העתק רשימות Excel והתאם הפניות חיצוניות

במאמר הבא תלמד כיצד לגלות אילו הפניות חיצוניות נמצאות בטבלאות האקסל שלך וכיצד להתאים ולערוך אותן בהצלחה לאחר העתקה.

כיצד מובנים הפניות חיצוניות ב- Excel

הפניות חיצוניות תמיד מובנות בהתאם לאותה תכנית. ראשית אתה משתמש בשם חוברת העבודה בסוגריים מרובעים. לאחר מכן מופיע שם גליון העבודה. לאחר מכן מגיעה נקודת קריאה, ואחריה הפניה לתא.

אם אתה יוצר הפניה חיצונית המתייחסת לגליון עבודה ששמו מכיל רווחים, שם התיקייה והגיליון כלולים במרכאות בודדות.

אם התיקייה שאליה ההתייחסות החיצונית מתייחסת אינה פתוחה, הנתיב שבו ניתן למצוא תיקיה זו מופיע מול שם תיקיית העבודה.

בעיקרון, Excel תמיד יוצר הפניות חיצוניות כהפניות מוחלטות. אתה יכול להבחין בכך שהם מכילים סימני דולר.

כיצד להעתיק ולהתאים כראוי את ההפניות החיצוניות של טבלאות Excel

בעת העתקת נוסחאות, Excel מתאים באופן אוטומטי הפניות אם אינן הפניות מוחלטות. למרבה הצער, זה לא עובד אם הפניות ניגשות למספר טבלאות אחרות ויש להתאים את שם הטבלה. תארו לעצמכם את המצב הבא:

אתה תמיד רוצה לקרוא ערכים מאותו תא מטבלאות שונות עם השמות 01.xls, 02.xls וכו '. לאחר מכן יש להפניות את המבנה הבא:

= 'C: \ הקבצים שלי \ [01.xls] טבלה 1'! A1

= 'C: \ הקבצים שלי \ [02.xls] טבלה 1'! A1

אם אתה מעתיק הפניה כזו בטבלה שלך, רק ההתייחסות לכתובת התא שבסופה מותאמת. עם זאת, אם ברצונך להחליף את כל הכיסוי בקלות ובנוחות, עבד לפי השיטה הבאה.

ראשית צור עמודה שבה ניתן לכתוב את החלק המשתנה של שם הקובץ. מכאן אתה מרכיב את הנוסחה הרצויה, אותה תוכל להעתיק. זה עובד כך:

צור עמודה בגליון העבודה שלך, שבו החלק המשתנה (במקרה זה שם הקובץ) מוזן. עליך להגדיר עמודה זו עם פורמט מספר הטקסט. לאחר מכן הזן את החלקים המשתנים של שם הקובץ בעמודה, כפי שמוצג באיור הבא:

לאחר מכן הזן את הנוסחה הבאה בתא B1:

= "= 'C: \ המסמכים שלי \ [" & A1 & ". Xls] טבלה 1'! $ A $ 1"

העתק נוסחה זו לתאים למטה. התוצאה בטבלה מוצגת באיור הבא:

Excel בתחילה מפרש את תוצאת הנוסחה כטקסט. כדי לחשב בעזרת נוסחאות אלה, עליך להמיר אותן:

1. בחר את כל התאים עם נוסחאות שהועתקו - בדוגמה זו טווח התא B1: B20.
2. השתמש בפקודה "ערוך - העתק" כדי לשמור את תוכן התא בלוח.
3. השאר את התאים שנבחרו ובחר את הפקודה "הדבק מיוחד" בתפריט "עריכה".
4. בתיבה זו, הפעל את האפשרות "ערכים".
5. אשר זאת באמצעות כפתור "אישור".

במקום הנוסחאות, התוצאות נמצאות כעת בתאים. שוב, השאר את התאים שנבחרו ובחר את הפקודה "טקסט בעמודות" בתפריט "נתונים" כדי להפעיל את אשף המרת הטקסט.

כאן אתה מאשר ישירות את מסך ההתחלה באמצעות כפתור "סיום". לאחר מכן מחברים את הנוסחאות בצורה הרצויה ומציגות את התוצאה המתאימה.

כיצד למצוא הפניות חיצוניות בטבלאות אקסל

אם אתה רוצה למצוא הפניות חיצוניות בתיקיות שלך, אינך צריך לעשות זאת באופן ידני. תן ל- Excel ליצור סקירה כללית של כל ההפניות עבורך.

זה שימושי גם כשיש הפניה בחוברת עבודה, אך אינך יודע בדיוק לאיזה מקור נתונים הוא מתכוון.

כדי לקבל רשימה של כל ההפניות בחוברת העבודה שלך, בצע את הפעולות הבאות:

1. הפעל את חוברת העבודה שבה אתה מתעניין בהפניות.
2. Excel 2010: לחץ על התפריט קובץ. לאחר מכן בחר את הפקודה הכנה - עריכת קישורים לקבצים.
3. Excel 2007: לחץ על הלחצן Office. לאחר מכן בחר את הפקודה הכנה - עריכת קישורים לקבצים.
4. Excel 2003: התקשר לפקודה EDIT - LINKS.

Excel יראה לך רשימה של הקישורים בטבלה שלך.
ברשימת הקישורים תוכל לראות את כל חוברות העבודה המקושרות. תוכל להשתמש בלחצן OPEN SOURCE כדי לפתוח תיקיות מרשימה זו לאחר שלחצת על שם הקובץ המתאים ברשימה.