התאמה אישית של Outlook - טיפים והגדרות

תוכל להשתמש בטיפים אלה להתאמה אישית של Outlook

כמשתמש בתוכנה, חיוני לבצע הגדרות אישיות ולהתאים אישית תוכנית באופן רציף. זה חל על Microsoft Outlook כמו גם על יישומים אחרים המשמשים באופן קבוע בסביבה מקצועית או פרטית.

הגדרות ספציפיות ב- Outlook חשובות על מנת שתוכל לראות בכל עת מי כתב דואר אלקטרוני ומאיזה מכשיר הוא נשלח. בנוסף, כל משתמש ב- Outlook רוצה להיות מסוגל להשתמש בתוכנית בצורה יעילה ותפקודית.

ההתאמה האישית הבסיסית של גרסת שולחן העבודה של Microsoft Outlook מתחילה בהתקנה. נדרש חשבון Microsoft כדי להשתמש ב- Outlook. Microsoft Outlook חייב להיות מחובר לחשבון Microsoft במהלך ההתקנה הראשונית. ניתן לצפות ולשנות את ההגדרות בכל עת על ידי מעבר לכרטיסייה "קובץ" ולאחר מכן לחיצה על פריט התפריט "חשבון משרד".

הגרסה הניידת של Microsoft Outlook לטאבלטים או לסמארטפונים היא חינמית ואין צורך להתאים אותה אישית ביחס לחשבון Office.

התאמה אישית של Outlook - אפשרויות מעשיות שחוסכות זמן

בנוסף לחשבון Office, שאינו זמין בגרסת שולחן העבודה, ישנן אפשרויות אחרות להתאמה אישית של Microsoft Outlook. האפשרויות והפונקציות הבאות זמינות עבורך להתאמה אישית של התוכנה ביחס לראשי תיבות, שמך והגדרות אחרות. בנוסף לתצוגה הבסיסית של אזור הקריאה או הקישורים בשולחן העבודה, קיימות אינספור פונקציות ואפשרויות אחרות.

לדוגמה, תוכל לבחור להציג את תיבת הדואר הנכנס ואת לוח השנה שלך בו זמנית. אם אתה עובד שעות רבות ביום עם Outlook ומשתמש בצג גדול ברזולוציה גבוהה, זה יכול להיות הגיוני להשאיר שני חלונות Outlook פתוחים זה ליד זה. בדרך זו הטקסט מיוצג טוב יותר ומנותק מפונקציות אחרות. לדוגמה, תוכל לפתוח את לוח השנה או את פנקס הכתובות ואת תיבת הדואר הנכנס בשדה הבא. התאמה אישית זו של התצוגה נותנת לך סקירה טובה יותר ומאפשרת לך לעבוד ביעילות רבה יותר.

המצב דומה לתיקייה הסטנדרטית עבור קבצים מצורפים. תיקיית ההורדות של Windows 10 בדרך כלל מוצעת כתיקיית ברירת המחדל.

התאם אישית סרגלי כלים וקישורים - כך זה עובד

ל- Outlook שני סרגלי כלים עם לחצנים עבור פונקציות חשובות כסטנדרט:

• סרגל הכלים הסטנדרטי.
• סרגל הכלים המורחב.

הרכב סרגל הכלים הסטנדרטי תלוי במודול Outlook המתאים. כמו בכל תוכניות Office אחרות, ניתן להתאים אותו אישית על ידי הוספת כפתורים נוספים לפקודות תפריט לסרגלי הכלים. בעיקרון, אתה יכול להתאים אישית כל סרגל כלים ב- Outlook ולהתאים אותו לצרכים שלך. זה שימושי על מנת להיות מסוגל לעבוד בצורה יעילה יותר ובאופן ממוקד יותר.

