כיצד ליצור חתימה דיגיטלית
חתימות חיוניות בהקשרים רבים ושונים. בעוד שהחיים הופכים לדיגיטלים יותר ויותר, באופן פרטי ומקצועי, האפשרויות לחתימה במחשב או בסמארטפון נראות מוגבלות. Microsoft Word מציעה דרכים שונות לחיסכון בנייר ולהוספת חתימות. אבל: לא לכל חלופה יש מעמד משפטי זהה לחתימה ידנית.
למה בכלל להכניס חתימה ל- Word?
מי לא מכיר את הבעיה הזו? אתה מקבל מסמכים וחוזים לחתימה בדואר אלקטרוני ועכשיו עליך להדפיס ולחתום בעמל רב, רק כדי לשלוח אותם בחזרה כסריקה. ניתן לפשט תהליך זה הודות ל- Word. אם אין ברשותך מדפסת או שאתה רוצה לחסוך נייר למען הסביבה, יש חלופות לחתימה.
אבל מה זה בעצם אומר לחתום - והאם חתימה דיגיטלית שווה ערך לחתימה ידנית? עם החתימה שלך אתה מפרסם הצהרת כוונות במובן הרחב ביותר. בין אם מדובר בחוזה מכירה, חוזה שכירות או העסקה או אחריות. רק עם החתימה שלך היא הופכת מחייבת מבחינה משפטית.
עם זאת, זו לא הסיבה היחידה להוסיף חתימה. החתימות גם מעניקות למסמכים מקצועיות רבה יותר ומזהות באופן ברור את הכותבות. בנוסף, חתימות מגנות מפני הונאה: החתימה הידנית שלך ייחודית ולכן הוכחה לזיוף. הוא משמש גם לזיהוי אמין שלך לטווח הארוך. אבל האם זה חל גם על חתימה דיגיטלית?
אבטחה ראשית - מהי חתימה דיגיטלית?
תקנת eIDAS (שירותי זיהוי ואמון אלקטרוניים) מגדירה את הדרישות לתוקפן והאמינות של חתימות אלקטרוניות ברחבי האיחוד האירופי. "שירות לזיהוי אלקטרוני ושירותי אמון" מציין שלוש רמות: החתימה האלקטרונית הפשוטה, המתקדמת והסמכת. מכיוון שהשימוש הפרטי מוגבל בעיקר לשתי רמות האבטחה הראשונות, ההסברים הבאים מתייחסים לכך בלבד.
החתימה על הטאבלט של מנות החבילות היא חתימה אלקטרונית פשוטה לא פחות מהכנסת סריקה עם החתימה הידנית למסמך. האחרון פועל ללא בעיות ב- Word, אך אינו מתקבל על כל סוגיה. צד שלישי יכול גם להוסיף סריקה של החתימה שלך.
החתימה האלקטרונית המתקדמת מציעה הגנה הרבה יותר מכיוון שמשתמשים כאן גם בתעודה דיגיטלית. זה מאשר בבירור את זהותך - בניגוד לסריקת חתימה ידנית. התעודה ניתנת על ידי צד שלישי מהימן ומורכבת מזהה ו PIN. לאחר החתימה, הקובץ מועבר בצורה מוצפנת ולא ניתן עוד לשנות אותו מאותו שלב.
חתימה ידנית: קלאסית ומאובטחת על נייר או טאבלט
קיימות אפשרויות שונות להוספת חתימה ידנית למסמך Word שלך.
סרוק את החתימה והנח אותה ב- Word: כך זה עובד
אתה מכניס את החתימה שלך למסמך Word באמצעות סורק או אפליקציית סריקה לסמארטפון או טאבלט:
תחתמו את חתימתכם על פיסת נייר.
השתמש באפליקציה או במדפסת כדי לסרוק את החתימה.
פתח את הסריקה במחשב שלך והשתמש בפונקציות עריכת התמונות ב- Word כדי לחתוך לגודל הרצוי.
שמור את הגרפיקה הערוכה של החתימה שלך כקובץ תמונה.
