כתיבת הודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook: הליך והגדרות

עם שלבים אלה תוכל לכתוב הודעת דואר אלקטרוני של Outlook בקרוב

כתיבת מיילים היא חלק מחיי היום יום של רוב האנשים. נהיה נורמלי לנסח מיילים אישיים או עסקיים מכיוון שהיתרונות של תקשורת דוא"ל ברורים. מעל לכל, קשה לנצח את המהירות שבה הודעה מגיעה לנמען. בנוסף לשירותי המסנג'ר הידועים כמו וואטסאפ או טלגרם, הדואר האלקטרוני הוא עדיין אחד מאמצעי התקשורת הבינלאומיים החשובים והמקובלים ביותר.

זה גם נובע מהעובדה שמעט מאוד מאמץ כרוך בחיבור דוא"ל. כמעט לכל אחד יש כרגע כתובת דוא"ל משלו. תוכנית תקשורת הדואר האלקטרוני הידועה ביותר היא Microsoft Outlook. הן בגרסתו בתשלום עבור מחשבי Windows והן בגרסתו החינמית בטאבלטים ובסמארטפונים, היא משמשת מיליוני משתמשים מדי יום. בנוסף לכתיבה המקובלת של הודעות דואר אלקטרוני, ניתן ליצור הודעות ב- Outlook גם מתבנית. אפשר גם לשמור מודולי טקסט ולהכניס אותם לדואר אלקטרוני על מנת לעצב מיילים בצורה יעילה יותר.

סרטון הדרכה: איך יוצרים ושולחים דוא"ל ב- Outlook

כתוב דוא"ל ב- Outlook - כך זה עובד

אם ברצונך לחבר דואר אלקטרוני ב- Microsoft Outlook, נווט לשונית "התחל" בשלב הראשון. באזור התפריט העליון של הכרטיסייה "התחל" תמצא את הלחצן "חדש" תחת " כפתור חדש ".

לאחר לחיצה על השדה "דואר אלקטרוני חדש", ייפתח חלון חדש. בחלון ההודעות תוכל לכתוב ולשלוח דואר חדש.

אם ברצונך לכתוב הודעה על נייר מכתבים אחר, בחר בלחצן "פריטים חדשים" במקום "דואר אלקטרוני חדש".

באפשרות "הודעת דואר אלקטרוני עם> מכתבים אחרים", באפשרותך לפתוח ולשמור נייר מכתבים אחר כרקע לדואר.

שדות הבחירה "מאת", "עד", "עותק" ו- "עותק מוסמך" והנושא חיוניים לחיבור הודעה חדשה. המשמעות הבאה מוסתרת מאחורי השדות והקיצורים הבודדים:

שדה	מַשְׁמָעוּת
מ	בשדה "מאת", הזן את חשבון הדוא"ל שממנו יש לשלוח את ההודעה שלך. אם אתה מנהל מספר חשבונות ב- Outlook, תוכל לבחור מאיזה חשבון יש לשלוח את הדואר האלקטרוני.
בְּ	יש להזין את כתובת הדוא"ל של הנמען בשדה "אל". ניתן להציג את סדר השמות בעת בחירת כתובות הדואר האלקטרוני בשדה "אל". עֵצָה: Microsoft Outlook רושם את כל כתובות הדואר האלקטרוני שהוזנו ברשימה להשלמה אוטומטית. מהמידע המאוחסן התוכנה מציעה כתובות מתאימות בעת הזנתם. כלים בחינם יכולים לסייע בעריכת הרשימה המלאה האוטומטית.
עותק	הקיצור "Cc" פירושו המילולי של "עותק פחמן" והוא מייצג העתקה בגרמנית. אם מקבל מקבל הודעה ב- Cc, מתברר כי הוא אינו הנמען הראשי.
עותק מוסתר	השדה "Bcc" פירושו המילולי של "עותק פחמן עיוור". ניתן לתרגם את המונח האנגלי כ"עתק פחמן מוסתר או בלתי נראה ". אם הזנת כתובת דואר אלקטרוני בשדה Bcc, נמענים אחרים של ההודעה אינם יכולים לראות למי נשלחה הדואר האלקטרוני. אם ברצונך לדעת בדיעבד אילו נמענים קיבלו ממך דואר אלקטרוני ב- Bcc, נווט אל שדה הבחירה "פרטים" בנכסי הדואר האלקטרוני.
התייחסות	נושא הדואר מציג את הנושא או את "החוט האדום" של ההודעה. זוהי צורה טובה למלא את השדה "נושא" בכותרת מובנת. אם לא הוזן נושא בהודעה, הדבר עלול לגרום לזהות הדואר ולמיין אותו כדואר זבל על ידי מסנן הדואר הזבל של הנמען. עם מזהה מובן או קיצור בנושא, אתה יכול להראות לנמען את חשיבות ההודעה. הקיצורים מצביעים על כך שמדובר אך ורק בדואר מידע, בירור או הזמנה.

