תוכנה בחיי המשרד היומיומיים: Microsoft Office וחלופות

כאן תוכל לקרוא את כל מה שאתה צריך לדעת על תוכניות Office השונות

חיי העבודה השתנו במפורש כתוצאה מהדיגיטציה. לפני שנים אנשים יותר ויותר השתמשו בטלפון כדי לדון בעניינים עסקיים, אך כיום הם מסתמכים על דואר אלקטרוני או תקשורת עם שירותי העברת הודעות כגון WhatsApp או פייסבוק. במיוחד עם פרוץ משבר הקורונה, עולם העבודה התחדש בצורה נחרצת. פגישות אישיות ונסיעות עסקים מפנות את מקומן לתקשורת דיגיטלית עם מערכות ועידת וידיאו כגון זום או סקייפ. להתפתחות זו יש השפעה גם על המגזר הפרטי.

עם הדיגיטציה המתקדמת, תוכנות רשת לתקשורת משרדית הופכות חשובות ופופולריות יותר. מסיבה זו, תוכניות שניתן להשתמש בהן בחיי המשרד הפרטיים או העסקיים היומיומיים ממלאות תפקיד מכריע יותר במשרד. מיקרוסופט אופיס כנציג התוכניות המוכרות ביותר למשרד, כמו גם תוכנות חינמיות כגון LibreOffice, Open Office או Ashampoo Office משמשות מדי יום מיליוני אנשים בגרמניה ומיליארדי אנשים ברחבי העולם.

לכן התוכנה חשובה לתקשורת משרדית מקצועית

אם תסתכלו על האתגרים שעומדים בפני חברות או אנשים בגלל גלובליזציה, תוכלו להבין מדוע תוכנת תקשורת משרדית מודרנית היא חיונית. עם המוצרים שלהן, חברות מתחרות עם חברות לאומיות ובינלאומיות רבות אחרות. בשל תנאי מסגרת שונים, ניתן לייצר ולשווק מוצרים בזול יותר במדינות מסוימות. על רקע זה, חשוב עוד יותר להקים שיווק מקצועי לתיק המוצרים שלכם המשדר ערך מוסף ויתרונות. יחד עם זאת, חיוני להיות מסוגל להגיב במהירות וביעילות לפניות של לקוחות.

דוגמא:

חברה בינונית משווקת מקרר כחידוש מוצר טכני בשוק העולמי. לקוחות מעוניינים וקיימים מקבלים מידע ראשוני במצגות אזוריות ולאומיות. המצב דומה במצגות מקוונות המוזרמות באינטרנט. לצורך אמצעי שיווק אלה ואחרים, החברה משתמשת בתוכנות מצגת מודרניות כגון Microsoft PowerPoint.

לקוחות מעוניינים מבקשים הצעה לסוג המקרר החדש. חישוב המחיר העולמי, הכולל את כל עלויות החומר והייצור, נקבע בחישובים נרחבים ב- Microsoft Excel. אינספור שולחנות נקשרו כדי ליצור הצעה הוגנת ומתאימה לכל לקוח. בנוסף לחישוב עלויות, Microsoft Excel משמש בחברה גם לחישוב עלויות כוח אדם פנימיות ולרישום תהליכים רבים אחרים.

לאחר שעובד מחיר ההצעה ב- Microsoft Excel, החברה משתמשת ב- Microsoft Word ליצירת מכתב שער עתיר תוכן ומניע. זה מובנה בבירור ומעביר את היתרונות והערך המוסף של המוצר וההצעה. Microsoft Word ו- Microsoft Excel נקשרו לתוכנית CRM למטרה זו. זה מוסיף אוטומטית את פרטי הקשר של הלקוח הפוטנציאלי למכתב ושומר את ההצעה בשרת פנימי. בשלב האחרון, טווח המוצרים נשלח בנפרד בדוא"ל עם Microsoft Outlook.

הדוגמה מראה בבירור עד כמה חשובה התוכנה המודרנית במשרד. משימות התקשורת המודרנית במשרד או חישוב ההצעות יהיו קשות יותר וחשופות לטעויות ללא יישומי תוכנה ברשת. בנוסף לתוכניות Microsoft Office, המשמשות כמובילות שוק על ידי חברות רבות, הדרישות בדוגמא לעיל יכולות להתבצע גם עם תוכנות חינמיות כגון Libre Office.

חיוני שהפונקציות האינדיבידואליות של התוכניות במשרד יהיו מחוברות באופן משמעותי ביניהן. יצירת מצגות איכותיות, עיבוד תמלילים מקצועי, גיליונות אלקטרוניים נכונים ויישומים אחרים אפשריים בעזרת תוכנות אופיס מודרניות. במקרים רבים ניתן להציג תוצאות לאחר מספר לחיצות בלבד.

יחד עם זאת, תוכנות כמו Microsoft Office אינן מועילות במידה ואינה ניתנת להפעלה מקצועית. מסיבה זו חיוני שהעובדים במשרד או ממשתמשים פרטיים יידעו וישתמשו באפשרויות יישומי התוכנה. במקרה זה, תוכנות אופיס מודרניות כגון Microsoft Office או Libre Office ממלאות את מטרתן ומסייעות למשתמשים לתקשר ביעילות ובאופן אישי.

