צור חתימות של Outlook באופן מקצועי

בכמה לחיצות על חתימת האאוטלוק

ניתן להתייחס לחתימה ב- Outlook כקטע טקסט המתווסף ידנית או כברירת מחדל להודעת דוא"ל. מקובל לכלול חתימות בהודעות דוא"ל בעבודה. חתימת דוא"ל עסקי מכנה את כותב ההודעה ומספקת את פרטי יצירת הקשר החשובים ביותר. אפשר לקרוא לזה כרטיס ביקור אלקטרוני.

על פי חוק נדרשות חתימות במיילים עסקיים. בנוסף לשולח ולפרטי ההתקשרות הכלליים, יש למסור גם את פרטי החובה על שם החברה ועל הטופס המשפטי, המקבילים לנייר המכתבים.

חוק אינו חייב חתימה בסביבה פרטית. מסיבות מובנות, הגיוני לכלול חתימה גם בדואר אלקטרוני פרטי:

• אין ספק שהוא מזהה אותך כשולח ההודעה
• החתימה גורמת למייל שלך להיראות מקצועי
• על ידי חתימה וציון נתוני איש הקשר, ההודעה בדרך כלל אינה מסוננת על ידי מסנן הדואר הזבל

לסיכום, הגיוני ונראה אותנטי להוסיף חתימה לכל הודעת דואר אלקטרוני. Microsoft Outlook מציעה אפשרויות רבות ליצירה, התאמה והתאמה אישית של חתימות שונות.

צור חתימה ב- Outlook: כיצד ליצור חתימה בכמה לחיצות עכבר

אתה יוצר חתימה ב- Outlook לפי התבנית הבאה:

1. פתח הודעת דוא"ל חדשה ועבור לכרטיסייה חתימה בתפריט הוספה.

   

2. נפתח חלון שבו תוכל לערוך את החתימות הקיימות שלך או ליצור חתימה חדשה בעיצוב אישי. הדברים הבאים מתאימים במיוחד כתוכן של חתימה פרטית:

   • השם שלך.
   • הכתובת שלך.
   • פרטי התקשרות כגון טלפון, פקס ודוא"ל.
   • אופציונלי: כתובת האתר הפרטי שלך.

   בנוסף, כאופציה, תוכל לשלב בחתימה שלך תמונות או קבצי GIF.webp מונפשים כלוגו על מנת לעצב את החתימה ב- html בנפרד וייחודי.

   

3. שדה הטקסט שבו אתה מעצב את החתימה שלך מציע מגוון רחב של אפשרויות התאמה אישית. בין היתר, תוכל לבצע צעד אחר צעד:

   • בחר את הגופן, צבע הגופן וגודל הגופן.
   • קבע את יישור הטקסט: שמאל מוצדק, ימין מוצדק או מרוכז.
   • שלבו תמונות וקישורים.
   • הכנס כרטיס ביקור בפורמט vcf בשדה כרטיס הביקור.
   • בחר את חשבון הדוא"ל שאיתו אמורה להימסר החתימה.
   • החליטו האם יש להשתמש בחתימה גם לתשובות דואר אלקטרוני והעברה.

לאחר שביצעת את כל הערכים, סיים ליצור את החתימה שלך עם אישור. החתימה מועברת כעת כחתימה הסטנדרטית של חשבון הדואר האלקטרוני המשמש. קיימת גם האפשרות לעצב חתימות מרובות עבור חשבון דוא"ל יחיד או למספר חשבונות. בעוד שחתימה מועברת כחתימה סטנדרטית, תוכל להוסיף את החתימות החלופיות באופן ידני במידת הצורך.

כיצד לשנות חתימה

אם ברצונך לשנות חתימה, ישנן שתי חלופות ידידותיות למשתמש ב- Outlook:

1. הזן את מונח החיפוש "חתימות" בשורת החיפוש באזור העליון של Outlook ופתח את החתימה שלך על ידי לחיצה על "פעולות / חתימה".

   

2. באותו אופן ליצירת חתימה חדשה, פתח הודעה חדשה ולאחר מכן נווט לכרטיסייה חתימה בשורת התפריטים.

   יש לשמור שינויים בחתימה על ידי לחיצה על כפתור העכבר עם "אישור". לאחר מכן, החתימה שהשתנתה מצורפת אוטומטית לדואר האלקטרוני שלך, בהתאם להגדרות הספציפיות.

שם תוכלו למצוא תבניות מתאימות לחתימות

ישנם קישורים והצעות שימושיות ליצירת חתימות באינטרנט. מיקרוסופט, כיצרנית Microsoft Outlook, מציעה לך גם תבניות לחתימות שנראות מקצועיות ומתאימות למטרות עסקיות או פרטיות. נווט אל תבניות החתימה ממיקרוסופט על ידי לחיצה על הקישור בתחתית תיבת הדו -שיח ליצירת חתימות: "קבל תבניות חתימה"נְקִישָׁה. כאופציה, תוכלו למצוא גם הצעות ותבניות נוספות לחתימות באינטרנט.