המצב דומה עם קיצורי דרך שתוכל להטמיע בשולחן העבודה של Windows או בתפריט התחל כדי להפעיל מודול ספציפי של Outlook. משתמשים שעובדים עם מספר פרופילים ב- Outlook יכולים להשתמש בפקודה בשורת הפקודה כדי להחליט באיזה פרופיל יש להתחיל את Outlook. אם ברצונך לקרוא לאאוטלוק שלך לעתים קרובות יותר עם אותם פרמטרי התחלה, רצוי להגדיר קיצור מקביל בשולחן העבודה.

לשונית קובץ: התאם אישית את התשובות האוטומטיות וצא לחופשה בשלום

העוזר החוץ במשרד ב- Outlook חשוב לתקשורת חלקה. אם אינך יכול לשלוח או לקבל הודעות בתוך פרק זמן מוגדר, פונקציית "התשובות האוטומטיות" היא ממוקדת ויעילה. אם תקבל דואר אלקטרוני, השולח יקבל הודעה אוטומטית כמה זמן לא תהיה זמין ומי יחליף אותך. פונקציית "התשובות האוטומטיות" המותאמות אישית מבטיחה כי לקוחות, בעלי עניין או עמיתים יודיעו על היעדרות, למשל בשל חופשה, בכל עת.

התאמה אישית של גופנים ב- Outlook אינה קשה

אחת מאפשרויות ההתאמה האישיות הפופולריות ביותר ב- Outlook היא התאמה אישית של גופני ברירת המחדל. לכל אחד יש משאלות שונות בנוגע להופעת המסרים שלו. מסיבה זו, הגיוני להתאים אישית את הגופנים או מכשירים סגנוניים אחרים. יישום השינויים אינו קשה. אם אתה עובד ללא תבנית, ניתן להתאים את הגופן בקלות בכרטיסייה "הודעה" בתפריט "טקסט".

אם משתמשים בתבניות פורמט, יש לשנות את התבנית פעם אחת. בנוסף, בהתאם לגרסת האאוטלוק בשימוש, קיימות אפשרויות תפריט שונות לשינוי הגופן בתבניות.

עֵצָה:

בהתאם להגדרה, תקבל הודעות דוא"ל בטקסט רגיל או בפורמט HTML. אם אתה רוצה לעבור במהירות לפורמט HTML כדי להציג את פרטי הודעת הדוא"ל, תוכל לעשות זאת באמצעות קיצור המקשים ALT + SHIFT + H.

התאם אישית את הגדרות התצוגה ב- Outlook - הגדר את Outlook כפי שאתה רוצה

בנוסף לתצוגה הסטנדרטית ב- Outlook, יש לך אפשרויות מעשיות אחרות לחלוקת המסך ולהצגת מיילים. לדוגמה, חלון התצוגה המקדימה ב- Outlook מציע אפשרות ייחודית. תוכן המיילים שנבחרו בתיבת הדואר הנכנס מופיע כאן בצורה קומפקטית, מבלי שתצטרך לפתוח את הדואר האלקטרוני בלחיצה כפולה.

ניתן לאפס תצוגות מותאמות אישית בכל עת ב- Outlook. ניתן לעשות זאת באופן ידני או לחילופין באמצעות פקודה של Windows. במקביל, תוכל למקם את חלון התצוגה המקדימה בנפרד ולהציג אותו מימין או מתחת לרשימת ההודעות, למשל.

למרות התצוגה הידידותית למשתמש דרך חלון תצוגה מקדימה, חלק מהמשתמשים החליטו לכבות את התצוגה המקדימה ב- Outlook כעיקרון. הרקע לכך הוא הסיכון שנגיף או תוכנה זדונית יתפסו אוטומטית את המערכת שלך לפני פתיחת דואר זדוני. אם אתה רוצה להיות בצד הבטוח, תוכל לכבות את חלון התצוגה המקדימה, למנוע טעינה של תמונות ותוכן חיצוניים או לאפשר הצגת הודעות דוא"ל HTML בפורמט טקסט רגיל בלבד.