Microsoft Office - ספינת הדגל בתוכנות אופיס

Microsoft Office זמינה כתוכנת אופיס מאז 1989. בתחילה מיועד אך ורק ל- Macintosh, גרסאות נוספות של Microsoft Office עבור Windows שוחררו במהירות. בגרסה הראשונה, היישומים המוכרים ביותר כיום היו:

• מייקרוסופט וורד
• Microsoft Excel
• גם Microsoft PowerPoint
• Microsoft Mail

לְהַכִיל.

עם הזמן, Microsoft Office פותח באופן רציף. כיום ניתן לרכוש בחנויות מהדורות שונות לתחומי אחריות שונים. הגרסה הקמעונאית הנוכחית של Microsoft Office נושאת את השם משרד הבית והעסקים2021-2022 ועולה תשלום חד פעמי של 299 יורו. ניתן להשיג אותו עבור מערכות ההפעלה הנפוצות ביותר כגון Windows, MacOS, iOS או Linux. המחיר כולל את הגרסאות המותקנות במלואן של Outlook, Word, Excel ו- PowerPoint עבור Windows או Mac למחשב. סטודנטים עם תעודת בגרות מקבלים את מיקרוסופט בית ותלמיד 2022-2023-2022 בתשלום חד פעמי של 149 יורו. גרסת הסטודנטים מכילה רק Microsoft Word, Excel ו- PowerPoint, Outlook אינו זמין.

משתמשים בגרסאות MS Office ישנות יותר יכולים עדיין להשתמש בהם ולפתוח קבצים עם פורמטי הקבצים החדשים docx, xlsx או pptx. במקרה זה, כדאי להתקין ולהשתמש בחבילת התאימות, ש- Microsoft מספקת ללא תשלום.

עֵצָה:

Microsoft Outlook היא בחינם בגרסת המובייל לטאבלטים ולסמארטפונים וניתן להוריד אותה בחינם מחנות האפליקציות המתאימה למכשירי אפל או אנדרואיד. בנוסף, גירסאות ישנות יותר של Office, למשל Office 2007 או 2010, עדיין יכולות לפעול תחת Windows 10.

בנוסף לאפשרות לרכוש את Microsoft Office, יצרנית מיקרוסופט מציעה רישוי מבוסס מנוי על אופיס תחת שם המסחר מאז 2011 משרד 365 בְּ. בהתאם להיקף האספקה הרצוי, המחירים ללקוחות פרטיים הם 10 יורו לחודש (מנוי שנתי 99 יורו) עבור משפחת Microsoft Office. עבור חברות, מיקרוסופט מציעה גרסאות מנוי שונות שעולות בין 10.50 יורו לחודש עד 16.90 יורו לחודש. חברות נהנות מיישומי התוכנה הנוספים הבאים:

• Publisher Microsoft (תוכנת משרד ועיצוב).
• Microsoft Access (מסד נתונים).
• Microsoft Exchange (שרת דוא"ל).
• Microsoft OneDrive Business (ענן).
• Microsoft SharePoint (יישום אינטרנט לשיתוף פעולה).
• Microsoft Teams (פלטפורמה המשלבת צ'אט, פגישות, הערות וקבצים מצורפים).

תוכניות המחיר המדויקות והמידע על התוכניות ושירותי הענן הכלולים ב- Microsoft Office ניתן למצוא בכתובת www.microsoft.com. יתר על כן, מיקרוסופט מציעה הוראות חינם למוצריה באתר מיוחד.

התוכנות Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel ו- Microsoft Word פופולריות במיוחד כתוכנות משרד ויש להן תפקיד מרכזי ב- Office המודרני. חשוב לכל משתמש לדעת אילו פונקציות ואפשרויות בסיסיות כלולות ביישומים.

מידע:

אבטחה מפני וירוסים וטרויאנים חיונית לכל משתמש Microsoft Office. ביסודו של דבר, מיקרוסופט מספקת את תוכנות Office או Word עם פקודות מאקרו מושבתות. זה חשוב כדי שסוסים טרויאנים או תוכנות זדוניות אחרות לא יכנסו למחשב שלך באמצעות מאקרו.

Microsoft PowerPoint: תוכנת מצגת מקצועית למשתמשים פרטיים ועסקיים

ההערכה היא כי 500 מיליון אנשים ברחבי העולם משתמשים ב- Microsoft PowerPoint כתוכנת המצגת שלהם. פגישה עסקית ללא שקופיות ומצגת PowerPoint הפכה לנדירה. חברות, פרילנסרים ומשתמשים פרטיים מסתמכים בעיקר על העובדה שהקהל יכול להתרגש ולהפעיל באמצעות הדמיה עובדות מוכשרת.

PowerPoint פותחה במקור בשנת 1987 על ידי רוברט גסקינס האמריקאי ונמכרה למיקרוסופט בשם "Presenter". בגרסה הנוכחית, ל- PowerPoint מספר רב של פונקציות שימושיות להכנה ולביצוע מצגות בצורה תוססת ומוכשרת ביותר.

תכונות של PowerPoint - אלו הן האפשרויות שלך למצגות תוססות

בלחיצה על מצגת ריקה ב- PowerPoint התצוגה הסטנדרטית של PowerPoint נפתחת.

