כך מתבהר Microsoft Outlook שלך!

עם עצות מועילות וסיוע

מכירים את ההרגשה? התכוננת באופן מקצועי, הפגישות והמשימות שלך היו מאורגנות בקפדנות ולמרות עבודת ההכנה הטובה ביותר שכחת פגישה חשובה. למרות מערכת תכנון אטומה למים ומובנית, יכול לקרות שמתעלמים מדברים חשובים. זה מעצבן כאשר פגישות, מועדים או השלמת משימה נשכחים. ל- Outlook מספר תכונות שיעזרו לך:

• העדיפו דברים חשובים ו
• בזמן לפגישות או
• תחשוב על ההכנה שלהם.

השתמש בתזכורות ב- Outlook

Outlook מקל על המשתמשים לזכור משימות או פגישות חשובות. כאשר פונקציית התזכורת משולבת ב- Outlook, אינך צריך עוד לרשום פגישה או השלמת משימה ב- Post-it או בכתב יד ביומן. Outlook יזכיר לך באופן אוטומטי את כל מה שחשוב. לצורך כך, התוכנה מציגה חלון עם המידע אודות המינוי או המשימה וגם פולטת אות אקוסטי. זה עובד גם במחשב וגם בסמארטפונים או טאבלטים מסונכרנים.

הגדר תזכורות בפגישות חדשות

כדי להגדיר תזכורות לפגישות חדשות, בצע את הפעולות הבאות:

1. צור פגישה חדשה ב- Outlook.

2. בשדה הבחירה "תזכורת", בחר את זמן ההפניה הרצוי. אתה יכול לבחור בין כמה דקות, שעות, ימים או שבועות.

3. למשימות ומעקב, סמן את התיבה "תזכורת" ובחר את התאריך והשעה שבהם תרצה שההודעה תופיע.

עם תזכורות ב- Outlook אתה נזכר באופן אמין בפגישות ומשימות או פגישות עם אחרים. Outlook מציעה גם אפשרות להפעיל תזכורת אוטומטית לכל פגישה או משימה. לשם כך, השתמש בפקודה: "קובץ"> "אפשרויות"> "לוח שנה או משימות." התזכורת למשימות בתאריך היעד מופיעה בזמן קבוע.

מכיוון שלא לכל פגישה או כל משימה יש אותה חשיבות, על המשתמשים לשקול האם הגדרה סטנדרטית הגיונית במקרה זה.

עֵצָה:

בעת ההתקנה בפעם הראשונה, Outlook מציג את חלון התזכורת 30 דקות לפני כל פגישה כברירת מחדל. אם אתה רוצה לשנות זאת ולהגדיר תזכורות בנפרד, עליך לכבות את התזכורת הסטנדרטית. זה עובד על ידי מעבר להגדרות היומן כפי שתואר לעיל וביטול תיבת הסימון של תזכורות סטנדרטיות.

השתמש בפונקציית המעקב לצורך הגשה מחדש

פונקציית המשימות ב- Outlook קלה לשימוש ויעילה. אם אינך רוצה ליצור משימה עם או תזכורת לכל שיחת טלפון בהמתנה או לתשובות דואר אלקטרוני פשוטות, תוכל גם להשתמש בפונקציות התזכורת המעשיות ב- Outlook כחלופה.

כדי להשתמש במעקב ב- Microsoft Outlook, בצע את הפעולות הבאות:

הזן משימה במתכנן המשימות וקשר אותה לנתוני איש הקשר או לדואר האלקטרוני שאליו ברצונך להשיב. לשם כך, בחר איש הקשר או הדואר האלקטרוני והפעל את הפקודה: "התחל"> "מעקב". לחץ על "מותאם אישית" ובחר את תאריך היעד בשלב הבא. אם תרצה, תוכל גם להגדיר תזכורת כאפשרות.

