הודעות דואר אלקטרוני ותוכנות דואר – טיפים וטריקים למשתמשים

רוב האנשים מחזיקים ומשתמשים בחשבון אימייל אחד או יותר. כתיבה ושליחה של מיילים היא שיטת תקשורת מוכחת שהיא חלק מחיי היום יום. פורטל הסטטיסטיקה Statista קובע כי בשנת 2020 יותר מ-306 מיליארד מיילים יישלחו ויתקבלו מדי יום. ההערכה היא שהמספר יגדל ליותר מ-360 מיליארד אימיילים ביום במהלך השנים הקרובות.

רוב המשתמשים מצפים בעיקר לאבטחה וקלות שימוש מתוכנת דואר אלקטרוני ומתוכנת דואר. יחד עם זאת, מיילים משויכים למונחים טכניים שונים שלא כל משתמש מכיר במבט ראשון.POP3, שרת דואר נכנס, כתובת שרת, מרכזייה או ספק ו-SMTP הם חלק מהמונחים הטכניים שצריך להסביר. משמעות המונחים הטכניים והשימוש הנכון בהם קובעים, בין היתר, האם ניתן לשלוח דואר אלקטרוני ולאחסן אותו בצורה נכונה או שמא תוכנת דואר אלקטרוני מסוגלת לתקשר עם אחרים במבני צוות. עם זאת, לפני שאתה עוסק במונחים טכניים ומבצע הגדרות בתוכנות דואר, חיוני למצוא את ספק הדוא" ל הטוב ביותר לצרכים שלך.

אין דואר אלקטרוני ללא ספק - לשם כך צריך ספק דואר אלקטרוני

ישנם אגורה תריסר ספקים של כתובות דואר אלקטרוני. לא קל כלל למצוא את הספק הטוב ביותר מבין הספקים הרבים. יש כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון בעת הבחירה.

ספק דואר אלקטרוני הוא ספק מקצועי המספק ללקוחותיו כתובת דואר אלקטרוני באינטרנט ללא תשלום או בתשלום.כספק שירות, לחברת האינטרנט יש שרת דואר. היא יכולה להשתמש בכך כדי להציע ללקוחותיה חשבונות דואר אלקטרוני ותיבות דואר אלקטרוני בשרת הדואר. הלקוח צריך חשבון אימייל בשביל זה.

ספק הדואר האלקטרוני אחראי להעביר את כל ההודעות בצורה חלקה וללא עיכובים דרך השרתים שלהם. הוא לוקח על עצמו תפקיד מתווך, הקשור גם לבעיות הגנת מידע. במיוחד מאז כניסתה של תקנת הגנת המידע הכללית (GDPR), התקשורת הדיגיטלית באירופה מנוטרת על ידי המחוקק על פי כללים מחמירים יותר. מטרת תקנת הגנת המידע הכללית היא להגן על הנתונים האישיים של כל המעורבים. הדבר בולט במיוחד לנוכח התקפות הדיוג הרבות על כתובות דואר אלקטרוני של אנשים פרטיים וחברות.

מידע:

דיוג הוא הניסיון לגנוב נתונים אישיים וסיסמאות דרך אתרים מזויפים או הודעות דואר אלקטרוני על ידי העמדת עובדות כוזבות.למשל, פושעים באינטרנט מחקים את הבנקאות המקוונת של בנק בפירוט ומבקשים ממשתמשים תמימים להזין את הנתונים שלהם. לאחר מכן הם משתמשים במידע שהושג כדי לגנוב כספים או למכור מחדש נתונים קנייניים.

ספקי דואר אלקטרוני מפורסמים והיתרונות שלהם

להצעות המוכרות ביותר בתשלום ובחינם עבור כתובת דוא" ל בודדת יש ערכים מוספים שונים עבור המשתמשים. מסיבה זו, אין את ההצעה ה" טובה ביותר" , אלא ספקים מומלצים רבים עם יתרונות וחסרונות. כל משתמש צריך לסנן לעצמו את הספק הטוב ביותר. בעוד שחלקם מכילים שטח אחסון רב עבור הודעות דואר אלקטרוני או מסמכים ותמונות, אחרים מבקרים עם הגדרה קלה או הגנת נתונים קפדנית במיוחד.

שם וספק	דומיין-חלק	עלות	יתרונות
Gmail (גוגל)	gmail.com	חינם	עד 15 GB אחסון
GMX (אינטרנט מאוחד)	gmx.de	חינם (אפשרי הרחבה בתשלום)	E-Mail-Made in Germany (הגנה על נתונים)
Web.de (אינטרנט מאוחד)	web.de	חינם (אפשרי הרחבה בתשלום)	E-Mail-Made in Germany (הגנה על נתונים)
Yahoo Mail	yahoo.com	חינם (אפשרי הרחבת Pro בתשלום)	הגדרה קלה
Outlook.com	outlook.com outlook.de	חינם	היכנס ל-Skype, Office Online או OneNote בו-זמנית
Mail.de	mail.de	חינם	מרכזי נתונים בגרמניה, הגברת אבטחת המידע

מידע: מה המשמעות של "E-Mail Made in Germany" עבורך כלקוח

חברות גרמניות שונות כמו Deutsche Telekom, United Internet ו-Strato מעורבות ביוזמת "E-Mail Made in Germany" .חברות האינטרנט הללו, הידועות כמתחרות באירופה, עובדות יחד תחת מילת המפתח "E-Mail Made in Germany" . מטרת המיזוג היא להפוך את התקשורת בגרמניה לבטוחה יותר. היתרון של אמצעי שיווק זה ללקוחות החברה הוא הוודאות שכל דואר אלקטרוני נשלח בהתאם לחוקי הגנת המידע הגרמניים וששרתי החברה נמצאים על אדמת גרמניה.

יסודות כתובות המייל והמבנה הטכני שלהן

כתובת דואר אלקטרוני בנויה לפי תבנית מובנת. זה בדרך כלל מורכב מ-

• " -domain-part" וה-
• " חלק מקומי."

דוגמה:

[email protected] – local-part=max.muster / domain-part=gmx.de / @=תו מחייב

ניתן להשתמש ב" חלק המקומי" כדי לזהות בבירור את השולח של המייל. לדוגמה, אם נעשה שימוש בשמו הנכון של השולח, הנמען יכול לראות מיד מי שלח את המייל." חלק הדומיין" מציג את שרת הדואר או הספק שדרכו נשלח האימייל.

כיצד לזהות כתובות דוא" ל לגיטימיות - טיפים וטריקים מועילים

ניתן לאתר את השולח באמצעות "החלק המקומי" של כתובת אימייל. מסיבה זו, חשוב להשתמש בכתובת דואר אלקטרוני מכובדת, במיוחד עבור מיילים הנשלחים מסיבות עסקיות. כתובת דוא" ל לגיטימית מורכבת בדרך כלל מהשם הפרטי ושם המשפחה של השולח. לדוגמה, הפרדת השם עם נקודה או השם השלם והלא מופרד ([email protected] / [email protected]) היא נפוצה. ניתן להשתמש בכל כתובת אימייל רק פעם אחת. מסיבה זו, כתובות דוא" ל עם שמות נפוצים כוללות מספר או תו מיוחד כתוספת כדי להבדיל בינן לבין כתובות בהן נעשה שימוש.

רצוי להגדיר כתובות מייל שונות למטרות פרטיות ומקצועיות.במקרה זה, ניתן להפריד את התקשורת באופן מקצועי. אתה צריך להיות סלקטיבי לגבי הכתובת הראשית במיוחד ולבחור באיות קליט לא פחות רציני. מסיבות של הגנת מידע, ייתכן שיהיה הגיוני לבחור ספק המבוסס באיחוד האירופי. במקרה זה, חלים חוקי הגנת המידע המחמירים יותר של ה-GDPR. במקביל, התקשורת מוגנת מפני גישה של סוכנויות ממשלתיות. זה לא המקרה עבור נתונים המתארחים בשרתים בארה" ב או במדינות אחרות.

