PDF: הכל אודות הפורמט החשוב ביותר למסמכים

התקן לכתיבה חוצה פלטפורמות

הדיגיטציה הפכה להיות יותר ויותר חשובה בשנים האחרונות. הבעיה: ליישומים רבים קיימות גישות שונות עם פורמטים שונים של קבצים. עם זאת, כמה מפתחים מנסים לקשור לקוחות ומשתמשים הרבה יותר קרוב לחברה שלהם. תוכניות אלה הן קנייניות ולעתים קרובות מוגבלות לפלטפורמות ספציפיות. לשימוש חופשי יש כאן יתרונות רבים נוספים. זה הופך אותו לגמיש לשימוש ויכול לעבוד גם במספר פלטפורמות שונות. אחת הדוגמאות הטובות ביותר היא ה- PDF.

מאחורי זה פורמט המסמך הנייד. בהתחלה זה היה פתרון תוכנה קנייני לבעיית הצורך לעצב טקסטים שוב ושוב. בינתיים, PDF הפך לסטנדרט למסמכים חוצה פלטפורמות. הן בהקשר עסקי והן עבור משתמשים פרטיים, PDF הפך לחלק בלתי נפרד מחיי היומיום. התקן כולל כעת מגוון שלם של יישומים שונים המשולבים במסמכים - החל מקישורים פשוטים ועד רכיבי מולטימדיה. כיצד הפך פורמט המסמך הנייד כל כך חשוב?

PDF: מבט להיסטוריה

PDF - פורמט המסמך הנייד - משמש כמעט כל משתמש מחשב כיום. מעט מאוד משתמשים עדיין יודעים כיצד בעצם התחיל הסיפור שמאחוריו. Adobe עומדת מאחורי פורמט המסמך. כאחד ממפתחי התוכנה המוכרים ביותר, החברה מתמקדת בעיקר בפתרונות ליישומים מקצועיים. זה כולל תוכנות גרפיות כגון אילוסטרייטור או פוטושופ. זה האחרון משמש לעתים קרובות על ידי צלמים כדי תמיד להפיק את המיטב מהתמונות שלהם.

עם כמה מאות יורו לרישיון, כמעט אף משתמש פרטי לא יכול להרשות לעצמו תוכניות יקרות. ה- PDF, לעומת זאת, נמצא בכל מקום. בהתחלה, כאשר הציגה את הפורמט על ידי אדובי, ההצלחה המהדהדת הזו לא הייתה צפויה מראש - מה שקשור גם למדיניות התמחור של חברת התוכנה.

נקודת מוצא, קונפליקטים וצרכים

עד לפיתוח ופרסום פורמט המסמכים הניידים, מסמכים דיגיטליים נוצרו עם תוכנות שונות, משותפים ונפתחו במערכות שונות מאוד. כל משתמש מחשב עדיין יכול לצפות בתוצאה גם היום. דוגמא פשוטה: מסמך נוצר למצגת במשרד הביתי. התוכן נכון, יש עוד כמה טבלאות ותמונות.

בסיום, העניקו למצגת המוגמרת גופן מסוגנן, בחר את העיצוב המתאים מתבניות הפורמט - בוצע. המצגת נשמרת על מקל USB ומועברת למשרד. ההפתעה בעת הפתיחה לפני ההדפסה: למעט התוכן והטקסט, כל העיצוב מיועד ל"סל ". גודל הגופן כבר לא נכון, כל התמונות משתנות לחלוטין וניתן לראות רק חצי מהטבלה.

מה שנראה נהדר במחשב אחד לא חייב להיראות זהה לאותה תוכנית במערכת אחרת. משתמשים כיום משתמשים ב:

• מערכות הפעלה שונות (אפל מול ווינדוס מול לינוקס וכו ')
• יישומי משרד שונים
• גרסאות תוכנה שונות.

הבעיות המתוארות משפיעות על מגוון שלם של יישומי משרד שונים - החל מעיבוד תמלילים טהור וכלה בגיליונות אלקטרוניים ופתרונות מצגת. בעיות ידועות שדורות משתמשים חוו.

