גיבוי ב- Outlook - גיבוי מקצועי של קבצי נתונים ותיקיות

טיפים מעשיים ומידע כללי על גיבוי נתונים

משתמשי Microsoft Outlook שולחים, שולחים לארכיון ומשדרים כמויות עצומות של נתונים לאורך זמן. בנוסף, נאספים ערכי לוח שנה, משימות אישיות, קבצים הנשלחים כקבצים מצורפים ונתונים אישיים מפנקס הכתובות.

כל מי שאיבד את מחברת הנייר או לוח השנה האנלוגי שלו יכול להבין עד כמה כתובות, מספרי טלפון או הודעות חשובים. קשה להתמודד עם אובדן. אותו דבר לגבי הגרסה הדיגיטלית והנתונים המאוחסנים ב- Microsoft Outlook. אם קריסת מערכת, וירוס או אירוע אחר גורמים להפעלה מחדש של המחשב, זה יכול להיות כואב. במיוחד כאשר נתונים חשובים, הקצאות, כתובות ומידע אחר לא גובו ואיבדו.

יש למנוע תרחיש כזה בכל מחיר. מסיבה זו, חשוב למשתמשי Outlook לגבות באופן קבוע את הנתונים האישיים שלהם. כדאי גם לדעת את המיקום של קבצי הנתונים. למשתמשים צריכה להיות הבנה שטחית כיצד ואיפה Outlook מאחסן כתובות, פגישות ומשימות. מודעות זו וגיבוי נתונים שיטתי מבטיחים שכל נתוני Outlook החיוניים מגובים ועדיין זמינים במקרה של בעיות במערכת.

סרטון הדרכה - Outlook: כיצד לגבות את Outlook ולגבות את הודעות הדוא"ל שלך

טיפ מעשי: אם אתה רק רוצה לשמור כמה הודעות דואר אלקטרוני חשובות ואינך רוצה לבצע גיבוי מלא, ארכיון כהודעת PDF הוא אידיאלי. התוכנה החינמית PDF Creator עוזרת לך לשמור הודעות דואר אלקטרוני כקובץ, בדומה לתהליך הדפסה. ניתן לקרוא קובץ PDF עם תוכניות ומכשירי קצה שונים ללא בעיות, שאי אפשר לומר על פורמט MSG עצמו של Outlook. יחד עם זאת, לחילופין ניתן לשמור מיילים חשובים בתיקייה תחת Windows בפורמט MSG.

חלופה נוספת לשמירה בפורמט MSG או PDF יכולה להיות שמירה בקובץ טקסט. Outlook מציע לך את האפשרות ידידותית למשתמש בארכיון של מספר הודעות דואר אלקטרוני בקובץ TXT יחיד. באופן זה תוכלו לשמור מסרים קשורים באופן ממוקד וביחד.

כיצד Microsoft Outlook שומר את הנתונים שלך על מנת שתוכל לפעול באופן מיידי במקרה של בעיות מערכת או התקפת וירוס, חשוב להכיר את הרקע ואפשרויות ההגדרה ולדעת כיצד Outlook שומר את הנתונים שלך. בעיקרון, Outlook שומר את הנתונים שלך בקבצים עם שני סיומות קבצים שונות:

1. קבצים לא מקוונים של Outlook (קובץ OST).
2. קבצי חנות אישיים (קובץ PST).

הקבצים הלא מקוונים של Outlook

המערכת משתמשת בקבצים לא מקוונים של Outlook עבור:

• חשבונות IMAP,
• חשבונות Microsoft 365,
• החלפת חשבונות גם כן
• חשבונות Outlook.com

נוצר. כל חשבונות הדואר האלקטרוני שהוזכרו מאופיינים באחסון המבוזר שלהם הנתמך על ידי שרת. לשיטת אחסון זו יתרונות רבים. בנוסף לגישה מהירה ממכשירי קצה שונים, הנתונים שלך נשמרים בשרתים מוגנים ומוגנים מפני וירוסים או תוכנות זדוניות.