שמות מפוארים לא נראים רציניים או מקצועיים במיוחד. במקרה הטוב, הם יכולים לשמש ככתובת משנית בתקשורת פרטית. כתובות אימייל עם שמות מעורפלים נחשבות לא אמינות. אם דואר אלקטרוני כזה משמש ככתובת הראשית, זה יכול לפחות להוביל לחיוך בעת תקשורת עם רשויות או מעסיקים פוטנציאליים. באופן כללי, זה לא מדבר על רצינות וזה לא יעיל.

טיפים לכתובות דוא" ל מכובדות

רמז:

יש לך כתובת אינטרנט משלך עם השם שלך או עבור החברה שלך? במקרה זה, תוכל לרשום כתובת דואר אלקטרוני אחת או אחרת אצל הספק. עבור חברה שבסיסה בגרמניה, עדיף לבחור דומיין ברמה העליונה (TLD) המסתיים ב-de. ידועים גם .net, .org, .eu וסיומות אחרים. חברות בינלאומיות אוהבות לתפוס דומיין com ולתרגם את האתר שלהן לשפות שונות. לאנשים פרטיים, בדרך כלל מספיקה כתובת אינטרנט פרטית עם מעט מקום אחסון וכמה כתובות דואר אלקטרוני.

אלה ההבדלים בין כתובות אימייל בתשלום ובחינם

ההבדלים בין ספקי כתובות דוא" ל בתשלום ובחינם הם עצומים. לדוגמה, מסנן דואר זבל כלול בהיקף המשלוח של הגרסה המבוססת על עמלות של ספקים מסוימים.זה סורק כל דואר אלקטרוני בחשבון הדואר האלקטרוני לאיתור סכנות פוטנציאליות או הודעות פרסומיות. בהתאם להגדרות, הוא מסנן הודעות לא רצויות ומעביר אותן מיד לתיקיית הספאם החשודה.

הבחירה החופשית של השם היא יתרון נוסף של ספקי דואר אלקטרוני בתשלום. מכיוון שהרחבות שונות זמינות בגרסאות שאינן חינמיות, קל יותר ליצור כתובת דוא" ל קליטה, קצרה ועם שם. דואר אלקטרוני כזה יכול לשמש לכל החיים והוא קשור באופן בלתי נפרד לאדם. אבטחת מידע מוגברת ותמיכת לקוחות משופרת במקרה של בעיות הם יתרונות נוספים שמציעים ספקי שירות בתשלום.

שלח מיילים בעילום שם עם כתובות דואר זמניות – מה אפשרי

ברוב המקרים אתה צריך כתובת דואר אלקטרוני לטווח ארוך. מסיבה זו, כתובת הדואר האלקטרוני החדשה מקושרת באופן בלתי נפרד לשמך ולמאפיינים אישיים נוספים ונוצר חשבון דואר אלקטרוני.כידוע, כל חריג מוכיח את הכלל. מסיבה זו, ישנם ספקים המציעים לך לשלוח מיילים בעילום שם. פורטלי אינטרנט אחרים מציעים אפשרות להשתמש בכתובות דוא" ל זמניות הפעילות רק למשך 10 דקות.

אין ספק שהשימוש בכתובת דוא" ל מסוג זה מוגבל. תחומי היישום הם, למשל, מיילים מפתיעים לחבר טוב או דיווח אנונימי על פשע למשטרה. במקרה זה, ניתן להשוות מייל אנונימי למכתב שנשלח ללא שולח. הדבר אפשרי ואינו סותר את הוראות הדין. אחת הספקים של שירות דוא" ל אנונימי היא החברה האמריקאית 10minutE-Mail.com. אתה יכול להירשם לשירות אינטרנט זה מבלי לחשוף את כתובת הדואר האלקטרוני שלך. השירות יוצר כתובת אימייל חד פעמית שקיימת רק ל-10 דקות. העתק את כתובת הדואר האלקטרוני הזמנית ללוח והזן אותה בטופס הרשמה, למשל.

כל האימיילים שנשלחו לכתובת הדואר האלקטרוני בתוך חלון הזמן של 10 דקות יוצגו ישירות בתיבת הדואר שלך בכתובת www.10minutE-Mail.com. אתה יכול לקרוא ולהשיב למיילים הנכנסים. כמו כן ניתן ללחוץ על הקישורים הכלולים במייל כך שתוכל לקבל גם מיילים עם קישורי אישור באמצעות השירות.

אם 10 דקות אינן מספיקות להשלמת כל העבודה, לחצו על הקישור "הארכת 10 דקות" פעם אחת או יותר. דואר 10 דקות אינו דורש הרשמה ואינו מבקש את כתובת הדוא" ל שלך. על מנת שהאתר יוצג בגרמנית, בחר "גרמנית" בצד שמאל למטה ולחצו על "שנה" .

קרא וערוך את כל האימיילים הנכנסים עם דואר של 10 דקות

שלח הודעות בעילום שם עם שירותי RE-Mailer

שירותי דואר של RE שימושיים גם לשליחת מידע אנונימית.חלק מהספקים הללו מעבירים את כל הודעות הדואר האלקטרוני דרך שרת, שבדרך כלל מתפקד כשלוח ההודעה. הנתונים האישיים של השולח בפועל מעורפלים ולא ניתן לאתר אותם.

ספקי שירות RE-Mailer אחרים משתמשים בשרת אקראי. גם השולח בפועל לא מופיע. אפשר גם להשתמש בשירות VPN (רשת וירטואלית פרטית). חיבורי VPN מסתירים את כתובת ה-IP שהוקצתה לכל המכשירים, כגון נתב. ניתן להשתמש בכתובת ה-IP כדי לאמת את המיקום והמשתמש. במקום לחשוף שהודעה נשלחה בעילום שם מגרמניה, נעשה שימוש במה שנקרא חיבור מנהרה עם חיבור VPN. במקרה זה, לא ניתן לאתר את זיהוי השולח בפועל.

רוב שירותי הדוא" ל האנונימיים אינם דורשים חשבון דוא" ל. ניתן להשתמש בהם ללא כל מאמץ דרך ממשק המשתמש של הדפדפן.שליחת קבצים מצורפים עם דואר אלקטרוני אנונימי אפשרית גם אצל ספקים רבים. כמו בחידושים טכניים רבים אחרים, הודעות דואר אלקטרוני אנונימיות, חיבורי VPN או שירותי דואר מחדש מציעים את האפשרות לכסות ולהסוות פעילויות פליליות. מובן מאליו שיש להשתמש בשירותים כאלה רק בהתאם לחוק. גם שליחת הודעות דואר אלקטרוני המכילות איומים או בקשות לפעילויות בלתי חוקיות וגם הודעות דיוג או דואר זבל שנשלחו בעילום שם הן בגדר עונשין.

הגדרת כתובת דואר אלקטרוני ספציפית - אתה צריך לדעת את זה

לאחר שהחלטתם על ספק דואר אלקטרוני ובחרתם שם לא בשימוש למייל האישי שלכם, תקשורת בדואר אלקטרוני מחשבון הדואר האלקטרוני שלכם נמצאת במרחק צעד אחד בלבד. לפני שתוכל להזמין ולהגדיר כתובת מייל ספציפית, ספק השירות צריך את הנתונים האישיים של הלקוח החדש.בנוסף לכתובת יש להזין גם מספר טלפון וכתובת מייל נוספת.