בצד ימין בתצוגה הסטנדרטית אתה יכול לראות את כל השקופיות של המצגת שלך שנוצרו עד כה בפורמט קטן. באמצע אזור הבנייה או המצגת. באזור זה של התוכנה יש לך את האפשרות לעצב כל שקופית בנפרד. לדוגמה, אתה יכול להכניס טקסט, גרפיקה, סרטונים וצלילים או מכשירים סגנוניים אחרים באופן ספציפי ובמקומות מתאימים. בגרסה העדכנית ביותר של PowerPoint תוכלו למצוא את רעיונות העיצוב בצד ימין בתצוגה הסטנדרטית. אם תתחיל בתפיסת שקופית, תקבל אוטומטית הצעות עיצוב מהתוכנית שניתן לאמץ בלחיצה אחת.

דגשים לכל מצגת - אופן השימוש המקצועי ב- PowerPoint

אין דבר משעמם יותר מאשר מצגת עם יותר מדי טקסט. שקופיות טקסט ללא מכשירים סגנוניים ויזואליים מחייבות את הקהל לצג או למסך. במקום להאזין לדובר, הטקסט נקרא ומתפרש. במקרה זה, הנקודות העיקריות של הדובר הולכות לאיבוד. המאזינים משוטטים ונכנסים להיעדר נפשי. במקום להיות משתתף בהרצאה, הרשו לעצמכם לרדת מהמידע.

כדי שזה לא יקרה ומצגת PowerPoint מעוררת עניין בקרב הקהל בכל עת ומציגה את הנושא והעובדות בכשירות, תוכלו למצוא אינספור אפשרויות בפאוור פוינט להתמקצע בשקופיות שלכם. כדי לתת את כל הדוגמאות, הטיפים והטריקים לשימוש המקצועי ב- PowerPoint יחרוג מההיקף. שלוש הדוגמאות המעשיות הבאות מבהירות עד כמה PowerPoint יכולה להיות שימושית כתוכנת אופיס. אתה יכול לראות כיצד משתמשים מרוויחים בהכנה ובאותו אופן הקהל במהלך המצגת:

דוגמה מעשית 1: הכנס מעברים כדי להפוך את המצגת למעניינת

מצגת PowerPoint יכולה להיות מובנית כמו מצגת שקופיות או כמו סרט מרגש. מצגת שקופיות בדרך כלל נראית משעממת, מכיוון שאין אפקטים או מעברים בודדים מלבד התמונות המוצגות. מצגת PowerPoint המוצגת בסגנון מצגת שקופיות היא מונוטונית לקהל.

מטרה חיונית של המצגת היא ליידע, לעורר השראה ולהניע את הקהל לפעולה. על מנת להשיג זאת, כדאי לשדרג באופן ספציפי את המעברים בין הסכלים הבודדים. במקרה זה, מצד אחד, הסכלים המעוצבים משתנים מעניינים. בנוסף, המעברים בין הניירים מרשימים גם הם.

בעזרת PowerPoint ניתן להטמיע מעברים מונפשים בין שקופיות בכמה לחיצות בלבד. אלה יוצרים מתח ושומרים על תשומת הלב של הקהל גבוה. ניתן למצוא את הפונקציה "מעברים" בכרטיסייה "מעברים" באותו שם.

אתה עומד:

• דִינָמִי,
• מרהיב גם כן
• מעברי רדיד עדינים

אשר אמור להתאים לנושא ולעיצוב הבסיסי של המצגת בכל מקרה. הרצאה מדעית ביותר עם מעבר מרהיב, כמו האנימציה "חַלַת דְבַשׁ"לספק הוא לא יעיל. לעומת זאת, תוכן דינמי, למשל המעבר "עף דרך", יכול לשמש בהרצאה מרגשת שנועדה לעורר ולהניע את הקהל.

כמו ברוב המקרים, הדברים הבאים חלים על מעברים ב- PowerPoint: "פחות הוא יותר." אין להעמיס מצגת עם יותר מדי מעברי שקופיות שונים. זה חשוב כי אחרת הצופים יאבדו עניין למרות המעברים. חזרות מיותרות נשחקות ומעמיסות על מצגת. לעומת זאת, אם תשלבו במיומנות מעברים מתאימים במצגת שלכם, תזכו בקהל שלכם ותגדילו את תשומת הלב והעניין של הקהל.

דוגמה מעשית 2: השתמשו ברעיונות עיצוב ליצירת סרטים באיכות גבוהה תוך זמן קצר

משתמשי PowerPoint יודעים שזה יכול לקחת הרבה זמן ליצור מצגות אינפורמטיביות, מרתקות ומרתקות. בנוסף לנושא ולנקודות המפתח, יש לבחור תמונות, טבלאות, סרטוני וידאו והתקנים סגנוניים אחרים בצורה נכונה ומכוונת.

סקר מייצג שנערך על ידי GfK מטעם Made in Office GmbH, שבו נבדקו למעלה מ -1,000 משתמשי Office בחברות גרמניות, מראה עד כמה מורכב זה יכול להיות ליצור מצגות. בממוצע, העובדים שנבדקו עבדו 20 שעות בחודש עם PowerPoint. מתוך 20 השעות הללו, 8 שעות הוקדשו אך ורק לעיצוב השקופיות. המחקר מבהיר כמה מאמץ נדרש ליצירת מצגת מושכת.