בנוסף לקבצים המקוריים בשרת, Outlook יוצר קבצי נתונים לא מקוונים, המקוצרים בסיומת הקובץ "OST". הם עותקים מסונכרנים ברציפות שמחליפים אותם ברגע שתיבת הדואר מחוברת לאינטרנט. ללא גישה לאינטרנט, משתמשים יכולים להמשיך לעבוד בעזרת קבצי OST, שכן כל הנתונים והמידע הרלוונטיים מועתקים על הכונן הקשיח. אם החיבור לאינטרנט נוצר, כל השינויים, למשל הודעות דואר אלקטרוני שנוצרו בינתיים, מעובדים. קובץ ה- OST מתעדכן באופן אוטומטי. אם קובץ OST נמחק באופן ידני, Outlook ייצור קובץ חדש. זה קורה ברגע שהמחשב והשרת מחוברים מחדש.

ניתן גם להפעיל מחדש בקלות נתונים שנמחקו בטעות בשרת Exchange. התנאי המוקדם לכך הוא שמנהל המערכת יצר מדיניות שמירה על אובייקטים שנמחקו. זהו אחד היתרונות הרבים של שרתי Exchange והסיבה לכך שחברות רבות משתמשות בתקשורת דוא"ל מסוג זה.

קבצי חנות אישיים

בניגוד לקבצים לא מקוונים של Outlook, קבצי החנות האישית מאוחסנים רק במחשב באופן מרכזי. ניתן לתאר אותם כארכיון הנתונים החיוני להודעות, משימות, הגדרות ואנשי קשר. כל ההודעות ופריטים של Outlook בקובץ נתונים של Outlook (.pst) זמינים רק במחשב שבו הקובץ מאוחסן.

בנוסף לנתונים, מבנה התיקיות הספציפי נשמר גם בקבצי PST. Outlook יכול ליצור קבצי PST שונים בצד המערכת. הדבר נעשה, בין היתר, בפקודת המשתמש, על מנת להפריד הודעות דואר אלקטרוני פרטיות או עסקיות זו מזו. אם עותקים של קבצי PST אינם נשמרים באופן קבוע, מאוחסנים בגיבויים או מגובים באופן ידני, כל הנתונים עלולים לאבד באופן בלתי הפיך במקרה של קריסת מחשב או תקלה בכונן הקשיח. מכיוון שהתרסקויות והתקפות וירוסים מתרחשות ללא התראה מוקדמת, חשוב להיות יזום.

קבצי חנות אישיים נוצרים בעיקר עבור חשבונות POP. עד לגירסת Outlook 2013, כל המידע מחשבונות IMAP גובה גם בקבצי PST. משתמשים בגרסאות Outlook ישנות יותר דיווחו, במיוחד עם חשבונות IMAP, כי הודעות דואר אלקטרוני נעלמו באופן בלתי מוסבר לאחר כמעט 3 חודשים. ניתן לפתור את הבעיה על ידי התאמת ההגדרות.

חשוב: משתמשים בגרסאות Outlook ישנות יותר או אנשים שעובדים עם חשבונות דואר אלקטרוני POP3 צריכים תמיד לוודא שהם ממשיכים לגבות את קבצי ה- PST שלהם על מנת למנוע אובדן נתונים.

טיפ פנימי: עם הגדרות אישיות, תוכל גם לגשת להודעות דואר אלקטרוני משרת POP3 בו זמנית בשני מחשבים שונים. במקרה זה עליך לשנות את הכללים בהגדרות החשבון של תיבת הדואר שלך. לאחר מכן נוצר קובץ PST עם נתונים שווים בכל מחשב.

מידע: מה שמכונה קובץ PST סטנדרטי חיוני למשתמשי Outlook. באופן עקרוני, כל תיבת הדואר הנכנס והיציאה, כמו גם כל הפגישות ואנשי הקשר מנוהלים בה. מסיבה זו, אין למחוק את קובץ ה- PST הסטנדרטי בכל עת. מכיוון שקבצי PST מכילים נתונים אישיים רגישים, באפשרותך להגן עליהם באמצעות סיסמה. הליך זה רלוונטי במיוחד אם מספר עובדים בחברה חולקים מחשב ואינם רשאים לקבל גישה לדואר אלקטרוני אישי.