נדרש שם משתמש כדי להבחין בין חשבון הדוא" ל לחשבונות אחרים. ברוב המקרים, שם המשתמש וכתובת האימייל שווים. לחלופין, ניתן להגדיר שם משתמש בודד. זה מציע אבטחה רבה יותר מפני האקרים. בנוסף לשם המשתמש, יש להקצות גם סיסמה מאובטחת.

הסיסמה המשמשת לגישה לתיבת הדואר חייבת להיות סודית. סיסמה קשה למצוא המורכבת מ:

• אותיות,
• ספרות ו
• יש דמויות מיוחדות,

מייצג הגנה נאותה מפני התקפות האקרים וגניבת נתונים באמצעות פשיעה באינטרנט. לאחר הזנת כל הנתונים האישיים והמידע על הבעלים של הדואר האלקטרוני החדש, ניתן להשתמש בו. אימיילים יכולים לעקוב אחר:

1. מבוסס אינטרנט כדואר אינטרנט, דרך גישת הדואר האלקטרוני של ספק הדואר האלקטרוני,
2. באמצעות תוכנת דואר כמו Microsoft Outlook או Thunderbird או
3. נייד, דרך טאבלט, סמארטפון ותוכניות דואר מתאימות

אוחזר.

הוראות שלב אחר שלב: הגדר כתובת דוא" ל חדשה

הדוגמה של ספק הדואר האלקטרוני GMX מראה כיצד מוגדרת כתובת דואר אלקטרוני חדשה:

שלב 1	נווט אל www.gmx.net ולחץ על התיבה בראש העמוד: "הרשמה בחינם."
שלב 2	בחלון הבא תמצאו את ההצעות למייל חדש. בנוסף לגישה חופשית במימון פרסום, ניתן לבחור גם חשבון דואר אלקטרוני בתשלום.לאחר שהחלטת על גרסה, אתה מסיים את הבחירה עם הכפתור: "הירשם עכשיו."
שלב 3	השלב הבא הוא לבדוק את כתובת המייל הרצויה. בשביל זה מספיק להכניס את השילוב הרצוי בשדה החופשי. ספק הדואר האלקטרוני בודק אם כתובת הדואר האלקטרוני שהוזנה זמינה. אם הכתובת מוקצית במקום אחר, תקבלו הצעות לכתובות דוא" ל דומות.
שלב 4	לאחר מכן יש להזין את הפרטים האישיים של המשתמש. בנוסף לכתובת, זה כולל את תאריך הלידה וסיסמה שיש להזין פעמיים.
שלב 5	אם הסיסמה נשכחה, ניתן לשחזר אותה באמצעות SMS. לשם כך יש צורך לקשר מספר טלפון נייד לחשבון המייל.
שלב 6	שאילתת האבטחה הבאה עם מחרוזת תווים שנוצרה אוטומטית מבטיחה שהרישום לא מתרחש באופן אוטומטי.
שלב 7	על ידי לחיצה על הכפתור "אני מסכים. צור חשבון דואר אלקטרוני עכשיו" הלקוח החדש מסכים הן לתנאים הכלליים של הספק והן לתקנות הגנת המידע שלו.
שלב 8	ספק הדואר האלקטרוני מאשר את כתובת הדואר האלקטרוני החדשה ושולח במייל נפרד את ההגדרות האישיות של תוכניות דואר. נתוני גישה עבור שרת הדואר הנכנס ושרת הדואר היוצא כלולים. נתוני הגישה שונים בהתאם לסוג תיבת הדואר. רוב הספקים מאפשרים פרוטוקולי IMAP או POP3 כאופציה.

הירשם לקבלת כתובת דואר אלקטרוני רצויה ב-gmx.net

חשוב: הקצה וארכיון סיסמה מאובטחת

כדי להיות מסוגל לשלוח או לקבל הודעות באמצעות כתובת דואר אלקטרוני, אתה בדרך כלל צריך סיסמה. יש לחשוב היטב על ההחלטה על איזו סיסמת דואר אלקטרוני ברצונך להקצות. בהליך הכניסה בעת פתיחת תיבת דואר, תתבקש להזין את הסיסמה הסודית שלך פעמיים ולהגדיר את הסיסמה בצורה זו. הכניסה הכפולה נועדה להבטיח שלא יתגנבו פנימה שגיאות כתיב.

חשוב לרשום את הסיסמה לחשבון הדואר האלקטרוני ולשמור אותה בארכיון מטעמי אבטחה. זה חשוב מכיוון שסיסמה היא הדרך היחידה לקבל גישה לדוא" ל אישי.

פרוטוקולי IMAP ו-POP3 - מה ההבדל?

לאחר שיצרתם והגדרתם כתובת דואר אלקטרוני, תקבלו את נתוני הגישה האישיים מספק הדואר האלקטרוני. אלו נדרשים לשליחת דואר אלקטרוני לשרת הספק (שרת דואר יוצא) ולקבלת נתונים (שרת דואר נכנס).

ההבדל החמור ביותר בין פרוטוקול ה-POP (Post Office Protocol) המוכר משנת 1996 לבין פרוטוקול IMAP שהוצג ב-2003 הוא שמירה במטמון של המיילים. בעוד פרוטוקול ה-POP טוען פיזית מייל על מחשב הנמען ומוחק אותו מהשרת, פרוטוקול IMAP מאפשר גישה ממספר התקני קצה. במקרה זה, הדואר האלקטרוני נשאר בשרת של ספק הדואר האלקטרוני.

פרוטוקול IMAP מציע ערך מוסף ברור, במיוחד בחברה הרשתית של ימינו. בעוד שבסוף המילניום נעשה שימוש במיילים רק ממחשב נייח, כיום נתונים והודעות צריכים להיות זמינים במכשירי קצה שונים.בנוסף למחשב האישי, המשתמשים צריכים את הדואר האלקטרוני שלהם בסמארטפון או בטאבלט או בנייד בשעון חכם. פרוטוקול IMAP מבטיח זמינות בכל מכשירי הקצה.

נוח ובטוח יותר לבדוק מיילים באמצעות פרוטוקול IMAP. אם אתה משתמש במספר מכשירי קצה, יש לך אפשרות להזעיק מיילים עדכניים ושמורים בכל עת. בנוסף, פרוטוקול IMAP מתפקד טוב יותר גם מבחינת בעיות הגנת מידע. ניתן לומר זאת מכיוון שבמקרים רבים עם פרוטוקול POP מיושן, נתוני האימות מועברים בצורה ברורה. זה קורה לפני שנוצר חיבור SSL. היעדר ההצפנה מייצג סיכון אבטחה גבוה שיש למנוע.

פרוטוקול IMAP בנוי בצורה דומה לפרוטוקול POP3. יתרון ברור הוא שהשרת של הספק יכול להשתמש בהגדרות כדי למנוע את העברת הסיסמה.רק כאשר נוצר חיבור SSL מאובטח, הסיסמה והמייל יועברו. לסיכום, ברוב המקרים הגיוני יותר להקים חשבון IMAP מאשר חשבון POP מיושן. התצורות היו שונות רק באופן שולי בהגדרת החשבון.