הדוגמה הידועה ביותר בשלב זה היא פורמט .doc. אידיאלי מכיוון שכמה משתמשים יכולים לשתף מסמך ולערוך או להגיב עליו, יש לו חסרונות כאשר הוא משותף בפלטפורמות שונות.

רעיון טוב, אבל בעיות בקיעת שיניים

זה בדיוק הפער שדחפה אדובי עם פורמט המסמכים הניידים שלה. הרעיון שעומד מאחוריו: תקן משותף המוביל לתוצאות זהות בכל המערכות. לשם כך, הפריסה, העיצוב והטקסט נלכדים כאילו בתצלום. לא משנה כמה פעמים PDF משותף - כל משתמש תמיד רואה את אותו הדבר.

הרעיון: לאחר יצירתו, ניתן להעביר את פורמט המסמך הנייד ללא אובדן או שינויי עיצוב. הפורמט החדש למסמכים הוצג בכנס Windows ו- OS | 2 בינואר 1993. Adobe העניקה ל- PDF החדש שלה יתרון נוסף שממנו כל משתמש ממשיך להרוויח. לאחר יצירתו, כבר לא ניתן לשנות בקלות את פורמט המסמך הנייד.

המשמעות היא שלא ייתכן עיבוד על ידי הנמען. לא ניתן להוסיף או למחוק שום דבר בקובץ PDF. מניפולציות, כמו במקרה של פורמטים אחרים - למשל:

• שטרות
• מוּצָע
• דיווח

אפשריים, הופכים להיות הרבה פחות סבירים עם פורמט המסמך הנייד.

קובץ ה- PDF פורסם לבסוף בקיץ 1993 - לאחר מספר שנים של עבודות פיתוח. עם זאת, לפני שהפורמט הפך לפופולרי בקרב משתמשים פרטיים, זה לקח שנים. מספר בעיות היו אחראיות.

• מתחרה: בתחילה, פורמט המסמך הנייד היה אחת מכמה גישות לפתרון אותה בעיה. בין היתר, DjVu, שליח, נייר דיגיטלי של Common Common ו- Replica Farallon הגיעו לתחרות ה- PDF. מערכת ניהול המסמכים LaTeX, הנפוצה במגזר האקדמי, נוקטת גם בגישות סגנוניות דומות.
• קנייני: בשנים הראשונות לאחר פרסומו, PDF היה פורמט מסמך קנייני. זה איפשר לפתח יישומים חיצוניים. עם זאת, המפתחים נטשו מאז את פורמט המסמך הנייד הקנייני ופרסמו את כל העניין באמצעות ה- ISO. אבן בניין חשובה להבטחת קבלה רחבה.
• עלויות: בשנים הראשונות, לא התוכניות ליצירת קובץ PDF או Adobe Reader שנדרשו לפתיחתו היו בחינם. בכך הכשילה החברה מעצמה את עצמה ומנעה את התפשטות ה- PDF כתקן מסמכים נרחב בינלאומי. אולם בינתיים, Acrobat Reader זמין באופן חופשי. התוכניות ליצירה ועריכה של קבצי PDF עדיין בתשלום. אדובי העבירה כעת אזור זה למודל SaaS.

ANSI ו- ISO: השבחים

העובדה ש- PDF גבר על פורמטים אחרים נובעת מאירוע ספציפי - 29 בינואר 2007. Adobe הודיעה כי המפרטים של פורמט המסמכים הניידים 1.7 ייחשפו במלואם. לשם כך, PDF 1.7 נחשף למכון התקנים הלאומי האמריקאי (ANSI). המטרה: פרסום באמצעות הארגון הבינלאומי לתקינה (ISO). עם זאת, Adobe השיגה גידול עצום בפופולריות של פורמט ה- PDF. מצד שני, המפתחים ניתקו את עצמם מהאפשרות להמשיך ולפתח את פורמט המסמך הנייד בדרכם שלהם. בינתיים, Adobe חברה רק בוועדה הטכנית לכל הגרסאות לאחר PDF 1.7.

