אנשי קשר ב- Outlook - הגדרות, עצות וטריקים

הפוך לאיש מקצוע ב- Outlook בכמה צעדים בלבד

כולם מכירים מצבים בהם הם מחפשים מספר טלפון, כתובת דואר אלקטרוני או פרטי התקשרות ואינם יכולים למצוא אותו. במיוחד ברגעים קריטיים בזמן, חיפוש בספר כתובות עם פתקים בכתב יד או "בלאגן של נייר" יכול להיות מורט עצבים. מתח ולחץ בעת חיפוש אחר אנשי קשר, כתובות או מספרי טלפון הם נחלת העבר עם Microsoft Outlook. בנוסף לשליחה מקצועית של הודעות דואר אלקטרוני, Outlook כולל פונקציית אנשי קשר סטנדרטית באמצעותה ניתן לנהל פנקסי כתובות דיגיטליים, רשימות אנשי קשר ורשימות הפצה.

תוכל לפתוח את פנקס הכתובות של Outlook על ידי לחיצה על כפתור פנקס הכתובות. ניתן לזהות זאת בכך שהוא מייצג שני אנשים. לחלופין, תוכל להזין את מילת החיפוש "פנקס כתובות" באפשרות החיפוש באזור העליון של Outlook. פעולה זו תעביר אותך גם לאזור האחסון של אנשי הקשר שלך.

Microsoft Outlook מציעה למשתמשים פונקציות שונות לייבוא, עדכון וגיבוי אנשי קשר. בנוסף לאפשרות להזין נתוני אנשי קשר באופן ידני בפנקס הכתובות, ישנן אפשרויות נוספות בהן ניתן להציג אנשי קשר בצורה ברורה וארכיון.

פונקציית איש הקשר ב- Outlook במבט חטוף

אם אתה מסתכל על פונקציית אנשי הקשר ב- Microsoft Outlook, אתה מבחין מיד שהתוכנה מציעה אפשרויות רבות יותר מסתם שמירה או מחיקה של אנשי קשר.

לדוגמה, יש לך אפשרות ליצור קבוצות אנשי קשר משלך על מנת להעביר הודעות דואר אלקטרוני למעגל חברים או לקבוצת אנשים ספציפית. השימוש ברשימות אנשי קשר מבטל את החיפוש הידני והטעות של אנשי קשר בודדים כאשר הודעה נשלחת למספר אנשים. בפריט המשנה "אלמנטים חדשים" ניתן לשלוח מייל ישירות מפונקציית הקשר, להתקשר לפגישה או ליצור משימה אישית. זה פועל גם תחת הערך "תקשורת".

גם תת הפריט "שינוי תצוגה" מעניין ומעשי. באזור זה תמצא מספר אפשרויות להצגת אנשי הקשר שלך. לדוגמה, תוכל למצוא את אנשי הקשר שלך ב:

• טופס רשימה,
• בתור כרטיס ביקור או
• המותאם אישית

להציג כדי להבטיח בהירות. עם האפשרות תצוגה תמיד קיימת האפשרות:

• פלט רשימות אנשי קשר ספציפיות,
• שמור כ- PDF או
• להדפסה.

במיוחד בעסק וגם במגזר הפרטי ישנם מצבים בהם עליך להעביר פרטי קשר לאדם אחר בלחיצה. זה עובד בערך "שחרור" באמצעות פריט התפריט "העברת איש קשר." בחלון שנפתח, מתקבלת האפשרות להזין את פרטי איש הקשר:

• כמו כרטיסי ביקור של אאוטלוק או
• שלח כאיש קשר ב- Outlook.

לאחר מכן הנמען יכול להעביר את הנתונים האישיים שהתקבלו לפנקס הכתובות האישי שלו ב- Microsoft Outlook בלחיצה אחת.

אם ברצונך לשתף את כל פנקס הכתובות שלך, תוכל לעשות זאת על ידי לחיצה על פריט התפריט "שתף אנשי קשר". תוכל גם להשתמש בפנקסי כתובות חיצוניים שהתקבלו באמצעות הנקודה "פתח אנשי קשר משותפים".