כיצד למצוא את המיקום של קבצי הנתונים של Outlook

גיבוי ידני של קבצי נתוני Outlook הוא אופציה לארכיון. לשם כך, עליך לגשת למיקום של קבצי הנתונים. תוכל למצוא את המיקום של קבצי הנתונים ב- Outlook באופן הבא:

1. נווט להגדרות החשבון באמצעות הערך "קובץ" בתפריט ב- Outlook.

   

2. לחץ על פריט המשנה "ייבוא / ייצוא." אתה מפעיל את אשף הייבוא והייצוא של Outlook.

   

3. תוכל לגשת לכל קבצי הנתונים המאוחסנים במחשב שלך באמצעות סייר Windows. אתה יכול לכלול זאת באופן ידני בגיבוי או לשמור עותק על מקל או כונן קשיח אחר.

כך תוכל ליצור גיבוי של הנתונים שלך באמצעות Microsoft Outlook

הגיבוי הידני של קבצי הנתונים יכול להיות יעיל ולעבוד אם אתה מגבה נתונים, מסמכים והגדרות ברציפות באמצעות תוכנת גיבוי מקצועית. הדרך האלגנטית והבטוחה יותר לגבות את קבצי OST או PST שלך היא לגבות את הנתונים שלך באמצעות אשף הייצוא, ישירות מ- Outlook.

בעזרת אשף הייצוא, הודעות הדואר האלקטרוני, רשומות לוח השנה ואנשי הקשר שלך מועתקים לקובץ PST חדש ומגובים. כדי להפעיל את אשף הייצוא ב- Outlook, עליך לבצע את הפעולות הבאות:

1. נווט ב- Outlook תחת קובץ לפריט התפריט השני "פתח ויצא." פקודה זו פותחת חלון חדש עם מספר אפשרויות.

   

2. לחץ על פריט המשנה "ייבוא / ייצוא." אתה מפעיל את אשף הייבוא והייצוא של Outlook.

3. בחלון שנפתח, בחר "ייצא לקובץ" כדי לגבות את הנתונים שנשמרו ב- Outlook.

   

4. השלב הבא צריך להיות לבחור אם לשמור את הנתונים שלך בקובץ CSV המופרד בפסיקים או בקובץ נתונים של Outlook. תמיד בחר כאן את קובץ הנתונים של Outlook, מכיוון שאתה יכול לייבא פורמט זה לאאוטלוק הנכון למקור במקרה של אובדן נתונים.

   

5. בחלון הבא יש לך את האפשרות לבחור את תיבת הדואר שברצונך לאחסן בארכיון. חשוב כאן שתוכל לשמור תיבת דואר אלקטרוני אחת בלבד עם כל הנתונים שהיא מכילה בקובץ PST. אם אתה מנהל מספר תיבות דואר אלקטרוני ב- Outlook, עליך לחזור על תהליך הייצוא של כל תיבת דואר.

6. בחלון הבא לחץ על "עיון" כדי לציין את מיקום האחסון של קובץ הנתונים שלך ב- Outlook. אתה יכול לבחור כל ספריה ולבחור את שם קובץ הייצוא עם סיום ה- PST. אם ביצעת בעבר גיבוי נתונים ב- Outlook, שם הקובץ שהיה בשימוש יוצג כברירת מחדל. אם מדובר בגיבוי נתונים רגיל, אל תכלול את ייצוא הכפילויות. במקרה זה, עותק הגיבוי המתמשך של קובץ הנתונים שלך תמיד מכיל את הנתונים העדכניים ביותר.

   

7. עם "סיום" קובץ נתוני Outlook שלך נשמר כעותק גיבוי. ניתן להעתיק את קובץ הנתונים ממיקום האחסון ולאחסן באופן זמני באחסון ענן כגון OneDrive, למשל.

עֵצָה: הפעל באופן כללי את תיבת הסימון "כלול תיקיות משנה"כך שכל האלמנטים של חשבון הדואר האלקטרוני מכל תיקיות המשנה נשמרים בארכיון. מתחת לפריט התפריט "לְסַנֵן"יש לך אפשרות לקבוע בפירוט אילו הודעות או אלמנטים בודדים יש לאחסן בארכיון. ככלל, אינך זקוק לפונקציית המסנן לצורך גיבוי נתונים רגיל.