ממש טוב או רק מבוסס?

בתחילה, הפונקציונליות של פורמט המסמך הנייד הייתה מוגבלת, למשל ביישום קישורים או שטח הצבעים הזמין. רק עם הגרסאות המאוחרות יותר, המפתחים הפחיתו בהדרגה את ההגבלות. עם גרסה 1.2, למשל, התצוגה בחלל הצבעים CMYK הייתה אפשרית. בנוסף, פותחו תוספים לדפדפני אינטרנט, שבעזרתם ניתן היה להציג קבצי PDF גם בחלונות הדפדפן.

עם ריבוי הפונקציות ופרסום הארגון הבינלאומי לתקינה, ה- PDF הפך פופולרי יותר ויותר. PDF מציע כעת מגוון רחב של פונקציות. בנוסף, כבר אין צורך להשתמש בתוכנת Adobe ליצירה. אפשר ליצור מסמכים מתאימים מיישומי Office רבים. זה אפילו אפשרי בתנועה. בסופו של דבר, ישנן מספר סיבות לשימושו הנרחב. מצד אחד הקבלה, מצד שני הביצועים והיתרונות של PDF.

PDF: היתרונות החשובים ביותר

העובדה ש- Adobe דחפה כעת את כל המתחרים מהשנים הראשונות לקצה ולנישות באמצעות פורמט המסמך הנייד קשורה במספר גורמים. זה שילוב של תחולה בין פלטפורמות. בנוסף, ההתנתקות מהאופי הקנייני הביאה את ה- PDF לקדימה בצורה נחרצת. מהם היתרונות של שימוש בפורמט מסמך נייד בפועל?

תמיד שם: עצמאות פלטפורמה

משתמשים פרטיים רבים כיום מסתמכים על מחשבים וניידים עם מערכות הפעלה מבוססות Windows. על פי zdnet, מערכת ההפעלה הנוכחית של Windows לבדה הגיעה ליותר מ -900 מיליון משתמשים בסוף 2022-2023. למערכות ההפעלה של אפל יש גם נתחי שוק גבוהים מאוד. לא מדובר רק ביישומי שולחן עבודה קלאסיים.

אפל בנתה מערכת אקולוגית ניידת בעשור האחרון - ממש כמו אנדרואיד. ישנן גם פלטפורמות אחרות כגון יוניקס או לינוקס.

לכל מערכות ההפעלה יש מכנה משותף: חילופי מידע ונתונים על פני גבולות הפלטפורמה. קובץ ה- PDF עונה בדיוק על דרישה זו. העצמאות מהפלטפורמה היא עדיין אחד היתרונות המניעים של הפורמט. ניתן לפתוח קובץ PDF בקלות במחשב עם Windows 8 או Windows 10. ניתן אפילו לפתוח את הקבצים במכשירים עם macOS - למרות שכמעט ואין נקודות מגע אחרות בין מיקרוסופט ומערכות מבוססות אפל.

אין עוד עיצוב שבור

אחת החוזקות של PDF היא העובדה שהעיצוב והפריסה כמעט "קפואים". משתמשים יוצרים את המסמך, ממירים אותו לפורמט המסמך הנייד - ויכולים לשתף אותו בקלות עם משתמשים אחרים. מה שמייחד את ה- PDF הוא יציבותו. בניגוד לפורמטים רבים של קבצים שהם סטנדרטיים בתוכניות Office, העיצוב נשאר יציב בעת העברת תבנית המסמך הנייד. אין כותרות המוצגות בגודל גופן שונה, ואין תמונות המחליקות מתחילת מודול טקסט ועד סופה.

אפילו העברת מסמכים דיגיטליים לעותקים מודפסים אפשרית עם פורמט המסמך הנייד ללא קשיים גדולים והפסדי פורמט. בסופו של דבר, PDF נראה בדיוק אותו הדבר על המסך כפי שהוא נראה על דף נייר. בנוסף, הגרסאות העדכניות של פורמט המסמכים הניידות מציעות פונקציות בעלות ערך שלא ניתן להעריך, במיוחד לשימוש במדיה דיגיטלית.