הסבר פשוט: שרת דואר נכנס ושרת דואר יוצא וכן מידע שרת

אם הגדרת חשבון IMAP או POP3, תתבקש ספציפית עבור שרת הדואר הנכנס ושרת הדואר היוצא. שרת הדואר הנכנס הוא כתובת השרת במרכז הנתונים של ספק הדואר האלקטרוני שלך, שבו מאוחסנים רק הודעות דואר אלקטרוני נכנסות. כל ספק דואר אלקטרוני מפעיל כתובות שרת ושרת משלו להפצת תקשורת הדואר האלקטרוני, אשר חייבת להיות נשלטת על ידי תוכנת הדואר האלקטרוני. ברוב המקרים, שרת הדואר הנכנס מורכב מהמזהה הבא מפרוטוקול התחבורה ומזהה הספק (באמצעות הספק 1&1 Ionos כדוגמה):

כתובות השרת של שרת הדואר הנכנס: Pop3.ionos.de או imap.ionos

רק המיילים שנשלחים על ידי המשתמש נשמרים ומופצים בשרת הדואר היוצא. ההפרדה בין שרת דואר נכנס לשרת דואר יוצא מבטיחה שדואר נכנס ויוצא לא יתערבבו או יתערבבו.

שרתי דואר יוצא מופעלים באמצעות פרוטוקול SMTP. ברוב המקרים תקבלו את תעודת הזהות הבאה, המורכבת גם מפרוטוקול ההובלה ומזהות הספק:

כתובות השרת של שרת הדואר היוצא: SMTP.ionos.de

בנוסף לשמות הנכונים לשרת הדואר הנכנס ולשרת הדואר היוצא, חשוב גם מידע השרת. ספק הדואר האלקטרוני שלך בדרך כלל שולח את פרטי השרת עם דואר הפתיחה. אתה צריך את פרטי השרת כדי לומר לתוכנית הדואר שלך את הפרמטרים הנכונים עבור שרת הדואר הנכנס והיוצא.מידע השרת מכיל מידע על יציאות ושיטת ההצפנה. תוכניות דואר אלקטרוני מודרניות כגון Microsoft Outlook או Thunderbird קובעות אוטומטית את הערכים עבור פרטי השרת ושרת הדואר הנכנס והיוצא כאשר אתה מזין את ספק הדואר האלקטרוני ואת כתובת הדואר האלקטרוני שלך. כתוצאה מכך, הם יוצרים חיבור נכון.

מידע: מדוע חיבורי SSL הם חיוניים

מובן מאליו שהודעות דואר אלקטרוני והקבצים המצורפים שלהן צריכים להיקרא רק על ידי הנמען. בנתיב ההובלה של דואר אלקטרוני, ניתן לקרוא אותו מבחינה טכנית בצמתים שונים ולסרוק את תוכנו. מערכות פוליטיות אוטוריטריות מסתמכות, בין היתר, על פענוח תקשורת הדואר האלקטרוני של אזרחיהן. SSL (Secure Sockets Layer), הידוע גם בשמה החדש TLS (Transport Layer Security), מונע קריאת נתוני דואר אלקטרוני. שיטת ההצפנה נוסתה ונבדקה ומשמשת בכל רחבי אתרי אינטרנט.דפי אינטרנט מוצפנים באמצעות SSL או TSL ניתנים לזיהוי ללא קושי. הם מופיעים בתור "https" בשורת החיפוש של חלון הדפדפן.

מאילו רכיבים בודדים מורכבות דואר אלקטרוני

כל מייל מורכב משני חלקים חיוניים:

• הכותרת, שניתן לתאר גם ככותרת המייל.
• גוף המכיל את תוכן המייל.

מידע מפורט ומגוון נשמר בכותרת של הודעת דואר אלקטרוני. הוא מספק מידע על השולח ועל תאריך היצירה. בנוסף, הכותרת מכילה מידע טכני על התחנות השונות של השידור. מאחר שהנתונים הללו אינם חשובים לרוב המשתמשים, תוכניות דואר מסתירות אותם ברוב המקרים.

מאילו רכיבים בודדים הודעות דואר אלקטרוני מורכבות - הוראות:

כדי להציג את הכותרת במלואה ב-Microsoft Outlook וכדי לקרוא את פרטי ההעברה של הודעת דואר אלקטרוני שהתקבלה, בצע את הפעולות הבאות:

1. לחץ לחיצה כפולה על ההודעה כדי לפתוח אותה מחוץ לחלונית הקריאה.

2. לחץ על קובץ>מאפיינים.

3. פרטי הכותרת מוצגים בשדה HEADERS INTERNET. ניתן להעתיק אותם ל-Microsoft Word או לתוכנת טקסט אחרת באמצעות הפקודה CTRL + C להמשך עיבוד.

   מאפייני Microsoft Outlook

ב-Mozilla Thunderbird, התצוגה פועלת ביתר קלות. כדי לעשות זאת, הקש על צירוף המקשים Ctrl+U כדי להציג את הכותרת ואת טקסט המקור של HTML.

איזה מידע כלול בגוף

הגוף מופרד מהכותרת בשורה ריקה. הוא מכיל את המידע האמיתי של הדואר האלקטרוני ויכול להכיל רק תווים מקבוצת התווים של 7 סיביות ASCII (קוד אמריקאי סטנדרטי להחלפת מידע). מכיוון שהאומלאוטים הגרמניים אינם כלולים בפורמט זה, יש להצהיר עליהם ולקודד אותם בסעיף הכותרת. רוב תוכניות הדואר עושות את הקידוד באופן אוטומטי.

כל הודעה יכולה:

• כהודעת טקסט רגילה או
• נשלח בפורמט כהודעת HTML.

היתרון של טקסט מעוצב ב-HTML הוא שקל יותר לקרוא אותו. HTML היא "שפת סימון היפרטקסט" היא משמשת הן לבניית טקסטים והן לתכנות דפי אינטרנט. HTML היא השפה הסטנדרטית ב-World Wide Web והיא נחשבת לבסיס לתכנות אתרים.

רכיבים חיוניים נוספים של הודעת דואר אלקטרוני

ברוב המקרים הודעת דואר אלקטרוני מכילה גם חתימה. זה חלק מהגוף ומספק מידע על השולח. הכתובת או פרטי ההתקשרות של היוצר מופיעים בדרך כלל בחתימה. ניתן לשלב גם תמונות והיפר-קישורים בחתימת דואר אלקטרוני.

מידע:

היפר קישור הוא הפניה לאתר אחר או כתובת דוא" ל אחרת.

ספקים פרטיים מציבים טקסט סטנדרטי בתחתית הדואר שנקראת המכיל פרסום או הפניה לשירות החינמי שלהם.

הקבצים המצורפים הם גם חלק מהמייל. קובץ מצורף למייל הוא מסמך עם סיומת קובץ ספציפית שצריך לפתוח בתוכנית נפרדת. הסיומות הבאות נפוצות:

• קובץ PDF (פורמט מסמך נייד).
• קובץ בפורמט MS Word (docx) או MS Excel (xlsx).
• קובץ תמונה (סיומת קובץ jpg.webp, bmp.webp, gif.webp).
• קובץ וידאו או קול (mov, mp3, mpeg).
• קובץ ביצוע (exe).

חשוב:

סמוך רק על קבצי הפעלה מצורפים במקרים חריגים. אם אינך מכיר את השולח, קבצים מצורפים להפעלה מכילים בדרך כלל תוכנה זדונית שמדביקה את המחשב שלך מבלי שתשים לב. זה נכון במיוחד עבור מחשבים אישיים שעובדים עם מערכת ההפעלה Windows.