משתמשי הגרסה העדכנית ביותר של PowerPoint יכולים לצמצם את הזמן הנדרש לעיצוב שקופיות. יש לך אפשרות להשאיר חלקית את עיצוב השקופיות לתוכנית. עם הפונקציה המשולבת "רעיונות עיצוב", המוצגת כברירת מחדל בצד הימני של המסך הראשי, עובדים במשרד או במשתמשי הבית מקבלים רעיונות מסוגננים ומושכים לעיצוב השקופיות. אם פריט התפריט מוסתר, ניתן להציג אותו באמצעות הכרטיסייה "התחל". פריט התפריט "רעיונות לעיצוב" ממוקם בסוף הכרטיסייה.

במקרים רבים, רעיונות העיצוב יכולים, בין היתר, לסייע בסידור נכון של התמונות והטקסטים בשקופית או לייעל את העיצוב. בנוסף להצעות המוצגות, תוכל להשתמש בכפתור "הצג רעיונות נוספים לעיצוב" כדי לקבל הצעות נוספות.

באמצעות הפונקציה "רעיונות עיצוב", למשתמשי PowerPoint יש אפשרות להתרכז יותר בתוכן ובהצגת מסרי הליבה במקום להשקיע יותר מדי זמן בשיפור העיצוב.

טיפ מומחה לעריכת תמונות:

כדי להפוך חלקים חסויים של קבצי Office לבלתי מזוהים, לא מספיק לעצב אותם בשחור על שחור. כדי לוודא שלא ניתן לקרוא קטעים בלתי ניתנים לזיהוי, תמיד יש למחוק אותם מהתמונה.

דוגמה מעשית 3: הטמעת מדיה לבניית מצגת אינטראקטיבית

הדיגיטציה המתקדמת הפכה את זה לנורמלי להיות מסוגל לצפות בסרטונים, מוזיקה ותמונות נעות ברזולוציות הגבוהות ביותר בכל עת. התצוגות של מחשבים ניידים או טלוויזיות מציגים קטעי וידאו ב- HD, Ultra HD ו- 4K. אותו דבר לגבי מוזיקה וצלילים שמועברים צלולים בדולבי סראונד. מכיוון שתמונות נעות כמו גם מוזיקה וצלילים נפוצות בחברה שלנו, הגיוני לשלב אותן גם במצגת PowerPoint. זה עובד בכמה לחיצות בלבד על הכרטיסייה "הוספה" בפריט התפריט "מדיה".

בין היתר, יש לך את האפשרות באזור התפריט הזה:

• הכנס סרטון מהכונן הקשיח או מכונן ענן.
• שלב סרטון מפלטפורמה מקוונת כגון YouTube.
• הטמע קבצי שמע מהמחשב שלך במצגת.
• התחל הקלטה ושלב אותה במצגת.
• הכנס הקלטת מסך.

אם השימוש במדיה מוצלח תלוי בבחירת הסרטונים או המוסיקה והחומרה שבה משתמשים. בכל מקרה, מצגת משעשעת ומשעשעת, שבה טקסטים ומצגת פרונטאלית עם סרטונים וסדרות תמונות מתחלפים, מעוררת השראה בקהל. בנוסף לעניין, ביצועי השמירה גדלים, שכן תוכן חזותי מאוחסן הרבה יותר עמוק במוח מאשר מילים או טקסטים מדוברים. לכן יש סיבות אובייקטיביות לשלב מדיה במצגת ולנצח ולשמח את הקהל במוזיקה ובתמונות מרגשות.

לסיכום, Microsoft PowerPoint מציעה לכל משתמש מגוון רחב של אפשרויות ופונקציות לעיצוב מצגות מקצועיות וממוקדות בקהל.כל מי שמשתמש ב- PowerPoint כתוכנת אופיס ומכיר את האפשרויות והדקויות של התוכנית יוצר מצגות באיכות גבוהה עם האפליקציה. לאלה יש פוטנציאל לעורר השראה בר קיימא ולהעביר תוכן וערכים בצורה מודרנית ועמוקה. מסיבה זו, PowerPoint מוערך במשרד ומשמש כל יום ליצירת מצגות שקופיות.

Microsoft Excel - צור גיליונות אלקטרוניים כמו מקצוען

Microsoft Excel פורסם בשנת 1985 בגרסתו הראשונה עבור המקינטוש. כיורשו של Microsoft Multiplan, המטרה הייתה להציע תוכנה לגיליונות אלקטרוניים מורכבים המכוונים לוויזואלית. בשנת 1989 הוצגה גרסת האקסל הראשונה של Windows. עם הזמן התוכנה פותחה באופן עקבי. כיום הוא משמש מיליוני משתמשים ברחבי העולם למטרות עסקיות ופרטיות. באקסל יש יותר מ -400 פונקציות שבעזרתן ניתן לתכנן ולהציג חישובים כמעט לכל מטרה. כמו כן, חיוני שניתן יהיה להפיק תוצאות וחישובים באופן ויזואלי בדיאגרמות או בהתאמה אישית באמצעות צורות, צבעים וגופנים.