השתמש באפשרויות תצוגה מוכנות והתאם את אזור הניווט - כך זה עובד

משתמשים בגרסאות Outlook הראשונות העריכו את אפשרויות הצפייה הרבות המוכנות שכבר אינן זמינות ב- Outlook 2010 או בגרסה הנוכחית של Outlook 365. לדוגמה, תוכל להציג רק את ההודעות שלא נקראו בתיקייה הנוכחית. האפשרות להגביל את תקופת התצוגה, למשל, בעיקר להציג הודעות דואר אלקטרוני משבעת הימים האחרונים, הייתה גם שימושית. למרות היעדר הגדרות מראש בגרסאות האחרונות יותר, ניתן להגדיר ולשמור תצוגות אהובות ב- Outlook 2010 ובגרסאות מאוחרות יותר.

בעיקרון, רצוי גם להתאים את אזור הניווט של Outlook לאופן העבודה האישי שלך. בין היתר ניתן להציג ולהסתיר את סרגל הניווט, להשתמש בקיצורי מקשים כדי לעבור במהירות לתפריט אחר או לציין תיקיית התחלה אחרת. כמו בתיבת הדואר הנכנס, תוכל גם להפעיל אזור קריאה להערות שלך. במקרה זה, Outlook מציג את תוכן הפתק שנבחר כעת בחציו התחתון של החלון.

הגדר את לוח השנה, המשימות ופונקציות הפגישות לצרכיך

ניתן גם להתאים אישית את לוח השנה ב- Outlook ובין היתר לקבוע את סדר קטגוריות הצבעים לסימון פגישות. ליצירת פגישה, לחץ בשדה "תווית" בתיבת הדו -שיח לפגישה ובחר את הצבע המתאים. תוכל למחוק בקשות לפגישות באופן אוטומטי מתיבת הדואר הנכנס שלך ברגע שתענה עליהן. אפשרות זו מופעלת כברירת מחדל ב- Outlook וניתנת לביטול או הפעלה.

בכל מקרה, עליך להרחיב את הקישור למערכת הקבצים בסרגל הניווט. בעזרת קישורים שימושיים תוכל לשלב תיקיות בכונן הקשיח או קבצים הנדרשים באופן קבוע. בעזרת קיצורי דרך אלה אתה מתאים את Outlook באופן בר קיימא.

הגדר כללים לאוטומציה של Outlook

Outlook מציעה את האפשרות להשתמש בכללים ובמאקרו מאקרו כדי להפוך את Outlook לאוטומטי. יש להתאים את הכללים ב- Outlook. אתה מגדיר את כל הכללים ב- Outlook בכרטיסיה "קובץ" בפריט התפריט "כללים והתראות".

אפשר התראות שולחן עבודה ב- Outlook

אם ברצונך לקבל מידע על הודעות דואר אלקטרוני נכנסות מ- Outlook, תוכל פשוט להפעיל את הודעת שולחן העבודה. איך לעשות את זה:

1. ב- Outlook עד גירסה 2007 אתה קורא לפקודה "כלים, כללים והודעות". ב- Outlook 2010, עבור אל "נהל קבצים, כללים והודעות".

2. בחר את הכלל ולחץ על "שנה כלל" ולאחר מכן על "ערוך הגדרות כלל".

3. לחץ על "הבא" כדי לעבור לדיאלוג שבו תוכל לבחור את הפעולות.

4. כאן אתה מפעיל את האפשרות "הצג הודעה בשולחן העבודה" (כמו גם "אל תחיל כללים נוספים" אם אפשרות זו עדיין לא הופעלה).

5. לאחר מכן לחץ על "סיום".

הכללים מותאמים אישית בכך שהם מבוצעים רק בהוראתך במקום ביישום אוטומטי. כדי להפעיל כללים באופן ידני, הסר את סימן הביקורת מול שם הכלל ב"כללי הודעות ".