זה מעביר אותך לדף תמיכה של Microsoft, המתאר בצורה ידידותית למשתמש כיצד ליצור חתימה באמצעות תבנית ב- Microsoft Word וכיצד לשמור אותה ב- Outlook.

טיפים חשובים לעיצוב החתימה שלך

ניתן לעצב חתימה בסביבה הפרטית בנפרד. מה שמותר הוא מה שנעים ועושה רושם טוב על מקבל הודעת הדואר האלקטרוני.

תמיד יש לעצב הודעות דואר אלקטרוני וחתימות על פי תקן DIN 5008. מאחר שדואר אלקטרוני וחתימות נועדו להקל על ההתכתבות, המחוקק העמיד אותן על שוויון עם מכתבי עסקים ופקסים ביום 01/01/2007. מסיבה זו יש להקפיד על תקנות המחוקק בעת עיצוב חתימות. החתימה העסקית צריכה בדרך כלל להיות מורכבת משלושה חלקים:

1. שמות ואולי ברכה כללית.
2. פרטי יצירת קשר עם החברה.
3. מידע משפטי.

במקרה של חתימה המשמשת למטרות עסקיות, עליך גם לוודא כי מספרי טלפון ופקס משולבים בהתאם לכללי DIN. בנוסף, חיוני ששולחים יכתבו את שמם הפרטי המלא ושם המשפחה וימנעו מקיצורים.

מרווח שורות, גודל גופן ונושא

לכל חתימה הגיוני להשתמש בגופן המשמש בגוף הטקסט. במקרים רבים, חברות משתמשות בגופן של חברה עבור ניירות מכתבים וכל סוגי התכתובות. גופנים סטנדרטיים כגון Calibri, Arial או Times New Roman מתאימים לאנשים פרטיים. גופנים אלה מבטיחים כי החתימה תופיע באותיות קריאות עבור הנמען.

אם אתה משתמש בפונט כפרי מעוטר או בגופנים שובבים כסטנדרט, הדבר עלול לגרום לגירויים. יש לבחור אות בין 10 ל -12 נקודות כגודל הגופן. מרווח השורות צריך להתאים לערכים סטנדרטיים, וכמו הדוא"ל עצמו, הוא בדרך כלל שורה אחת. אסור לשכוח את הנושא בהודעת הדוא"ל.

כיצד להוסיף לוגו ותמונות לחתימה

אתה יכול להוסיף לוגו או תמונות בודדות, למשל תצלום עסקי, לחתימה שלך באמצעות הסמל הגרפי. לפני ההכנסה, ודא שהתמונה אינה גדולה מדי ושהיא מתאימה היטב לתמונה הכוללת של החתימה שלך. בגרסאות ישנות יותר של Outlook, הליך הכנסת לוגו ותמונות שונה - במיוחד ב- Outlook 2000 וב- Outlook 2003 האפשרויות שונות מאלו של גירסאות Outlook הנוכחיות.

כמו כן, ניתן להשתמש בחתימה שלך כאמצעי מידע ופרסום. קישור לאתר שלך, הצעה מיוחדת או מידע נוסף אודותיך או על החברה שלך יכולים להיות שימושיים בכדי להפוך את הנמענים לסקרנים.

מצא חתימות בתיקיית Windows

הערה: אם אתה רוצה לשמור חתימה אישית, אתה צריך את נתיב האחסון לשם כך. חתימות מאוחסנות באופן מרכזי ב- Windows בתיקייה נסתרת שאליה תוכל לגשת באמצעות הפקודה הבאה של Windows:

לחץ במקביל על המקשים [Windows] ו- [R] - תיבת הדו -שיח "הפעלה" נפתחת.

הזן את הפקודה הבאה בתיבת הדו -שיח:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

אתה מגיע לתיקיית החתימות שלך ולאחר מכן תוכל להעתיק ולשמור אותן.

מסקנה על שימוש מקצועי בחתימות ב- Outlook

חתימה ב- Outlook היא אמצעי מקצועי ומנוסה להציג את עצמך כשולח הודעה. השם הפרטי ושם המשפחה, פרטי התקשרות פרטניים ובסביבה עסקית, הכללת מידע משפטי הינה חיונית ומועילה.

באפשרותך ליצור חתימה חדשה ב- Outlook בכמה לחיצות עכבר בלבד או בעזרת Microsoft Word ותבניות חיצוניות. זה יכול להיות שימושי לכלול תמונות או לוגו בחתימה. כמו כן, עליך להקפיד על כללי DIN 5008 לחתימות עסקיות. חתימה צריכה תמיד ליידע את הנמען, לאפשר סקירה מהירה של השולח ולהתאים את התמונה הכוללת של הדוא"ל.