אם אתם עובדים מרוכזים במשימה, מומלץ לחסל כל מיני הפרעות או לצמצם אותן ככל האפשר. זה כולל גם הפרעות מהודעות דוא"ל נכנסות ומהודעות שולחן העבודה בעת קבלת הודעות דוא"ל.
הגדר את התדירות שבה Outlook יביא הודעות דואר אלקטרוני
ברוב המקרים אין צורך שאאוטלוק יבדוק את תיבת הדואר בשרת כל עשר דקות או יותר ויוריד את הדואר האלקטרוני החדש. יוצא מן הכלל: עליך לענות על הזמנות או פניות של לקוחות, מה שחייב לקרות באופן מיידי. ברוב המכריע של המקרים, אאוטלוק בודק הודעות דואר אלקטרוני אחת לשעה או כל חצי שעה.
ואם העבודה שלך דורשת ממך להתרכז במשימה אחת לאורך זמן, רצוי, כפי שתואר בעמוד הקודם, לבדוק את הודעות הדואר האלקטרוני שלך רק בשעות מסוימות. לאחר מכן עליך לכבות את אחזור הדואר האלקטרוני באופן אוטומטי.
אם אתה מחכה בדחיפות לדואר אלקטרוני ספציפי, תוכל לאחזר את הדואר האלקטרוני בכל עת על ידי לחיצה על מקש F9 או על הכפתור שלח קבל הדק.
אם ברצונך לציין באיזו תדירות Outlook אוסף הודעות דואר אלקטרוני או אם ברצונך לכבות אחזור דואר אלקטרוני אוטומטי, בצע את הפעולות הבאות:
- ב- Outlook עד גירסה 2007 אתה קורא לפקודה כלים → אפשרויות ולפתוח את המרשם הגדרת דוא"ל. ב- Outlook 2010, אתה מתקשר קובץ → אפשרויות ולפתוח את המרשם מורחב.
- לחץ על שלח קבל.
- בחר כל החשבונות והחלפת האפשרות כלול את הקבוצה הזו בהגשה (תַחַת הגדרות לקבוצה "כל החשבונות") א.
- בשדה למטה או שנה את האפשרות תיבת הילוכים אוטומטית כל X דקות לגמרי או שאתה מפעיל אותו ומזין את התדר הרצוי מאחוריו - למשל 60 דקות.
- אם אתה משתמש במצב לא מקוון, חזור על שלבים 3 ו -4 עבורו.
- אם אינך רוצה לבצע הגדרות אחרות עבור חשבונות בודדים, סגור את תיבות הדו -שיח.
- אם יש לבדוק את הודעות הדואר האלקטרוני המתקבלות בחשבון מסוים לעתים קרובות יותר, צא מהדיאלוג קבוצות משלוחים (ראה שלב 6) והמשך כדלקמן:
- בחר כל החשבונות ולחץ לערוך.
- בחר את החשבון שעבורו צריכות להחיל הגדרות אחרות והסר את סימן הביקורת שמולו כלול חשבון בקבוצה זו. סגור את הדו -שיח עם בסדר.
- לאחר מכן לחץ על חָדָשׁ. הזן את שם החשבון שעליו יש ליישם תקנה מיוחדת ולחץ עליו בסדר.
- בתיבת הדו -שיח שנפתחת כעת, העבר את האפשרות כלול חשבון בקבוצה זו ולחץ בסדר.
- בחר את החשבון. הפעל את האפשרות לכך תיבת הילוכים אוטומטית כל X דקות והזן את המרווח הרצוי.
- סגור את כל דיאלוגים.
כבה את התראות שולחן העבודה
אם אתה בודק הודעות דואר אלקטרוני מדי כמה דקות, אך אינך צריך להתעדכן כל הזמן לגבי הודעות דואר נכנס חדשות, רצוי לכבות את פונקציית ההודעות השולחניות של Outlook. אז אאוטלוק לא מציג חלון התראה או סמל אותיות למשך מספר שניות לכל דואר אלקטרוני חדש וגם אינו מנגן צליל.
בצע את הפעולות הבאות ב- Outlook עד גירסה 2007:
- התקשר לפקודה כלים → אפשרויות עַל.
- לחץ על אפשרויות דוא"ל ואז הלאה אפשרויות דוא"ל מתקדמות.
- פנה מתחת כאשר פריטים חדשים מגיעים לתיבת הדואר הנכנס כל ארבע האפשרויות.
- סגור את תיבות הדו -שיח.
ב- Outlook 2010 בצע את הפעולות הבאות:
- התקשר לפקודה קובץ → אפשרויות עַל.
- פתח את המרשם אימייל.
- החלף בין ארבע האפשרויות שלהלן כאשר מגיעות הודעות חדשות וסגור את הדו -שיח.