תוכל גם להשתמש בכללים למיון תיבת הדואר הנכנס שלך באופן אוטומטי. במקרה זה, הודעות דואר העומדות בקריטריונים מסוימים מוקצות לקטגוריות שהוגדרו מראש. ארכיון אוטומטי הוא אחת הפונקציות החשובות ביותר המבוססות על כללים ב- Outlook. באופן עקרוני, ניתן להתאים אותו באופן ספציפי. ניתן לשנות את שמות הארכיונים במידת הצורך על מנת להימנע מפיטורים ולשמור על סקירה כללית. ניתן להפעיל פקודות מאקרו גם כדי להעביר אוטומטית הודעת דוא"ל המכילה מילת מפתח מוגדרת מראש.

שמור על בהירות ב- Outlook - עד כמה זה קל

בנוסף, באפשרותך לבחור הגדרות עבור מודולים בודדים של Outlook, למשל לדואר אלקטרוני או לתיקיות בודדות בתוך תיבת הדואר הנכנס, החורגות מההגדרות הסטנדרטיות. הפונקציה "יומן", למשל, מעניינת. בעזרת פונקציית היומן תוכל לעקוב אחר אלמנטים כגון הודעות דואר אלקטרוני או פגישות ב- Microsoft Outlook. תוכל גם לעקוב אחר קבצי Microsoft Office אחרים, כגון מסמכי Word. למרות הערך המוסף שלה, פונקציית כתב העת היא עתירת זיכרון. אם אינך מעוניין להשתמש בפונקציית היומן או אינך מעוניין עוד להשתמש בו, רצוי לכבות אותו. כתוצאה מכך, קובץ ה- PST נשאר לניהול מבחינת גודלו.

לסיכום, בהירות היא קריטית להצלחה ב- Outlook. תיבת הדואר הנכנס, לוח השנה, פנקס הכתובות ופונקציות אחרות תומכות רק בעבודה היומיומית אם הן מוצגות בצורה יעילה ומובנת. כדי להשיג זאת, באפשרותך להשתמש בעכבר כדי להתאים ידנית את רוחב העמודות בתצוגות הטבלאות, למשל בלוח השנה של הפגישות.

התאם אישית את תיבת הדואר ואת הדואר הנכנס והיוצא - אילו הגדרות הגיוניות

בנוסף להתאמה אישית של התצוגה, אחד השלבים החשובים ביותר הוא התאמה אישית של תיבת הדואר הנכנס ב- Outlook והתאמת העיצוב. ב- Outlook, יש לך אפשרות בתיבת הדואר הנכנס להגדיר באיזו תדירות יש לאחזר הודעות דואר אלקטרוני. במקום לקרוא הודעות כל 15 דקות, יש טעם להגדיל את משך הזמן על מנת שתוכל לעבוד זמן רב יותר ללא הפרעה.

בעיקרון ניתן לקבוע שחשוב להשתמש ב- Outlook ככלי עבודה ולא לתת ל- Outlook להפריע לעבודה שלך. כל מי שעובד מרוכז במשימה צריך לחסל כל מיני הפרעות או למזער אותן ככל האפשר על מנת לקדם עבודה יעילה. הגורמים המפריעים יכולים לכלול הודעות דוא"ל נכנסות או הודעות שולחן עבודה בעת קבלת הודעות דואר אלקטרוני. ההתאמה האישית של טווחי הזמן, הטונים וההודעות בתיבת הדואר הנכנס חיונית לכל משתמש Outlook.

משתמשי Outlook המעוניינים לשנות את פסק הזמן של השרת בחשבונות POP3 חייבים לבצע התאמה אישית מסוג זה ברישום, מכיוון שהמערכת מספקת פסק זמן לשרת של עד 10 דקות.