לאחר לחיצה על "הוספה", בחר בכפתור "תמונות" ולאחר מכן "מכשיר זה". ייפתח חלון חדש בו תוכל לראות את מבנה התיקיות של המחשב שלך. מצא את קובץ התמונה עם החתימה שלך והנח אותו במיקום הרצוי על ידי לחיצה על "אישור" בסוף תיבת הדו -שיח.
טוב לדעת: עם Mac אפשר לסרוק ולשמור חתימה במסמכי PDF, שאפשר להעביר אותם גם ל- Word.
צור קו חתימה מקצועי לחתימה
כדי לגרום לחתימה להיראות מקצועית יותר, אתה יכול גם לעבוד עם קו חתימה. כי אפשר לסמן את זה בשם, תאריך ותואר או שם תפקיד של החותם. לשם כך, בצע את הפעולות הבאות:
-
עבור לכרטיסייה "הוספה" ברצועת הכלים של Word.
-
לחץ על קו חתימה בצד ימין של הסרט ובחר "קו חתימות של Microsoft Office" מהתפריט הנפתח.
-
הזן את השם הפרטי, שם המשפחה ומיקומו של האדם החותם וכן את כתובת הדואר האלקטרוני שלו, במידת הצורך, והערה בשדות המופיעים בתיבת הדו-שיח.
-
בצע בחירה על ידי הגדרה או הסרה של הסימון לתוספת אוטומטית של זמן החתימה ואישור הערות.
-
לחץ על "אישור" כדי לאשר את הרשומות שלך.
כעת ניתן להדפיס מסמך זה ולחתום על ידי האדם המיועד. עם זאת, ישנה גם דרך לחתום דיגיטלית על שורת החתימה.
חתימה דיגיטלית - פתרון אינטליגנטי ומאובטח
כדי להוסיף חתימה דיגיטלית למסמך Word, השתמש בפונקציות סטנדרטיות של Word או באפשרויות הרחבה.
חתמו על קו החתימה באמצעות תמונה או פונקציות ביד חופשית
אם יש שורת חתימה, ניתן להכניס את החתימה בשתי דרכים שונות. או שאתה מכניס תמונה או סריקה של החתימה שלך או שאתה חותם ביד מטלפון נייד או מחשב לוח. שים לב שזה אפשרי רק מ- Word עבור Microsoft 365. להוספת קובץ החתימה, בצע את הפעולות הבאות:
אם שמך עדיין אינו נמצא תחת שורת החתימה, הזן אותו בשדה "שם פרטי, שם משפחה".
לחץ על בחר תמונה ובחר באפשרות בחר תמונה חתימה.
מצא את הקובץ שאתה רוצה במיקום.
אשר את בחירתך על ידי לחיצה על "בחר" בלחצן העכבר השמאלי.
חתימה ידנית באמצעות לוח מגע
מצד שני, ניתן להוסיף חתימה ידנית לשורת החתימה ממשטח מגע:
לחץ על אפשרויות הדיו בטאבלט או בסמארטפון.
שים את החתימה הידנית שלך במקום המיועד בשורת החתימה.
מכיוון שבדרך כלל אינך רוצה לשנות מסמך חתום, רצוי לשמור את כל המסמך כקובץ PDF לאחר שנחתם. זה גם מגן עליו מפני שינוי בלתי חוקי.
עֵצָה: אם, לעומת זאת, אתה מעדיף חתימה דיגיטלית כולל חותמת זמן ובכך אפילו יותר אבטחה, כל שעליך לעשות הוא ללחוץ פעמיים על שורת החתימה כדי להעביר אותה לרשויות הסמכה שונות כגון GlobalSign. אלה משמשים מעין רשות המנפיקה לך אישור זמני לחתימות דיגיטליות. התעודה ניתנת להשוואה למסמך זיהוי דיגיטלי ובמקרים מסוימים היא כפופה לחיוב. עם זאת, היא מאפשרת גם הכנסת חתימה אלקטרונית מתקדמת בהתאם לתקנת eIDAS.