Microsoft Outlook מאפשר למשתמשים להשתמש במשותף בכתובות, בנתונים אישיים ובפנקס כתובות להשלים בצוות, ליצור אנשי קשר, להכניס אותם ולשתף אותם. הדבר מעניין במיוחד בחברות או במועדונים. השימוש המשותף יכול להיות יתרון גם באזור המשפחה.

בפריט התפריט "קטגוריות", תוכל לסווג את אנשי הקשר שלך בצבע באמצעות לחצנים ברורים או לסמן אותם כפרטיים. תוכל גם להשתמש בפונקציית החיפוש בספרי כתובות כדי למצוא בקלות אנשי קשר בודדים לפי שם או מידע אחר ליצירת קשר. פונקציית החיפוש עם שדות שונים מעניינת במיוחד כאשר יש לנהל מספר רב של אנשי קשר.

לסיכום, Microsoft Outlook מציעה אפשרויות רבות לארגון וארכיון אנשי קשר אישיים ולשיתוף אנשי קשר עם אחרים.

ב- Microsoft Outlook תוכל לנהל פנקסי כתובות שונים על מנת לאחסן את אנשי הקשר בנפרד זה מזה. זה חשוב אם, למשל, אתה רוצה להפריד מקצועית בין אנשי קשר עסקיים ואישיים. אתה יכול:

• פנקס כתובות רגיל או
• אוסף של פנקסי כתובות או רשימות כתובות,

השתמש לשמירה וארכיון שמות, כתובות דוא"ל ומידע אחר. אם אתה משתמש ב- Outlook עם חשבון Exchange Server, רשימת כתובות גלובלית (GAL) נוצרת כברירת מחדל. זה הכרחי כדי שכל משתמשי Exchange, למשל בחברה, יוכלו לגשת לאותם אנשי קשר.

צור פנקסי כתובות ב- Outlook

אם ברצונך ליצור פנקס כתובות דיגיטלי נוסף מלבד ספרי הכתובות הקיימים, זה פועל על פי ההנחיות הבאות:

1. בתפריט קובץ, עבור לפריט המשנה של הגדרות חשבון.

   

2. תחת "הוסף או הסר חשבונות או שנה הגדרות חיבור קיימות" תגיע לסעיף חדש שבו תוכל ליצור פנקס כתובות נוסף בחלון הדו -שיח.

   

3. לחץ על "חדש" ולאחר מכן בחר אם ברצונך לשלב פנקס כתובות אחר או שירות מדריכי LDAP. ספריית אינטרנט LDAP היא שירות המחפש ספריות בשרתים אחרים על מנת למצוא שמות, אנשי קשר או מידע אחר. משתמשי Microsoft Exchange אינם יכולים להוסיף פנקס כתובות חדש של Outlook.

מדוע עליך לשמור אנשי קשר ולשמור פנקס כתובות ב- Outlook

ניתן להשוות פנקס כתובות ב- Microsoft Outlook למחברת או ספר טלפונים אנלוגי שאנשים רבים עדיין עובדים איתו. בכך, כתובות חדשות נכנסות באופן רציף, נתונים מתעדכנים או אנשי קשר נמחקים ביד. פנקס כתובות דיגיטלי ב- Outlook ממלא את אותן המשימות. הוא מהווה את המסגרת לאנשי הקשר ופרטי איש הקשר, אותם ניתן להציג בקבוצות אנשי קשר ובתיקיות אנשי קשר שונים. מיקרוסופט אאוטלוק מפתחת את מלוא הפוטנציאל שלה כאשר האזורים בתוכנית אנשי קשר, לוח שנה והודעות דואר אלקטרוני נתפסים ומשמשים כיחידה בלתי ניתנת להפרדה.

סיבה נוספת מדוע יש לאחסן אנשי קשר חשובים ב- Outlook קשורה למה שנקרא דואר זבל. ל- Outlook יש פונקציית דואר זבל מובנית ומסננת הודעות לא רצויות או דואר פרסומי. בשל מילות מפתח ספציפיות בהודעה, ייתכן שגם הודעות חשובות שאינן דואר זבל יסננו החוצה. תוכל למנוע זאת על ידי שמירת כל אנשי הקשר בספר הכתובות. Outlook מזהה אנשי קשר ומוסיף אותם לרשימת השולחים הבטוחים. כך יש לך אחריות לכך שההודעות החשובות של חברים או שותפים עסקיים לא יראו בטעות כדואר זבל על ידי המערכת. אם הוספת בטעות איש קשר חשוב לרשימת השולחים החסומים, תוכל להסיר את החסימה על ידי לחיצה על הכרטיסייה "שולחים חסומים".