המבנה הלוגי של אקסל

לאחר שפתחת חוברת עבודה חדשה וריקה ב- Microsoft Excel, תמצא את כל פונקציות האקסל במצב חישוב, מחולקות לכרטיסיות שונות.

כמו בכל תוכניות Microsoft Office אחרות, הפונקציות העיקריות של Excel מופיעות בכרטיסייה "התחל". המבנה האחיד של כל יישומי תוכנת Office מקל על משתמשי Excel חסרי ניסיון להתמצא בתוכנית.

כל הפונקציות הבסיסיות, למשל:

• התאמת הגופנים,
• יישור של טקסט או מספרים גם כן
• העיצוב הספציפי של הספרות

מפורטים בבירור בכרטיסייה "התחל". פונקציה חשובה במיוחד עבור טבלאות גדולות בהן מוערכים נתונים רבים. מדובר בפונקציה "מיין וסנן" בפריט התפריט "ערוך".

משתמשי אקסל שעובדים פחות עם נוסחאות ובעיקר משתמשים באקסל כדי לפרש נתונים, רשימות ותוצאות זקוקים לפריט התפריט "מיין וסנן" באופן קבוע.

כמו בכל תוכניות Office אחרות, יש לך אפשרות להוסיף תמונות, תרשימים, שדות טקסט או אובייקטים תלת-ממדיים. ניתן למצוא את האפשרויות להכנסת איורים ותרשימים בצורה נכונה בכרטיסייה "הוספה". הטמעת קישורים בטבלת אקסל, למשל, להתייחסות לאתר חברה פנימי או לפרויקט חיצוני, היא גם מעשית.

כמו כל תוכניות Office אחרות, Microsoft Excel מרשים עם האפשרות לדמיין טבלאות בנפרד. כל מי שמשתמש באקסל בסביבה מקצועית תלוי בהצגת נתונים ומידע זקיף באופן ממוקד עובדה ויחד עם זאת מושך ויזואלית. Excel מציע את כל הפונקציות והאפשרויות לכך. בין היתר תוכל:

• בחר בין עיצובי שולחן שונים ומוכנים,
• התאם גם את השוליים ואת אזור ההדפסה
• שנה צבעים וגופנים במיוחד.

בעזרת הפונקציות בכרטיסייה "פריסת עמודים" אפשר לעצב טבלאות ייחודיות, אינפורמטיביות ומושכות. אלה מייצגים את העובדות ובמקביל מתמקדים בנקודות העיקריות ובהצהרות המפתח בחישובים. מלווה בדיאגרמות, מאות או אלפי נתונים בודדים משמשים ליצירת סקירה מקצועית וזקופה המספקת לצופה מידע מתמשך.

משתמשים יכולים גם להוסיף פונקציות מתמטיקה לגיליון האלקטרוני שלהם בכרטיסייה נוסחאות.

Excel מציע לך את הפונקציות החשובות ביותר מהקטגוריות הפופולריות ביותר תחת פריט התפריט "ספריית פונקציות". תחת "הכנס פונקציה" אתה יכול להשתמש באפשרות "טקסט חופשי" ולתאר את מטרת הפונקציה במילים שלך. התוכנית תציע לך נוסחה מתמטית מתאימה.

עבור משתמשי Microsoft Excel חדשים וחסרי ניסיון, בעלי ניסיון מועט בשימוש בנוסחאות, עבודה עם Excel פירושה תרגול ארוך טווח על מנת להשתמש בנוסחאות בצורה הגיונית. פונקציות העזרה הכלולות ב- Excel והפונקציות המוכנות והנוסחאות המתמטיות, שכל משתמש בדרך כלל ימצא את מבוקשו, מועילים. נוסחאות מיוחדות מתוארות בפורומים רבים באינטרנט וניתן ברוב המקרים להעתיק אותן ולהדביק אותן בטבלה שלך.

ניתן להעביר נתונים ממקורות שונים

במיוחד בסביבה המקצועית, יש להשתלט על נתונים ממקורות שונים לצורך חישוב באקסל. כאן הכרטיסייה 'נתונים' עוזרת מאוד. הוא מבטיח שתוכל להקליט ולשלב נתונים מטבלאות Excel אחרות, מידע על מסדי נתונים ודמויות מתוכניות חיצוניות.

תחת "אחזר נתונים" ישנם אינספור מקורות זמינים שאת הנתונים שלך תוכל לקשר לטבלה שלך. בין היתר, תוכל לשלב נתונים ממאגרי מידע של Microsoft Access. בהדרכות חינם, נראה לך כיצד ליצור קישורים בין שתי התוכניות וכיצד להשתמש נכון ב- Access באופן כללי.

כרטיסייה זו מכילה גם שתי פונקציות מעשיות שתוכל למצוא תחת פריט התפריט "תחזית".

מצד אחד, אתה יכול להשתמש ב"מה-אם-ניתוח "כדי לייצג תרחישים שונים. הערכה כזו יכולה להיות חשובה במיוחד בעת חישוב יעדי התחזית על מנת לקבל החלטות מוסמכות. ניתן להשתמש בפונקציית "דף התחזית" ליצירת מגמות ותחזיות מהנתונים הזמינים באופן דומה.