התאם ואוטומטי קבלות קריאה - זה חוסך לך זמן

אם הודעות נכנסות מכילות קבלות קריאה, הדבר מגביר את המודעות. אם אתה מקבל אישורי קריאה לעתים קרובות מדי בו זמנית, למשל במקרה של דואר סדרתי, תוכל לכבות את התצוגה ב- Outlook או לחילופין לשלוח אישורי קריאה באופן אוטומטי. שתי האפשרויות יכולות להיות שימושיות על מנת להפריע בתדירות נמוכה יותר במהלך העבודה במהלך היום. בגירסאות Outlook הישנות יותר 2000, 2003 ו -2007, יש לכבות את קבלת הקריאה בדרך אחרת, באפשרויות ההיסטוריה.

התאם אישית כרטיסי ביקור ושמור קבצים מצורפים באופן אוטומטי - מדוע זה חשוב

משתמשי Outlook מעריכים את היכולת לצרף כרטיסי ביקור עם פרטי השולח הספציפיים שלהם לדואר אלקטרוני. כרטיסי ביקור בהתאמה אישית עם פרטי התקשרות נכונים חשובים על מנת שהנמענים יוכלו לתקשר איתך באופן מקצועי וללא הפרעה. מעניין גם להשתמש באפשרות "מעקב" להתאמה אישית של נושא ההודעה באדום. ההודעות החשובות נקראות מהר יותר על ידי הנמען מכיוון שהן מוצגות בצבע ספציפי.

אם אתה מקבל מספר רב של הודעות עם קבצים מצורפים, למשל מסמכי חשבונית או ציורים, מדי יום או מדי שבוע, תוכל להשתמש בכלי החיסכון האוטומטי בחינם עד Outlook 2007. עבור הגירסה הנוכחית של Outlook 365, מחלץ קבצים מצורפים של Outlook הוא כלי חיצוני חלופי שבעזרתו הקבצים המצורפים נשמרים אוטומטית על פי כללים.

הסר או צמצם את התיקיות המועדפות והתאם אישית את סרגל הגישה המהירה

Microsoft Outlook מציג תיקיית מועדפים בסרגל הניווט שמעל לתיקיית הדואר האלקטרוני. אם תיקייה זו אינה בשימוש, ניתן להסיר אותה או למזער אותה מגירסת Outlook 2007. ב- Outlook 2007 ובכל הגרסאות הבאות, ישנן שתי דרכים ניסויים למזער את התיקייה. בדרך זו אתה חוסך מקום ומבטיח בהירות במבנה התיקיות שלך.

סרגל הגישה המהירה ב- Outlook וביישומי תוכנת Microsoft Office אחרים מוערך על ידי משתמשים מכיוון שהוא תומך בעבודה יעילה. אפשר להתאים אישית את סרגל הגישה המהירה הזו בכמה לחיצות בלבד. לשם כך, לחץ על הסמל בסרגל הגישה המהירה: "קו / חץ למטה".

כתוצאה מכך, נפתח חלון בחירה בו תוכל לשלב פונקציות נוספות בסרגל הגישה המהירה. הצב סמן מול אחת הפקודות כדי להוסיף את הכפתור המתאים לסרגל. מנגד, הסר את סימן הביקורת מול פקודות שהסרגל לא אמור להכיל לחצנים עבורם.

QuickSteps - נצל את מיטב האפשרויות של העוזרים היעילים ב- Outlook

יש להתאים את QuickSteps המסופקים כ- Smarttools מאז גירסת Outlook 2010 לפני שניתן יהיה להשתמש בהם בפעם הראשונה, כך שניתן יהיה להשתמש בהם ביעילות. תוכל למצוא את QuickSteps בכרטיסייה "התחל".

בנוסף לשלבים המהירים המוכנים, כגון "דואר אלקטרוני לצוות" או "סיום", ניתן להוסיף שלבים מהירים בודדים אחרים המתאימים אישית ופשוטות את העבודה עם אאוטלוק.

