מה שאתה צריך לדעת על XLOOKUP
באמצעות ה- XVERWEIS, מיקרוסופט מציעה למשתמשי Excel שלה אפשרות חדשה לחפש טבלאות במהירות ובקלות ולהעריך נתונים. פונקציה זו הייתה זמינה בתחילה רק למשתתפים בשלב הבדיקה, אך הייתה זמינה גם לגרסאות Microsoft 365 של Windows ו- Mac מתחילת השנה.
בבסיסו, XLOOKUP היא גרסה נוחה יותר של VLOOKUP ו- HLOOKUP, אשר נוספו על ידי יישומים מעשיים נוספים. משימתו היא אפוא גם לחפש בטבלאות, אך זה כבר שונה מהפניות הקודמות. סינון התוכן אינו קשור עוד לקורס שנקבע, אך כעת ניתן ליזום אותו גם מימין לשמאל, מלמעלה למטה ולהיפך. חידוש זה מציע את היתרון הגדול שאפשר לעצב כעת שולחנות אקסל לפי שיקול דעתך ואינם קשורים עוד למפרט הטכני. הודות לפרמטרים חדשים, התגלו אפשרויות נוספות שעד כה לא היו זמינות. התועלת נמשכת מפרטים קטנים ועד לפשטים ראויים לציון בשימוש. האפקט האולטימטיבי של XLOOKUP תלוי לחלוטין בפרמטרים שבהם נעשה שימוש.
הפרמטרים הפשוטים של XLOOKUP
השימוש הפשוט ב- XLOOKUP דורש שלושה פרמטרים בלבד. אלו הם:
- קריטריון חיפוש
- מטריצת חיפוש
- מטריצת החזרה
החופש שזכה לאחרונה נובע בעיקר מהפרדת מטריצת החיפוש והחזרה. בעוד VLOOKUP ו- HLOOKUP עדיין דרשו מהמשתמש לבחור את המטריצה כולה לתהליך החיפוש, ה- XLOOKUP מאפשר לו להפריד בין הערך הידוע לחיפוש. המשמעות היא שעמודת חיפוש אחת או כעת גם שורת חיפוש מוגדרת כמטריצה הנדרשת בה נמצא קריטריון החיפוש שנבחר, ואילו אחר הופך לאזור החזרה של התוצאה הרצויה. הנוסחה החדשה היא כדלקמן:
= XLOOKUP (קריטריון חיפוש; מטריצת חיפוש; מטריצת החזרה)
אם, למשל, ניתן לקחת את המשכורת החודשית של מר וגנר מטבלת אקסל לעובדים, הרי שני עמודות חשובות: הראשונה, המפרטת את כל העובדים בשמם ושנייה, בה נרשמת שכר העובדים. מכיוון שקריטריון החיפוש הוא שם, עמודת החיפוש המשויכת נבחרת כמטריצה. התוצאה שיש להחזיר, לעומת זאת, היא המשכורת, ולכן הטור המתאים כאן הופך למטריצת ההחזר.
דוגמה זו מראה שהנוסחה החדשה הופכת את הייעוד הקודם של אינדקס עמודה ספציפי בתוך מטריצה אחת גדולה מיותרת. זה חוסך עבודה מפורטת נוספת ומונע טעויות מיותרות.
עם זאת, אם לא ידוע אם העובד שאתה מחפש נקרא "ואגנר" או "ווגנר", התוספת החדשה לקריטריון החיפוש יכולה לעזור. ניתן להשמיט כל מספר תווים לא ידועים על ידי הכנסת כוכבית (*). במקרה זה הגיוני לשנות במהירות את קריטריון החיפוש ל- "* gner" על מנת להגיע ליעד הרצוי. עם זאת, אם הטבלה מלאה בשמות דומים רבים, כך שהעמיתת גב 'שטגנר תפוקה שלא בכוונה מכיוון ששמה מכיל גם את שילוב האותיות שאתה מחפש, אז ניתן לחדד את החיפוש עוד יותר. כאן נכנס לסימן השאלה (?), מכיוון שהוא מאפשר למשתמש להחליף דמות אחת בלבד. קריטריון החיפוש מלא אפוא ב- "W? Gner".
אבל מה קורה כשאתה צריך לחפש כוכבית או סימן שאלה? במקרה זה, ל- XLOOKUP יש טילדה נוספת (~), שאיתה מובהר כי לא מתכוונת הפונקציה של קריטריון החיפוש, אלא התוכן של מטריצת החיפוש. כתוצאה מכך, הטילדה הכפולה כקריטריון חיפוש (~~) מאפשרת גם חיפוש אחר הטיל היחיד במטריצת החיפוש (~).
הפרמטרים המלאים
בנוסף, XVERWEIS מציעה פונקציות אחרות הנכנסות לפעולה ברגע ששלושת הפרמטרים הנוספים האלה משמשים כרצונך:
- אם_לא_מצא
- מצב השוואה
- מצב חיפוש
"אם_לא_מצא"
בנוסף לשלושת הפרמטרים לחיפוש, מטריצת חיפוש ומטריצת החזרה, ל- XVERWEIS החדש יש עוד שלושה פרמטרים המציעים למשתמש יתרונות רבים. אחד כזה הוא "If_not_ found", המשמש כפונקציה משולבת אם-שגיאה.