לדוגמה, מחברים יכולים להגדיר סימניות להפסקות שורות. בדרך זו, לא ניתן לחתוך את קובץ ה- PDF רק עבור יישומי שולחן עבודה. בינתיים, מדיה ניידת הופכת להיות חשובה יותר ויותר. זה נותן לניידות בפורמט מסמך נייד משמעות חדשה.

תקני אבטחה גבוהים

לפורמטים של קבצים כמו .doc או .xls יש כמה חסרונות. מצד אחד, לא ניתן לייצגם ללא הפסדים בכל פלטפורמה. כמעט כל משתמש מכיר את הבעיה: המסמך נראה אחרת לגמרי במחשב אחר. בנוסף, פורמטים אלה אינם הוכחת חבלה. דוגמה פשוטה: סטארט-אפ שולח חשבונית בפורמט .doc.

הנמען פותח את הקובץ - ופשוט מוחק עשרות. החשבון נמוך מיד. בסופו של דבר, צורת מניפולציה כזו היא דוגמה בנויה. אולם בפועל, עליו להבהיר כי יש צורך בפורמטים של מסמכים בחיי היום יום שאינם ניתנים לשינוי (ולניפולציה) בקלות.

אבל PDF מציע כעת הרבה יותר מבחינת אבטחה. ניתן להצפין את המסמכים כדי להגן עליהם מפני גישה בלתי מורשית. אם מישהו רוצה לשלוח רק חלקים ממסמך PDF לאדם אחר, יש גם אפשרות לערוך קטעים בודדים. כיצד ניתן לפעול בפירוט ניתן לקרוא במדריך זה. משתמשים כאן בקודי חיסול, שהם די קלים לשימוש כיום.

תשומת הלב:מסמכי PDF אינם בטוחים לחלוטין מפני מניפולציות, כפי שיכלו החוקרים להוכיח. עם זאת, כל העניין אומר הרבה יותר מאמץ מאשר עם פורמטים אחרים של מסמכים.

גרפיקה 2 ו -3 D

במיוחד כאשר עובדים עם תמונות במסמכים, ייתכנו התנגשויות בעת העברת מסמכים ושימוש בהם במחשבים ומערכות אחרות. קורה למשתמשים רבים שהתמונות מוצגות לפתע בסטייה או שזרימת הטקסט חורגת מהגרסה המקורית. בעיה ידועה שיכולה לגרום לרגעים מביכים במיוחד למצגות.

עם פורמט המסמך הנייד, מצבים כאלה הם נחלת העבר. בנוסף לתוכן טקסט טהור והיפר -קישורים, מסמכי PDF יכולים גם:

• נוסחאות
• טבלאות
• גרפיקה ו
• תמונות

לְהַכנִיס. בהקשר זה, הביצועים של פורמט המסמכים הניידים השתפרו באופן משמעותי בשנים האחרונות. בינתיים, המחברים יכולים גם לשמור טקסטים חלופיים לתמונות. "תיאורי תמונות" אלה מוצגים כאשר לא ניתן להציג את התמונה.

שמאלה

קישורים מהווים כיום חלק בסיסי במסמכים רבים. במיוחד ברשת העולמית, היפר-קישורים אלה יוצרים קשרים צולבים לתכנים אחרים. העוגן יכול להיות ביטוי בטקסט או בתמונה. רכיבי דף אחרים יכולים לשמש גם כעוגנים עבור ההיפר -קישור. יתרון נוסף בעבודה עם קישורים במסמכי PDF: בדרך זו יכול המחבר לאפשר לקפוץ ישירות למעברים / אזורים אחרים בתוך המסמך.

PDF: עובדות ומשמעות מעניינות

פורמט המסמכים הניידים הפך מזמן לסטנדרט בינלאומי. PDF הפך להיות הכרחי בתקשורת עסקית. אבל המדע משתמש כעת גם בפורמט המסמכים הניידים בקנה מידה גדול - לפרסום מאמרים ומחקרים. האפשרות להשתמש בפורמט מסמך נייד לפיתוח טופס המעביר אוטומטית נתונים שהוזנו לשרת הובילה לשימוש בו בעת פתיחת חשבון.