התאמת פורמטי הדפסה למפרט שלך חוסכת זמן וכסף

Outlook מציע מגוון רחב של אפשרויות ופונקציות להתאמה אישית של פורמט ההדפסה למסמך. במיוחד כאשר מספר עובדים עובדים עם מחשב אחד, הדבר יכול להוביל לבעיות ולהדפסה שגויה. על מנת למזער תדפיסים שגויים, כדאי לאפס את תבנית ההדפסה לערכי ברירת המחדל לפני ההדפסה מחדש. ניתן לעשות זאת בכמה לחיצות בלבד בהגדרות Outlook.

התאם אישית את סרגל המטלות ואת אזור הניווט כדי להתמקד במה שחשוב

סרגל המשימות ב- Microsoft Outlook מציג בדרך כלל ניווט תאריכים וכן את הפגישות והמשימות הנוכחיות.

במקרה זה, התאמה אישית פירושה תעדוף של דברים חשובים כך שפגישות ומשימות חיוניות לעולם לא נשכחות.

אם אין לך הרבה מקום על המסך או שאתה רוצה להביא את הודעות הדוא"ל שלך לחזית, תוכל למזער את סרגל הניווט ב- Outlook. במקרה זה, הלחצנים שבהם אתה משתמש לבחירת מודולי Outlook השונים הם בצורת סמלים.זה מבטיח שיש יותר מקום לקרוא הודעות דואר אלקטרוני. ניתן להפוך את ההגדרות כרצונך.

זה חל גם על הודעות שולחן העבודה הפופולריות והמעשיות. אלה מוגדרים למשך זמן מרבי של 30 שניות. אם אתה רוצה להגדיל את התצוגה מעבר לטווח המרבי הזה, עליך להתערב ברישום לצורך התאמה אישית מסוג זה.

הצג טבלאות בנפרד ב- Outlook - כך תוכל לשמור על הבהירות

Microsoft Outlook הוא:

• בתיבת הדואר הנכנס,
• בלוח השנה,
• בספר הכתובות ו
• לפונקציות אחרות

בנוי כמו שולחן. טבלאות מבטיחות מצגת ברורה. ניתן להתאים את התצוגות הטבלאיות, למשל בתיבת הדואר הנכנס, באופן ידני בעזרת העכבר ביחס לרוחב העמודות.

התאם אישית תוכניות ניווט משולבות

Microsoft Outlook מציעה לך את האפשרות לפתוח מפת רחוב במפות Bing של מיקרוסופט לאיש קשר באמצעות כפתור "הקצה". פעולה זו תציג את כתובת איש הקשר. ניתן לבחור את תצוגת מפת הרחוב ברגע שהזנת כתובת דואר עבור איש הקשר ב- Outlook.

צור או שנה טפסים - כך אתה מתאים אישית כראוי

עבודה עם טפסים בכלי הפיתוח של Microsoft Outlook אינה תופעה יומיומית.

לדוגמה, אם ברצונך ליצור טופס למשימה, Outlook נותן לך את האפשרות להתאים אישית את הטופס בכלי המפתחים. בעת הוספת שדות לטופס שלך, Outlook ממקם באופן אוטומטי את שדה הקלט והתווית יחד. ברגע שאתה לוחץ על אחד משני האלמנטים בשלב מאוחר יותר, רק רכיב זה נבחר. על מנת להזיז את שני האלמנטים בו זמנית, זה הגיוני אם אתה מחבר את שני האלמנטים אחד עם השני. זה נעשה עם "הקבוצה".

סיכום ומסקנה: אם אתה מותאם אישית את Outlook, אתה חוסך זמן ועובד בצורה פרודוקטיבית יותר

בדיוק כמו שלכל אחד יש טעם אישי בבחירת הריהוט הביתי שלו, גם Microsoft Outlook צריך להיות מעוצב ומותאם אישית על ידי כל משתמש. יש להתאים את פונקציות יישום התוכנה למשתמש המתאים ולצרכיו. שורת תפריטים מותאמת אישית, תיבת דואר נכנס מותאמת בנפרד והגדרות תוכנה אחרות חשובות על מנת שתוכל לעבוד בצורה יעילה ויעילה ככל האפשר.