שליחת הודעות דואר אלקטרוני, הסבר ספציפי

ניתן להעביר דואר אלקטרוני דרך האינטרנט תוך אלפיות שניות דרך חשבון הדואר האלקטרוני. אם ההודעה נבדקת באופן רציף לפני שהיא מגיעה לנמען, ההעברה אורכת בדרך כלל מספר שניות. כל מכשיר קצה המחובר לאינטרנט יכול לשלוח ולקבל הודעות דואר אלקטרוני אם קיימת תוכנית דואר אלקטרוני מתאימה.מנקודת מבט טכנית, דואר אלקטרוני לוקח את הנתיב הבא:

• המייל מורכב ונשלח עם "כפתור שלח" .
• ההודעה מועברת לספק השירות ולחשבון השולח באמצעות חיבור קיים (WLAN, LAN, נייד). זה בודק את הדואר האלקטרוני ומעביר אותו דרך האינטרנט לספק הדואר האלקטרוני של הנמען. זה נעשה באמצעות צמתים שונים. בשל תפוקת הנתונים שלה, בורסת האינטרנט המסחרית הגרמנית (DE-CIX) היא הצומת הגדול בעולם עם תפוקת נתונים של יותר מ-9.1 Tbit/s. ניתן למצוא רכזות אינטרנט ברוב הערים הגדולות ברחבי העולם.
• נותן השירות של מקבל המייל שומר אותו בתיבת הדואר של הנמען. אם מותקן מסנן דואר זבל, ההודעה תיסרק לאיתור פרסום או תוכנה זדונית.
• ניתן לאחזר ולהציג את המייל באמצעות תוכנת דואר אלקטרוני.

מכיוון שכל תהליך שליחת המיילים מתרחש בזמן קצר מאוד, השולח והנמען יכולים לתקשר כמעט בזמן אמת. ניתן לעקוב אחר קבלת ההודעה וקריאה בו זמנית על ידי אישור מסירה וקריאה. זה יעיל ומבטיח שניתן להחליף מידע חשוב וקבצים מצורפים באופן מיידי. אם הנמען אינו בטווח של מחשב, הוא יכול לחלופין להציג הודעות נכנסות באמצעות פונקציית הדחיפה של תיבת הדואר שלו.

מידע:

פונקציית דחיפה היא שירות שבו תיבת הדואר האלקטרוני נסרקת לאיתור מיילים חדשים במרווחי זמן מוגדרים או ברציפות. אם יש הודעות חדשות, הן יוצגו. לחילופין, המשתמש מקבל מידע שהגיעו הודעות דואר אלקטרוני חדשות.

אילו אפליקציות אימייל מתאימות לאנדרואיד

אפליקציות שונות שאתה מכיר מ-Windows מומלצות לטלפונים או טאבלטים של אנדרואיד עם מערכת ההפעלה אנדרואיד. לדוגמה, ניתן להשתמש ב-Microsoft Outlook עבור אנדרואיד. לתוכנית יש פונקציות דומות בגרסת הטאבלט או הסמארטפון שלה כמו ב-Windows. האפליקציות קיבלו דירוג מצוין גם בחנות Google Play:

• Blue Mail וכן
• המייל שלי.

ל-Blue Mail יש ממשק משתמש אינטואיטיבי ומגדיר אוטומטית חשבונות דואר אלקטרוני מספקים שונים. האפליקציה משתמשת בפונקציות סינון וכן ברשימות מטלות ופונקציית תזכורת. חסרון אחד הוא העברת כל ההודעות דרך השרת של מעצב האפליקציה. יש כאן סיכון פרטיות שצריך לטפל בו לפני התקנת האפליקציה.

המייל שלי משכנע גם עם ממשק קל להבנה וידידותי למשתמש. האפליקציה מאפשרת לך להפעיל חשבונות שונים ויש לה דפדפן אינטרנט משולב שניתן להשתמש בו לצפייה בקבצים מצורפים למייל.

ניתן לפתוח את חשבונות הדואר האלקטרוני של כל הספקים המוכרים גם כדואר אינטרנט בדפדפן באמצעות אנדרואיד. כברירת מחדל, אפליקציית Gmail מבית גוגל מותקנת כתוכנת הדואר כמעט בכל המכשירים עם מערכת הפעלה אנדרואיד. האפליקציה יכולה לשמש גם כדי לשלוח ולקבל מיילים. יש לו גם משאבים נרחבים לארגון הודעות דואר אלקטרוני בסמארטפון או בטאבלט עם אנדרואיד.

אפליקציות דואר אלקטרוני עבור iOS ו-Mac OS – החלופות האלה משכנעות

מערכות ההפעלה iOS ו-Mac OS עבור iPad, iPhone וכן MacBook ו-iMac מכילות תוכניות דואר אלקטרוני עצמאיות מותקנות מראש. תוכנית הדואר האלקטרוני "Mail" כלולה תחת Mac OS. זה מרשים עם ציוד מתאים. הסנכרון עם שרת הענן של אפל iCloud מייצג ערך מוסף משמעותי.

משתמשים שמשתמשים רק במכשירי אפל מעריכים את הסנכרון כמו גם את הממשק המסודר, הידידותי והמסוגנן.אפליקציית Apple Mail עבור iOS מותקנת מראש גם באייפד ובאייפון. זה גם מרשים במכשירי קצה ניידים עם הגדרה פשוטה של חשבונות דואר אלקטרוני ורמה גבוהה של ידידותיות למשתמש.

ניתן להתקין את Microsoft Outlook גם במכשירי קצה עם מערכת ההפעלה iOS. רוב התוכניות של Microsoft זמינות ב-App Store. ניתן להתקין אותם ולהשתמש בהם בקלות. יישומים עסקיים עם חשבון Microsoft Exchange במיוחד מבטיחים שכל ההודעות יופיעו במכשירים ניידים ונייחים ללא עיכוב זמן, ללא קשר למערכת ההפעלה שבה משתמשים.

אפליקציות דואר אלקטרוני חלופיות עבור iOS המציעות ערך מוסף למשתמשים כוללות את היישומים הבאים:

• ניצוץ ו
• ניוטון.

Spark מציע למשתמשים את היתרון שההודעות והמיילים החשובים ביותר מוצגים בדרך כלל בחלק העליון של המכשיר שלהם.זה מעניין במיוחד עבור מכשירי קצה קטנים כמו האייפון. האפליקציה מפרידה אוטומטית מיילים לניוזלטרים ויש לה תיבת דואר נכנס חכמה.

אפליקציית ניוטון מעניינת בעיקר משתמשים שחשוב להם להיות מסוגלים לקרוא את ההודעות שלהם בצורה לא מסובכת. האפליקציה מרשימה בניווט התפריט הפשוט שלה, בעזרתו ניתן לקרוא, להעביר או לשלוח הודעות במבט חטוף. למרות המבנה הפשוט שלו, יש לו את כל הפונקציות החשובות עבור משתמשים פרטיים ואנשי עסקים.

החברות שמאחורי הספקים – השחקנים הגדולים הללו שולטים בשוק

מאחורי הספקים של חשבונות דואר אלקטרוני בחינם או בתשלום עומדות בעיקר חברות לאומיות או גלובליות. ספקי דואר אלקטרוני רבים המציעים דואר אלקטרוני בחינם משתמשים בנתונים האישיים המתקבלים למטרות פרסום. הוכח שספקים זרים סורקים מיילים נכנסים לאיתור מילות מפתח ומוכרים את הנתונים שנאספו, האנונימיים ללקוחות מפרסמים.

עם הידע הזה, חיוני להבין כיצד חברות מתמודדות עם הגנת מידע ופרסום לפני שמחליטים על ספק דוא" ל. במקרים רבים כדאי להשקיע בחשבון דואר אלקטרוני זול בתשלום. העלויות הנוספות מבטיחות שהודעות פרסום וספאם לא ייכללו והגנת הנתונים נשמרת בהתאם ל-GDPR.