בכרטיסייה "תצוגה", שהיא הבחירה האחרונה באזור התפריט של Excel לצד דפי העזרה, יש לך אפשרות לבחור בין:

• בחר תצוגות שונות של חוברות עבודה
• כדי לקבוע אם קווי הרשת והכותרות צריכים להיות פלט או
• הגדר את גורם הזום עבור הטבלה שלך.

כיצד להקפיא חלון - אפשרות חשובה ב- Excel

פריט התפריט "תיקון חלון" הוא פונקציה לא בולטת ויחד עם זאת חיונית ב- Microsoft Excel. במיוחד עם טבלאות המתפרשות על פני מספר עמודים על המסך, לעיתים קרובות קיימת הבעיה שהכותרות נעלמות בעת גלילה. בעזרת "חלון הקפאה" אתה מגדיר כי הכותרות יוכנסו בשורה העליונה בכל עמוד בטבלה. לחלופין, תוכל גם לקבוע שהעמודה הראשונה קבועה.

עיצוב טבלאות מקצועיות באקסל - השתמש בפונקציה Ideas

בדומה ל- Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel מציעה גם פונקציה שבה אתה מקבל אוטומטית רעיונות לעיצוב או הצגה מקצועית של הטבלה שלך. רק בכמה צעדים אתה יכול לקבל טבלאות באקסל שמשכנעות והופכות עובדות מובנות באמצעות ויזואליזציות.

1. השתמש בנתונים שלך לעיצוב טבלה ב- Excel, למשל השוואת מכירות בטבלאות של מוצרים במשך מספר שנים קלנדריות. הזן את הנתונים ב- Excel ללא עיצוב נוסף.

   

2. פתח את הפונקציה "רעיונות" בכרטיסייה "התחל" בלחיצה כפולה.

   

3. התוכנית מציגה באופן אוטומטי את רעיונות העיצוב לשולחן שלך בצד ימין של החלון הראשי. החליטו על מצגת מתאימה ומושכת על ידי הפעלה בלחיצה כפולה.

   

הודות לרעיונות המשולבים ב- Excel, תוכל להתמקצע ביעילות בטבלאות. לטבלה אחת מוצגים יותר מ -20 דגמים לבחירת הייצוג הטוב ביותר. הליך זה חוסך לך הרבה זמן בעת עיצוב ועיצוב תרשימים, תרשימים וטבלאות. יחד עם זאת, תוכל להציג את המידע החשוב ביותר בצורה ממוקדת עובדה.

לסיכום, Microsoft Excel ידועה כתוכנית גיליונות אלקטרוניים מקצועית. הכנסת טבלאות יסודיות, הצגת דיאגרמות אינפורמטיביות והטמעה של פונקציות מתמטיות מסובכות הן שלוש מהאפשרויות הרבות האחרות שאקסל מציעה. עם מספיק תרגול ועל ידי ניסיון באפשרויות חדשות, משתמשי Excel רוכשים ידע מומחה לאורך זמן ויכולים להשתמש בפונקציות של יישום התוכנה בצורה מקצועית.

Microsoft Word: עיבוד תמלילים מודרני לכל משרד

בנוסף ל- Microsoft Excel ו- PowerPoint, Microsoft Word היא אחת התוכניות המוכרות ביותר בסדרת Office. עם Microsoft Word משתמשים משתמשים בתוכנית יעילה ומכוונת תרגול לעיבוד תמלילים. בנוסף ליצירת טקסטים, שהיא הפונקציה החשובה ביותר של וורד, ניתן ליצור גם אותיות טופס ולשלב טבלאות לאותיות או מסמכים.

Microsoft Word דומה במבנהו ל- PowerPoint ו- Excel, מה שמקל על משתמשים חדשים להתחיל. בכרטיסייה "התחל", משתמשים ימצאו את האפשרויות והפונקציות החשובות ביותר ליצירת מכתב או מסמך טקסט חדש.

בנוסף ל"הדבקה "של טקסט מלוח, אזור התפריט" גופן "משמש במיוחד ב- Word באופן אינטנסיבי. זה חיוני ל

• שנה את הגופן ואת גודל הגופן,
• בצע סימון טקסט או
• שלבו אפקטים של טקסט.

המצב דומה בפריט התפריט "פסקה". ניתן להגדיר את הכנסת נקודות הכדור, השימוש בחריצים ויישור הטקסט הבסיסי בתפריט זה.

השתמש באפשרות "מצא והחלף" ופונקציית ההכתבה כדי לעבוד ביעילות רבה יותר עם Word

הפונקציות "חיפוש" ו"החלפה "יכולות להיות מועילות ויעילות עבור טקסטים מורכבים. לדוגמה, אם תרצה לדעת באיזו תדירות מונח חשוב מתרחש בטקסט, תוכל לברר זאת באמצעות זכוכית המגדלת בפריט התפריט "חיפוש". בצד שמאל נפתח שדה טקסט שבו תוכל לחפש אוצר מילים.

