדירו את ההגדרות הסטנדרטיות: באיזו תדירות הם מאוחסנים בארכיון, כמה "ישנים" צריכים הנתונים להיות בכדי להישמר בארכיון, ובאיזה קובץ הנתונים מאוחסנים, האם יש למחוק את הנתונים הישנים במקום לאחסן אותם?
בנוסף, באפשרותך לבחור הגדרות עבור מודולים בודדים של Outlook, למשל לדואר אלקטרוני או לתיקיות בודדות בתוך תיבת הדואר הנכנס, החורגות מההגדרות הסטנדרטיות. באופן זה ניתן למשל לשלוח את לוח השנה לפגישות אחת לשנה, בעוד שהודעות דואר אלקטרוני ישנות יותר מיקור חוץ לאחר שישה חודשים. או שהדואר האלקטרוני לפרויקט מסוים יישאר לצמיתות ב- Outlook, בעוד שאר הדואר האלקטרוני יישמרו בארכיון לאחר שנה.
אם בכל מקרה ברצונך לבצע הגדרות שונות עבור כל מודול Outlook, תוכל לדלג על ההגדרות הסטנדרטיות. אם כן, קרא את הסעיף הבא בכל זאת, מכיוון שכל אפשרויות ההגדרה מוסברות כאן.
התאם את הגדרות ברירת המחדל
אתה מגדיר את ההגדרות הסטנדרטיות עבור פונקציית הארכיון כדלקמן:
- ב- Outlook עד גירסה 2007 התקשרו לפקודה EXTRAS >> OPTIONS ופתחו את המרשם עוד. ב- Outlook 2010, התקשר לפקודה FILE >> OPTIONS ופתח את הכרטיסייה ADVANCED.
- ב- Outlook עד 2007 לחץ על הלחצן AUTO-ARCHIVING, ב- Outlook 2010 על הגדרות AUTO-ARCHIVING.
- הפעל את האפשרות AUTOARCHIVE כל X ימים וציין את המרווח שבו יש לבצע את הארכיון.
- אם אתה מוצא את זה מעצבן כדי לאשר דו -שיח עבור כל תהליך ארכיון, בטל את האפשרות התחל אוטומטית לאחר אישור.
- אם אתה מסמן הודעות דואר אלקטרוני שאינך זקוק להן עוד כפג תוקפן ב- Outlook שלך ואינך מעוניין לשלוח אותן לארכיון, הפעל את האפשרות מחק פריטים שפג תוקפן (תיקיית דואר אלקטרוני בלבד).
- בכל מקרה, הפעל את האפשרות ארכיון או מחק אלמנטים ישנים.
- אם תפעיל את האפשרות הצג תיק ארכיון ברשימת תיקיות, Outlook יפתח אוטומטית את קובץ הארכיון לאחר הארכיון ויציג אותו ברשימת התיקיות. המשמעות היא שאתה יכול להמשיך לגשת לנתונים שהועברו לארכיון באופן מיידי, אך עליך לוותר על היתרון המהיר של מיקור חוץ.
- בשדה DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN, ציין בן כמה הנתונים צריכים להיות כך שיועברו לארכיון (או ימחקו לחלוטין).
- אם יש להעביר את הנתונים לארכיון, הפעל את האפשרות MOVE OLD ELEMENTS TO ובחר את התיקיה הרצויה באמצעות SEARCH או הזן את שם קובץ הארכיון החדש ש- Outlook צריך ליצור בשדה שליד הכפתור.
- אם ברצונך למחוק את הנתונים הישנים באופן בלתי הפיך, הפעל את האפשרות מחק סוף סוף רכיבים ישנים. כדי שכל האלמנטים הישנים יוסרו באופן מיידי, לחץ על החלת הגדרות לכל התיקיות - אך זכור כי לא ניתן לבטל זאת.
- סגור את תיבות הדו -שיח.