כמה מספקי כתובות הדוא" ל הגדולות וחברות האם שלהם:

Google Mail	Google
Yahoo Mail	Yahoo
1&1 Ionos	United Internet
Web.de	United Internet
GMX	United Internet
טלקום מייל	Deutsche Telekom
Mail.de	Mail.de GmbH Gütersloh
Outlook.de	Microsoft

הגדרת מסנני דואר זבל וזיהוי דואר זבל - אתה צריך לדעת את זה

חקירות אישרו שניתן להעריך את חלקם של דואר זבל כביכול במעל 50%. ספאם או "זבל" משמשים בדרך כלל לתיאור מיילים המוניים המכילים פרסום ולא התבקשו על ידי הנמען. הם נשלחים ללא בקשה ויכולים לבלבל את תיבת הדואר האלקטרוני של הנמען.לוקח הרבה זמן להפריד בין הודעות רצויות להודעות לא רצויות. במקביל, הודעות דואר זבל עלולות להכיל תוכנות זדוניות ווירוסים ולרגל אחר נמען הדואר האלקטרוני והנתונים האישיים שלו.

מה שנקרא "דיוג" שבו משתמשים בדואר אלקטרוני או באתרי אינטרנט מזויפים לגניבת נתוני בנק או נתונים אישיים, התפתח כבר שנים לסכנה הולכת וגוברת. כנופיות פושעות והאקרים ממשלתיים בגיבוי מדינות טוטליטריות משתמשות בכל הערוצים כדי לזרוע הרס עם מיילים מזויפים. מסנן דואר זבל בתוכנת הדואר האלקטרוני יכול לעזור לך לחסום הודעות דואר אלקטרוני לא רצויות או מסוכנות.

בנוסף, לכל מקבל מייל עם קובץ מצורף:

פתח רק קבצים מצורפים עם סיומת הקובץ .exe, .doc, .pdf וסיומת קבצים אחרת אם אתה מכיר את השולח ובוטח בו. אחרת יש סיכוי שקובץ בודד יפתח את המחשב האישי שלך לווירוסים ותוכנות זדוניות.לחיצה אחת מאפשרת לרגל את הנתונים שלך מבלי שתשים לב.

האיום של תוכנות זדוניות והשיעור הגבוה של פרסום לא רצוי גורם לכך שאין חלופה לשימוש במסנני דואר זבל, הידועים גם כמסנני דואר זבל. מסנן דואר זבל פועל לפי אלגוריתם ייחודי ויכול לסדר חלק גדול מהמיילים הלא רצויים. ספקים ששילבו מסנן דואר זבל בהצעה שלהם מסווגים בין היתר הודעות דואר אלקטרוני על סמך כתובת השולח או הערכים בכותרת. אם הדואר האלקטרוני מכיל מילים, מונחים או ביטויים המציינים פרסום לא רצוי או קובץ מצורף של תוכנה זדונית, הודעות אלו מסומנות או מועברות מיד לתיקיית "דואר זבל" או "דואר זבל" .

תוכל לברר כיצד לזהות דואר זבל או דואר זבל בתיבת הדואר ואיזה 7 נקודות חשובות במאמר: "הודעות דואר אלקטרוני חשודות: בעזרת הוראות 7 שלבים אלה תוכל להגן על עצמך מפני תוכנות זדוניות ווירוסים. "

רשימות שחורות וחישובי הסתברות

ספקים עובדים לא רק עם רשימות שחורות שבהן מאוחסנים מונחים לא רצויים, אלא גם עם חישובי הסתברות. מתוך מחיקות קודמות של המשתמש, המערכת מחשבת איזה דואר אלקטרוני יש להעביר ואיזה יש להפנות מיד לתיקיית הספאם.

בדרך כלל ניתן לזהות דואר זבל לפי המאפיינים הבאים:

• לא יפנו אליכם באופן אישי, אלא בצורת כתובת כללית.
• טקסט ההודעה מכיל קישורים או תמונות ללחיצה.
• כתובת האתר של הקישורים מובילה לשרתים לא ידועים. כתובת האתר הופכת לגלויה ברגע שאתה מעביר את העכבר מעל הקישור מבלי ללחוץ עליו.
• הנושא מפחיד, מכיל שגיאות כתיב או מבקש ממך להיכנס מיד לבנקאות מקוונת או לאזור מוגן אחר.
• חסרה ההחתמה או חתימת הדואר האלקטרוני של השולח.
• מצורף קבצי Zip, Exe, Word או Excel.

אם אתם רואים סימנים אלו ואחרים, רצוי לא לפתוח מייל ולהרוס את הקישורים והקבצים המצורפים מבלי לפתוח אותם. אם השולח ידוע, עליך לפנות אליו אם אינך בטוח כדי שהמחשב שלך לא נגוע בסתר בתוכנות זדוניות.

כיצד לשלב מסנני דואר זבל ומסנני זבל בתוכנות דואר

לא כל כתובת דוא" ל נבדקת עבור דואר זבל או תוכנה זדונית על ידי ספק הדוא" ל ללא תשלום. ככלל, הספקים מציעים בדיקה שוטפת ומקצועית תמורת תשלום חודשי. אם תרצו להסתדר ללא בדיקה ראשונית של הספק, תוכלו לחילופין להשתמש בתוכנת דואר אלקטרוני כדי לבדוק את המיילים שלכם. כך גם אם ברצונך לייעל את הודעות הדוא" ל שנבדקו על ידי הספק עם הגנת סינון נוספת.ניתן להפעיל את מסנן הזבל ברוב תוכנות הדואר ללא מאמץ רב. זה יכול לשמש כדי ליירט דואר זבל או הודעות דיוג שלא זוהו על ידי מסנן הספאם של ספק הדואר האלקטרוני. זה מגביר עוד יותר את אבטחת הנתונים.

הפעל מסנן דואר זבל ב-Microsoft Outlook – זה כל כך קל

ניתן להפעיל בקלות את מסנן דואר הזבל ב-Microsoft Outlook בשורת התפריטים. הוא ממוקם בפריט התפריט "מחק" ומוצג כ" אווטאר שקוף עם שלט איסור" . לחיצה על האייקון פותחת את התפריט של מסנן דואר הזבל מתחת לפריט המשנה "אפשרויות דואר זבל" . לאחר מכן ניתן להתאים את עוצמת הסינון.

כיצד להפעיל מסנן דואר זבל ב-Microsoft Outlook.

לאחר ההגדרה, הודעות שזוהו על ידי Outlook כדואר זבל יועברו אוטומטית לתיקיית דואר הזבל.

על ידי הפעלת תיבת הסימון "התראה על שמות דומיין חשודים בכתובות דואר אלקטרוני" , מונפקת אזהרת אבטחה לפני הפעלת קישור במייל. הגדרות אבטחה אלו יכולות לעזור להפוך את תקשורת הדוא" ל לבטוחה ומקצועית יותר. למרות שיטות הסינון המתקדמות, כדאי לבדוק מדי פעם את תיקיית המייל הזבל. זה מועיל, שכן במקרים נדירים ניתן לסנן גם הודעות חשובות.

אפשר הגדרות מסנן זבל ב-Thunderbird

ניתן לבצע הגדרות מסנן זבל גם ב-Thunderbird, תוכנית הדואר החינמית בדפדפן Firefox. Thunderbird משתמש באלגוריתם אדפטיבי המופעל כברירת מחדל. ניתן להפעיל גם את המסנן ההסתגלני ללמידה עצמית. הוא לומד מהטיפול הקודם במיילים ומסיק אילו הודעות רצויות וניתן לסווג אותן כדואר זבל.

הגדרות מסנן הזבל ב-Thunderbird נמצאות בכתובת:

• תוספות>הגדרות>אבטחה ואילך
• בלשונית זבל

להתאמה אישית. בלחיצה על: "אפשר יומן זבל לפילטר למידה עצמית" מופעל המסנן האדפטיבי.

עם Thunderbird אתה יכול גם לבצע הגדרות עבור מסנן הזבל.