בנוסף לשדות שהוזכרו, החיוניים לשליחת הודעה, כל דואר אלקטרוני זקוק לתוכן ספציפי.

ניתן להזין את זה בנפרד בשדה הטקסט של ההודעה. בלחיצה בשדה הטקסט, הסמן מופיע בשורה הראשונה על המסך. כתוצאה מכך, הדואר האלקטרוני יכול להיות מורכב במיוחד עם טקסט או אלמנטים בסגנון אחר. אפשרויות העיצוב הבאות זמינות עבורך בכרטיסיה הודעה:

העתק תמונות וטקסט מהלוח

ניתן להעתיק אלמנטים, טקסט או תמונות מהלוח ובמקביל לבחור להעתיק את תבנית הטקסט, למשל הגופן, לדואר האלקטרוני שלכם. ניתן להוסיף תמונות וגרפיקה לטקסט או לצרף אותן לדואר האלקטרוני כקובץ מצורף. אם התמונה גדולה מדי ויש לה גודל קובץ של כמה מגה -בייט, באפשרותך להקטין את גודל הקובץ ב- Outlook. זה עובד על ידי סימון התמונה להכנסה ועריכת קבצים מצורפים לתמונה בכרטיסייה "מידע" בכרטיסייה "קובץ". בלחיצה על שדה הבחירה "התאם את גודל התמונות הגדולות בעת שליחת ההודעה", הקובץ מצטמצם אוטומטית.

הטמע תזכורות לנמענים בדוא"ל וציטוט נכון

הפקודה "דגל לנמענים" בכרטיסייה "הודעה" היא כלי הולם שבו תוכל להשתמש כדי להזכיר לנמענים להשיב לך באופן אוטומטי. הליך זה חוסך לך הודעת אימייל אחת או יותר לתזכורת.

במקום לצטט כל הודעת דואר אלקטרוני במלואה בעת מענה וצירוף התוכן, באפשרותך להגדיר ב- Outlook כי רק המייל האחרון מצורף. סוג זה של שליחת דוא"ל יעיל יותר במקרים רבים ועוזר לשמור על הדברים ברורים.

ניתן לשנות את הקיצור המוגדר מראש "FW:", המייצג "קדימה" בתקשורת הדואר האלקטרוני, וניתן לזהות את הטקסט המקורי, למשל, על ידי סימון או תווים מיוחדים.

תפריט "טקסט" - מרכז הפקודות לעיצוב אישי

אם תזינו טקסט אישי בשדה הטקסט, תוכלו למצוא לחצנים שונים בתפריט "טקסט" לעיצוב הטקסט. בנוסף להצגת טקסט באותיות "מודגשות", "נטוי" והדגשת הטקסט, תוכל להוסיף נקודות או מספרים. אתה יכול גם להחליט אם הטקסט שלך צריך להיות ממוקד, מיושר, ימני, מוצדק או שמאלי, ובאיזה צבע וגופן יש להשתמש. אם Outlook מוחק את שורות השורות בהודעות טקסט רגילות ללא עיצוב HTML, שינוי בהגדרות יעזור לפתור בעיה זו.

התפריט "הכנס" - צרף הודעות מצורפות וכרטיסי ביקור

בפריט התפריט "הכנס" תוכל להוסיף קובץ או אלמנט כקובץ מצורף לדואר האלקטרוני שלך. תוכל גם לשלוח הודעות דואר אלקטרוני שהתקבלו כקובץ מצורף. זה יכול להיות חיוני בעת שליחת מסמכים עסקיים בפורמט PDF או ציורים חשובים.

אם אתה רוצה לוודא שלכל אדם שאיתו אתה מתכתב באמצעות דואר אלקטרוני יש את פרטי ההתקשרות הנוכחיים שלך, תוכל לצרף אותו אוטומטית לכל דואר אלקטרוני בצורה של כרטיס ביקור דיגיטלי (vCard) ולשלוח יחד איתו. בנוסף, יש לך את האפשרות לנהל את החתימות שלך בפריט התפריט "הוספה". חתימה היא קטע טקסט בסוף המייל המכיל מידע על השולח. על פי חוק נדרשות חתימות במיילים עסקיים.