טיפ מעשי: אינך רוצה לאחסן את כל תיבת הדואר בארכיון אלא רק תיקיית פרויקט חשובה? במקרה זה, סמן את התיקיה או התיקיות שברצונך לגבות במקום לגבות את כל תיבת הדואר.

מידע: האם ידעת שאתה יכול גם לייצא את רשימות ההפצה של Outlook לאקסל? קראו כאן איך זה עובד.

הגיוני לגבות באופן קבוע את תיבת הדואר האלקטרוני שלך אם אינך עובד עם חשבון IMAP או Exchange. לאחר מכן ניתן לייבא את קובץ הגיבוי למערכת באמצעות אשף הייבוא של Outlook. זה עובד גם בעת מעבר מאאוטלוק אקספרס לאאוטלוק.

טיפ מעשי: בצע רישום לוח שנה רגיל ב- Outlook, למשל מדי חודש, על מנת לייצא את תיבת הדואר עם כל הנתונים. הודות לתפקוד התזכורת של Outlook, לא תחמיץ את הארכיון ובדרך כלל יהיו לך עותקי גיבוי טובים כחדשים.

לסיכום, לא קשה להשתמש בפונקציית הייצוא של Outlook. בעזרתו ניתן לגבות באופן מקצועי חשבונות דואר אלקטרוני POP3 וליצור עותקי גיבוי של קבצי PST של Outlook. ניתן גם לאחסן את הנתונים בתיבות הדואר של IMAP ו- Exchange. לא בהכרח צריך לגבות אותם, מכיוון שכל הנתונים המקוריים נמצאים בשרת הספק. המשמעות היא שניתן לייבא אותם שוב ללא בעיות במקרה של אובדן נתונים.

כיצד לשמור חתימות באופן ידני

תוכל לגבות חתימות שנוצרו באופן אישי באופן ידני על ידי פתיחת מיקום האחסון שלהן. אתה יכול לעשות זאת בקלות באמצעות הפקודות הבאות של Windows:

1. לחץ במקביל על המקשים במקלדת [Windows] ו [R]. תיבת הדו -שיח "לבצע", שהיה ידוע כשורת פקודה תחת DOS.

2. הזן את הפקודה הבאה בשורת הפקודה: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures"(ללא ציטוטים).

3. תיקיית Windows "חתימות", שבה כל החתימות ששמרת נשמרות בארכיון. תוכלו למצוא את החתימות גם בפורמט RTF וגם בפורמטים של HTM ו- TXT. אתה יכול להעתיק את החתימות בנוחות ממיקום האחסון, להעביר אותן למחשב אחר או לשמור אותן באופן זמני לאחסון ענן.

ארכיון אוטומטי ב- Outlook

במשך שנים רבות, ל- Microsoft Outlook יש אפשרות לארכיון הודעות דואר אלקטרוני באופן אוטומטי על בסיס לוח זמנים שנקבע מראש. ארכיון אוטומטי שימושי במיוחד כדי לשמור על תיבת הדואר נקיה ולמזער את גודל תיבת הדואר.

הגדר את הפרמטרים לארכיון אוטומטי כדלקמן:

1. נווט אל קובץ / אפשרויות.

2. חלון הבחירה "אפשרויות Windows" נפתח. באפשרויות Windows תוכל ללחוץ על מנת לבצע שינויים בעיצוב ובפונקציות, להתאים את סרט התפריט או לבחור אפשרויות שפה. את אפשרויות ההגדרה לארכיון אוטומטי ניתן למצוא באמצע החלון תחת האפשרות "מתקדם".

   

3. לחץ על "הגדרות ארכיון אוטומטי" כדי לציין אילו הודעות יש לאחסן בארכיון באופן אוטומטי ובאילו פרקי זמן.