בעזרת פונקציה זו, XLOOKUP מאפשר להימנע מבעיה נפוצה בהפניות קודמות: אם לא נמצאה תוצאת חיפוש, הוצג עד כה ערך שגיאה הצפנה ("#NV"). הודות לפרמטר החדש, כעת ניתן לתת שם לשגיאה זו ובכך לסווג אותה ביתר קלות על ידי החלפת הפרמטר המחזיק מקום במילה לפי בחירתך והוצב במרכאות. במקום ערך השגיאה האוטומטית, Excel יכול להצביע על כך שהתוצאה "לא נמצאה" או שיש "שגיאת קלט". בהתחשב בכל המידע, הנוסחה של XVERWEIS נראית כך:
= XLOOKUP (קריטריון חיפוש; מטריצת חיפוש; מטריצת החזרה; אם_לא_מצא)
מצב השוואה
פרמטר נוסף הוא מצב ההשוואה, שיש בו כדי להגדיל את היקף מציאת הערכים במידת הצורך. במקור, VLOOKUP ו- HLOOKUP ידעו רק להיטים או טעויות. עם זאת, XLOOKUP יכול להגיב בגמישות, ובמקרה של תוצאה שאינה קיימת, לחלופין להשתמש בערך קרוב ככל האפשר על מנת לא פשוט לרשום שגיאה למשתמש, אלא להמליץ על חלופה במקום זאת. לדוגמה, אם אתה מחפש חשבונית בסך 1,500 € שלא ניתן למצוא, ניתן להשתמש בערך -1 עבור פרמטר מצב ההשוואה כדי להציג את התוצאה הנמוכה הבאה במקום זאת. יתברר שהחשבון היה 1,450 יורו בלבד מההתחלה. מידע זה ניתן היה לגלות רק עם ההפניות הקודמות באמצעות שלבי ביניים. לעומת זאת, ניתן להשתמש בערך 1 כדי לקבל את התוצאה הגדולה הבאה.
פונקציה זו שימושית במיוחד כאשר ערך ידוע רק בערך. בדרך זו ניתן לצמצם מסגרת כדי להקל על מציאת התוצאה הנדרשת למרות הכל. בנוסף, אין צורך למיין את תוכן הטבלה בסדר עולה כמו ב- VLOOKUP, מכיוון שה- XLOOKUP מסוגל למצוא את הערך המשמעותי הבא גם ללא עזרת המשתמש. זה גם מעניק חופש נוסף בהתאמה אישית של טבלאות.
עם זאת, אם אין צורך בחידושים אלה, ניתן להשתמש בערך 0 פשוט על מנת להמשיך לקבל רק תוצאות מדויקות כרגיל. עם מציין המיקום הכללי, הנוסחה מורחבת באופן הבא:
= XLOOKUP (קריטריון חיפוש; מטריצת חיפוש; מטריצת החזרה; אם_לא_מצא; מצב השוואה)
מצב חיפוש
הפרמטר האחרון מציג שוב את השיפור הפשוט והאולי הבולט ביותר בהשוואה ל- VLOOKUP, מכיוון שהוא הופך את כיוון היסטוריית החיפושים להתאמה לראשונה. עם הערך שהוכנס 1 אתה יכול לחפש להיטים מלמעלה למטה, בעוד שעם הערך -1 הכל מתהפך. יתר על כן, ניתן להתחיל בחיפוש בינארי עולה עם הערך 2 וחיפוש בינארי יורד עם הערך -2.
למרות שהפרמטר הזה לא נראה מרשים במיוחד בהתחלה, הוא יכול להשפיע באופן קבוע בשילוב עם קריטריון החיפוש המורחב. מכיוון שאם מטריצת חיפוש מכילה את הקריטריון שחיפשת פעמיים (למשל שני עובדים עם אותו שם משפחה), אז ערך ההחזרה שנמצא כרונולוגית בעמדה הקודמת מונפק כברירת מחדל. עם זאת, אם כיוון היסטוריית החיפושים מתהפך, ההשפעה ההפוכה מתרחשת והערך הנסתר בעבר הופך לגלוי. עם זאת, פרמטר זה שימושי גם אם הוא משמש לבקרה זמנית. כי אם החיפוש מלמעלה למטה נותן תוצאה שונה מהחיפוש מלמעלה למעלה, זה יכול להיות שאולי אירעה שגיאת יישום שאפשר לתקן אותה בשלב מוקדם. בהתחשב בהערה זו, הנוסחה הסופית של XLOOKUP נראית כך:
= XLOOKUP (קריטריון חיפוש; מטריצת חיפוש; מטריצת החזרה; אם_לא_מצא; מצב השוואה; מצב חיפוש)
האם כדאי לעבור מ- VLOOKUP ל- XLOOKUP?
לסיכום, נותר לומר כי עם הצגת ה- XLOOKUP, מיקרוסופט העמידה לרשות משתמשי האקסל שלה דרך חדשה לחפש ולנתח, שיכולה לשרת מטרות שונות וקלות לשימוש. בדרך זו מתקיים כל דבר, החל מחיפוש מהיר ועד דרישות פלט ספציפיות. לכן XLOOKUP מקדים בבירור את הפניות אחרות, שכן הוא מציע יתרונות ברורים גם בפונקציות שהשתלטו עליו. ניתן לראות זאת מהעובדה שכאן מיזוגות שתי פונקציות התייחסות ובין היתר מתווספות על ידי טעות משולבת אם.
כל מי שהיה מרוצה לחלוטין מ- VLOOKUP או מ- HLOOKUP עד כה וגם לא מעוניין להתרגל לנוסחה חדשה יכול להיצמד לניסויים שנבדקו עם מצפון נקי. לכל האחרים שרוצים להפוך את הגישה שלהם לדינאמית יותר ולא מסובכת, ה- XVERWEIS הוא חידוש מבורך. בהחלט ניתן לשנות ולשלב את האפשרויות החדשות באופן שהשימוש הבא ב- Excel יהיה נוח יותר בעליל.