אם ברצונך להכניס גם את התאריך הנוכחי להודעת דוא"ל, תוכל להכניס אותו באמצעות קיצור המקשים ALT + SHIFT + D.

סימון והגדרת הרלוונטיות של המייל

ב- Microsoft Outlook אפשר לסמן הודעות בודדות עם הערת רלוונטיות. הודעות דוא"ל בעלות חשיבות גבוהה מוצגות בנפרד לנמען. למרות המזהה הזה, אין ערובה לכך שהדואר האלקטרוני המסומן בדרך זו יעובד מהר יותר על ידי הנמען. מסיבה זו, יש מחלוקת האם הסימון "חשיבות גבוהה" הגיוני או שקריאה אישית לשאלה קריטית בזמן היא פרודוקטיבית יותר.

איות ופיסוק - כלים מובנים לקופירייטינג מקצועי

בנוסף לאפשרויות בכרטיסיה "הודעה", הכרטיסיות "הוספה" ו"עיצוב טקסט "מספקות אפשרויות נוספות להתאמה אישית של ההודעה שלך.

בעת כתיבת טקסט, חשוב גם שהאיות והפיסוק בטקסט יהיו מקצועיים. ביטוי או טעויות פסיק מסיחות את הדעת ויש להן השפעה שלילית על הנמען. מסיבה זו תוכל לבדוק את הטקסט באופן אוטומטי בכרטיסייה "בדוק" מתחת לפריט התפריט "איות ודקדוק".

אם אתה רוצה שהנושא ייכלל בתיקון על ידי בודק האיות בנוסף לטקסט, עליך לציין זאת בהגדרות Outlook.

עבור גירסאות ישנות יותר של Outlook, תיקון Duden היה זמין כתוכנית תיקון מקצועית כחלופה לבודק האיות המשולב.

הכרטיסייה "סקירה" מציעה גם אפשרות להקריא את הטקסט או לתרגם אותו על ידי המחשב. תזאורוס עוזר לך למצוא מילים נרדפות משמעותיות למילים ומונחים מיותרים.

שלח מיילים לנמענים באמצעות כפתור "שלח"

לאחר שכתבת ובדקת את טקסט ההודעה לחלוטין, עליך לשלוח אותה בשלב האחרון. הדבר נעשה בחלון הטקסט על ידי לחיצה על השדה "שלח". אם אינך בטוח אם יש לשלוח את ההודעה בנקודת זמן זו, תוכל לחילופין להפעיל את פונקציית השמירה האוטומטית.

לאחר לחיצה על השדה "שלח" מבלי להפעיל את פונקציית השמירה האוטומטית, ההודעה שלך תיכנס לתיבת הדואר הנכנס של הנמען תוך מספר שניות.

עֵצָה:

יכול לקרות שדואר אלקטרוני לא יגיע לנמען לאחר שנשלח. ברוב המקרים תקבל הודעת שגיאה מספק השירות. במקרה כזה, לכל הגרסאות הקודמות והנוכחות של Microsoft Outlook יש אפשרות לשלוח מחדש את הדואר האלקטרוני בכמה צעדים. זה פועל על ידי לחיצה על הלחצן "שלח הודעה זו מחדש" בכרטיסייה "הודעה".

אם הודעות דואר אלקטרוני אינן נשלחות כשאתה בחו"ל, ייתכן שזה נובע מהגדרות חשבון שגויות. במקרה זה כדאי לבדוק את ההגדרות ואת יציאת ה- SMTP.

סיכום

עבור משתמשים ותיקים ב- Microsoft Outlook וגם למשתמשים חסרי ניסיון, קל לחבר דוא"ל עם Microsoft Outlook ולשלוח אותו לנמען. בכרטיסיה "דף הבית", כפתור "דואר אלקטרוני חדש" מוביל לחלון הטקסט של הודעה חדשה. ניתן לעצב את זה באופן אישי ולהתמקצע עם קישורים, תמונות וחתימה. כרטיסיות ואפשרויות נוספות מבטיחות שניתן ליצור ולשלוח הודעות דואר אלקטרוני בכל עת. בדרך זו, תקשורת מוכשרת באמצעות הדואר האלקטרוני אפשרית הן בסביבה מקצועית והן בסביבה פרטית.