   

לאחר מכן ניתן למצוא את כל ההודעות שהועברו לארכיון בתיקיות ארכיון ולהפעיל אותן מחדש. אפשר לפתוח ולגשת לקבצים והודעות ישנים מהארכיון בכמה לחיצות בלבד. לשם כך תוכלו להשתמש בארכיון האוטומטי ב- Outlook מצד אחד - לחלופין תוכלו גם לגבות את הנתונים באופן ידני.

סיכום לגבי גיבוי האאוטלוק והרלוונטיות שלו לכל משתמש

חשוב לגבות באופן קבוע את נתוני Outlook האישיים שלך ואת כל תיקיות המשנה. הודעות דואר אלקטרוני, רשומות לוח שנה, אנשי קשר עם הערות בכתב יד ומידע אחר ניתן בקלות לארכיון באמצעות אשף הייצוא של Outlook. לחלופין, ניתן גם להעתיק ידנית של קבצי PST או OST הקיימים. לשם כך, משתמשים זקוקים למיקום המדויק של קובץ הנתונים ב- Outlook.

בעזרת האשף ניתן לשמור חשבון אחד לכל תהליך ארכיון. אם אתה משתמש במספר חשבונות, יש לחזור על התהליך. לפני גיבוי נתונים ב- Outlook, חשוב להבין כיצד Outlook מאחסן נתונים. עותק גיבוי של הנתונים חשוב במיוחד עבור חשבונות דואר אלקטרוני POP3, שבהם כל הנתונים מאוחסנים במרכז המחשב המקומי. אחרת כל הקבצים, אנשי הקשר, ההגדרות והמידע עלולים להימחק באופן בלתי הפיך במקרה של התקפת וירוס. עם יצירת כפילויות, מובטח לך שתוכל לשחזר נתונים בכל עת.

משתמשים בחשבונות Microsoft Exchange, חשבונות IMAP ומשתמשים המשתמשים ב- Outlook 2013 ואילך נהנים מאחסון חיצוני של הנתונים שלהם בשרתי ספק הדואר האלקטרוני. המשמעות היא שנתונים המאוחסנים בחשבונות אלה עדיין יהיו זמינים לאחר בעיה במחשב. גיבוי Outlook אינו חיוני למשתמשים בחשבונות אלה. למרות היעדר ההכרח, זה יכול להיות שימושי אם, מטעמי אבטחה, אתה רוצה לשמור גיבויים של הנתונים שלך על מקל או על כונן קשיח חיצוני.

שאלות ותשובות לגבי גיבוי ב- Outlook

מה אתה יכול לעשות כאשר קבצי ה- PST שלך פגומים ובלתי ניתנים לקריאה?

האם יש לך בעיה רצינית ב- Outlook וקובץ ה- PST נפגע קשות ואיבד נתונים? מצב כזה הוא בעייתי שכן נתוני התקשרות או מיילים עם מידע חשוב מאבדים במקרים רבים ללא תקנה. במקרה כזה, מלבד גיבוי יזום של הנתונים שלך, תוכנת תוכנה חופשית שיכול לתקן קבצי PST פגומים יכולה לעזור.

האם ניתן להעביר קבצי PST לכונן אחר ולהשתמש בהם?

האם יש לך בעיה שלכונן הקשיח שלך אין מספיק מקום אחסון תחת Windows למרות ארכיון וגיבויים שוטפים? צריך להעביר קבצי PST של Outlook לכונן אחר בגלל חוסר מקום? אז תוכנית 5 נקודות מחושבת מ- Outlook 2013 או ההוראות למשתמשי Outlook Express יתמכו בך. שני המאמרים ילמדו אותך כיצד להעביר קבצי PST לכונן אחר בקלות.

כיצד אוכל להפעיל מחדש קבצים מצורפים חשובים ב- Windows לאחר שהם נמחקו?

במקרים רבים, הודעת דוא"ל פחות רלוונטית מהקובץ המצורף שלה. בעוד שהדואר מאשר רק את השליחה, יש חשיבות עליונה לקובץ ה- PDF או Excel המצורף. אם הודעת האימייל נמחקה, גם הקובץ המצורף לא נמצא. תחת Windows, ניתן להפעיל מחדש את הקובץ המצורף שנמחק בעזרת טריק על ידי חיפוש בקבצי האינטרנט הזמניים.