הפונקציה "החלף" מאפשרת לך להחליף מונחים או מילים בכתיב שגוי בשלב אחד. לדוגמה, אם שילבת את המונח "חיוני" מספר פעמים בטקסט שלך וברצונך לשנות אותו ל"חיוני "בהתאם להמלצת Duden הנוכחית, אינך צריך לחפש ולשנות כל קטע טקסט באופן ידני. אם תזין את שני האיות בפונקציה "החלף", תוכל לבצע את כל ההתאמות ללא שלב ביניים.

האפשרות להכתיב טקסטים ישירות ב- Word היא גם מעשית. זה עובד היטב עם הפונקציה "הכתיב" בתפריט "שפה". יחד עם זאת, לתוכנות מקצועיות להכתבים יש יתרונות גדולים יותר עבור משתמשים בחברות המסתמכות על תכתיב ללא שגיאות. לשימוש פרטי או מדי פעם, בהחלט מומלץ "תכתיב" עם Microsoft Word.

הכנסת טבלאות וגרפיקה ב- Word

בכרטיסייה "הוספה" עומדות בפניך כל האפשרויות הפתוחות בפניך, המקבילות לתוכניות Office האחרות, להתמקצע במסמך שלך באמצעות טבלאות, תרשימים, ערכים מוויקיפדיה, סרטון מקוון, הערות וסימניות או סמלים ונוסחאות. הגיוני להשתמש בשדות טקסט המשמשים מצייני מקום לתמונות או צורות במסמך.

מידע:

אם אתה מקבל את השגיאה הבאה בעת לחיצה על קישור ב- Word או ב- Excel: "תהליך זה בוטל עקב הגבלות על מחשב זה", עליך לשנות ערכים ברישום. לאחר מכן תוכל להכניס וללחוץ על קישורים בקלות ב- Word ובתוכניות Office אחרות.

התאם את העיצוב והפריסה של המסמך שלך - אלו האפשרויות שלך

בכרטיסייה "עיצוב" תוכל להתאים מסמך לעיצוב מוכן בכמה צעדים בלבד ולבחור תבניות לעיצוב עיצוב. כמו כן, ניתן להתאים צבעים, גופנים, מרווחים בפסקאות או סימני מים.

כל מסמך צריך פריסה ספציפית. אמנם צריך לעצב אותיות עסקיות בהתאם למפרטי DIN, אך ניתן לעצב כרטיסי הזמנה או עלונים בנפרד. כל ההגדרות הנוגעות לשוליים, היישור הבסיסי, הפורמט או הכניסה נעשות בכרטיסייה "פריסה".

עֵצָה:

סטודנטים המכינים עבודה מדעית או עבודת הדוקטורט שלהם יכולים להשתמש היטב בכרטיסייה "הפניות". ניתן להשתמש בו, למשל, ליצירת תוכן עניינים. על מנת לשלול גניבה, ניתן להכניס בבירור ציטוטים בטקסט כמקורות חיצוניים ולהוסיף אותם לרשימת הבסיסים המשפטיים. ניתן להשתמש ב- Word גם לחיפוש מושכל אחר ציטוטים.

שליחת אותיות טוריות כמכתב או כמייל - כך זה עובד

בחיי העסקים היומיומיים, הכרטיסייה "משלוחים" פופולרית מאוד בחברות רבות. בעזרתו ניתן לעצב ולכתוב אותיות טופס למקורות נתונים, למשל קובץ אקסל. ניתן ליצור מעטפות ותוויות באותו אופן ולהדפיס אותן בכל מדפסת. התצוגה המקדימה בפריט התפריט "תוצאות תצוגה מקדימה" מכוונת לתרגול. במקום להתחיל הדפסת בדיקה יקרה, ניתן להפיק את התצוגה המקדימה דיגיטלית. אם נמצאו שגיאות, ניתן לתקן אותן לפני הדפסת אותיות הטופס בפועל, מבלי לבזבז משאבים.

בכרטיסייה "בדוק", מיקרוסופט שילבה בדיקת איות ב- Word ויישומים אחרים כגון Microsoft Outlook. עם תזאורוס המשולב, מסד נתונים נרדף נרחב מסופק עם Word. יתר על כן, באזור הבחירה הזה אתה יכול:

• יש לקרוא טקסט בקול רם
• בדוק את הנגישות ו
• הגן על המסמך בנפרד.

השתמש בתבניות המקוונות של Word ליצירת מסמכים מקצועיים

במקום ליצור כל מסמך באופן אישי ומפורט בקפידה, יכול להיות הגיוני להשתמש בתבניות המקוונות של Microsoft Word ליצירת מסמכי טקסט כגון:

• קורות חיים.
• מכתב עסקי.
• עלון מידע.
• תמצית או
• ליצירת תעודה.

באמצעות הכרטיסייה "קובץ", שבה תוכל לבצע הרבה הגדרות בסיסיות ב- Word, עבור לשדה הבחירה "חדש". בנוסף לתבניות האישיות שלך, אזור בחירה זה מכיל גם מספר תבניות זמינות מקוונות ושדה חיפוש שבו אתה יכול לחפש הצעות נוספות ניתן לחפש.

בעזרת התבניות המקוונות של מיקרוסופט אפשר לעצב את רוב המסמכים למטרות מקצועיות ופרטיות באמצעות Word. ניתן לקבל תבניות בחינם גם לתוכניות Office אחרות, כך שתוכל להשתמש במאות תבניות Word, PowerPoint ו- Excel ללא תשלום.