פונקציה נוספת הרלוונטית לתרגול שבה משתפים פעולה בין לוח השנה ורשימת המשימות היא מה שנקרא הגשה מחדש לאנשי קשר. אפשרות זו מאפשרת לך להוסיף אנשי קשר חשובים למשימות שלך ב- Outlook. לדוגמה, אם עליך להתקשר לאיש קשר תוך שלושה ימים ואינך רוצה לקבוע פגישה בלוח השנה של Outlook, תוכל גם להעביר את איש הקשר לרשימת המשימות שלך.

כמה אנשי קשר שימושיים ואפשריים ב- Outlook

בספר כתובות אנלוגי אתה יכול לאבד במהירות את אנשי הקשר שלך. אם פנקס הכתובות ממוין לפי אותיות, תווים בתדירות גבוהה כגון B, S, M או N מתמלאים במהירות. התוצאה היא שלא ניתן להוסיף בבירור שמות ואנשי קשר חדשים ולהופיע בשוליים. זה לא יכול לקרות עם פנקס כתובות דיגיטלי, מכיוון שניתן לנהל אינספור ערכים ב- Microsoft Outlook. מסיבה זו, מיקרוסופט אינה מטילה מגבלה על מספר אנשי הקשר שניתן לשמור ב- Outlook. ניתן לשמור כמה מאות או כמה אלפי אנשי קשר שונים בפנקס הכתובות עם כל הפרטים שלהם. אם אתה רוצה לנהל הרבה אנשי קשר, עליך להתמקד בזהירות בעת יצירת.

אם יש לך מספר רב של אנשי קשר, עליך להוסיף לאדם כמה שיותר פרטים. זה מגדיל את הסיכוי למצוא את האדם או החברה שאתה מחפש כאשר אתה מחפש אנשי קשר. פרטים ליצירת קשר אישיים אינם מועילים ומובילים לעבודה נוספת.

עֵצָה: ודא שאתה מזין את שם המשפחה ושם המשפחה של איש הקשר שלך בעמודה הנכונה. אחרת זה יכול להיות אתגר גדול למצוא את איש הקשר שוב בחיפוש מאוחר יותר.

ייצא או ייבא אנשי קשר או פנקס הכתובות

ייבוא או ייצוא של אנשי קשר בודדים או פנקסי כתובות מלאים, רשימות הפצה וקבוצות אנשי קשר אפשרי בקלות ב- Outlook. לדוגמה, אם אתה מקבל מחשב נייד חדש, אתה יכול להעביר את אנשי הקשר שלך ופנקסי הכתובות למחשב שני בכמה לחיצות בלבד. אפשר גם לשתף פנקס כתובות עם אנשים או עמיתים אחרים. כאן חשוב להקפיד על אישורים ורמות הרשאה.

בנוסף לייצוא או ייבוא של פנקסי כתובות של Outlook, אותם תוכל לזהות באמצעות סיומת הקובץ .pst, תוכל גם להגדיר פנקסי כתובות מיישומים אחרים ב- Outlook. לדוגמה, תוכל לפתוח ולקרוא בקלות חשבון דואר ישן של Windows שנשמר תחת Windows Vista. לשם כך, אתה צריך את קובץ הנתונים מ- Windows Mail. זה נקרא עם עוזר הייבוא והייצוא של Microsoft Outlook. האשף לייבוא וייצוא ניתן למצוא תחת קובץ> פתיחה ויצוא.

לאחר מכן יש לך מספר אפשרויות. פתח קבצי נתונים ישנים יותר של Windows Mail עם שדה הבחירה השלישי "ייבוא / ייצוא.