תוכניות ליצירה וקריאה

כיצד יכולים משתמשים פרטיים ליצור קובץ PDF בעצמם - ללא צורך באחד הכלים של אדובי. על ידי פרסום מפרט המערכת, Adobe סללה את הדרך לחברות ומפתחים אחרים ליצור הזדמנויות. לפתרונות Office רבים יש כיום ממשקים שניתן ליצור אותם בקלות עם קובץ PDF.

ניתן לשמור מסמכים בקלות כ- PDF או להדפיס אותם. בנוסף, ישנן אפליקציות מיוחדות עבור מערכת הפעלה ניידת ופתרונות תוכנה כאפליקציות שולחן עבודה בהן ניתן ליצור קובץ PDF.

תשומת הלב: כלים שונים מוצעים היום ללא תשלום. לעתים קרובות יש לרכוש את גרסת ה- Pro למגוון רחב של פונקציות.

מבנה טכני

בעיקרון, מסמך PDF מורכב מארבעה סוגי תוכן שונים. ההיבט החשוב ביותר שבעצם תמיד קיים: גוף הטקסט. כאן מתועד התוכן בפועל. שלושת סוגי התוכן האחרים נוטים לפעול לתמיכה בגוף הטקסט.

• גרפיקה וקטורית (איורים או אלמנטים עיצוביים)
• גרפיקת רסטר בצורה של תמונות
• אובייקטים מולטימדיה.

על מנת שתוכל להציג את המסמך המוגמר בכל מקום ללא הפסד, נעשה שימוש בטכנולוגיות שונות בפורמט מסמך נייד. המסמך מביא איתו את הגופנים הדרושים באמצעות מערכת הטמעת גופנים. מרכיב שני הוא ארכיון המכיל את כל המידע על אופן בניית המסמך בסופו של דבר. ההיבט השלישי הוא "מיכל התוכן" עם כל המידע על הבדיקה והגרפיקה. לדוגמה, PostScript משמש כאן למסמכי PDF.

חשיבותו של PDF לעולם

בעזרת פורמט המסמכים הניידים, Adobe יצרה תקן שקבוצות משתמשים רבות משתמשות בו כיום. המשמעות של קובץ ה- PDF היא בהתאם. בינתיים, בנוסף ל- HTML, מידע כגון טקסט ותמונות אינו משולב בשום פורמט אחר. בנוסף להתכתבות עסקית, הניתנת לשמירה על הוכחת חבטות עם PDF, משתמשים פרטיים רבים משתמשים כעת גם בפורמט. לאור חשיבות זו, פורמט המסמכים הניידים לא ייעלם מחילופי המידע הדיגיטליים בקרוב.

רשימה (קצרה) של חלופות אפשריות

PDF הפך להיות כל כך מבוסס כתקן, שכמעט ואין צורך בחלופות. הפורמטים המתחרים djVU או נייר דיגיטלי של Common Ground שהוזכרו לעיל עדיין זמינים, אך לעתים רחוקות משתמשים בהם. עדיין ניתן למצוא LaTex בחוגים אקדמיים, אך גם פורמט ה- PDF הופך להיות פופולרי יותר ויותר.

מסקנה: PDF - פורמט לפלטפורמות רבות

קבצי PDF הפכו לחלק בלתי נפרד מחיי היומיום. ישנם עשרות קבצים אלה כמעט בכל מחשב. פיתוח שאף אחד לא חשב עליו לפני 20 שנה - אפילו לא עם המפתחים ב- Adobe. מכאן מקור ה- PDF.

מקורו בשנות ה -90, הפורמט מקובל כיום ברחבי העולם בכל הנוגע ליצירת מסמכים שיש להשתמש בהם בפלטפורמות שונות. פריסה יציבה והעובדה שלא כולם יכולים לשנות מסמך PDF תורמים לקבלה. בינתיים, פורמט המסמכים הניידים הפך כה נפוץ עד שהחלופות קשות ביותר.