לסיכום, Microsoft Word מציעה מגוון רחב של אפשרויות ליצירת ושליחת מסמכי טקסט באופן מקצועי. בנוסף לאפשרות הטמעת גרפיקה והתקנים סגנוניים נוספים בנוסף לטקסט, משתמשים מעריכים את פונקציית מיזוג הדואר או את היכולת לתקן ולהתמקצע באופן אוטומטי בטקסטים.

למרות השימוש הנרחב ב- Microsoft Office והפונקציות הרבות והמעשיות, לא כל משתמש מוכן או מסוגל לשלם מדי חודש עבור משפחת התוכניות או לרכוש את הגרסה המסחרית של Office. במקרה זה, ניתן לבחור חלופות חינמיות ל- Microsoft Office, שיש להן דמיון ל- Microsoft Office מבחינת ההיקף התפקודי שלהן.

Libre Office - פונקציות משרד בחינם בתוכנת קוד פתוח

תוכנה אחת הניתנת להתקנה בחינם במשרד ובה חלק גדול מהפונקציות המשרדיות של Microsoft Office היא Libre Office. עם LibreOffice אתה מקבל חבילת משרדים עוצמתית עם ממשק פונקציונלי ופונקציות חיוניות לחיי המשרד היומיומיים. כמו Microsoft Office, LibreOffice משלבת יישומים שונים בחבילה אחת למשרד.

LibreOffice הוא ספין אוף של אפליקציית OpenOffice והיישום Star Office המוכרים, שהם גם בחינם. עם LibreOffice אתה מקבל מספר יישומים בחבילה אחת:

• כותב (מעבד תמלילים),
• Calc (גיליון אלקטרוני),
• התרשמו (תוכנית מצגת),
• צייר (תוכנית ציור),
• בסיס (ניהול מסדי נתונים),
• מתמטיקה (עורך נוסחאות).

ההבדל העיקרי בין LibreOffice כתוכנה חינמית וזמינה באופן חופשי לבין Microsoft Office בתשלום נמצא לצד מבנה התפריטים הבודדים בפורמטים של הקבצים. LibreOffice משתמש בפורמט Open Document (ODT), פורמט קובץ פתוח שניתן להשתמש בו ולייבא אותו על ידי תוכניות רבות אחרות של Office. Microsoft Office יכול גם לשמור מסמכים בפורמט ODT ולעבד מסמכי ODT.

הבדלים בפורמטים של קבצים - זה מה שאתה צריך לדעת

	מיקרוסופט אופיס	LibreOffice
עבוד תמלילים	*. docx	* .odt
גיליון אלקטרוני	* .xlsx	* .ods
קובץ מצגת	* .pptx	* .odp

רישום: יצרן תוכנות משרדיות חינמיות, לא מסחריות וחופשיות

עם נתח שוק מוערך של יותר מ -90%, Microsoft Office היא מובילת השוק הברורה בתחום תוכנות המשרד. למרות ההצעה המבוססת על תשלום, משתמשים מעריכים את היתרונות של Microsoft Office או שעבדו תמיד עם תוכנת Office של Microsoft. אם אתה מחפש חלופות, עליך לברר פרטים נוספים מהספקים הבאים המציעים תוכנת אופיס להורדה בחינם:

ספקים	קישור להצעה
LibreOffice	de.libreoffice.org
אפאצ'י פתוח משרד	www.openoffice.org/de/
משרד WPS	www.wps.com/de-DE/
משרד Softmaker (ספק גרמני)	www.softmaker.de/softmaker-office
Microsoft Online Office (פחות פונקציות מאשר Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office ו- G-Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (עבור iOS)	כלול בחנות האפליקציות של אפל ובאופן אוטומטי עם מכשירי אפל חדשים

סיכום: תוכנה למשרד עושה הרבה וחוסכת זמן יקר בחיי המשרד היומיומיים

תוכנות כמו Microsoft Word, Excel או PowerPoint והחלופות החינמיות שלהן הפכו לחלק בלתי נפרד מהמשרד. המשימות והאתגרים היומיומיים בחיי המשרד היומיומיים ניתנים לפתרון מקצועי בעזרת תוכנות ספציפיות למצגות, גיליונות אלקטרוניים, עיבוד תמלילים ומאגרי מידע.

הפונקציות והאפשרויות של תוכנות אופיס השתנו בהתמדה במהלך השנים. Microsoft Office כיום סטנדרטי במחשב Windows ומשמש בעיקר חברות. ניתן להשתמש ב- Microsoft Office או בתוכנת Apple iWork של הפלטפורמה עצמה גם ב- Mac ובמכשירים עם מערכת ההפעלה iOS.

איזו חבילה המשתמשים בוחרים בסופו של דבר תלויה בדרישות הספציפיות שיש לפתור באופן מקצועי במשרד. בכל מקרה, תוכנת אופיס תורמת תרומה מכרעת לעבודה יעילה ומרושתת במשרד ובסביבה הפרטית.

מאמר נוסף:

• מה חדש בסביבת העבודה של Microsoft Office Live ו- Business Live Small Business