מחק אנשי קשר כפולים - כך זה עובד

לאחר השימוש ב- Outlook, זה נורמלי שאחד או איש הקשר השני יוכפל ב- Outlook. זה יכול לקרות במיוחד אם מספר אנשים עורכים את רשימת אנשי הקשר ב- Microsoft Exchange. לא קשה להסיר כפילויות מפנקס הכתובות, מכיוון של- Outlook יש פונקציית מיון נרחבת ברשימת אנשי הקשר. אם ברצונך לברר אילו אנשי קשר כפולים קיימים ב- Outlook שלך, בצע את הפעולות הבאות:

1. באזור אנשי הקשר של Outlook, נווט לכרטיסיה תצוגה.

2. לחץ על ערך הרשימה הראשון "שנה תצוגה".

3. שנה את התצוגה מ"אנשים "ל"רשימה" או "טלפון".

   

4. נפתח חלון שבו תוכל למיין את אנשי הקשר שלך על פי קריטריונים שונים ולסנן ולמחוק את כל אנשי הקשר הכפולים.

5. במידת הצורך, באפשרותך לסמן פנקס כתובות אנשי קשר חשובים שאיתם אתה מתקשר באופן קבוע כמועדפים.

6. אם ברצונך להדפיס רשימת כתובות מותאמת אישית, עליך להשתמש בתצוגה מותאמת אישית עם סדר אחר במקום בתצוגה הסטנדרטית. באופן זה תוכל למיין את כל שדות אנשי הקשר הרלוונטיים בנפרד ולקבל תדפיס עם המידע החשוב עבורך. ביסודו של דבר, הגיוני להדפיס מספר אנשי קשר ולהשתמש ברשימות של אנשי קשר מודפסים בנוסף לרשימות הכתובות הדיגיטליות.

7. אתה יכול למחוק איש קשר על ידי פתיחת תפריט הבחירה בלחצן הימני. באזור התחתון של תיבת הדו -שיח תמצא את פריט התפריט "מחק".

   

הדרכת וידאו: כיצד ליצור ולשמור איש קשר חדש ב- Outlook

צור קשרים חדשים באופן מקצועי

אם ברצונך ליצור איש קשר חדש, ניתן לעשות זאת בלחיצה אחת באזור איש הקשר של Outlook. זה עובד כמעט זהה ב- Outlook כמו בפנקס הכתובות של Windows Vista או Windows XP. לשם כך, נווט תחילה אל איש קשר חדש בתפריט התחל תחת "חדש".

לאחר לחיצה על "איש קשר חדש", ייפתח חלון עם אפשרויות קלט שונות:

הגיוני למלא את מסכת הקלט ואת כל האפשרויות בנתונים והמידע החשובים ביותר על איש הקשר. לדוגמה, בנוסף לשם ולכתובת, תוכל גם להזין אתר או כתובת צ'אט או ליצור הערות נוספות על איש הקשר בשדה ההערות. זה נותן תמונה מלאה של אדם. במיוחד אם איש הקשר חדש ובלתי ידוע, יש טעם לשלב כמה שיותר פרטים. לאחר הכניסה, החלון נסגר בפינה השמאלית העליונה באמצעות כפתור "שמור וסגור". רשומת איש הקשר מופיעה לאחר מכן בספר הכתובות הסטנדרטי. לפני הזנת איש קשר חדש, תוכל להגדיר את פנקס הכתובות בו יש לשמור אותו. אפשר גם להעביר איש קשר חדש מפנקס הכתובות הסטנדרטי לתיקיית משנה או להקצות אותו לקבוצת אנשי קשר.

אימץ אוטומטית כתובות דואר כאנשי קשר

בדואר אלקטרוני פרטי או עסקי, נהוג ליצור קשרים חדשים שברצונך להעביר לפנקס הכתובות. במקום להעביר בעמל רב את פרטי איש הקשר, למשל כתובת הדואר האלקטרוני ונתונים אישיים אחרים, תוכל לאמץ אוטומטית כתובות דואר כאיש קשר חדש ב- Outlook. זה קורה באופן אוטומטי ברגע שאתה שולח הודעה לאיש הקשר החדש או משיב לדואר אלקטרוני.