השתמש בתוספות Word לחתימות אלקטרוניות: כך זה עובד
תוספות Word גם מקלות על חתימה דיגיטלית על מסמך. תוספות הן בדרך כלל אפשרויות הרחבה בחינם עבור Microsoft Word. היתרון על פני אפליקציה - כלומר אפליקציה לנייד למכשיר הנייד שלכם - היא היישום הפשוט בתוכנית הקיימת של Word. תוסף הוא פשוט כלי שזמין עבורך לכל המשימות העתידיות בתחום עיצוב הטקסט באמצעות Word.
שתי התוספות "DocuSign" ו- "AdobeSign" אידיאליות לחתימה על מסמכים חשובים. תוכל להשתמש ב- Adobe לשלוח חתימות אלקטרוניות בשלוש רמות האבטחה. בנוסף, הרחבה זו ל- Word מאפשרת הוספת הערות והקצאת קטעים מסוימים במיוחד עבור הנמען.
לאחר מכן הוא יודע היכן נדרשת חתימתו ואיפה עליו להשאיר את שורת החתימה ריקה. יוצר מסמך עוקב במקביל אחר מי מהחתומים כבר חתם ומי חתימתו עדיין ממתינה. שתי התוספות בטוחות וגם חוסכות זמן ונייר.
כניסה ל- Word: Office הופך עט ודף לתחרות
עם Word, יש לך אפשרויות רבות להפוך טקסטים מושכים ומקצועיים יותר. ניתן לעצב טקסט או להציג תבניות כותרות בתוכן העניינים. תוכל גם להבטיח מראה קוהרנטי על ידי הוספת הפניות. ניתן להכניס רשימות ותווים מיוחדים גם להמחשה אך גם לייצוג נכון מבחינה מדעית - למשל מתחומי המתמטיקה או שפות זרות. אחרון חביב, Word עוזר לך לבדוק מקף, גופנים וגופנים.
דרך נוספת לעצב מסמכים באופן מקצועי היא הוספת חתימות ל- Word. חתימה מעניקה למסמך שלך רצינות רבה יותר, אך גם אופי משפטי מחייב. בין אם מדובר בחוזה מכירה, חוזה שכירות או העסקה, חתימה מבטאת שאתה מסכים לתוכן המסמך. החתימה הדיגיטלית ב- Word מייצגת אפוא צעד חיוני לקראת עיצוב מודרני, יעיל וידידותי יותר לסביבה של תהליכי תיאום שונים בחיים הפרטיים, כמו גם במקצועיים.
שאלות נפוצות
כיצד אוכל להכניס חתימה ל- Word?
אתה מכניס חתימה ל- Word על ידי הנחתה על דף נייר, סריקה שלה והכנסתה כגרפיקה במיקום הרצוי במסמך Word. אם יש לך לוח מגע, תוכל לחתום באמצעות אפשרות הדיו של Word. עם זאת, זה עובד רק עם Microsoft Word 365. דרך נוספת היא לחתום על שורת חתימה עם חתימה דיגיטלית מוסמכת במידת הצורך. ניתן לשדרג את Word גם עם הרחבות שימושיות - מה שנקרא תוספות - כגון "AdobeSign" מ- Adobe.
מהו קו חתימה?
שורת החתימה היא שורת חתימה מיוחדת שתוכל להתאים אישית עם השם הפרטי, שם המשפחה, התפקיד המקצועי ופרטים נוספים של החותם. ניתן להכניס את הגרפיקה של חתימה לקו, לחתום ביד באמצעות לוח המגע או עם תעודה.
האם החתימות בטוחות במחשב?
חתימות אלקטרוניות שאתה מבצע במחשב, בטאבלט או בסמארטפון מחייבות מבחינה משפטית דרגות שונות בהתאם לדרישות להן הן עונות. תקנת eIDAS של האיחוד האירופי מגדירה שלוש רמות אבטחה. אמנם רק חתימה אלקטרונית פשוטה נדרשת לקבלת החבילה על ידי הדוור, אך לפחות חתימה אלקטרונית מתקדמת, אם לא, נדרשת לעניינים חשובים כגון כריתת חוזים. ב- Word ניתן להכניס חתימה מתקדמת רק לאחר רכישת אישור מתאים.