אין מסנן דואר זבל ב-Windows Mail

לגרסה הנוכחית של Windows Mail, המוצעת בחינם עם Windows 10 כסטנדרט, לא מותקן מסנן דואר זבל משלה. Windows Mail ממפה את תיקיות המערכת של ספק הדואר האלקטרוני 1:1. אם ספק, כגון GMX או Yahoo, מציע פונקציית דואר זבל, תיקייה ממופה גם ב-Windows Mail. אפשרויות הגדרה של מסנן דואר זבל אפשריות רק עם Microsoft ב-Microsoft Outlook.

השדות "אל" , "עותק" ו" עותק מוסתר" - חשובים לתקשורת שלכם

בוודאי שמתם לב לשדות "אל" , "עותק" ו-" עותק מוסתר" כשהסתכלתם בתוכנת הדואר שלכם. אלה מופיעים כברירת מחדל בכל תוכניות הדואר כאשר אתה רוצה לשלוח אימייל.

" השדות אל, עותק ועותק מוסתר בתוכנת הדואר שלך"

שדה "אל" הוא שדה הקלט החשוב ביותר וחיוני לשליחת הודעה. זהו מציין מיקום עבור הנמען. בשדה "אל" , יש לציין את כתובת הדואר האלקטרוני של הנמען באמצעות הדפוס הבא:

local-part=z. לדוגמה: max.muster / domain-part=למשל gmx.de מופרדים בסימן @.

דוגמה: [email protected]

בשדה "אל" הזינו את הנמענים אליהם ברצונכם לפנות באופן ספציפי עם המייל שלכם ומהם אתם מצפים למשוב או לפעולה, למשל. כל מייל חייב להכיל נמען To, אחרת לא ניתן לשלוח מייל.

השדה "Cc" פירושו "Carbon copy" באנגלית. בגרמנית, "Cc" פירושו עותק פחמן. הזינו כתובת דואר אלקטרוני בשדה עותק ושלחו עותק של המייל גם לנמענים אחרים. בסביבה העסקית, למשל, מקובל ליידע כך את הממונים או העובדים האחרים. המייל נשלח ישירות לנמען/ים. פונים יכולים לקרוא מהשדה Cc אילו אנשים אחרים קיבלו גם את ההודעה. בשדה עותק הזינו סיכום של הנמענים שברצונכם ליידע על תוכן המייל, אך מהם אינכם מצפים לתגובה או פעולה.

הקיצור בשדה "עותק מוסתר" פירושו המילולי "עותק פחמני עיוור." בתרגום, זה אומר עותק פחמן בלתי נראה. שדה הקלט "עותק מוסתר" משמש במקרים חריגים, למשל אם ברצונך למנוע ממקבל הודעה לא לדעת אילו אנשים נוספים קיבלו גם את הדואר האלקטרוני מסיבות הניתנות לאימות.

ניתן להשתמש בשדה "עותק מוסתר" גם אם יש לשלוח דואר אלקטרוני לרשימת תפוצה עם מספר נמענים. במקרה זה, הזן את כתובות הדואר האלקטרוני של כל הנמענים בשדה עותק מוסתר. כל הנמענים מקבלים את המייל. יחד עם זאת, הם לא יכולים להבין מי הם חלק מרשימת התפוצה, וגם לא יודעים מהן כתובות המייל של הנמענים. לאחר פתיחת הדואר האלקטרוני, ניתן לראות שהנמען מוגדר ל-" עותק מוסתר" על ידי התבוננות באזור השולח של ההודעה אם לא רשומות כתובות דואר אלקטרוני.

עם שדות הנמענים השונים אתם מספרים לנמענים כיצד הם מתייחסים להודעה ולאיזו תגובה אתם מצפים.

שחזור מייל שנשלח - אלו האפשרויות שלך

כולם מכירים את ההרגשה של המצב הבא: כתבתם מייל ושכחתם להוסיף קובץ מצורף משמעותי למייל או ל-Cc איש קשר חשוב.מכיוון שדואר אלקטרוני יכול להגיע אל הנמען בשברירי שנייה, קשה לזכור הודעות דואר אלקטרוני שנשלחו. על מנת שהפרויקט יצליח, המהירות היא המהות.

לחזור דוא" ל מ-Microsoft Outlook

החזרת מייל תנסה לאחזר הודעה שנשלחה מתיבות הדואר הנכנס של הנמענים אם היא עדיין לא נקראה. מסיבה זו, עליך לזכור הודעת דואר אלקטרוני שנשלחה באופן שגוי בהקדם האפשרי. אתה יכול גם להחליף את ההודעה להודעה חלופית.

תחת Microsoft Outlook האפשרות לאחזור הודעות זמינה:

• אם גם לשולח וגם לנמען יש חשבון דואר אלקטרוני של Microsoft 365 או Microsoft Exchange באותו ארגון.

כדי להחזיר הודעה מ-Outlook, בצע את הפעולות הבאות:

בחלונית התיקיות בצד שמאל של חלון Outlook, בחר בתיקייה שנשלחו.

פתחו את ההודעה שברצונכם לזכור על ידי לחיצה כפולה עליה.

בלשונית הודעה, בחר>פעולות ולחץ על הלחצן חזור להודעה זו.

אין אפשרות לשחזר הודעות דואר אלקטרוני מספקי שירות כגון GMX, Gmail או Web.de. עם שירות הדואר האלקטרוני Gmail של הספקית גוגל, ניתן להגדיר הודעה שתישאר בתור למשך 30 שניות. במהלך הזמן הזה יש לך אפשרות להפסיק את השידור. לאחר 30 שניות, הדואר האלקטרוני נשלח סוף סוף וגם לא ניתן יותר לאחזרו.

לסיכום, חשוב לבדוק כל מייל לפני שליחתו. מענה על השאלות הבאות לפני שליחת הודעה יכול לסייע במניעת הודעות דוא" ל לא מדויקות או לא מלאות:

• האם כללתי את כל נמעני ההודעה?
• האם כתובות הדואר האלקטרוני בשדות: "אל" , "עותק" ו" עותק מוסתר" הוקצו בצורה נכונה?
• האם למייל יש נושא משמעותי?
• האם הוספתי את כל קבצי הדואר הרלוונטיים?
• האם בדקתי את הטקסט שלי לגבי שגיאות כתיב ותווים ושלמות?
• האם הוספה חתימת הדוא" ל הנכונה?

עם רשימת הבדיקה הזו, אתם יכולים להיות בטוחים שלא נשלחות הודעות שגויות או לא שלמות ושרק מיילים שהוכנו בצורה מקצועית מגיעים לנמען שלכם.

מידע:

ניתן לאחזר בקלות רבה יותר את הגדרות היומן של בקשות לפגישות בלוח השנה של Outlook ובכל שאר יישומי היומן מאשר מיילים. באאוטלוק, פשוט סמן את הפגישה שנקבעה בלוח השנה וחפש את הפריט המשנה "מחק" בתפריט.לאחר לחיצה על פונקציית המחיקה, כל המשתתפים מקבלים מידע שהפגישה בוטלה. בעת מחיקת בקשת פגישה, הגיוני לכלול את הסיבה להתקשרות חזרה בטקסט למשתתפים כדי להימנע משאילת שאלות.

חלופה למיילים: רשימות תפוצה וממה להיזהר

רשימת תפוצה היא בעצם רשימת תפוצה של דואר אלקטרוני. העיקרון של רשימות תפוצה הוא פשוט ומנוסה ומשמש בעיקר לניוזלטרים.

בשלב הראשון מתעניין נרשם ברשימת תפוצה. למשל, הוא נרשם לניוזלטר של חברה שהוא מעוניין במוצרים שלה. לאחר בדיקת כתובת הדואר האלקטרוני וקריאת הודעת הגנת המידע, המתעניין הוא חלק מרשימת התפוצה. אם נשלח ניוזלטר חדש, הוא יקבל אותו יחד עם כל שאר החברים במייל.