כמו כן, ניתן להזין אוטומטית את כל מקבלי הדואר האלקטרוני בפנקס הכתובות. זה יכול להיות שימושי ויעיל כאשר אתה חלק מהודעה למספר נמענים שאיתם תרצה לתקשר לאחר מכן. שמירתם מסמנת את אנשי הקשר החדשים כנמענים בטוחים. בנוסף, תוכל לסווג את אנשי הקשר בקבוצה כך שתוכל לכתוב לקבוצת אנשי הקשר מאוחר יותר בלחיצה אחת.

שכפל אנשי קשר בלחיצת כפתור

שכפול אנשי קשר הוא גם מעניין ומעשי. אתה יכול לחסוך לעצמך הרבה עבודה בצעד אחד. העתקת רשומות נתונים יעילה, בין היתר, אם עליך ליצור עובדים רבים של חברה ב- Outlook, שם רק התוסף והשם שונים. בעזרת מקשי הקיצור Ctrl + C ו- Ctrl + V המוכרים ב- Windows, תוכל לשכפל בקלות את אנשי הקשר.

הפרד מספרי פקס וכתובות דוא"ל

חלק מהמשתמשים מתארים בעיה ב- Outlook שבה בעת לחיצה על השדה "אל" בהודעות הדואר האלקטרוני, מספרי פקס משמשים בנוסף לכתובות דואר אלקטרוני. זהו מיון לא נכון בתוכנה שניתן לנקות אותו בכמה לחיצות. לשם כך עליך למנוע את הצגת מספרי הפקס בתיבת הדו -שיח "בחר שם: אנשי קשר".

חבר Skype ו- Outlook באמצעות תוסף

שיטות עבודה מודרניות שונות מסוכמות תחת מונח הגג "עבודה חדשה". שעות עבודה גמישות, דיגיטציה ותקשורת יעילה הם חלק מ- New Work. שיחות וידיאו הן אופציה ידועה שהייתה נפוצה מאוד, במיוחד מאז מגיפת הקורונה. הם מציעים את ההזדמנות ליצור קשר עם אנשים בכל מקום בעולם בעלות נמוכה או בחינם ובאופן מיידי באמצעות סקייפ, וואטסאפ או זום.

Skype, כחלק ממשפחת Microsoft, ניתנת לשילוב בקלות ב- Outlook. באמצעות Skype אפשר לתכנן שיחות או כנסים ב- Skype ולהקצות את שם הסקייפ הבודד לכל איש קשר. תוכל גם להשתמש בתוסף לחיבור פנקס הכתובות ב- Outlook וספר הטלפונים ב- Skype. זה מבטיח שאין פיטורים בכתובות ושיש מאגר נתונים אחיד.

סיכום ומסקנה על אנשי הקשר של אאוטלוק

לא קשה לארגן אנשי קשר ב- Microsoft Outlook. Outlook מגלה את מלוא הפוטנציאל שלו כאשר אנשי קשר, הודעות דואר אלקטרוני, משימות ולוח השנה משמשים כיחידה. אאוטלוק מציעה, בין היתר, עוזר ייבוא ויצוא מתוחכם שבעזרתו ניתן לייבא אנשי קשר מגרסאות ישנות או מתוכניות אחרות. כמו כן, ניתן לייצא או לשתף אנשי קשר, פנקס כתובות או רשימות אנשי קשר עם משתמשים פנימיים או חיצוניים אחרים. ניתן לסמן אנשי קשר בעלי חשיבות גבוהה כמועדפים.

יצירת איש קשר חדש ב- Outlook אפשרית ללא בעיות בשל מבנה התפריט הידידותי למשתמש. חשוב להמשיך בזהירות בעת יצירת כתובות חדשות ולא לבלבל בין השדות לשם פרטי ושם משפחה, למשל. השמירה האוטומטית של אנשי קשר מהודעות דוא"ל נכנסות וסינון פשוט של אנשי קשר כפולים באמצעות פונקציית חיפוש נרחבת הם גם חיוניים ורלוונטיים לתרגול. Microsoft Outlook עם:

• אזור קשר בוגר,
• אפשרויות מעשיות רבות ו
• המשטח המובנה שלו

מהווה ערובה למשתמשים חסרי ניסיון כמו גם למשתמשים מנוסים לנהל אנשי קשר בצורה משמעותית, ארוכת טווח ומקצועית.