בתפריט "להמשך" תוכלו למצוא גם תאריכי יעד מוגדרים מראש לבחירה. לדוגמה, אם תבחר את הערך "שבוע הבא", תקבל מידע תזכורת לשבוע הקרוב. בנוסף, עליך ללחוץ על סמל הפעמון ולהוסיף את התזכורת כך שהתזכורת האוטומטית מופעלת.

תנו לעצמכם ולאחרים להיזכר בתאריכים חשובים

ישנם תאריכים וזמנים חשובים ביותר ומכריעים להמשך העבודה. אם ברצונך להזכיר לנמען באופן אוטומטי הודעה שאתה מחכה לתשובה, תוכל להוסיף הערת המשך להודעה ב- Outlook. החל מגרסת Outlook 2007, תוכל גם להפעיל לעצמך מעקב שני נוסף. בעזרת הליך זה אתה יוצר הגשה פרטית ודיגיטלית מחדש.

כדי לסמן פגישה חשובה בדרך זו, בצע את הפעולות הבאות:

1. בכרטיסיה הודעה של הפגישה שברצונך לשלוח, לחץ על מעקב.

2. לאחר מכן בחר USER-Defined.

3. הגדר תווית עבור הנמען בחלק התחתון של החלון. לדוגמה, עליך להשיב להודעה עד השעה 16:00 ביום חמישי.

4. רמה אחת מעל מעקב הנמענים, אתה מפעיל לעצמך את המעקב באופן אישי. לדוגמה, הרשה לעצמך להיזכר בתשובה המבוקשת למחרת בבוקר. עם הליך זה ומעקב יזום, יש לך ערבות לכך שיהיה מספיק זמן לעקוב אחר הנמען אם הוא עדיין לא הגיב.

מתוך Outlook 2010: כך תוכל להיזכר במשימות הקרובות

אם אתה רוצה ש- Outlook יזכיר לך אוטומטית משימות שיש להן תאריך יעד, תוכל להפוך את פונקציית התזכורת לאוטומטית עם ההגדרה הבאה:

1. נווט אל קובץ> אפשרויות.

2. פתח את הכרטיסייה "משימות".

3. הפעל את האפשרות "הפעל תזכורות למשימות עם תאריך יעד".

4. בחר את הזמן הרצוי תחת "זמן תזכורת רגיל".

השתמש בתיקיות או בתיקיות חיפוש

ניתן להשתמש בתיקיות השונות ב- Outlook גם כדי לא לאבד את העין של משימות חשובות. לדוגמה, תוכל ליצור תיקיית "To-Do" אישית אליה תוכל להעביר את כל הדואר האלקטרוני שעדיין דורש פעולה. בניגוד למעקב, לא נקבע מועד להגשת הודעות הדוא"ל הכלולות בתיקייה. עליך לזכור באופן אישי לחפש בתיקייה ולענות על כל הודעות דוא"ל ממתינות. אם אתה טוען הודעות דואר אלקטרוני חדשות מדי יום ועונה להן, תיקיות אישיות שימושיות לבניית העבודה שלך. לאחר המענה ניתן להעביר את ההודעה לתיקיה בה יש לשמור או לשמור בארכיון לטווח הארוך.

תיקיית החיפוש "למעקב", שהוגדרה מראש בגרסאות Outlook ישנות יותר וניתן למצוא אותה בסוף רשימת התיקיות, היא פרקטית וידידותית למשתמש. בגרסה הנוכחית של Outlook 365 תמצא את התיקיה בשם "תיקיית חיפוש" בסוף עץ התיקיות.

פתח תיקייה זו והזן פרמטרי חיפוש, אאוטלוק ימצא את כל הודעות הדואר האלקטרוני שסימנת למעקב תוך שניות ותציג אותן. כך יש לך סקירה מיידית הדומה לזו בתיקיית המטלות. ההבדל העיקרי הוא שתיקיית החיפוש אוספת את הודעות הדואר האלקטרוני המסומנות למעקב מכל תיבת הדואר הנכנס ומהתיקיות שהיא מכילה. כך מוצגים גם הודעות דואר אלקטרוני ששמרת בתיקיית הלקוחות המתאימה.