ככלל, מבחינים בין:

• מנחה ו
• רשימות תפוצה לא מנוהלות.

עם רשימות תפוצה מנוהלות, הודעה נבדקת באופן יזום על ידי מנחה אחראי לפני שהיא מועברת לכל המשתתפים. קריטריון מבחן חשוב הוא מה שנקרא נטיקט. הוא מתאר את הכללים להתנהגות תקשורת חברתית באינטרנט. אם הודעה מכילה הערות גזעניות או פוגעות או שפה גסה, היא לא תועבר. המנחים גם בודקים את תוכן ההודעה כדי שלא יעברו הודעות ספאם או פרסומות ללא סינון. לעומת זאת, במקרה של רשימות תפוצה לא מנוהלות, כל הודעה נשלחת לכל הנמענים ללא בדיקה.

רשימות התפוצה נוחות ויעילות. מכיוון שניתן לגשת לנתונים אישיים כגון כתובת הדואר האלקטרוני האישית ברשימות דואר אלקטרוני, כל רשימת תפוצה חייבת להיבדק בהתאם להוראות תקנת הגנת המידע הכללית (GDPR).מידע אישי חייב להישמר מוגן ובלתי נגיש בכל עת ואסור להיות נגיש לאנשים לא מורשים.

ניתן ליצור רשימת תפוצה גם ללא ידיעה אם תכתוב מספר כתובות דואר אלקטרוני בטקסט רגיל בשדה "אל" של דואר אלקטרוני. במקרה זה, לכל נמען יש גישה לנתונים שנשלחו. כדי להימנע מכך, הגיוני להשתמש בשדה הכתובת "עותק מוסתר" אם יש לשלוח הודעות למספר נמענים. הליך זה מבטיח שכל הנמענים יקבלו את הדואר האלקטרוני התואם להגנת נתונים.

רשימות תפוצה לשימוש פרטי

רשימות תפוצה הן חלק בלתי נפרד מהחיים הפרטיים. אם אתה רוצה לתקשר עם כמה אנשים בו זמנית באמצעות דואר אלקטרוני, הדוא" ל הוא המכנה המשותף הנמוך ביותר. אפשרות נוספת לתקשורת הם שליחים כמו פייסבוק או וואטסאפ. במקרים רבים, קבוצות פייסבוק נדחות מכיוון שלא כולם רוצים להיות חלק מפייסבוק מסיבות הגנת מידע.פורום מקוון הוא מורכב ולוקח הרבה זמן להקים, כך שהודעות דואר אלקטרוני נראות כאופציה הטובה ביותר במבט ראשון. לתוכנית דואר יש חסרון אחד מכריע. לא כל משתמש יודע ומקיים את כללי התקשורת וכאוס הוא בלתי נמנע. בעוד שחלקם עונים רק לאדם פרטי, למרות שהם רצו לפנות לכולם, משתמשים אחרים הולכים בדרך ההפוכה. מי שרוצה לצאת מרשימת התפוצה מתמודד גם עם אתגרים, שכן כתובתו לא נשמרת באופן מרכזי רק פעם אחת. לכל משתתף בקבוצה יש את כתובת המייל, שגם היא בעייתית מנקודת מבט של הגנת מידע.

רשימת תפוצה מרכזית היא הדרך לצאת מהדילמה המעצבנת הזו. במיוחד ב

• אוניברסיטאות או
• על תקשורת בבית הספר,
• בעבודה או
• לתחביבים,

רשימות דיוור הן הבחירה הראשונה מכיוון שקל להגדיר אותן.

ישנם ספקים שונים באינטרנט שקל ויעיל לשימוש. לדוגמה, ספק רשימות דיוור בחינם הוא קבוצות Google. אם אתה מעריך את הגנת המידע על פי החוק הגרמני, אתה יכול להקים רשימת תפוצה עם Posteo ללא תשלום. עם JPBerlin תוכלו להזמין עד חמש רשימות תפוצה בשבעה יורו לחודש. אתה יכול להגדיר שרת רשימה משלך עם ezmlm, למשל. תוכנת הדואר מתאימה גם לניהול רשימות תפוצה עם מנהל ורשימות תפוצה שונות.

סיכום מיילים והשימושים בהם

מקובל בימים אלה לשלוח מידע ומסמכים במייל. מיליארדי מיילים מוחלפים תוך שניות מדי יום. מסיבה זו, האימייל נחשב לאחד מאמצעי התקשורת החשובים והיעילים ביותר.

כדי להגדיר כתובת מייל צריך קודם כל ספק שמנהל את המיילים והחשבון. ישנם אינספור ספקים המציעים גרסאות חינמיות או בתשלום של כתובת דואר אלקטרוני. ההרשמה אצל ספק דואר אלקטרוני היא קלה וניתן לבצעה בכמה שלבים בלבד. לחשבונות דוא" ל בתשלום יש יתרונות רבים על פני הגרסאות החינמיות. מסנן דואר זבל משולב, הממיין בקפידה מיילים פרסומיים ומיילים עם תוכנות זדוניות ווירוסים מצורפים, מהווה ערך מוסף משמעותי. מסנן זבל הופך את העבודה עם דואר אלקטרוני לקלה יותר ואת התקשורת בטוחה יותר.

אפשר לשלוח או לקבל מיילים ישירות מהספק באמצעות דואר אינטרנט. Webmail הוא עיבוד נתמך בדפדפן של הודעות דואר אלקטרוני ללא תוכנת דואר מקומית. לתוכניות דואר כגון Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Mail או Apple Mail יש יתרונות נרחבים. לדוגמה, ניתן לצטט את הארכיון האישי של הודעות או שיתוף פעולה טוב יותר עם משתמשים אחרים במבני צוות.

בתוכנת הדואר, על המשתמש להחליט האם הוא רוצה לשלוח ולקבל הודעות עם פרוטוקול POP3 או IMAP. פרוטוקול IMAP אינו מאחסן נתונים באופן מקומי ומעניין במיוחד משתמשים שעובדים עם מספר התקני קצה. בנוסף, הוא מציע יתרונות במונחים של הגנת מידע. בהתאם לפרוטוקול בשימוש, המפרטים של שרת הדואר הנכנס, שרת הדואר היוצא ותצורת כתובות השרת שונים.

בעת הגדרת כתובת דוא" ל אישית, חיוני לבחור סיסמה קליטה ומאובטחת. בעת שליחת מיילים, כדאי גם להקפיד לכלול חתימה. זה מאפשר למוענים לזהות את הנמען בכל עת. גם ברכה ונושא ספציפיים שייכים לכל מייל. בנוסף לטקסט של המייל, ניתן לשלוח או לקבל קבצים מצורפים כגון מסמכים, תמונות או סרטונים עם הודעה.

גודל הקובץ המצורף לאימייל לא יעלה על 5MB. בעת קבלת מיילים עם קבצים מצורפים, יש לבדוק האם השולח אמין. זה חיוני מכיוון שקבצים מצורפים יכולים בכל עת להכיל תוכנות זדוניות ווירוסים שמדביקים את המחשב האישי בלי לשים לב.

לפני שמחליטים על ספק דואר אלקטרוני וכתובת מייל אישית, חשוב להחליט על כל ההצעות. במקרה זה תמצא ספק המתאים לרעיונות האישיים ולתנאים הכלליים שלך. כל מי שיודע את המונחים הבסיסיים החשובים ביותר לגבי דואר אלקטרוני ויכול לשלוט בתוכנות דואר אלקטרוני מסוגל לתקשר בצורה מקצועית באמצעות דואר אלקטרוני.