מיין הודעות ב- Outlook - כך אתה חוסך זמן עם Outlook

עצות מומחים לעבודה עם אאוטלוק

Microsoft Outlook היא אחת מתוכניות התקשורת הפופולריות ביותר בהן משתמשים מיליוני אנשים ברחבי העולם מדי יום. Outlook אמור לסייע, בין היתר, להפוך את התקשורת הכתובה בדואר אלקטרוני ליעילה ומקצועית יותר. כדי להבטיח זאת, ל- Outlook יש מספר פונקציות. פונקציית המיון היא אופציה חיונית לעבודה היומיומית.

המיון וההגשה הממוקדת של הודעות דואר אלקטרוני, קבצים מצורפים ומידע חשובים הן ב- Outlook ובכלל בתקשורת משרדית אנלוגית. רישומים ותיקיות חיוניים במשרדים, למשל, על מנת לאחסן מסמכים לא מקוונים על בסיס קריטריונים מובנים. מבנה תיקיות מחושב ופונקציית המיון ב- Outlook מבטיחות גם כי מידע חיוני והודעות דואר אלקטרוני זמינות בכמה לחיצות בלבד.

כיצד להשתמש בפונקציית המיון ב- Outlook

חלק ממשתמשי Outlook מקבלים מאות מיילים ביום. עם כל כך הרבה מידע, קשה לעקוב אחר הדברים ולבחור את התצוגה הנכונה. זה הכרחי כדי להיות מסוגל להציג את ההודעות באופן אוטומטי על פי קריטריונים מוגדרים. פונקציית המיון המשולבת של Microsoft Outlook יכולה לעזור לך למיין הודעות ביעילות ובאופן מכוון משתמשים. תוכל להשתמש בפונקציית המיון כדלקמן:

1. נווט לכל תיקיה. מעל הדואר האלקטרוני הכלול בספרייה תמצא את פונקציית המיון והסינון של Microsoft Outlook.

   

2. בין היתר, תוכל לסנן את ההודעות על פי הקריטריונים הבאים:

   • קראו או לא קראו הודעות.
   • לפי עדיפות.
   • עד התחלה או תאריך יעד.
   • לפי גודל.
   • לפי נושא.
   • לפי שולח.
   • לפי סוג.
   • על פי צמחים.
   • לפי חשבון.

   בנוסף, תוכל לקבוע בתיבת הדו -שיח "מיון" האם האלמנט החדש או הישן ביותר צריך תמיד להופיע בחלק העליון.

   

ריבוי אפשרויות הבחירה, שתוכל לזהות כשהן מופעלות על ידי קרציות, מאפשרות לך לסדר את תוכן התיקיה באופן ספציפי. באופן זה תוכלו לראות במבט חטוף אילו משימות, מידע והודעות חשובות וצריך לעבד אותן. הגדרות פונקציית המסנן מסבירות את עצמן וניתנות להתאמה תוך שניות.

כיצד למיין ולבנות את אאוטלוק - 2 טיפים חשובים של מומחים

מלבד פונקציית המיון החשובה ב- Microsoft Outlook, תוכל לבנות את תוכנית התקשורת בצורה מקצועית עם מספר שינויים בלבד. שני עצות המומחים החיוניות יכולות לעזור לך כאן:

טיפ מומחה 1: צור תיקיות לאחסון הודעות דואר אלקטרוני בהתאם לנושא

עם תיבת דואר נכנס עם מאות רבות של הודעות, קל לאבד את הדברים. השימוש בפונקציות "מיון" ו"חיפוש "ב- Outlook יכול לסייע בהצגת הודעות הדוא"ל שאתה מחפש מהר יותר. יחד עם זאת, שתי הפונקציות אינן תרופת פלא כשמדובר בעבודה מובנית עם Outlook. על מנת לבנות מבנה ב- Outlook, חשוב לעבוד עם מערכת תיקיות אישית. תיקיות אישיות שימושיות מכיוון שניתן להשתמש בהן למיון ואחסון הודעות דואר אלקטרוני לפי נושאים.

אתה יכול בקלות ליצור תיקיה אישית במבנה התיקיות של תיבת הדואר שלך. זה פועל על ידי לחיצה ימנית באזור שבו יש ליצור את התיקייה האישית. בחלון הדו -שיח שמופיע, בחר "תיקייה חדשה" והקצה שם. כתוצאה מכך, התיקייה שייכת למערכת התיקיות האישית שלך ומופיעה בתצוגה שלך.

מבנה תיקיות מחושב ומערכת תיקיות מתמחות את העבודה עם אאוטלוק והן חלק מארגון משרד צופה פני עתיד.

טיפ מומחה 2: סווג הודעות דוא"ל ב- Outlook

אינך ממיין הודעות דואר אלקטרוני ב- Microsoft Outlook אך ורק באמצעות פונקציית המיון המשולבת. בנוסף, קטגוריות יכולות לסייע לך לסווג את הודעות הדוא"ל שלך ולארגן את תיבת הדואר. לדוגמה, תוכל למנות קטגוריות לפי מחלקות או שמות לקוחות או להבהיר את סטטוס העיבוד באמצעות קטגוריה. מילות מפתח כמו "בוצע" או "תשלום בתשלום" הן פרמטרי מיון שעוזרים לך להתארגן טוב יותר.

כדי ליצור קטגוריה חדשה, נווט לאזור התפריט "קטגוריות" בכרטיסייה "דף הבית" ובחר "כל הקטגוריות" מהתפריט הנפתח. בתיבת הדו -שיח לחץ על הלחצן "חדש". לאחר שהזנת שם לקטגוריה החדשה שלך, אשר את התהליך עם אישור. כתוצאה מכך, תוכל לחלק את הודעות הדואר האלקטרוני שלך לקטגוריות ספציפיות ולדמיין אותן בצורה מדויקת יותר באמצעות קידוד הצבעים.

פונקציית המיון ב- Outlook יכולה לסייע בארגון הודעות דוא"ל בצורה מקצועית

פונקציית המיון ב- Microsoft Outlook היא כלי חשוב העומד לרשותכם. זה עוזר למיין ולהציג בנפרד הודעות דוא"ל בתיבת הדואר הנכנס או בתיקיות אחרות. מבחר קטגוריות מבטיח שניתן לבצע את המיון לפי התוכנית.

בנוסף, הגיוני להקים מבני תיקיות מובנים על מנת לארגן תקשורת נכנסת ב- Outlook. פונקציית הקטגוריות ב- Outlook היא חיונית אם ברצונך לפלח הודעות דוא"ל לפי אזור הנושא. כל האפשרויות יחד הן יעילות על מנת שניתן יהיה למיין, לאחסן ולמצוא הודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook בכל עת.